GB∕T 16680-2015∕ISO∕IEC 26511:2011(代替 GB∕T 16680-1996) 系统与软件工程 用户文档的管理者要求.pdf
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1、I C S3 5.0 8 0L7 7中 华 人 民 共 和 国 国 家 标 准G B/T1 6 6 8 02 0 1 5/I S O/I E C2 6 5 1 1:2 0 1 1代替G B/T1 6 6 8 01 9 9 6系统与软件工程用户文档的管理者要求S y s t e m sa n ds o f t w a r ee n g i n e e r i n gR e q u i r e m e n t s f o rm a n a g e r so fu s e rd o c u m e n t a t i o n(I S O/I E C2 6 5 1 1:2 0 1 1,I D T)2
2、0 1 5 - 1 2 - 3 1发布2 0 1 6 - 0 7 - 0 1实施中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局中 国 国 家 标 准 化 管 理 委 员 会发 布目 次前言引言1 范围12 符合性2 2.1 符合性定义2 2.2 符合性场景23 规范性引用文件24 术语和定义25 生存周期过程中的用户文档管理5 5.1 软件生存周期中的用户文档管理5 5.2 组合管理和内容管理6 5.3 信息管理策略与方针66 文档管理策划7 6.1 文档管理任务的WB S7 6.2 用户文档编写计划8 6.2.1 确定目标和受众9 6.2.2 设计任务1 0 6.2.3 开发任务1 0 6.2.4
3、翻译和本地化任务1 0 6.2.5 生产任务1 1 6.2.6 变更管理和维护任务1 17 用户文档计划1 1 7.1 用户文档管理计划与文档编制计划1 1 7.2 文档管理计划的内容1 2 7.3 文档编制计划的内容1 28 项目启动1 3 8.1 授权、 规程和规范1 3 8.2 基础设施1 4 8.3 信息开发团队1 4 8.3.1 角色定义1 4 8.3.2 用户文档编制的角色示例1 59 用户文档管理控制方法1 8 9.1 文档编制测量1 8 9.1.1 用户文档产品测量1 8 9.1.2 用户文档生产率的测量1 9 9.1.3 用户文档质量测量1 9G B/T1 6 6 8 02
4、0 1 5/I S O/I E C2 6 5 1 1:2 0 1 1 9.1.4 过程改进测量2 0 9.2 文档估算2 01 0 管理控制在文档中的应用2 1 1 0.1 目的和成果2 1 1 0.2 变更管理2 1 1 0.3 进度和成本控制2 1 1 0.4 资源管理2 2 1 0.4.1 项目沟通2 2 1 0.4.2 管理文档团队成员和供方2 2 1 0.4.3 管理翻译服务2 2 1 0.5 质量管理2 3 1 0.5.1 管理产品质量 评审和测试2 3 1 0.5.2 风险和问题管理2 3 1 0.5.3 过程改进2 3附录A( 资料性附录) 文档编写计划示例2 4附录B( 规范
5、性附录) 信息管理和软件文档管理过程3 1参考文献3 4G B/T1 6 6 8 02 0 1 5/I S O/I E C2 6 5 1 1:2 0 1 1前 言 本标准按照G B/T1.12 0 0 9给出的规则起草。本标准代替G B/T1 6 6 8 01 9 9 6 软件文档管理指南 。本标准对G B/T1 6 6 8 01 9 9 6进行修订, 与G B/T1 6 6 8 01 9 9 6相比, 主要变化如下: 名称改为“ 系统与软件工程 用户文档的管理者要求” ; 增加了第2章符合性; 删除了第4章软件文档的作用; 删除了第5章管理者的作用; 增加了5.1软件生存周期过程中的用户文档
6、管理; 增加了第6章文档管理策划; 第6章制定文档编制策略( 见1 9 9 6版) 调整为5.3信息管理策略与方针; 删除了第7章制定文档编制标准和指南; 增加了第7章用户文档计划; 增加了第8章项目启动; 原标准第8章文档编制计划( 见1 9 9 6版) 调整为6.2用户文档编写计划; 删除了第9章制定文档规程; 增加了第9章用户文档管理控制方法; 增加了第1 0章管理控制在文档中的应用; 1 0.1人员( 见1 9 9 6版) 调整为8.3信息开发团队; 1 0.2设备( 见1 9 9 6版) 调整为8.2基础设施。本标准使用翻译法等同采用I S O/I E C2 6 5 1 1:2 0
