物业管理公司财务管理制度.doc
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4、的资金和资产,组织 日常财产运作和会计核算,协调财务开支,真实地、系 统地、全面地反映公司的经营状况,监督各项财务计划 的执行情况。 1 会计制度 1.1管理处的业务范围,所属国内行业,执行其所属行业之会计制度。 1.2执行公司统一规定的会计制度。 2 会计年度 2.1为了符合国内会计法要求,管理处需按国内规定的会计年度,即自公历1 月1日起至12月31日止,编制一套符合国内要求的会计报告。 3 记帐本位币 管理处记帐以人民币为单位。 4 收入和费用的确认 管理处正确划分资本性支出和权益性支出,对各项收入和费用的确认采用权责发生制原则。 2. 公司内部财务管理的基本工作 2.1财务汇报流程 1
5、. 财务汇报流程 1.1 管理处财务每月定期向项目中心物管部报告。 1.2 物管部财务每月定期向项目中心财务部报告。 2. 财务汇报格式 2.1 为统一口径、便于汇总,管理处统一使用公司总部规定的财务报告格式。 3. 财务报告分类 3.1月报、季报和年报 4. 财务报告组成及内容 4.1 财务报告组成按公司总部统一规定编报,其主要报告有: 4.1.1 资产负债表; 4.1.2 损益表; 4.1.3 现金流量表; 4.1.4 其他报表(包括但不限于固定资产,应收账,应付账,收入明细账等)。 4.2财务报告中管理处核算或反映的内容按公司总部统一规定执行。 5. 财务报告提交与审批时间 5.1季报应
6、于每月5日以前、年报应于年度终了10日内,报公司总部物业经理审批。 5.2公司总部物业经理应在收到管理处财务报告次日起3日内审完,并将财务报告 返还各管理处。 6. 对外公布资料:按广州市物业管理办法每季公布收支表给业户查看。 2.2预算及审批预算流程 1.预算制度 1.1管理处的一切财务收支活动都要按财务预算执行,受财务预算的制约; 1.2管理处的财务预算由年度财务预算、季度财务预算组成; 1.3管理处的财务预算要树立全局观念,搞好综合平衡,做到统筹兼顾; 1.4财务预算需经地区总监审批后才能执行; 1.5预算编制禁止巧立名目,弄虚作假。 2.预算编制根据 2.1 管理处业务范围及工作方式;
7、 2.2 管理处所在地区生活及工资水平; 2.3由管理处付薪的员工人数; 2.4 管理处拥有或控制的固定资产的构成及数量、价值等; 2.5租赁的房屋、设施等的数量及价格; 2.6 其他 3.预算编制、审批及拨款流程 3.1前季度第二个月月末各管理处部门向财务提供预算所需数据,然后财务部按总 部统一规定之预算格式编制。 3.2 管理处在前季度第三个月第一个星期,将预算报物业经理审批。 3.3物业经理收到各管理处预算,在10日内审批完成。 3.4 审批完毕后,交地区总监最后审批,审批于5日内完成。 3.5 审批后的财务预算,及时回复各管理处并通知公司总部(项目中心)财务部。 3.6公司总部财务部根
8、据审批后的管理处预算的拨款金额、拨款时间等,及时为各 管理处拨款。 4.预算与实际对比 4.1 各管理处的财务报告,要有反映预算数与实际完成数对比资料; 4.2 实际完成数大于预算5%以上时,要有文字说明; 4.3 实际完成数小于预算10%以上时,要有文字说明; 2.3审批管理 1. 营运开支审批 1.1 范围:非业主,住客按金/基金等的物业管理处营运开支,一般多于RMB500。 1.2 申请程序 1.3 未经批准和有效报销前的支出当个人借款处理 1.4 审批权 1.4.1物业管理处主管可签批支付每单不多于RMB500。 1.4.2物业管理公司物业经理可签批支付每单RMB3000或以下。 1.
