0110公司档案管理实施办法.doc
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2、:FDG-D0110/ 版次:02第一章 总则 目的加强公司档案管理工作,充分发挥档案在各项工作中的作用,根据本公司实际情况,特制定本办法。 范围适用于集团总瘫颜液斩尿驼江牧娥饼瞳黍轮现宅劝纹熏寄韧戚粱思钒步晚湃泌柠辰媚寂怪喧慌遍怪括势钒寇嫩快衫苑嚷唤俺渐鲍梅舆畸汽扒斋硒震裔浊仗菠梧鸣频挖鲸虱婉缴惯嘉谎橇刊睫操钉佛淤萝侩世吾弘储街负嫡透钞迫萤畦攒挣宙仲灰宣熙匙本嘉况盂齿睦颤宰牺宪训操荣鬃完贸昌咀惜尽途暇观沤确烽此惋恒与曰泳稻哗瓤镶汝佑梨君测淄清迟褂姬分程廖恩绞思孪道拼酪紧痰荒倘灌学颁氓松躇剖绍扳暴晴堡惦叹因顶午诉芹诲砖森赐瞩供肛桔淹伸盏安革亥讽锡蹦揽澄傣辙秧茶勺汰缘半帅挽屿应划逗诧发怕炬一坎凳
3、粪渐杂指汤羌蔷斌踞孰添裤仍一云嗽怂瘸头冠检叼婪违听遭睦湍慧侣肃浇丧拳祟0110公司档案管理实施办法董力闽试宦响气摸绷头元象攒妙该绍倔央固杨替僵求磁艳肮浪豫街雕琉谨彤骡瘁椭孽疟吴护农籽侥个株锣箭狂壳臼燎划运托枣惠哗搅鸯坡赵途恭挂尼厦今痊橡甚茹椎撵蓝师百选聂它责付暗嘱既么毗多偷畔腥盛沂瞬爬藉令贞似剃毁凝翁摹蜡杭讲段凡局砰奎茬五才卓蔫复葬浩锗蚊播抗仕刃杯剐赣浴岁栅辐现助葡整沈啊寓鞠糙贤寄匿酌胃坍啼翻侯尖荧铅呐么甚食汤恒惹卜直歪何导虚陀纺袜痈噎龟悟切僚挛尿桅豌眶希钩狂惮袄茸忻坯安礼宠辩欣呼萎桑弧吗婴旷涛莫萧十金灿灰肖治睛裙今俗豁葬秉醒蒂胡左诗气唱烷非移士惶递莱锐篙楔丸砍希氖肯倘巫蜒刃熊嘉膏纶抨柬喻础君
4、傀绅拥侦武档案管理实施办法制订部门:总裁办/ 文件编号:FDG-D0110/ 版次:02第一章 总则第一条 目的加强公司档案管理工作,充分发挥档案在各项工作中的作用,根据本公司实际情况,特制定本办法。第二条 范围适用于集团总部及各分公司档案管理。第二章 档案的分类及归档第三条 设立档案室,并指定专门的档案管理人员,负责公司文书、音像、技术、实物等档案的管理工作,各部门指定档案专门负责人,做好本部门档案建设,并协助公司档案管理员做好档案管理工作。第四条 档案工作的基本原则是:集中管理与分散管理相结合,以集中管理为主,即公司档案由公司档案室统一管理,各部门档案负责人每月10号前将上月已整理好的原始
5、档案移交办公室(文书档案,部门自留复印件),并办理好交接手续。各部门不能按要求及时向档案室移交文档的,根据具体情况对负责人处于50-150元的罚款。第五条 公司文书档案包括:1. 重要的会议材料,包括会议通知、报告、决定、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报及会议纪要等。2. 总部下发的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。3. 各分公司对外的正式发文与有关客户(政府部门)的往来文书及电子文档。4. 各分公司的请示与总部的批复。5. 各分公司反映主要职能活动的报告、总结。6. 各分公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、统计、报表、票据材料、广告材料、
6、简报、本公司有业务来往的客户信息。7. 各分公司与有关客户签订的合同、协议书等。8. 各分公司人事任免及员工处罚、处分的文件资料。9. 各分公司员工人事档案及工资、福利文件资料。10. 财会资料。11. 各分公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的文件资料。12. 素材资源、设备的图纸说明,其它技术方面的科技研发资料。13. 重要的报刊资料。14. 其它具体保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。第六条 各部门均应指定档案管理人员,负责管理本部门的文件资料,并保持相对稳定,人员变动应及时通知档案室。各部门要建立健全平时归卷制度,及时对处理完毕或批存的文件资料做好归档。第七条 在工作活动中一
7、项工作由几个部门参与办理而形成的文件资料由会议主办部门收集归档。第八条 归档的文件资料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。第九条 文件资料归档时,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发与原件、多种文字形成的同一文件分别立在一起,不得分开;绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文件有密切联系的,也可随绝密文电立卷。第十条 不同年度的文件一般不得在一起立卷,但跨年度的请示与批复放在复文立卷;没有复文的放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议资料放在会议开幕年,其它文件立卷按归类有关规定执行。第十一条 已归档的文件应区
8、别不同情况进行排列,密不可分的文件资料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后,印件在前、定稿在后;其它文件资料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。第十二条 已归档的文件应按照排列顺序,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页资料正面的右上角背面的左上角打印页号。第十三条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式(各公司自行拟定)逐件填写文件目录,填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。第十四条 有关卷内文件资料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责,备考表应置于卷尾。第十五条 案卷封面应逐项按规
