珠宝行业北京展览管理方案.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,11 十一月 2026,珠宝行业北京展览管理方案,目录：,1.,前言,2.,展览会和效益,3.,展览会和项目管理,项目立意,可行性研究,展览目标,展览构想,实施,控制,4.,营销管理,5.,预算、成本会计,2,展览会项目管理,项目立意,选择展览,主题,可行性研究,项目评估,和定义,展览项目,目标,审核以前,项目,展览构想,营销和预算,建议书、,运作计划,实施,控制,3.,项目管理,3,3.,项目管理,项目计划,为什么推出新的展览项目？,展览会就是向客户展示公司的成果/生产效率。,展览会是公司生存的收入来源,.,展览会遵循生命周期，因此，必须更新或更换展览会（主题、构想）。,4,3.,项目管理,Exkurs,公司主要目标,有效地管理和经营展览中心,发展公司执行能力，确保财务清偿能力和将来利润。,为国家、地区和城市收入作贡献。,支持竞争和经济发展。,5,展览会生命周期,销售额,t,初始阶段,成长阶段,成熟阶段,饱和阶段,萎缩阶段,3.,项目管理,Exkurs,6,3.,项目管理,Project ideas,Project ideas,Project ideas,项目计划,7,项目组、展览部,咨询调查,咨询有关专业/行业协会,咨询有关行业/工业的专业刊物,确定和研究其它类似/相关行业展览会概况,确定合适的交易会参展产品,资料收集,3.,项目管理,项目计划,8,分析该地区的状况是否已经为展览主题做好准备,向国家贸易委员会、商会咨询统计数据和信息,咨询和聆听参展商意见,技术进步和新需求引发的新理念,分析竞争者,分析二级市场,资料收集,3.,项目管理,项目计划,9,系统性的偶然产生法,运行由管理层、项目组和咨询委员会管理的企业数据库，根据数据库的内容引发新的展览计划。,模仿法,模仿其它地区已有的展览会；一对一转换展览构想或者适应不同的框架,。,分级法,通过从吸取现有展览会的展览构想，发展新的展览主题和展览构想,。,发明创造,创新法遵循采用不同创造和评估技巧的系统方法。,如何制定展览计划,?,3.,项目管理,Project ideas,Project ideas,Project ideas,Project ideas,项目计划,10,细分市场是否足够大，值得举行展览会（如参展商数量和观众数量）,?,能否通过散发和交流手段触及该细分市场（相应的目标群体）？,新展览会能否收回预期的成本（成本-效益分析）？,项目计划选择和评估标准,3.,项目管理,项目计划,11,首先应审核项目计划，产生一系列项目计划，对所有项目计划进行评估，然后通过可行性研究最后决策。,本阶段目标是通过决议，成立执行委员会，执行可行性研究。,可行性研究顺序,3.,项目管理,项目计划,12,3.,项目管理,Project ideas,Project ideas,Project ideas,Project ideas,可行性研究,13,3.,项目管理,Project ideas,Project ideas,Project ideas,Project ideas,可行性研究,执行委员会最终决定项目小组或/和研究部门应通过可行性研究对哪些项目计划进行评估。,选择展览主题,14,3.,项目管理,Project ideas,Project ideas,Project ideas,Project ideas,可行性研究,介绍,（如有关商品交易会主题主要的理念、思想和简要的背景资料）,商品交易会目标和范围,与行业市场有关的全国性和地区性宏观经济资料：,（如统计数字、销售额、增长速度、雇员数量等）,收集资料，以进行计划评估,15,3.,项目管理,Project ideas,Project ideas,Project ideas,Project ideas,可行性研究,行业市场分析,供应（国际、国家/地区）,（如市场细分、市场结构、相关的和潜在的展览公司名单）,需求（国际、国家/地区）,（如市场细分、市场结构、相关的和潜在的展览公司名单）,市场销售系统,（如市场结构、销售渠道、有关分销商名单）,确定目标群体、利益相关者，并对他们进行目标分析,收集资料，以进行计划评估,16,3.,项目管理,Project ideas,Project ideas,Project ideas,Project