张一凡整理的行政相关制度资料.doc
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1、-精品word文档 值得下载 值得拥有-办公室日常管理制度(包含办公品设施管理制度) 第一章 总则 办公场所是员工从事经营管理的劳动场所,公司努力创造一个安全、舒适、健康的办公环境,员工应自觉维护良好的办公环境。 第二章 员工行为规范 第一条 职业道德 : 忠诚、正派、守纪、勤勉、尽职、敬业。第二条 形象规范 1. 着装:整洁、大方、得体 1) 员工衣着应当合乎企业形象及部门形象,原则上员工穿着及修饰应稳重大方、整齐清爽、干净利落,服装正规、整洁、完好、协调、悦目。 2) 女员工可化淡妆,勿戴过多饰品;领口过低、裙、裤过短的服装禁止穿着。3) 鞋、袜保持干净、卫生,在工作场所不赤脚、不穿拖鞋。
2、 2. 举止:文雅、礼貌、精神1) 遵守考勤制度,准时上班、下班,不迟到、早退。病假、事假需及时申请或通知本部门负责人,填报请假单。 2) 上班时间保持良好的精神状态,精力充沛,精神饱满,乐观进取。3)对待上司要尊重,对待同事要热情,处理工作保持头脑冷静,提倡微笑待人,微笑服务。 4) 开诚布公,坦诚待人,平等尊重,团结协作,不将个人喜好带进工作中,不拉帮结派、党同伐异。 5) 热情接待每一位客人,不以貌取人,不盛气凌人,与客人约见要准时,如另有客人来访需等待时,应主动端茶道歉。 6) 保持良好坐姿、行姿,切勿高声呼叫他人。 第三条 语言规范 1. 会话:亲切、诚恳、谦虚 1) 语音清晰、语气
3、诚恳、语速适中、语调平和、语意明确言简。 2) 与他人交谈,要专心致志,面带微笑,不能心不在焉,反应冷漠。 3) 严禁说脏话、忌语,使用文明用语。4) 同事之间沟通问题时,应本着“换位思考、解决问题”的原则,语言应礼貌,委婉。 5) 汇报工作时应简洁、明确。 第四条 社交活动 1. 待客:热情大方的对待来客。客人到时应起立迎接,安排入座,双手递水;告辞时,应道别。 2. 作客:准时赴约,作客时间不宜太长,告别时应向主人表示谢意。 3. 参加社交活动,应注意维护企业形象;男员工头发梳理整齐,衣服整洁大方,保持仪态大方得体;女员工应适当化妆,衣着色彩协调,大方得体,入时美观第五条 办公大厅、各独立
4、办公室应保持安静,禁止高声喧哗、打闹、打游戏、网络聊天、下载电影、游戏及做与工作无关之事。第六条 工作时间对待领导、同事、来访者等应热情、有礼貌。保持良好的工作情绪,禁止将私人情绪带入工作当中。第七条 员工不得携带违禁品、危险品、枪支、管制刀具等进入办公场所。第八条 个人外套、大衣应尽量悬挂于更衣柜内,请勿摆置于椅子后方。第九条 工作中不得擅自翻阅他人的文件、资料、报告等材料。第十条 工作时间内禁止在办公区域内食用有气味的食品及零食。第十一条 办公桌上应素雅、整齐、清洁,各类文件存放应注意保密,不得随意摆放。 第十二条 桌面和室内办公设备摆放整齐,保持外表干净。 第十三条 室内文件柜文件摆放科
5、学有序,外观整洁。第十四条 办公室墙面除了张贴必要的文件或图表外,应保证墙面清洁。第十五条 办公座椅不能随意摆放,离座后要将座椅在桌前摆正。第十六条 保证所属办公区域的设备设施完好,做到人走关停所有设备电源。第十七条 要节约用电,下班后及时关闭计算机;开启空调时按要求调整温度,人员长时间离开办公室时应关闭空调。第十八条 会议桌、沙发、茶几上不允许存放杂志和报纸;办公室内不允许长期存放与工作无关的私人物品。第十九条 未经行政部同意,禁止私自调换工作位置或挪动工作台、文件柜等办公家具、办公设备。第二十条 工作中同事之间应本着以公司利益为重,团结合作、快捷高效为原则,应及时解决可能存在的矛盾和问题。
6、 第二十一条 公司的电脑、传真机、复印机原则上不能用于私人用途,若有特殊原因,须事先提出申请,经批准后方可使用。第三章 办公现场管理规范 第二十二条 工作时间内,非工作需要无关人员不得无故在其他办公室逗留。 第二十三条 公共卫生由专人打扫,各自办公室由办公室成员打扫,每位员工应自觉维护干净、整洁的办公环境。 第二十四条 员工应自觉维护办公场所清洁卫生,禁止在办公区域内、公司平台及卫生间内吸烟,严禁堆放杂物、随意丢弃废弃物,严禁随地吐痰、倾倒污水和茶渣,保持地面、门窗、办公家具、办公设备等清洁整齐。第二十五条 在使用传真机或复印机后,所产生的错误报告或废纸等,须及时处理,重要文件应予以销毁,非重
