第七章--文书工作.ppt

单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第七章 文书工作,第七章 文书工作,一、签收和拆封,1.,签收,（,1,）清点。在正式接收公文之前认真对照传递文书单或送文登记簿的信息进行查看，以确认文件的登记件数与实有件数是否相符。如果不符，则可能是在传递过程中出现了遗失，应主动和发文机关进行联系。,（,2,）检查。核对封套上注明的收文机关、收件人是否确与本机关相符，如有误投，应立即退回。如有错误，要及时退回，如有包装破损、开封等现象要及时查明原因。,（,3,）签字。经清点、检查无误后，在传递文书单或送文登记簿上签署收件人姓名和收到日期。签收时要签写收件人的全名，并注上收到的年、月、日，急件要注上收到的年、月、日、时、分，以备事后查考。签字一定要清晰、工整。,导入,第一节 收文工作,学习新知,一、签收和拆封,2.,拆封,（,1,）对签收的公文进行简要分类，一般公务文书可由秘书人员拆封；绝密件一般由文秘部门负责人拆封；私人信件除授权外，一般不要拆封。,（,2,）拆封时注意不损坏文件，同时，要注意将封内文件取清，如发现空封应及时与发文单位联系，查明原因。,（,3,）逐封核对来文，发现错送文件，应及时与发文单位取得联系并退回；发现短少文事不符错送文件等，联系后妥善处理。,（,4,）拆封后的文件要单独存放，不要与已处理文件混放，更不要将未处理文件让他人乱放和拿走。,（,5,）拆封后的空封筒应集中存放一段时间，以便一旦发现差错及时核对查询。,导入,第一节 收文工作,学习新知,二、登记,登记所使用的方式主要有簿式登记、卡片式登记、联单式登记三种。,在登记收到的文件时，应注意以下几点：,一是不能漏项，能在登记时完成的项目，应即填上，需要后补的，应及时补上；,二是填写收文号时不要空号、重号；,三是登记项目不可任意删减；,四是书写时要用钢笔和签字笔，字迹要工整、规范，不得随意涂抹；,五是登记时应分清轻重缓急，如果收文较多，那么先登记急件和重要件，稍后处理一般件；,六是密件和平件应分别登记，以便管理。,第一节 收文工作,学习新知,特点,名称,簿式登记,卡片式登记,联单式登记,优点,易于保管，便于文件交接和统计,登记灵活方便，便于文件检索,避免重复登记，节省时间,缺点,不便于检索,容易丢失，不便管理,容易丢失，不便管理。,三、拟办,拟办就是对需要办理的文件，提出初步办理意见，以供领导或部门负责人审定。所提拟办方案一般应包括解决问题的方法措施、理由依据、承办部门（人员）及时限等。,拟办意见力求准确、及时、简洁、具体。如有两种以上方案，应一并提出，一般将自己倾向性的意见及理由放在前面，以提高办文效果；对难以提出具体拟办意见或对所提意见没有把握时，应先和有关部门联系，听取意见和会商后再提拟办方案；如各部门意见不一，难以协调一致，可在综合分析的基础上拟出倾向性意见，并说明理由，供领导定夺；书面难以表述清楚的，应向有关领导人当面陈述拟办设想。,第一节 收文工作,学习新知,四、请办和传阅,1.,请办,指经授权的文书工作人员，将需要办理的文件直接注明送请主管业务部门经理。请办是拟办意见的一种，可在文件左上角注明“请,部门办”或“请,部门商,部门办”，并加盖公文处理章。对需要两个以上部门办理的，应当指明主办部门。,2.,传阅,组织传阅，即专（兼）职文书人员将公务文书在多部门或多位负责人之间传递，使之得到有效地阅知和处理的活动。它既是收文中阅件办理的主要工作环节，也直接影响公文承办的速度和效用的迅速实现。,第一节 收文工作,学习新知,五、催办和承办,1.,催办,催办是指对需要办复的文件，根据缓急程度和办理时限要求，适时对承办工作进行查询督促，以防积压和延误，是文书处理程序中具有监督、反馈功能的环节。