《秘书理论与实务》项目办会拓展商务活动组织PPT课件.ppt
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1、1秘书与会议筹备组织拓展课商务活动组织2011.62本内容是秘书理论与实务课程项目2“办会”的拓展拓展任务1 会见会谈与签约拓展任务2 庆典活动的组织拓展任务3 招商活动的组织 3拓展任务1 会见会谈与签约4【会见会见】2004年10月25日,国务院总理温家宝在北京中南海会见美国国务卿鲍威尔(客人居右)(客人居右)5 【会见会见】2008年8月23日中国外交部长杨洁篪会见来华 出席奥运会闭幕式的比利时外交大臣德古赫特6【会谈】中国国家主席胡锦涛第五次访问哈萨克斯坦期间 于2009年12月12日与纳扎尔巴耶夫总统举行会谈 (椭圆形会谈桌)(椭圆形会谈桌)7【签约签约】2009年4月16日胡锦涛在
2、北京人民大会堂与纳扎尔巴耶夫总统举行会谈,会谈后签署中哈联合声明,并出席有关合作文件的签字仪式(合影时客人居右)(合影时客人居右)8【签约签约】2010年11月25日,西北工业大学在高新开发区与天和防务技术有限公司隆重举行产学研合作签字仪式 9 教学目标能力目标:能熟练地安排和准备会见会谈及签约(包括涉外会见会谈签约)。知识目标 掌握会见、会谈、签约的会场布置的原则和方法;掌握会见会谈签约准备、实施的内容和注意事项。10 任 务 天地公司是一家大型中外合资企业,主要经营电子软件,春天集团伍总经理为了寻求公司更大发展,需与天地公司张伟总经理就某项软件开发的合作问题进行会见、会谈,如达成一致,还将
3、进行签约。此次会见会谈及签约工作主要由秘书高山组织安排。请您扮演高山,安排和准备会见、会谈及签约工作。11任务分析:会见会谈签约,秘书要做些什么?(10(10件事件事)1、协助领导确定议题和明确目标;2、收集信息和分析双方材料;3、报请领导,确定参加人员;4、双方协商好时间、地点;5、布置好会见会谈场所;6、安排好迎送及合影;7、必要时需安排好翻译,秘书做好 会见会谈的记录和服务;8、接待和协助记者做好采访;9、会谈有成效时,安排好签字仪式;10、整理会见会谈的文件资料并归档。会见会谈前 会见会谈中 会见会谈后12完成任务所需的相关知识13相关知识一:会见会谈的涵义会 见 可 分 为 礼节性会
4、见政治性会见事务性会见兼有上述两种或三种性质的会见14相关知识一:会见会谈的涵义(续1)会谈是指双方或多方以平等的身份,为达成某项协议进行正式会面交谈,交换意见。会谈的内容既可以是重大的政治、经济、外交、军事、文化问题,也可是具体的业务和技术性问题。会谈从内容上而言比会见更为正式些,政治性或专业性也更强。15相关知识一:会见会谈的涵义(续2)会见与会谈是沟通、交流、协商、消除分歧、达成共识、相互合作的重要手段。随着我国改革开放的不断深入,各国、各地区、各部门、各单位之间的联系交流越来越多,会见与会谈作为重要的沟通交流形式,具有非常重要的现实意义。16相关知识二:会见会谈的工作程序1、确定议题和
5、明确目标会见与会谈是为了达到某种目的而进行的,秘书应协助领导确定会见和会谈的中心议题和期望达到的目标。会见的目标一般是为了沟通情况、消除分歧、达成共识、确定原则。会谈的目的则比较具体,往往是为了达成某个协议。应当根据双方的实际情况确定会谈的具体目标,包括最高目标和最低目标。在商务会谈中,最低目标就是价格底线。17相关知识二:会见会谈的工作程序(续1)2、收集信息和分析双方材料秘书在会见和会谈之前,应通过各种渠道了解对方的各种信息,包括对方的意图和背景以及人员组成、谈判底线和可能提出的条件等,帮助领导制定我方策略。另外,秘书还应收集和会谈议题及目标相关的其他各种信息,掌握比较详尽的资料,以便掌握
6、会谈的主动权。18相关知识二:会见会谈的工作程序(续2)3、确定参加人员会谈人员的确定应根据会谈内容和会谈规格确定。会谈人员的组成,应该包括主谈人、专业人员、翻译和秘书(兼记录员)。如对方有高级领导出席,那么我方也应安排相应领导出席会见会谈。通常会见人员不宜过多,主谈人员由最高领导担任。会谈相对人数不受限制,但会谈因涉及的内容业务性、政治性比较强,故应认真考虑选择具有较高素养的人员参加。19相关知识二:会见会谈的工作程序(续3-1)4、确定地点和时间会见会谈之前,对会见会谈的场所应作合理的安排如果是接见和召见,一般安排在主人的办公室或会客室。如果是回拜,则会见会谈的场所最好选择在离客人下榻处最
7、方便的地方。(注意:勿去客房回拜!)(注意:勿去客房回拜!)如客人安排在宾馆,那么可借用宾馆的会议厅或会客室作为会见会谈的地点。20相关知识二:会见会谈的工作程序(续32)4、确定地点和时间时机:礼节性的会见一般安排在客人到达后的第二天或宴请之前,其他会见则根据需要确定时间。会谈的时间安排应先征求对方意见,协商一致后制定日程表,等客人到后人手一份。如会谈时间较长需分为几次,则具体每一次会谈的时间和地点均应在日程表上注明。在会谈期间,还应留出适当的时间安排客人进行文化娱乐、参观游览等活动,以表示主人的盛情和友谊。21相关知识二:会见会谈的工作程序5、座次安排国内会见,宾主双方按身份高低排列座位,
8、各坐一边。涉外会见,应当按主左客右的国际惯例安排座位,即客人坐在主人的右边。双边会谈通常将谈判桌排成长方形,双方各坐一边,主方位于背门侧,客人面向正门。如会谈长桌一端向正门,则以入门的方向为准,右为客方,左为主方。双方主谈人位于中央,其他人员按照右高左地的规则排列;译员的位置在主谈人的右边,记录员的位置在两端或后排。多边会谈的座位可设置呈圆形、多边形等。22会见会谈的座次安排(1)23会见会谈的座次安排(2)24相关知识二:会见会谈的工作程序6、会见会谈场所安排除以上座位安排外,会见会谈场所还需安排足够的音响及录音录像设备;足够的椅子,在每个座位上应有就坐指示卡;如有外宾,应备有中外文指示卡;
9、配备足够的茶水饮料等。25相关知识二:会见会谈的工作程序7、迎送与合影(2-1)迎:会见、会谈时,主人应提前到达,并在门前迎接客人。可以在大楼正门口迎候,也可以在接见厅、会见室门口迎候。如主人不到大门口迎候,应由工作人员在大楼门口迎候客人,并引入会见厅。送:会见、会谈结束后,主人应将客人送至门口或车前,握手道别,目送客人离去。26相关知识二:会见会谈的工作程序7、迎送与合影(2-2)如要合影,事先应安排好合影图,设计好每个人所占的位置。人数较多时,应准备合影架,使后排高于前排。合影时,主人居中,主宾位于主人右边,其余人员主客双方间隔排列,右上左下。但两端应由主方人员把边。27会见会谈时合影位次
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