7、1 1 系统与软件工程 用户文档的管理者要求 。本标准做了以下编辑性修改: 为方便使用, 将I S O/I E C1 2 2 0 7:2 0 0 8中的6.3.6和7.2.1节录, 以表B.1形式给出。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别这些专利的责任。本标准由全国信息技术标准化技术委员会(S A C/T C2 8) 提出并归口。本标准的起草单位: 珠海南方软件网络评测中心、 中国电子技术标准化研究院、 北京师范大学珠海分校、 国家网络软件产品质量监督检验中心( 济南) 。本标准的主要起草人: 侯建华、 梁勇、 孙玮、 倪玉华、 彭宇帆、 梁建新、 黄兆森、 黄姗姗、
8、 相福民、张雪莉、 何春江、 杨静、 于文、 张燕、 张佳佳。G B/T1 6 6 8 0的历次版本发布情况为: G B/T1 6 6 8 01 9 9 6。G B/T1 6 6 8 02 0 1 5/I S O/I E C2 6 5 1 1:2 0 1 1引 言 软件用户文档的有效管理是必不可少的工作, 它能确保用户文档可用、 准确, 并能高效地形成与软件相匹配的文档资料, 在用户需要时按时交付。本标准主要讨论用户文档的管理, 包括软件和用户文档从初始开发到后续发布的整个过程中的所有用户文档管理工作。任何使用应用软件的人员都需要准确了解软件是如何帮助用户完成任务的。文档可能是第一个呈现在用户
9、面前的有形产品, 因此它将影响着用户对产品的第一印象。如果文档表现形式便捷, 很容易查找和理解, 那么用户可以快速熟练地使用该软件产品。因此, 文档编制过程的良好管理不仅能够帮助用户, 还有益于降低培训和支持成本, 同时也提高了产品、 生产商和销售商的声誉。虽然许多软件设计者希望通过在设计中使用户界面更加直观的方法来减少独立文档的编写, 但是这种方法事实上几乎是不可行的。用户文档是可用的软件产品的必不可少的组成部分。文档编制通常被认为是软件完成后的工作。然而, 对于高质量的软件文档来说, 它的编制宜从软件策划和设计阶段就开始, 是软件生存周期过程的一个不可缺少的组成部分。正确的做法是: 文档编
10、制或信息管理需要有自己的过程和计划, 来策划和完成其包含的各项工作内容。本标准有助于使用以下两个标准的用户:I S O/I E C1 5 2 8 8:2 0 0 8 系统和软件工程 系统生存周期过程 , 和I S O/I E C1 2 2 0 7:2 0 0 8 系统和软件工程 软件生存周期过程 , 帮助他们把管理软件用户文档作为软件生存周期中的一部分工作。本标准从管理者的角度定义了软件文档编制过程。用于帮助他们制定、 执行和评估用户文档的管理工作。注:其他I S O/I E C2 6 5 NN系列国际标准描述的文档编制和信息管理过程, 是从文档设计人员/开发人员, 测试和评审人员, 需方和供
11、方的观点阐述的。本标准适用于生产一系列文档的个人或组织, 也适用于开发单文档项目的组织, 同样适合团队内部以及外包文档编制的情况。除了用户手册, 帮助系统, 以及单独软件产品文档集的开发和生产以外, 它还适用于更广泛的文档管理情况, 包括安装、 实施、 管理和操作软件的最终用户所需要的文档。通常情况下, 用户文档管理者还负责用于如下情况的信息( 内容管理) 的开发和重用: 随着软件版本的更新, 多次更新用户文档; 多次重用或调整信息以支持相关的软件产品; 用户文档多个版本的翻译或本地化; 同时管理组织内一组不相关的文档项目。本标准的目的不是提倡文件的印刷或电子( 屏幕) 媒体的使用, 或任何特
12、定信息管理、 内容管理、 文档测试, 项目管理工具或协议的使用, 而是要求是尽可能的介质无关。本标准适用于包含软件系统的用户文档编制工作, 也适用于单独的软件用户文档编制工作。G B/T1 6 6 8 02 0 1 5/I S O/I E C2 6 5 1 1:2 0 1 1系统与软件工程用户文档的管理者要求1 范围本标准支持软件用户对文档一致性、 完备性、 准确性和可用性的要求。它为文档管理者提供策略、策划、 执行和控制。它指明贯穿整个软件生存周期的用户文档管理过程。它也包括用户文档管理的关键过程, 即文档编制计划和文档管理计划。本标准提供了软件文档编制和用于文档编制的信息管理过程的概述。同
