NY∕T 4302-2023 动物疫病诊断实验室档案管理规范.pdf
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1、2023?02?17发布2023?06?01实施动物疫病诊断实验室档案管理规范41中华人民共和国农业行业标准备案号:XXXX-XXXX11.220CCS B43022023Specification for archives management of animal diseasediagnostic laboratory中华人民共和国农业农村部发 布学兔兔 标准下载N Y/T 前言本文件按照G B/T 标准化工作导则第部分:标准化文件的结构和起草规则 的规定起草.请注意本文件的某些内容可能涉及专利.本文件的发布机构不承担识别专利的责任.本文件由农业农村部畜牧兽医局提出.本文件由全国动物卫生标
2、准化技术委员会(S A C/T C )归口.本文件起草单位:中国动物疫病预防控制中心、中国动物卫生与流行病学中心.本文件主要起草人:魏巍、王传彬、刘丽蓉、顾小雪、徐琦、周智、刘颖昳、毕一鸣、孙雨、赵柏林.学兔兔 标准下载N Y/T 动物疫病诊断实验室档案管理规范范围本文件规定了动物疫病诊断实验室档案管理工作的总体要求、管理机制和岗位职责、材料的归档、档案的保管、利用、鉴定与销毁,以及电子档案管理.本文件适用于动物疫病诊断实验室的档案管理工作.规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款.其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,
3、其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件.G B/T 科学技术档案案卷构成的一般要求G B/T 电子文件归档与电子档案管理规范G B/T 文献档案资料数字化工作导则G B/T 检测和校准实验室能力的通用要求D A/T档案工作基本术语D A/T档案装具J G J 档案馆建筑设计规范NY/T 兽医实验室质量和技术要求R B/T 检验检测机构资质认定能力评价检验检测机构通用要求术语和定义D A/T界定的以及下列术语和定义适用于本文件.动物疫病诊断实验室a n i m a l d i s e a s ed i a g n o s t i c l a b o r a t o r y从事动物疫病检测、监
4、测、诊断、研究等工作的实验室.业务材料b u s i n e s sd o c u m e n t s动物疫病诊断实验室在工作中形成的数据、图片、结果、报告、声像资料等记录.档案管理a r c h i v e sm a n a g e m e n t对有价值的业务材料进行归档、保管、利用、鉴定与销毁的活动.总体要求 动物疫病诊断实验室(以下简称实验室)应建立档案管理制度,将档案管理列入常规工作,配备必要的人员、资金和设施设备,为档案管理工作提供保障.应按照安全保密、统一管理、集中保管、方便利用的基本原则,开展业务材料的归档和档案的保管、利用、鉴定和销毁,确保档案的真实性、完整性、安全性和有效性
5、.档案材料存在纸质和电子两种载体形式时,在内容、格式、相关说明及描述上应保持一致.两者不一致时,应以纸质档案记载信息为准.学兔兔 标准下载N Y/T 管理机制和岗位职责 档案管理机制应明确档案管理部门或岗位,指定档案管理负责人,配备专职或兼职档案管理员.建立实验室负责人统筹规划、档案管理负责人组织实施、档案管理员和业务承办人具体落实的管理机制.岗位职责 实验室负责人全面指导、监督档案管理工作.档案管理负责人制订档案管理工作计划,组织协调实验室各个部门开展业务材料的归档和档案的保管、利用、鉴定和销毁工作.档案管理员指导业务承办人做好业务材料的归档,并落实档案的保管、利用、鉴定和销毁工作.业务承办
6、人收集其在工作中形成的业务材料,对业务材料的完整、准确负责,定期将办理完毕的业务材料交档案管理员,不应随意篡改、丢弃或自行保管.材料的归档 归档范围 下列直接记录和反映实验室工作和活动,具有保存价值的业务材料均应纳入归档范围:a)办公管理档案;b)质量管理档案;c)生物安全管理档案;d)诊断/检测档案;e)科学研究档案;f)人员管理档案;g)设施环境档案;h)设备档案;i)试剂耗材档案.业务材料应分类归档并确定保管期限(见附录A),可根据实验室实际需要增加归档材料种类和保管期限.归档的纸质材料宜使用正本,无正本的情况下可使用副本或复印件.无论正本、副本或复印件,应图文清晰、标识完整、手续完备.
7、质量管理档案应按照G B/T 、NY/T 和R B/T 定期审查归档的诊断方法、操作规程、技术规范等文件,并在必要时进行补充.归档时间检测报告(包括检测原始记录)在异议期过后及时归档,其他各种资料随时归档.归档周期可分为半年归档或年度归档种.半年归档一般应于当年月底前完成,年度归档一般应于翌年月底前完成.归档份数归档的业务材料一般为式份,重要的、利用频繁的可适当增加份数.归档手续所有归档业务材料整理完毕后,由业务承办人填写归档业务材料清单(见附录B),经档案管理员审核验收、清点无误后制定档案的唯一性编号,办理交接手续.归档业务材料清单永久保存.组卷和分类 经收集整理的业务材料及时组卷、排序编号
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