,催办的种类一般分为两种：一是对内催办，即由本单位的文书部门对各承办部门公文承办过程实施督促检查，即对收文的催办；二是对外催办，即由发文单位对自身发文的办理情况所进行的了解、催询和检查督促，即对发文的催办。,办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。,第一节 收文工作,学习新知,五、催办和承办,2.,承办,承办的文件范围包括：,（,1,）上级组织机构针对本单位的指示，有的需向下传达贯彻，有的在本单位内部执行；,（,2,）上级领导交代的事项或需要办复的公文；,（,3,）来自下级组织机构的请示及重要的报告；,（,4,）平行单位或其不相隶属单位要求协作的函电、合同等；,（,5,）承办部门对交办的批件必须件件着落，事事有回音，一般公文要求在,15,日内办结。,第一节 收文工作,学习新知,六、办复和来文收集,1.,办复 办复的形式和具体做法,第一节 收文工作,学习新知,办复形式,具体做法,函复,用行文的形式答复。一般情况是，由承办人代拟文稿，然后经部门负责人审查签署后，连同“交办文件”及“领导批示”一并退回交办机关的办公室审核送领导签发,口头答复,口头传达处理意见后都要作记录。记录要包括时间、方式、受话人、处理意见四个方面，以备查考,复文答复,有些下级来文，领导批示了具体的处理意见，就可以将其直接复印后发送来文机关,当面答复,有些比较复杂的问题，需要承办人出面，带着审定的处理方案前往来文单位，就地研究解决问题。必要时，要形成“会谈纪要”，作为处理的依据；如无纪要，也要有“处理记录”以备查用,统筹安排,在年终或年初经过研究确定方案，一次通知各地,第一节 收文工作,学习新知,六、办复和来文收集,2.,来文收集,来文收集是指对处理完但需要立卷归档或保存一定时间的来问进行汇集，也叫文件归档。收集是为立卷工作做准备，是文书立卷归档的基础。因此要求秘书人员要手勤腿快。认真细致、经常及时，保证归档文件的齐全完整。,一般来说，具有查考价值的公文都要收集，如：上级单位主送本单位的文件和主要资料；下级单位主送本单位的请示和情况报告，以及在办理过程中形成的其他材料；非隶属机构主送本单位需要办理的信函；重要会议的文件资料等等。,实训题目,分公司收到集团总公司的一份,关于各子公司财务负责人向集团总公司述职的通知,。作为分公司秘书的姜珊将按照收文处理程序进行收文。根据该情景，完成以下练习：,1.,三位同学结组，一位扮演收发室人员，一位扮演办公室秘书姜珊，一位扮演分公司领导，模拟收文过程；,2.,写出各部分收文程序的要领，填写收文登记簙，发文登记簙，文件传阅单，文件处理单。,第一节 收文工作,课后实训,第二节 发文工作,学习新知,一、发文文稿的形成,1.,拟稿,一份高质量的文件，应当是：一必须从本单位角度出发，在内容上如实地反映出工作情况和业务活动，有针对性地及时地提出问题，恰当地妥善地解决问题；二在文字表达上还要简明通顺，确切得体，说理透彻，叙事清楚，使收文机关便于阅读、理解和处理，它才能发挥出推进工作的积极作用，真正成为办事的有效工具；三做到书写工整，严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。,文稿拟好后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级。,第二节 发文工作,学习新知,一、发文文稿的形成,2.,会商,会商时应注意如下诸点：,（,1,）协商的对象应齐全没有遗漏。为保证公文合法并有效，被其内容所涉及职权的所有机关或部门都在协商范围之列，应广泛征求其意见，征得其肯定或配合。,（,2,）协商过程中，如未就有关问题取得一致，应及时向有关上级机关反映情况，请求指示，如未获准，不得按自己的意见向下行文。,（,3,）协商时可采取多种具体方式，可以“跑会”，即主动到对方驻地去面商；也可以“函会”，即向对方寄发草稿和有关函件，请其签注意见后再寄回；也可以用会议方式同时召集有关机关或部门的责任者一起协商讨论，取得一致意见。