13、时还描述了用于文档编制的组合计划和内容管理。具体来说, 它专注于以下内容: 项目启动时的管理要求, 包括建立过程和规范, 建立基础设施, 建立团队并列举用户文档团队所需要的角色; 文档管理控制所需的测量和估算; 对用户文档编制工作进行管理控制; 支持过程的运用, 例如变更管理, 进度和成本控制, 资源管理, 质量管理和过程改进。参考文献中所列内容对管理、 准备和测试用户文档的过程提供了指南。注1:过程中所涉及的文档管理者和其他的相关标准有:I S O/I E C2 6 5 1 4:2 0 0 8 系统和软件工程 对用户文档设计者和开发者的要求 (I E E E标准2 6 5 1 42 0 1
14、0, 采用I S O/I E C2 6 5 1 4:2 0 0 8的I E E E标准, 系统和软件工程 对用户文档设计者和开发者的要求) ,I S O/I E C2 6 5 1 3:2 0 0 9 系统与软件工程 对用户文档测试者和评审者的要求 (I E E E标准2 6 5 1 3:2 0 1 0, 采用I S O/I E C2 6 5 1 3:2 0 0 9的I E E E标准, 系统与软件工程 对用户文档测试者和评审者的要求) 和I S O/I E C/I E E E2 6 5 1 2:2 0 1 1 系统和软件工程 对用户文档需方和供方的要求 。本标准适用于用户文档编制项目的管理者的
15、使用, 适用于拥有信息设计和文档开发人员的组织。本标准也可供其他角色和对文档编制过程感兴趣的人员参考: 软件开发过程的管理者; 购买供方文档的用户; 经验丰富的编写用户文档内容的人员; 创建电子版文档工具的开发人员; 研究使文档更加方便和易用的人因分析专家; 电子媒体方面的平面设计师; 共同设计文档在屏幕上展现形式的用户界面设计师和人体工程学专家。本标准也可用于管理以下类型的文档, 尽管它并没有涵盖所有的方面: 用于帮助用户、 培训和销售的文档和用于产品设计和开发的系统文档, 这些文档是基于用户文档主题重用的; 非软件产品文档; 使用动画、 视频和声音的多媒体销售演示; 正式培训课程中使用的基
16、于计算机的培训c o m p u t e r - b a s e dt r a i n i n g(C B T) 资源文件包和特定的课程教材; 描述系统软件内部运作的维护文档。注2:I S O/I E C/I E E E1 5 2 8 9:2 0 1 1提供了关于生存周期过程中的信息项( 文档) 更详细的内容。1G B/T1 6 6 8 02 0 1 5/I S O/I E C2 6 5 1 1:2 0 1 12 符合性2.1 符合性定义项目或组织如果声称符合如下两个标准:I S O/I E C1 5 2 8 8:2 0 0 8 系统和软件工程 系统生存周期过程 , 或I S O/I E C1
17、 2 2 0 7:2 0 0 8 系统和软件工程 软件生存周期过程 , 本标准可以用作符合性文档。本标准可以根据项目实际需求, 从必要性和成本效益角度进行裁剪。裁剪可能是采取指定的方法,目的是符合某些标准规范, 裁剪也可能是修改一些建议和方法, 目的是更明确的反映软件和文档编制项目的特殊性。需方提出的裁剪决策宜在合同中明确说明。注:I S O/I E C1 2 2 0 7:2 0 0 8的附录A( 规范性附录) 描述了裁剪的过程。在本标准中, “ 应” (s h a l l) 一词用于表达具有约束力的规定, “ 宜” (s h o u l d) 一词用于表达一种尽可能的建议, “ 可以” (m
18、 a y) 一词表明某些行为在本标准限定范围内是允许的。用户文档的部分内容( 例如章条、 主题、 页、 屏幕和窗口) 使用了本标准中的术语, 可以不要求声称符合性。2.2 符合性场景软件用户文档管理的符合性针对不同情况有不同的解释。无论组织或者项目裁剪了所选择的软件生存周期过程还是全部采纳, 都可以声称其信息管理和/或软件文档管理过程符合本标准。组织声称符合本标准时, 应识别出一些相关联的情况, 应发表一份关于裁剪的具体内容的公开声明。注1:对于引用了“ 文档编制计划” 字样的段落, 组织可以采用的一种处理方式是, 对于任何特定的文档编制项目应在项目计划中对他们进行解释。 当项目声称符合本标准
19、时, 项目计划或者合同应明确记录对文档编制需求的裁剪。注1:项目声称符合本标准时, 通常也谈及到组织的标准符合性。 在一个多供方项目中: 可能没有一个独立的合同能够描述所有需要的文档管理活动, 因此每个独立的项目不能声称标准符合性。如果每一个需要的活动都由一个确定的团队完成, 那么作为一个整体, 项目可以声称标准符合性。项目计划应记录对需要任务的裁剪, 对各方的任务分配, 以及本标准中涉及“ 合同” 的段落的解释。 当各方( 需方、 供方, 或者生产方) 同意根据本标准由供方管理文档编制服务时, 本标准可能被包含在合同或者类似协议中。项目或组织也可将本标准作为内部标准, 根据本标准管理文档编制