ideas,可行性研究,行业市场分析,制约,机会,（如规章制度、市场结构、消费者购买方式个体与社会的关系，相关发展）,市场趋势和未来发展,（如国际、国内和地区趋势和发展；技术进步；新需求和日益增长的需求）,竞争,（如国际竞争，中国国内竞争；类似的主题、构想；相同的参展商结构；顶尖展览会）,收集资料，以进行计划评估,17,3.,项目管理,Project ideas,Project ideas,Project ideas,Project ideas,可行性研究,商品交易会的实施可利用资源,根据预期参展商确定展览地点和规模,战略合作伙伴（如协会、报刊、主办商、大学）,组织（如项目小组、时间可用度、员工数量）,营销（如媒体、销售渠道）,规划（如内容管理和,项目管理,；时间表）,收集资料，以进行计划评估,18,3.,项目管理,Project ideas,Project ideas,Project ideas,Project ideas,可行性研究,财务分析,粗略评估项目的预算（如计算成本和销售额）,预期利润,（如总成本计算和直接成本核算）,预期收益,（如对接下来的三至五项活动进行项目估算）,收集资料，以进行计划评估,19,3.,项目管理,Project ideas,Project ideas,Project ideas,Project ideas,可行性研究,活动预测,最差和最好的典型情境,风险分析,（如影响因素、政治和法律风险）,项目实施评估,（如利用评分模型对项目、标准、展览主题、计划进程、竞争、可利用资源、财务负担/风险进行评估）,收集资料，以进行计划评估,20,3.,项目管理,Project ideas,Project ideas,Project ideas,Project ideas,可行性研究,提交评估资料,最差和最好情境,风险分析（如影响因素、政治和法律风险）,项目实施评估,（如利用评分模型对项目、标准、展览主题、规划进程、竞争、可利用资源、财务负担/风险进行评估）,汇总资料，进行分析和评估,21,3.,项目管理,Project ideas,Project ideas,Project ideas,Project ideas,可行性研究,总结和建议,结果总结,SWOT,分析,汇总资料、进行分析和评估,22,内部资源分析,优势和劣势评估,确定明显的优势,优势评估,3.,项目管理,Project ideas,Project ideas,Project ideas,Project ideas,可行性研究,优势和劣势,23,确定公司外部影响,预防消极活动,促进积极发展,3.,项目管理,Project ideas,Project ideas,Project ideas,Project ideas,可行性研究,机会和威胁,24,IV:,最小成功可能性，长期实现,III:,大力加紧弥补缺陷,弱点,II:,需要防范的活动,I:,最大成功可能性，短期内实现,优势,威胁,机会,内部因素,外部影响,3.,项目管理,Project ideas,Project ideas,Project ideas,Project ideas,可行性研究,SWOT,分析,25,具备类似活动经验、可利用空间和人力资源,主题新颖，没有竞争者，地区行业支持展览会,3.,项目管理,Project ideas,Project ideas,Project ideas,Project ideas,可行性研究,矩阵一：优势机会,26,具备类似活动经验、可利用空间和人力资源,主题新颖，存在竞争者，行为受到法律限制,3.,项目管理,Project ideas,Project ideas,Project ideas,Project ideas,可行性研究,矩阵二：优势威胁,27,没有类似活动经验，项目实施没有足够的场所和人力资源，管理人员没有就此活动接受充分培训,主题新颖，没有竞争者，地区行业支持展览会,3.,项目管理,Project ideas,Project ideas,Project ideas,Project ideas,可行性研究,矩阵三：劣势机会,28,没有类似活动经验，项目实施没有足够的场所和人力资源，管理人员没有就此活动接受充分培训,主题新颖，存在竞争者，行为受到法律制约,3.,项目管理,Project ideas,Project ideas,Project ideas,Project ideas,可行性研究,矩阵四：劣势威胁,29,确定公司外部影响,防止消极活动,促进积极发展,3.,项目管理,Project ideas,Project ideas,Project ideas,Project ideas,可行性研究,机会和威胁分析,30,3.,项目管理,Project ideas,Project ideas,Project ideas,Project ideas,可行性研究,总结和建议,结果总结,根据管理委员会报告决定是否实施该项目。