,第二节 发文工作,学习新知,一、发文文稿的形成,3.,核稿,核稿的重点在于以下几个方面：,是否需要行文，是否具备行文条件，发文名义是否合适，有无错用。,文种是否正确、规范，行文方向是否正确、准确，有无多头主送、滥抄滥报、违制越级行文等现象，公文能否对受文者产生预计的影响。,公文内容是否合法，是否真实准确、明确具体、界线清楚、前后一致、切实可行、详略得当。,公文格式是否规范、正确，文体是否正确，结构是否齐全完整。,语言表达是否简明、得体、有条理，是否合乎语法、逻辑，是否准确，易于理解，没有歧义。主题是否明确显露，人名、地名、时间、数字、引文是否准确。标点是否正确，字迹是否工整清晰规范。,公文是否经过一定会议讨论通过，是否经过会商，是否需要上报。,第二节 发文工作,学习新知,一、发文文稿的形成,4.,签发,签发，即由对公文负有法定责任的领导人或被授予专门权限的部门负责人对经审核后的文稿进行终审，批注、发出意见，并签署姓名及日期的活动。签发是各级领导人履行自身职责的重要工作环节，必须依法、依职进行。,要点,签发工作的具体内容,签发的作用,除按有关规定由会议批准的公文外，签发是绝大多数公文生效的法定程序，公文草稿一经签发即成定稿，具备正式公文的效用,签发的类型,正签,指签发人在自身法定职权范围内签发公文,代签,指根据授权代他人签发公文，如正职领导人因公外出，经授权由主持日常工作的副职领导人签发,核签,指部门或下级单位的重要发文请上级领导人签发,会签,指联合行文时，由各机关的领导人共同签发；或指由一个部门起草，内容涉及其他单位部门的文稿，送到有关部门去会商、签发,第二节 发文工作,学习新知,一、发文文稿的形成,要点,签发工作的具体内容,签发,原则,先核,后签,签发要履行正常秩序，一般应先核稿，后签发。签发后的定稿未经原签发人同意，一般不能再作改动,坚持“先核后签”原则，能够确保公务文书的有效性，避免组织之间、组织与职能部门之间、职能部门之间的发文发生矛盾、抵触或重复，有利于发文的管理与控制；避免“先签后核”带来的反复签发文稿的现象，有助于提高发文效率,分层,签发,指联合行文时，由各机关的领导人共同签发；或指由一个部门起草，内容涉及其他单位部门的文稿，送到有关部门去会商、签发,1.,单位名义的发文由单位领导人签发，其中内容重要或涉及面广的公文由正职或主持日常工作的副职领导人签发，部分公文可授权办公室负责人代签,2.,内设机构名义的发文由该机构领导人签发，其中重要的公文可由单位有关领导人核签,3.,会议通过的决议以及会议纪要等由会议主持人签发,4.,联合行文时，签发人级别层次应具备足够的权威；原则上主办单位由哪一级领导签发，其他单位也应对等由同一级领导会签,第二节 发文工作,学习新知,二、发文制作,1.,编号,编号即指编写发文字号，同时也包括编文件的份数序号。,发文字号即文件发文顺序的编号，按照发文的数量来编号，同一份文件只有一个发文字号，它是今后引用、检索文件的重要依据，必须按统一的规则确定。发文字号要能反映出该文件的制发机关，制发文件的年代和该文件在制发当年所发文件中的顺序，结构包括发文机关代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全数，用六角括号“,”,括入。序号不编虚位,(,即,1,不编为,001),也不加“第”字。,公文份数序号是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，通常称为“份号”，主要用于机密或绝密文件中，如果一份文件不需设置保密等级，则不用编制份号。,第二节 发文工作,学习新知,二、发文制作,2.,复核,复核的重点是：审批、签发手续是否完备；附件材料（在办理过程中是否有遗失或缺页）齐全；格式是否统一、规范，是否有错别字、漏字等等。