20、服务。3 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件, 仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件, 其最新版本( 包括所有的修改单) 适用于本文件。I S O/I E C1 2 2 0 7:2 0 0 8 系 统 和 软 件 工 程 软 件 生 存 周 期 过 程 (S y s t e m sa n d s o f t w a r ee n g i n e e r i n gS o f t w a r e l i f ec y c l ep r o c e s s e s)I S O/I E C/I E E E2 4 7 6 5:2 0 1 0 系统和软
21、件工程 词汇(S y s t e m sa n ds o f t w a r ee n g i n e e r i n gV o -c a b u l a r y)4 术语和定义I S O/I E C/I E E E2 4 7 6 5:2 0 1 0界定的以及下列术语和定义适用于本文件。2G B/T1 6 6 8 02 0 1 5/I S O/I E C2 6 5 1 1:2 0 1 1注1:本标准中的动词“ 包括(i n c l u d e) ” 表示(1) 给出了信息, 或者(2) 列出了信息的参考资料。注2:本标准中的术语“ 文档” 是指软件用户文档。本标准提到的“ 用户文档管理者” 或
22、“ 管理者” , 适用于执行所需用户文档管理活动的任何人, 忽略他们成本管理的头衔或责任。4.1 受众 a u d i e n c e一类具有相同或相似特征和需求( 例如, 使用文档的原因、 任务、 教育水平、 能力、 培训和经验) 的用户。I S O/I E C2 6 5 1 4:2 0 0 8注:文档可能也有一些不同的受众( 如管理人员、 数据输入人员、 维护人员) , 他们决定计划中的文档的内容、 结构和使用。4.2 完备 c o m p l e t e“ 文档” 包含了受众需要的所有关键信息和其他任何必要的和相关的信息。4.3 配置管理 c o n f i g u r a t i o
23、nm a n a g e m e n t包含配置标识、 控制、 状态报告和审核的技术和组织活动。I S O1 0 0 0 7:2 0 0 34.4 内容管理 c o n t e n tm a n a g e m e n t通过元数据来控制信息单元, 在文档或信息项中, 通过可变的结构和格式, 进行选择性的重用。示例:用户文档的内容管理, 即帮助主题的管理, 概念的解释, 问题处理流程, 依从性声明以及像软件产品名字和主机运行平台这样的变量, 用于格式化输出中的元数据标签。4.5 关键信息 c r i t i c a l i n f o r m a t i o n描述软件的安全使用、 用软件创建
24、的信息的安全性的信息, 或对由软件创建或存储的个人敏感信息进行保护的信息。I S O/I E C2 6 5 1 4:2 0 0 84.6 顾客 c u s t o m e r接收产品或服务的组织或个人。注:在本标准中, 产品是指用户文档。I S O/I E C1 2 2 0 7:2 0 0 84.7 文档集 d o c u m e n t s e t为了易于分发或使用, 被划分为可单独识别的卷宗或文件的文档的集合。I S O/I E C2 6 5 1 4:2 0 0 84.8 文件 d o c u m e n t可单独识别的一部分文档, 也可以是文档集中的一部分。I S O/I E C2 6
25、5 1 4:2 0 0 84.9 文档汇集 d o c u m e n t a t i o n解释如何使用软件产品的信息。I S O/I E C2 6 5 1 4:2 0 0 83G B/T1 6 6 8 02 0 1 5/I S O/I E C2 6 5 1 1:2 0 1 1注1:可以单独文档或内嵌的文档的形式提供, 或两种形式皆有。注2:在本标准中, 术语“ 文档” 等同于“ 用户文档” 和“ 软件用户文档” 。这样其他形式的文档( 如“ 系统文档” ) , 就可以被清晰辨别出。示例:印刷手册、 屏显信息和单机在线帮助均是文档的实例。4.1 0 插图 i l l u s t r a t
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