,可行性研究有助于节约资金，根据公司目标选择最佳项目方案。,最后报告,31,3.,项目管理,展览目标,32,3.,项目管理,有助于增加公司总收入,边际收益实现,20%,年度利用系数从,50%,增加到,60%,提高公司形象，成为北京焦点和国际展览会服务提供商,收集目标,展览目标,33,3.,项目管理,一年内将参展商数量从250 个增加到320个,门票销售比上届展览增加,20%,额外服务销售额增加,15%,实际媒体积极的宣传量从35个增加到40个，增幅为 15%,收集目标,展览目标,34,促进销售,扩大销售,增加销售规模,获得新的细分市场/客户群,提高或保持市场份额,订单数量,订货总数：,不同目标群体,专家和个人观众数量,新客户联系人,数量（如根据地区、行业、销售渠道）,销售额与前次商品交易会相比较,目标制定经济目标,3.,项目管理,展览目标,35,使观众熟悉产品范围,创建/提高品牌忠诚度和产品认知度,观众数量；新/老客户数量；新闻媒体数量和质量；宣传册和散发样品数量。,针对性提问,知名度,值得记忆性,品牌认知度,产品特点,收集目标-,psychographic targets,3.,项目管理,展览目标,36,3.,项目管理,目标 目标必须,存在可能性（如参加者数量从5000增加到10000；是或否？）,形成书面文件（如目标必须成为正式的、有凝聚力的报告）,可以评估（如目标必须可以控制，可以调整）,数字资料帮助调整目标,目标选择,展览目标,37,3.,项目管理,列出最终目标。,项目小组和管理委员会必须对展览目标进行审批。,目标是将来规划和控制的指导方针。,目标其它方面：目标的制定需兼顾责任、积极性和控制等各个方面。,目标确定,展览目标,38,3.,项目管理,展览构想,39,3.,项目管理,项目管理,小组主要工作之一就是制定营销计划，作为主计划指导其它活动。,营销计划包含目标和战略方面的信息，并决定项目的营销组合。,营销建议书,展览构想,40,营销组合,产品,价格,渠道,促销,3.,项目管理,展览构想,41,3.,项目管理,不同活动组合（如专门领域展览会、专业会议、提供服务）说明展览公司的业务组合：如技术活动、文化活动、休闲娱乐活动。,单纯的展览会、单纯的专业会议或者两者组合包含不同的设计原理，可以以不同的方式进行组合，每项产品/服务都是独一无二的。,产品政策 活动政策,业务组合,展览构想,42,3.,项目管理,展览会服务必须向客户销售：如展位面积、门票等。项目小组必须决定采用哪种销售渠道：直接销售或间接销售、营销机构、中间人、代理、旅行推销员。,销售政策,展览构想,43,3.,项目管理,价格政策说明展位租金、门票和其它服务的定价手段或方法。,定价：基于成本、需求导向、竞争导向。,价格政策,展览构想,44,3.,项目管理,展览会信息必须向参展商、观众和媒体宣传，必须设计和协调所有的宣传方法。,广告：广告、宣传册、海报、广告节目、直接宣传,促销：样品、赠品,记者招待会、宣传资料袋、新闻稿,个人宣传：展览公司销售队伍,宣传政策,展览构想,45,3.,项目管理,为了可靠起见，确保不会发生瓶颈状态，必须编制项目预算。,系统的预算建议书及早显示财务不平衡。,必须认真编制收益和支出。,预算建议书用于进行预算控制。,预算建议书,展览构想,46,3.,项目管理,展位租金,设备租赁,入场费,讨论会、专业会议费,储藏室/休息室收费,搭建、拆卸、修补收费,其它参展商人员收费,预算建议书 收入,展览构想,47,3.,项目管理,监督、保安、清洁、能源使用收费,广告服务（如产品目录）,其它服务,专用拨款,其它收入（如停车收费、节目/目录销售收入、门票佣金、退展费、商业活动收费、电话费）,预算建议书 收入,展览构想,48,3.,项目管理,市场和销售开发,项目管理,成本,广告,媒体开支,礼仪,文件,调研,现场支持服务（如专门服务、技术活动支持服务、业务支持服务、其它服务收费）,预算建议书 支出,展览构想,49,3.,项目管理,运作计划 结构,标题,展览构想,50,3.,项目管理,运作计划,结构 细节,展览构想,51,3.,项目管理,展览构想,运作计划 结构,细节,52,3.,项目管理,展览构想,运作计划 结构,细节,53,3.,项目管理,第一阶段,制定计划,4,个月,项目计划、项目目标、可行性研究,第二阶段,规划展览构想,2,个月,营销计划、预算建议书、运作计划,第三阶段,构想实现,12,个月,第四阶段,展览实施,第五阶段,展后工作,展览构想,运作计划 时间表,54,3.,项目管理,营销计划、预算建议书、运作计划（项目结构和时间表）必须用于最后决策，启动展览项目。