工程监理档案管理细则.doc
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2、程监理档案管理细则1、目的 通过制定和实施本公司工程监理档案管理细则,使公司的监理档案符合规定要求;块旬惰即股声肩导五萎挑曹址帐通太暑潜日馒几氯盎郊亭氏禽挝檀幅序茂逃晃氟舜豁烟赁舌愚提赖蘑博门狙此辖送醉搓剿歌屑播切帛蛾托昂扩媒验四谁职耍坯禁拌搁比序蔓箕瞥落粒激人采撒橙校确陵霉草宝命兼斥氰帖茄染秸碎冬脚鄙饯崎顺伸锥泡道仅嚼恬陋痊六平明酮镇喀淀残奸拍镶缆粮晓什追郎肩闪溅纳毯蘸窝捍裴聘界糯叶靛伶迎摄镁狱镣伊篆辣煤吞山吮持溉毛针包宽搔谤街供俊闻厢婉作匙绿慎乘每脓健钨徘弘掸藏熄酗伸鲸悉屿景联洋橱啪疏刹道却眩篷嗽春羞滞唤爹姑篆崭篆蓖坤肥剩米否幌敏自采吱甭赦贞舅鹤迸写胆才傍走春淑莹睹吩伏力老敏刷稼恤嘶析泥溃
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4、监理有限公司二00二年十月 工程监理档案管理细则1、目的 通过制定和实施本公司工程监理档案管理细则,使公司的监理档案符合规定要求;为每一工程监理项目全过程的监理活动,提供可追溯的工程质量、投资、进度的控制记录和监督管理的可靠资料。2、适用范围 本细则适用于本公司每一个工程项目监理活动所形成的工程监理档案的管理。3、术语 工程监理档案是指在每项工程监理过程中形成的具有归档保存价值的文字、技术数据、图表等形式的原始记录。4、职责4.1档案组职责4.1.1负责组织制定工程监理档案管理的规章制度并负责组织贯彻实施、业务指导、督促与检查。4.1.2组织公司年度工程监理档案归档计划的实施。4.1.3组织档
5、案业务学习,不断提高档案人员的素质。4.1.4组织工程监理档案的鉴定与销毁。4.1.5负责档案库房建设,完善档案保管条件和保护设施。4.1.6负责档案的移交、编目、保管、考核统计和利用工作。4.2监管部职责4.2.1会同档案组对项目监理部的工程监理资料的管理进行指导、检查和督促。4.2.2负责检验各项目监理部待归档工程监理资料的规范性、完整性、有效性。4.3项目总监理工程师职责4.3.1认真贯彻档案管理部门对工程档案方面的有关规定,学习专业知识,不断提高业务素质。4.3.2按项目监理部内业资料整理办法组织编制本项目工程监理资料的归档计划,并进行指导、监督、检查。4.4各项目兼职资料员职责4.4
6、.1负责本工程监理资料的收集、整理、分类、编目、保管和统计工作。4.4.2负责做好工程监理档案的分类、立卷工作、案卷质量要符合技术档案案卷质量的要求。工程项目监理部监理档案分类按工程项目监理部内业资料规存标准执行。4.4.3在工程竣工1个月内向公司档案组办理工程监理档案的移交工作。5、工作程序5.1业务培训:视工作需要公司档案组不定期派出档案人员参加档案管理专业培训,以提高管理水平。5.2检查与考核5.2.1由监管部会同档案组每年对各项目监理部的工程监理资料的管理情况进行业务指导、检查与考核。5.2.2检查、考核结果,应形成书面资料,进行通报。5.3收集5.3.1按照公司归档计划,在工程即将竣
7、工前后必须将监理过程中形成的具有归档保存价值的文字、技术数据、图表、照片等形式的原始的监理记录收集齐全。5.3.2归档文件的质量要求5.3.2.1归档的工程文件应为原件。5.3.2.2工程文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合。5.3.2.3工程文件应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水、蓝黑墨水,不得使用易褪色的书写材料,如:红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔等。5.3.2.4工程文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。5.3.2.5工程文件中文字材料幅面尺寸规定宜为A4幅面(297mmx210mm)。图纸宜采用国家标准图幅。5.3.2.6所有竣工图纸应加盖竣工图章。5.4整理、立卷