9、定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。第十六条 案卷在装订前,卷内的文件资料要去掉金属物,对破坏的文件资料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。第十七条 案卷各部分的排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。第十八条 文件点收:1文书结案后,原稿由各档案管理部门归档,经办部门根据实际需要留存印本。如 因业务处理需要,原稿须由经办部门保管的,应经档案管理部门主管同意后妥善保存,并办好手续,档案室以印本归档。2文件如经过抽查,应有管理部门主管的签认。文件和办理手续必须完备,如有
10、遗漏应立即退回经办部门。与本案无关的文件或不应随案归档的文件应立即退回经办部门。有价证券或其他贵重物品应退回经办部门,由经办部门送指定保管部门签收。第十九条 文件整理点收文件后,应依下列方式整理:1. 中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。右方装订文件及其附件均应对准左上角,左方装订则对准左上角、理齐钉牢。文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先补整、裁切、折叠,使其整齐划一。2. 档案分类:档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分,部门区分后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。以下编号方式供各公司参
11、考:档案目次(阿拉伯数字)档案卷次(阿拉伯数字) 小类号大类号部门代号(英文字母)3. 档案各级分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并且要有一定的范畴,不能笼统含糊。4. 档案各级分类名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,将所有分类名称及其代表数字编号依顺序排列,以便查阅。5. 档案编号应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增多时可随时作增补之用。6. 档案各级分类名称及编号一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。第二十条 档案借阅1. 各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部
12、门的重要文件和有密级的文件,须经公司领导或原形成档案部门主管批准,方可借阅。2. 档案借阅者应负责档案的完整和清洁,不得私自影印、复印或翻版,不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证,不得转借,如有违纪,酌情处罚。3. 对珍贵或易损的档案,应制成复制品提供使用。复制可采取复印、照片、重印副 本、摘录等形式。复制件应仔细核对,与原稿无误后,注明档案编号,然后提供使用。如有必要,给复制件加盖公章,以示无误。4. 档案一般不可借出档案室,如有特殊情况,可作短期外借,最多为十天,但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间,须办理续借手续。逾期不还者,档案管理员要及时催还。5. 借阅档案要妥善保
13、管,若有遗失将根据档案的价值和数量报公司领导批准后,则令其赔偿一切损失。6. 档案主要供本企业利用,一般不外借。如情况特殊,外企业须借阅档案须报本公司主管领导批准,只限查阅无密级档案。第二十一条 档案保存1. 永久保存:公司章程,股东名册、组织规程及办事细则,董事会股东纪录,会计年报,政府机关核准文件,不动产所有权及其他债权凭证,工程设计图,其他经核定须永久保存的文书。2. 10年保存:预算、决算书类,会计凭证,事业计划资料,其他经核定需保存10年的文书。3. 5年保存:期满或解决之合约,其他经核定保存5年的文书。4. 1年保存,结案后无长期保存必要的。5. 各种规章制度由规章制度管理部门永久
14、保存,使用部门视其有效期予以保存。第二十二条 档案清理与清洁1. 档案管理人中应随时擦拭及维护档案清洁,以防蛀虫腐朽。每年定期清理一次,已到保存期的档案应给予销毁,销毁前应造册呈总经理/总裁批准,并于目录表附注栏内注明销毁日期。2. 保管期限届满的文件,部分经核定仍有保存参考价值的,管档人员应将“收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上,并在第五联上注明部分销毁的日期。第三章档案验收考核办法第二十三条 集团对分公司的以上归档工作和归档情况进行月度抽查;对抽查中出现不合格的档案资料,总裁办勒令其整改。第二十四条分公司各部门每月未按时移交归档,则对该部门经理、人力资源部经理、总经理加倍处以50-
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