7、要文件应回收再利用。传真后的稿件,应立即拿走,禁止堆放在传真机或复印机上。第四章 爱护财产 第二十六条 每位员工应爱护公司的财产,如有损坏,照价维修或赔偿。公司发放的办公用品,员工须妥善保管,如有遗失,自行负责。第二十七条 复印机、打印机和传真机的管理与清洁及一般的维护由专人负责。第二十八条 电脑的日常维护由使用人负责,如遇故障影响正常使用的情况,将由工程部派专业人员对电脑进行维修,不得擅自处理。第二十九条 公司所购的书籍资料等,由行政部指定的专人进行登记、编号,并加盖章。若要借阅须事先在行政部办理借阅手续,借阅最长期限为两周,超出期限须办理续借手续。第三十条 发现设备、设施有问题时,及时通知
8、行政部,由行政部向维修单位说明情况,并协调好维修时间,然后根据设备、设施的损害情况做相应处理。第三十一条 为了维护公司正常的工作秩序,保证公司公共设备和设施正常运转,提高维修的时效性,每位员工都赋有在第一时间内将发现的公共设备、设施受损情况及时向行政部报告的责任。第五章 罚则 第三十二条 本制度的检查、监督部门由公司行政部执行;第三十三条 若有员工违反此规定,公司将给予口头警告、通报批评、记过、降薪、辞退等处罚;第三十四条 根据规定,各种处罚项目除按上述规定处罚外,均计入当月绩效考核项目。公司会议管理制度第一章 总则第一条 目的 加强公司会议纪律,规范议事日程,进一步提高会议的质量和效率。 第
9、二条 原则 强调会前通知、会时签到、会中记录、会后落实四项要求。第三条 适用范围 适用于公司各种例会及专题会议。第二章 职责第一条 管理部门 行政人事部负责监督该制度的执行。 第二条 职责 1、行政人事部负责公司周例会、月例会的组织及相关工作,负责协助项目例会及其他各种专题会议的监督。2、行政人事部负责各种公司会议的会场安排、设备准备,负责管理保存所有会议纪要原件。 3、公司各部门负责本部门例会及主责专题会议的组织及相关工作。 第四章 管理规定第一条 会议分类 1、公司例会:原则上固定于第一周的最后一个工作日召开,要求公司董事长、各部门负责人参加; 2、部门会议:根据各部门工作需要自行安排,原
10、则上一周至少一次,要求各部门管理人员参加; 3、专题会议:指由相关部门(或人员)组织的针对专项问题的会议,会议时间、地点、参加人员由召集部门确定。 第二条 会议通知 1、公司周例会需在会议召开前1个工作日发通知给各参会部门(人员)。 2、如出现会议时间调整,由行政人事部通知各参会部门(人员),并说明原因。 3、会议通知需明确会议时间、地点、内容和参会人员等。第三条 会议准备 行政人事部负责会场安排、设备准备,需在会前10分钟准备完毕。 第四条 会议纪律 1、会议组织部门负责会议纪律的维护,准备签到表,组织参会人员签到。 2、参会人员提前5分钟到达会场进行签到。会议开始时,组织人收回签到表。会后
11、,组织人在签到表上标注迟到(注明到会时间)、未到人员。 3、参会人员如不能按时出席,需提前1个小时向会议组织部门请假,公司周会需提前1个工作日向行政人事部请假。未请假视同缺席或迟到处理。4、公司周会需部门负责人参加,如部门负责人因故不能出席,需指派本部门主管级人员代替,并提前通知行政人事部。 5、无故缺席会议,罚款50元;迟到罚款20元。 第五条 会议记录 1、会议组织部门安排专人进行会议记录,会后整理会议纪要。 2、会议纪要按公司要求记录,会议迟到、缺勤人员名单附后。 第六条 处罚规定 行政人事部负责编制每月会议纪律处罚清单。公司车辆管理制度总 则为加强单位车辆的管理,本着“方便管理、节约开
12、支、提高效率、优质服务”的原则,制定下列制度。 一、车辆管理 1、车辆有关证照和有关手续,由行政办公室人员妥善保管。2、车辆严格实行下班入库制。下班后车辆停放在指定停车场,因事不能停入指定车位的车辆应存放在相应有关规定的停放处。如:出差在外的车辆,要将车辆停放在安全场所,并锁好方向盘和门窗,搞好安全防范。严禁车辆在洗车处及私人住宅区过夜,否则产生不良后果由驾驶员负责。 3、车辆实行专车专人驾驶,严禁将车辆私自交他人驾驶;严禁将车辆交给无证人员驾驶;任何人不得利用单位车辆练习驾车;不准跑私车。外单位向我单位借车的,须经领导批准; 4、车辆进行加油需经财务人员负责登记,领导签字;每月驾驶员需准确上