,3.,缮印,缮印公文的具体要求是：第一要准确，应以签发的定稿为依据，从文字到格式，严格依据签发定稿不得擅自改动，如发现定稿中确有错漏之处需要改正，也应向上汇报，由拟稿人或审核人进行重新审核和修改；第二要规范，严格按规定的公文格式制版；第三要及时，指将公文在规定的时间内印制完成，急件应优先印制；第四要整洁清晰，确保印制出的公文不被污染，干净整洁，字迹清晰，易于阅读。,第二节 发文工作,学习新知,二、发文制作,4.,校对,在缮印过程中应将印制出来的文本清样与定稿再次进行逐字逐句、逐个标点的校对。对数字、地名、人名等关键词语，更要反复校核，对公文的发文字号、密级、紧急程度、标题、主送单位、抄送单位、日期、印刷份数、页码等尤须逐一校核。注意消除和纠正排版错误，做到字体、字号、格式的统一。通常文稿不长，一校、二校即可；文稿较长或很重要，校对的次数相对要多一些。应使用统一的校对符号进行校对，防止因校对符号不一致而发生误解。重要公文还应将校对后的清样送领导人审阅、修改。,第二节 发文工作,学习新知,二、发文制作,5.,用印,用印是指在印好的文件正本的落款处，正确加盖单位公章，以示文件生效的过程。加盖单位公章是机关行使职权的凭证，是公文是否有效的标志，也是公文格式的一个组成部分。,用印的文件必须是已签发的文件。要按规定用印，用印的位置应在发文日期上，做到上不压正文，下要骑年盖月，印章端正，印色朱红,浓淡适宜，印迹清晰。,第二节 发文工作,学习新知,三、发文的对外传递,1.,发文的传递渠道,传递渠道,发文的传递渠道特征,普通邮寄,即通过国家公共邮递系统递交文书。分为平信、挂号、特快专递等，一般用于传递无保密要求的公开性、普发性文件,机要通信,即通过我国邮政部门为传递党政机关涉密文件而单独开辟的特种邮递系统递送公务文书,机要交通,即通过专设机要交通系统传递重要的涉密文件，主要是为党政机关、大型企（事）业服务,电信传输,即通过公共或专设电信系统，以电报、传真、计算机网络通讯等方式递送公文。其优点是速度快，可远距离快速传递。但在保密可靠性方面差。,第二节 发文工作,学习新知,三、发文的对外传递,2.,分发,是指对印制完毕、需要发出的文件按分发的范围作分封和发送的过程。分发是发文工作的基础环节,包括书写封面、装入文件、封套封口、登记、发送文件等一系列工作。,第二节 发文工作,学习新知,四、办毕文件的处置,办毕文件，指完成了收文或发文处理程序，已经发出或承办完毕的公务文书。办毕文件的处置，是根据有关规定和实际工作情况，对办毕文书予以定期清理，确定价值，分门别类，决定其“去”、“留”、“存”、“亡”的活动。,具体内容包括：立卷归档、清退、销毁及暂存处理等。对办毕文件进行妥善处置，是文书工作中不可忽视的程序，通过安排办毕文书的归宿，使文书工作善始善终，有助于充分发挥公务文书的全部功能和效用，避免失密泄密，防止无用信息对各项工作活动的干扰。,第二节 发文工作,学习新知,实训题目一,大方公司是一家大公司，每天都有大量的文件、邮件需要处理。该公司文件存在传阅方式单一及管理不当的现象，影响了工作的正常进行。公司拟在近期内对办公室人员进行培训，培训重点是文件的传阅方式和要求。行政经理要求秘书吴月提供相关资料，并将文件传阅的方式和要求做成,PPT,文件。,要求：假如你是吴月，请你完成上述任务，并将收集好的资料和做好的,PPT,文件以电子邮件的形式发给行政经理。,第二节 发文工作,学习新知,实训题目二,远达公司为了开拓国际市场，组织相关人员到欧洲进行了实地考察，需要形成一份报告给集团公司。,假定你是远达公司行政秘书杨梅，下面是行政经理唐明需要你完成的任务。,1.,说明起草文件的要求。,2.,说明文件审核的具体方面。,3.,说明审核后的发文处理程序。,4.,说明封发的要求。,结束,结束,