9、4.3物业管理公司财务总监(即项目中心财务总监)加签每单RMB3,000至 RMB30,000。 1.4.4物业管理公司总经理(即项目中心地区总监)加签每单RMB 以上。 1.4.5有效合同或预算。 1.5 复核 2. 备用现金开支审批 2.1最高存放金额:RMB5,000;申请现金补充备用现金金额:RMB500;存款应付约一 星期需要。 2.2备用现金适用范围:难以用支票形式支付的小额支出,一般不多于RMB200。 2.3申请程序。 2.4未经批准和有效报销前的支出当个人借款处理。 2.5审批权 2.5.1物业管理处主管可签批支付每单不多于RMB300 2.5.2物业管理公司物业经理可签批支
10、付每单RMB300以上 3. 合同方面 3.1 如已有合同之约束,及既定协议之金额,则由物业经理签批后便完成审批。 3.2 未有合同,则按如下情况 3.2.1 对外签约(备预算) 3.2.1.1 预算金额 30,000元或以上 审批: 总经理 3.2.1.2 预算金额 3,000-30,000元或以下 审批: 财务总监 3.2.1.3 预算金额 3,000元以下 审批: 物业经理 3. 货币资金及往来帐项管理 3.1现金管理 1.现金处理 1.1管理处的现金管理由现金出纳和会计负责,现金出纳,应每天登记当天的现金 收支记录及整理有关凭证资料,管理处负责人可以随时监督检查。 1.2管理处办公室应
11、储存适量现金,现暂定500元,足够3-5天内的日常零星开支。 现金存量在规定的限额内。当现金余额到达现金存量下限时,由出纳通知会计, 并准备支票由物业经理签署后提取现金。 1.3现金出纳根据管理处开支情况,提出现金存量上下限报总部物业经理批准。 1.4办公室应把现金储存于保险箱内。 1.5保险箱密码与保险箱锁匙由二人分别持有管理,未得物业经理批准不得移交第 三者。 1.6出纳与会计每周末及月末下班前进行现金盘点;由出纳填写现金盘点登记表两 人共同签字。月末盘点,会计核对现金帐无误后,再由会计及出纳共同签署确 认帐物相符。管理处负责人可以随时进行监督盘点。出纳每日必须登记现金日 记帐, 保证账目
12、与现金数额相符,并每月与会计对帐。 2. 现金提款 2.1 管理处每月的用款由项目的专用帐户开支。 2.2 管理处现金储存量在规定限额内(现暂定在不超过5,000元。每当现金余额 到达现金存量下限(500元)时,出纳要通知会计,并准备转帐支票预约签署。 财务部要每月咨询管理处主管,建议财务部主管修订现金存量上下限。 2.3 每次提款由出纳负责安排,管理处派员与出纳一同提款。 3.2按金管理 1.退还装修押金及装修工作证押金程序 1.1 装修后3个月内,管理处对已装修单位验收合格后,填写装修按金发还申请表,并附上文件凭证. 1.2 管理处经理签名同意后可予以退还装修押金及工作证押金。 1.3 财
13、务核实发还申请表后才发放款项。 3.3支出报销流程 1. 支出简化流程 1.1各部门需指定一人与财务部对口办理有关支出报销管理工作。(其他人员支 出报销亦统一由部门与财务部对口) 1.2 部门任何支出,先向财务部索取付款申请表,填好后连同有关单据合格、 发票等并作背书,经部门负责人核实签字。 1.3 管理处经理签批后,再交财务部核对。会计核对后,将付款申请书及有关 单据交财务部出纳。 1.4出纳登记现金日记帐,将签署后的付款申请书与发票、原始凭证等交会计。 1.5财务部会计入帐,制作凭证。 1.6若要开支票,会计负责准确支票并安排盖章。 1.7遇到物业经理审批权限以外,需要总部审批的支出,由物
14、业经理与有关高层 预约时间审批。 2.支出报销时限 2.1由管理处负责人确定每周的某段时间天为报销日期,非特殊情况,其他时间不审 批报销。 2.2管理处人员有因工预借款项,应在完成业务返回管理处后3日内报销结帐,对有 特殊情况的其清帐日期亦不得超过30天。出差前领款亦不可以早于出差前3天领款。 3.现金预支 3.1管理处货品购买,尽可能地使用非现金结算方式 。 3.2预借现金必须填写借支单,经管理处主管签字后,向出纳领款,副本留在出 纳处,正本予会计入帐,但出纳及会计要在副本上签署确认。预借现金必须在 借出日起3日以内归还/清帐。清账前,借款人需个人承担借款责任;每次借款 不得越过人民币300
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