电子档案的管理.docx
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1、一、电子档案的移交接收 (一)电子档案的移交 电子档案的移交是指电子档案形成单位向国家档案馆转移电子档案的行为,对应于国家档案馆的行为则被称为电子档案的接收。电子档案的移交和接收不仅是电子档案实体和信息的转移,更重要的是电子档案管理责任主体的变更。 电子档案移交的程序:组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。 电子档案移交的基本要求: ()移交时间:一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。对于有特殊要求的电子档案,可以适当延长移交时间。涉密电子档案移交时间另行规定。 ()移交格式:电子档案的文件格式按照国家有关规定执行。 ()移交载体:脱机移交将光
2、盘作为移交载体,实际操作可根据实际情况双方协商移交载体参数。 ()移交方式:电子档案的移交可采用离线或在线方式进行, 离线和在线移交需要满足相关规范要求。 ()元数据应当与电子档案一起移交,一般采用基于XML的封装方式组织档案数据。 ()电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的,应当在元数据中著录相关信息。 ()采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交,压缩的电子档案应当解压缩后移交;特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交。 ()档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存年。 ()在移交之前,电子档案移交单位应当对电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性进行检验,合格后方可移交。 (二
3、)电子档案的接收 电子档案接收的程序:检验电子档案数据、办理交接手续、接收电子档案数据、著录保存交接信息、迁移和转换电子档案数据、 存储电子档案数据等步骤。 档案馆需为电子档案接收做好相应工作,具体包括: ()建立电子档案接收平台,进行电子档案数据的接收、检验、迁移、转换、存储等工作。 ()对接收的电子档案数据的准确性、完整性、可用性和安全 性进行检验,合格后方可接收。 ()应当将电子档案交接、迁移、转换、存储等信息补充到电子档案元数据中。 ()对电子档案数据迁移和转换前后的一致性进行校验。 ()对接收的电子档案载体保存年以上。 ()对电子档案载体应当按照电子文件归档光盘技术要求和应用规范和磁
4、性载体档案管理与保护规范进行管理。 (三)移交接收过程中的“四性检测” 档案移交单位在向档案馆移交电子档案之前,档案馆在接收电子档案时,均应对电子档案数据的真实性、完整性、可用性和安全性进行检验,合格后方可移交和接收。 检测内容包括:()真实性检测:电子档案来源真实性、元数据准确性、内容真实性、元数据与内容管理一致性、移交信息包真实性。()完整性检测:电子档案数据总量、元数据完整性、内容完整性、移交信息包完整性。()可用性检测:电子档案元数据可用性、内容可用性、软硬件环节、移交信息包可用性。()安全性检测:移交信息包病毒、移交载体安全性、移交过程安全性。 检测方案参照文书类电子档案检测一般要求
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