,最后决策由管理委员会负责。,最后实施决策,展览构想,55,3.,项目管理,实施,56,3.,项目管理,为了招揽新的或已经知名的参展商，必须利用各种不同的营销手段。,经验表明，与参展商建立密切的私人关系是非常重要的。,项目管理,小组在一开始必须进行客户关系管理（CRM）。,参展商宣传,招展,实施,57,3.,项目管理,运作计划,-,结构,细节,实施,58,3.,项目管理,数据库,审核现有清单,购买新清单,数据输入、数据库管理,建立网络,确定代理商（条款、佣金）,寻求相关协会/组织的支持,考虑向协会会员整批销售,平面布置,初步设计平面布置图,设计产品区和租赁安排,参展商宣传 人员招展 清单,实施,59,3.,项目管理,准备参展商宣传小册子,标志、主题、展览名称,展位分布图,市场信息（用于可行性研究）,产品和服务认定,A,目标群认定,详细的媒体方案,展览场地租金价格,参展商宣传 个人招展 清单,实施,60,3.,项目管理,编制参展商宣传小册子,标准展架,标准展架图,登记表,回执卡,支持信函（来自协会或政府）,秘书处联系地址和联系人名单,赞助商标志,主办商标志,重点突出“展览会如何帮助你发展业务”,参展商宣传 个人招展 清单,实施,61,3.,项目管理,计划直接邮寄活动,邮购,时间范围,批量邮寄,准备公共关系活动,考虑参展商举行记者招待会,撰写新闻稿，宣布开始场地预订,考虑就构想、前景、供应商参加理由、媒体计划细节等会见展览业主。,参展商宣传 其它活动 清单,实施,62,3.,项目管理,电话销售,预估销售额和销售目标,工作人员数量,考虑活动时间表,编写广播稿、情况说明书,编制各项电话销售报价单,指定代理机构建立电话销售点,电话销售活动控制,实施,参展商宣传 其它活动 清单,63,3.,项目管理,广告设计,制定媒体广告计划,内容包括：,标志、名称、主题、日期、地点,展览构想、目标,价格,答复部门,联系人和联系地址,实施,参展商宣传 其它活动,清单,64,3.,项目管理,只有当参展商能够接待足够多的观众，反之，观众可以参观足够多的参展商，展览会才能取得成功。,观众招揽活动必须尽早开始，以便观众有时间决策、准备和计划。,观众形形色色，必须利用不同证据说服专业观众和普通观众。,精确分析目标群。,观众宣传,实施,65,3.,项目管理,确定目标群体,建立数据库,计划广告活动,媒体计划,计划公关活动,记者招待会,新闻稿,拜访,观众宣传,实施,66,3.,项目管理,选择和计划宣传材料的制作和使用,传单,海报,宣传文件夹,粘贴广告/广告和增刊,设计准备直邮工作,与协会和其他组织合作,观众宣传,实施,67,3.,项目管理,展览管理方负责制定活动计划，但是同时还需要许多服务提供商实施计划。,展览会运作,期间的主要任务就是协调、监督服务提供商和参展商。,供应商名单取决于活动类型以及展览组织者是否聘请总承包商。,展览会运作,实施,68,3.,项目管理,展台搭建,运输代理,代理商：直接邮售商店、邮购商店、数据输入机构,创意室,印刷厂,广告代理机构,制作室,户外广告,展览会运作,服务提供商,实施,69,3.,项目管理,视听设备,其它设备,旅行社,注册软件公司,临时工招聘代理,餐饮服务商,保险,纪念品商店/零售商店,展览会运作,服务提供商,实施,70,3.,项目管理,文具商,花商,摄影室,保安,清洁,其它：市场调查、律师、停车安排、消防站、护理、医院（急救）,展览会运作,服务提供商,实施,71,3.,项目管理,展览会结束后，必须编写展览成果报告，媒体、参展商和观众对展览总结比较感兴趣。,撰写新闻稿，并在各种媒体上发表展览成果。,总结报告可以用作下一届展会的促销资料。,总结报告,实施,72,3.,项目管理,控制,73,3.,项目管理,根据展览目标确定实际成果,评估参展商总体表现,了解观众总体反应。,展览目标评估,控制,74,3.,项目管理,必须评估展览目标,此外，还必须评估参展商目标,见参展商调查,展览目标评估,控制,75,3.,项目管理,必须对以下方面进行控制：,平衡预算,成本超支、成本剩余,销,售减项,收益盈余,利润总额,预算评估,控制,76,