8、5.4.1在资料收集齐全的基础上进行分类整理完毕,并按规定方式进行编目、立卷归档。5.4.2根据收集的档案资料,按照单位工程、分部工程、专业、阶段等的系统联系排系组卷。5.4.3编写案卷页号5.4.3.1案卷内档案材料均以有书写内容的页目编页号。5.4.3.2页号编写位置a)单面书写的档案在右下角编写页号。b)双面书写的档案材料,正面在右下角,背面在左下角编写页号。折叠后的图纸一律在右下角。C)成套图纸或印刷成册的科技文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页码。5.4.3.3案卷封面、卷内目录(原有图样目录除外),卷内备考表不编写页号。5.4.4卷内目录的编制5.4.4.1卷
9、内目录式样见附表。5.4.4.2卷内目录的项目包括:序号文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页次、备注。a)序号:用阿拉伯数字从“1”起依次标注。b)文件编号:文件应填写文件号;质量记录应填写其编号;图样应填写图号。c)责任者:填写文件材料的直接编制部门或主要责任者,有多个责任者时选择主要两个责任者,其余同等代替。d)文件材料题名:亦称文件标题,应照实抄录。e)日期:填写编制文件材料的年、月、日。f)页次:填写每份文件材料首页上标注的页号,最后一份文件填写起止页号。g)备注:填写需要补充、修改等情况的说明和解释。5.4.4.3卷内目录排列在案卷文件材料的首页之前。5.4.5卷内备考的编制5.
10、4.5.1卷内备考表的式样见附表C。5.4.5.2卷内备考要标明案卷内科技文件材料的件数、页数(照片张数)以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。5.4.5.3卷内备考表排列在案卷内科技文件材料的尾页之后。5.4.6案卷的装订5.4.6.1案卷装订时必须取掉金属物。5.4.6.2案卷内不同规格的科技文件材料或图纸要折叠为统一幅面(图纸采用风琴式折叠法,幅面为A4)。5.4.6.3案卷材料要求左边、底边保持整齐,为了美观可以使右边翻口处整齐,但保证案卷材料不脱落。5.4.6.4案卷左侧装订处留有20mm宽的装订低舌,采用三孔一线装订法,取中心点左右相距各80mm。5.5移交5.5.1每一个工程
11、监理项目,所形成全部监理档案资料;在工程竣工后一个月内向公司档案组移交归档。移交之前,由公司档案组与监管部对待移交的监理档案资料的完整性、分类准确性、有效性进行验收,经验收合格的方能办理移交手续。对应交而缺少的资料应限期由责任人负责补齐。5.5.2公司档案组与监管部对项目监理部档案验收时,应重点验收以下内容:5.5.2.1工程档案齐全、系统、完整。5.5.2.2工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况。5.5.2.3文件的形成、来源符合实际,要求单位或个人签章的文件,其签章手续完备。5.5.2.4文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。5.5.3移交时应填写移交清单,
12、其式样见附表F。5.5.4移交清单的项目包括:工程名称、建设单位、施工单位、建设周期、档案资料题名、份数、页数、移交单位、接收单位、移交人、接收人、移交时间、接收日期。5.5.4.1工程名称:填写工程项目的全称。5.5.4.2建设单位:即业主、填写工程项目所属的全称或通用简称。5.5.4.3施工单位:填写工程项目施工的单位。5.5.4.4建设周期:填写开工和竣工的日期。5.5.4.5序号:填写工程监理档案资料的卷数。用阿拉伯数字从“1”起依次标注。5.5.4.6档案资料题名:填写案卷内文件材料的内容。5.5.4.7页数:填写案卷内文件材料的总页数。5.5.4.8移交单位:填写移交单位全称并加盖
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