DB3304∕T 027-2018机关事务管理会议服务规范(嘉兴市).pdf
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1、TCS 03.100.01 A 00 DB3304 浙江省=景兰L/、市地方标准DB 3304/T 027一-2018机关事务管理会务服务规范2018 -05-10发布2018 - 06 -10实施嘉兴市质量技术监督局发布D83304/T 027-2018 目次前言.III I 范围.12 规范性引用文件.13 术语与定义.14 基本原则.4.1 专业化.14. 2 人性化.14. 3 信息化.25 资源管理.25. 1 概述.25. 2 基础设施管理.25. 3 人力资源管理.26 制度建设.36. 1 岗位职责.36. 2 工作规程.37 会务服务提供.37. 1 需求确认.37. 2 策
2、划. .37. 3 会前准备 .47. 4 会中服务.附录B(资料性附录)附录c(资料性附录)附录o(规范性附录)附录E(规范性附录)附录F(规范性附录)会务服务需求确认. .12 会前准备工作检查. . .15 会场布置相关要求.16大型会议主席台座次的安排.19座谈会座位安排.21D83304/T 027-2018 附录G(规范性附录)设备调试.24附录H(规范性附录)茶具准备、续茶规范.26附录1(规范性附录)突发事件处理程序.28附录J(规范性附录)会务用品管理规范要求.30附录K(资料性附录)满意度评价表.312 D83304/T 027-2018 目IJ1=1 本标准根据GB/T1
3、. 1-2009 席牌摆放口要求数量一一口不要求口完成口未完成20 口是口否类21 白板及笔口要求数量口不要求口是口否口完成口未完成22 配发资料口要求数量口不要求口是口否口完成口未完成23 茶水配置数量品种口是口否口完成口未完成24 毛巾配置口要求数量口不要求口是口否口完成口未完成25 其他要求特殊26 特殊座位口要求数量口不要求口是口手干口完成口未完成需求27 其他特殊要求口是口百口完成口未完成各责任人签字服务员:会务领班:需求力:年片日18 083304/T 027-2018 O. 1 坐席牌附录D(规范性附录)会场布置相关要求宜选择三角形坐席牌,一般长15cm20cm,宽7.5cm10
4、cm,双面展示。坐席牌字体格式统一、大小合理。根据座次要求安排摆放坐席牌。不同场合的摆放要求参见表D.l。表O.1 坐席牌摆放要求十与i 口-摆放要求贵宾厅距沙发扶手前缘5cm6cm处摆放。圆桌会议室距麦克风右侧3cm4cm、距客人座位桌边50cm60cm处摆放。报告厅/礼堂摆放靠近麦克风右侧3cm4cm、距离客人座位桌边50cm60cm处摆放。O. 2 麦克风摆放要求对于有线麦克风,麦头高度距桌面20cm;鼠标有线麦距离桌边20cm摆放。对于无线麦克风(使用麦克风架),高度距离桌面20cm,麦架距离演讲人20cmo多人使用麦克风时,主持人、主讲人或最高领导位置应固定摆放一个麦克风。O. 3
5、电池管理对于无线麦克风,每次充电时间为10h12h之间(具体可根据电池充电计算公式:电池容量除以充电电流计算),电池一般使用期限为一年。电池应存放在干燥凉爽的地方。0.4 记录纸、笔记录纸直选用80g的A4纸3张:如桌子铺有桌布,则需要加厚到5张或加写字板。记录笔直选用HB铅笔、黑色签字笔。会议资料与记录纸摆放在一起。宜配备两支记录笔,记录笔摆放在记录纸的右侧或者记录纸上,与记录纸呈300,笔尖朝前。具体摆放要求可参见图D.l。19 083304/T 027-2018 图O.1 记录笔摆放示意图0.5 饮用水宜选择350ml或550ml瓶装饮用水(以下简称饮用水)。饮用水摆放时,标识应统一面向
6、客人、呈直线、靠近茶杯的左侧摆放(无茶杯的,距离客人右侧12cm15cm处摆放)。贵宾厅摆放饮用水时宜配放瓷杯。O. 6 演讲台演讲台高度一般为1.2m左右,适合身高超过170cm的嘉宾,如需要可增加垫脚。麦克风头与演讲人下额距离保持在30cm,垂直距离地面1.5m为宜。当设有主席台时,演讲台宜摆放在主席台右侧,与观众席呈60。当设有投影时,演讲台宜摆放在主席台右侧,与观众席呈600摆放:无投影或投影安置在两侧时,演讲台可摆放在主席台中央,与观众席呈直角。演讲台摆放位置可参见图D.20有投影时演讲台摆放示意图无投影时演讲台摆放示意图图O.2 演讲台摆放示意图O. 7 其他20 音响关闭后,方可
7、卸除有线麦克风,无线麦克风使用完毕及时卸除内部电池。提前准备备用电池,并记录电池和投影仪的使用频率。场内张贴禁烟标识,场地须达到防滑要求。D83304/T 027-2018 21 D83304/T 027-2018 附录E(规范性附录)大型会议主席台座次的安排E. 1 主席台一般应排定座次、放好坐席牌。E. 2 领导为单数时,主要领导居中,2号领导在1号领导左手位置,3号领导在1号领导右手位置,见图E.1oE. 3 领导为偶数时,1 、2号领导同时居中,2号领导依然在1号领导左手位置,3号领导依然在1号领导右手位置,见图E.20E.4 其他情况下,按会议主办方意见排列座次,最终由主办方(牵头方
8、)检查确认。7 5 S 1 2 4 自主席il DDDDD DDDDD DDDDD 现DDDDD DDDDD DDDDD 1,人 DDDDD DDDDD DDDDD 席DDDDD DD仁:JC二D DDDDD 图E.1 主席台人数为奇数时座次的安排22 D83304/T 027-2018 7 E 日1 2 4 日日主席口A DDDDD DDDDD DDDDD 现DDDDD DDDDD DDDDD /户人气DDDDD DDDDD DDDDD 席DDDDD DDDDD DDDDD 图E.2 主席台人数为偶数时座次的安排23 D83304/T 027-2018 F. 1 长条桌附录F(规范性附录)座
9、谈会座位安排F. 1. 1 长条桌与正门正对时,会议座位安排参见图F.1 。F. 1.2 长条桌与正门侧对时,会议座位安排参见图F.20回回囚囚EJ回国回正门注A为客方(或上级领导), B为主方。图F.1 长条桌与正门正对时会议座位安排24 正门l 口口在口口主方口口方口口注:进门右为客方,j王为主方。图F.2 长条桌与正门侧对时会议座位安排F. 2 沙发席F. 2.1 与外宾会谈时,会议座位安排参见图F.30F. 2. 2 与上级领导座谈时,会议座位安排参见图F.40 B B 注A为主力,B为客力。|革方译&11主方译&1 I81 1 A1I 图F.3 与外宾会谈时座位安排示意图D83304
10、/T 027-2018 A A 25 D83304/T 027-2018 己B A E A CJ lCJ 注A为上级领导,B为主方领导。图F.4与上级领导座谈时会议座位安排F. 3 圆桌会议圆桌会议是一种平等、对话的协商会议形式,旨在体现参加各方地位平等,其座次安排一般无主次之分。26 G. 1 灯光附录G(规范性附录)设备调试D83304/T 027-2018 逐个开关汀光,检查其照明效果。对主席台订光,应单独检查开放投影时的灯光效果,同时还应检查汀光对主席台人员的照射。订盏应无损,亮度与颜色应协调一致。G. 2 音响音响宜提前1h打开,并将所有有关的音响设备连接,正式会议前15min再次检
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