13、报车辆的耗油和公里数情况,财务人员进行审核公布。 5、特殊情况用车必须经领导同意方可出车。 二、车辆调度和使用 1、车辆调度实行先领导后一般,先急后缓,先远后近,先乡镇后城市,先会议后出差,先保证工作后私人用车的原则。2、办公用车实行派车制度。由用车人向领导提出申请,由领导统一进行安排、调度。领导外出时,由办公室负责人安排调度。车辆调度按照工作的轻重缓急及领导优先的原则,统筹安排,未经领导批准,驾驶员不得擅自出车。司机必须经领导通知方可出车,并按派车通知规定的时间、地点出车,不得擅自改变。3. 用车均实行出车登记制,由驾驶员登记,注明出车途径地、目的地、出车时间等,并请用车人签字确认。月底由驾
14、驶员本人汇总填写当月出车报表,作为核销油料等费用的依据。 4 设立车辆调派运行公示栏,公布每日车辆运行安排情况,接受监督。 5 办公室各工作人员如需用车的,须至少提前一日向领导提出申请,报经领导同意后,由领导负责安排,车辆的过桥过路费由用车人承担。 6 车辆出车返回后,驾驶员均应及时向办公室报告,以便于车辆调度。未经派车,擅自出车者,按私自用车论处。 7、单位领导和工作人员,都要自觉按制度办事,尊重驾驶员的劳动。用车人员和驾驶员要主动配合,搞好工作衔接。 三、车辆驾驶与行车安全(驾驶人员岗位要求) 1驾驶员要严格遵守上下班时间,随时待命,听从本单位统一安排。按时出车,按时收车。 2、驾驶员未出
15、车时,应严格按照作息时间在办公室待命,不得随意串岗、外出。 3、为确保行车安全,驾驶员必须认真钻研业务,定期参加交警队组织安排的安全学习和检查,严格遵守道路交通安全法规,服从交警指挥,严禁酒后开车,不准超速行驶。 4、驾驶员对车辆要勤检查,勤保养,勤擦洗,使车辆始终保持最佳运行状况。发现问题,及时处理,严防事故发生。原则上安排下午下班前一小时内洗车,无特殊情况不得提前洗车,以免影响正常用车。 5. 公车执行公务中发生交通事故,因违章造成事故应负全部责任或主要责任的,除保险公司赔偿款项外,驾驶者承担其余费用,并作出书面检查;负次要责任或一定责任的,除保险公司赔偿款项外,驾驶者承担其余费用的10%
16、。公车私用发生交通事故,除保险赔付外的一切费用由驾驶者承担。 四、车辆维护与修理 1、要坚持预防为主的原则,发现问题,反应敏捷,处理及时。 2. 办公室要加强对车辆的管理,按时组织进行年度审验,及时办理保险等有关手续,定期进行保养检查、油料使用情况检查,控制支出,节约开支。 3. 车辆需维修时,驾驶员事先应征得车管人员和领导同意,然后到定点厂家维修,并随时将维修费用票据带回,按财务制度的有关规定及时履行报批手续。 未经批准擅自进行修车、购置零配件或在非指定的厂家修车,其费用不得报销。 4、司机应建立车辆维修保养台账,按里程或时间及时提出保养和修理建议。 五、相关费用报销 1车辆的保险费、养路费
17、、油费、路桥费、泊车费及凡因公使用的费用,统一由财务人员审核领导签字后方可报销。保险费、养路费每年报销一次,路桥费、泊车费、洗车费由驾驶员每月汇总报销一次,由财务人员根据出车记录复核,经领导签字验核方可报销。 2车辆维修费用报销需附维修申请单和维修收费清单,经领导审核批准后报销。 3驾驶员如有违反交通规章(如闯红灯,违章停车等),造成罚款的不予报销(特殊情况除外),由违规驾驶员个人承担责任,并准时交纳罚款。 公司档案管理制度一、总则1、为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。 2、公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他
18、各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。 3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。二、文件材料的收集管理 1、公司指定行政部负责文件材料的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交行政部审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。 三、归档范围 1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决
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