公司文书管理制度规定(DOC).doc
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1、制度名公司文书管理规定电子文件编码GLZD223页码8-1第一章 总则第一条 本规定的目的,在于确保文书事务正确且顺利进行,促进与提高组织管理工作的效率。第二条 所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告、会议决议、规定、契约书 、专利许可证书、电报、各种帐簿、图表参考书等一切业务用书类与公文。第三条 全部文书归公司所有并收藏,任何个人不得私自占有。第四条 必须严格保守文书的机密。第五条 文书按下列要点处置或办理:1凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等,一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则,必须明确责任。2须请示审批即使在紧急状况下,以口头或电话
2、形式处置的事项,事后也必须以文 书形式记录下来。 第六条 文书的主管原则规定如下:1文书的收发、领取与寄送,原则上由总公司总务部庶务科负责。 2分公司或分支机构的文书主管,另有文书管理细则作出规定。第二章 文书的收发第七条 到达文书全部由文书主管科室接收,并按下列要点处置。1一般文书予以启封,分送各部门、科室。2私人文书不必开启,直送收信人。3须请示审批分送各部门、科室的文书若有差错,必须立即退回庶务科。第八条 节假日等规定工作时间外到达的文书,由值班人员接收后转交庶务科。 签发人责任人签名制度名公司文书管理规定电子文件编码GLZD223页码8-2第三章 文书的处理第九条 文书按机密程度可分为
3、以下几类。1.须请示审批绝密。指极为重要并且不得向公司内外无关人员泄漏内容的文书。2.须请示审批秘密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书 。3.外密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。4.普通。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西,则另当别论。 5.传阅。指在本公司内广为传阅或传达的文书。第十条 普通文书的处理原则如下。1.由科长以上级别的主管,负责对文书进行审阅、回答、照会以及其他必要 的处理;或者指定下属对文书进行具体处理。2.如果遇到重要或异常事项,必须及时与上一级主管取得联系,按上级指示办理 。3.如果与各部门、科室有关联的事项,必须经与各部门、科室的
4、会议后方能予以处理。第十一条 机密文书的处理原则如下。1.机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。2.指名或亲启文书的寄发,原则上在封面上注明文书所涉及事项的要 点,注明发文者姓名,由发文者封缄。3.到达的指名或亲启文书,原则上由信封上所指名者开启,其他人不得擅自启封。 如果某主管在职务上有权替代来件所指名者,不受本条规定约束。 签发人责任人签名制度名公司文书管理规定电子文件编码GLZD223页码8-3第十二条 文书的阅览原则如下。1.某文书被阅览后,阅览者必须签字划押,表示已经阅览完毕。有必要的情况下, 在文书的空白处填写阅览后的意见,转给或交还文书的 主管。2.有必要在各部门、科室传阅的文
5、书,必须附上“传阅登记簿”,按传阅 登记簿规定栏目填写,并最终交还文书主管。第十三条 与各部门、科室有关的文书,在处理意见上如果存在分歧,则由文书的主管部门出面进行协商;如果不能协商一致,上报或请示高一级领导,由上级裁决。第四章 请示审批第十四条 请示审批是公司经营的一项重要程序,凡公司经营重要事项,都必须经请示,获得董事会、总裁、专务董事和常务董事审查、裁决和下文批复之后,方能实行或行事。第十五条 须请示审批事项如下。1职务及重要人事安排。2各种制度性规定的变更。3重要契约的缔结、解除与变更。4诉讼行为。5.与官方机构有关的、各种重要的请求、回执、申请等等。6.土地、建筑物以及事务所权利的购
6、买与转让。7.大额馈赠、谢礼,以及宣传广告费用的开支。8分支机构的增变与升格。9预算与决算事宜。10借款与贷款,以及借贷银行的开设与变更。11须请示审批重要或高额物品的采购,不急用或不需要物品的转让与廉价出售。 12须请示审批定期或不定期刊物的发刊、修改与废除,以及费用开支的修订。13. 有关公司经营的重要计划与企划。14其他上述未涉及的重要事项。 签发人责任人签名制度名公司文书管理规定电子文件编码GLZD223页码8-4第十六条 须请示审批者为分公司主管、分店主管,以及以此基准确定的 主管领导。第十七条 须请示审批的提案文书,必须进行认真斟酌,以便能顺利地予 以实施。 第十八条 请示审批的事
7、项,必须以提案文书的方式,经主管呈交总部。如果事情紧急,允许直接以非文书形式请示,但事后必须尽快撰写请示提案文书上报。第十九条 请示提案文书的内容和顺序,包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书一式多份,分送有关部门如业务部门、印刷部门、总务部门和财务部门等等。第二十条 请示提案文书必须编号,并注明起草或请示者,所属分支机构及部门、 科室,并及签名盖章。第二十一条 请示审批内容一旦被上级认可并作出决定,则以请示提案书(副本) 替代批复返回请示部门执行。第二十二条 请示提案原本由总务部、庶务科保管。第五章 文书的制作第二十三条 文书制作要领如下:1请示审批文书必须简明扼要,一事一议。语言措词力
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