国企基础管理体系有关规定.docx
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1、工程有限公司基础管理体系有关规定章 总 则条 为建立健全质量、职业健康安全、环境、能源、风险、内控等基础管理体系,规范公司在基础架构、职能、制度、流程、记录等方面的管理行为,加强公司内部审核、管理评审、持续改进、有效文件等方面工作的管理,落实基础管理体系职责,根据国家有关法律法规、部门规章和规范性文件制定本规定。条 企业管理科是工程有限公司(以下简称公司)基础管理体系的主责部门,负责基础管理体系的认证、监督、指导、协调。公司各单位应按本规定要求建立管理体系,明确职责、理顺流程。第三条 本规定适用于各分公司、公司所属各项目(以下简称公司各单位)、机关各科室。各分公司、公司各单位、机关各科室应严格
2、贯彻体系规范要求,坚持持续改进的原则,确保公司管理体系的有效性和适宜性。章 职 责第四条 公司最高管理者(即法定代表人)负责公司管理总手册的批准和发布,委派管理者代表,听取内审结果,主持管理评审活动。第五条 管理者代表主要职责:(一)组织公司管理总手册、部门工作手册的编写和审核;负责部门工作手册的批准和发布。(二)批准公司年度内部审核计划、审核实施计划、审核内审组成员并任命审核组组长;审批内部审核报告,向最高管理者报告内部审核结果,监督纠正措施和预防措施计划的跟踪验证。(三)负责组织公司管理评审活动,并负责报告管理体系的运行情况及评审后跟踪检查工作。第六条 机关各科室主要职责:(一) 机关各科
3、室通用职责1.负责本部门部门工作手册相关内容的编写、修改工作。2.推荐内审员,组成内审组,开展公司管理体系内部审核工作。3.负责本部门管理体系运行中纠正和预防措施的制订和实施,并配合企业管理科、安全监督科、技术质量科等体系牵头部门对所属单位纠正和预防措施的控制进行相关的监督、检查和验证工作。4.根据公司管理者代表的指令收集、汇总、整理并提供与本部门工作有关的评审所需的书面资料,提交管理评审会讨论,并负责落实与本部门有关的纠正和预防措施的实施与跟踪验证,做好记录。5.积极落实管理评审结果,根据上级要求、纠正控制措施、管理评审结果及日常制度运行情况,修订完善制度、流程、工作手册等体系文件。6.负责
4、本部门持有文件的使用和保管工作,并按规定协助综合办公室进行及时归档,编制本部门现行有效文件清单(附件9)于每年12月中旬向企业管理科提交。(二)企业管理科1.负责管理体系文件的管理工作,负责组织建立公司管理体系,以及组织体系的认证审核、监督审核和复评,负责管理总手册的编写、更新,负责组织公司机关各部门编写、更新部门工作手册。对批准发布的管理总手册、部门工作手册进行登记、编号、标识、发放、更改、作废和处置,并负责根据各科室上报的有效文件清单(附件9)编制公司现行有效文件总清单(附件10)。2. 负责编制公司年度内审计划,提交公司管理者代表审批;负责组建内审组,组织实施对公司机关和公司各单位进行内
5、部审核;负责汇总内审中发现的问题及不符合项,编写内审报告,提交到公司管理者代表审批;根据公司管理者代表的批示意见负责纠正及预防措施计划的跟踪工作。3.负责编制管理评审计划,负责收集、汇总、整理并提供评审所需的书面资料;安排评审会务,编制、分发、保管管理评审报告等与管理评审有关的其他工作。4法律办公室负责法律法规的收集、监督管理工作,公司机关各科室负责收集其职能范围内的法律法规,负责开展本部门的合规性评价,由法律办公室进行归口汇总、监督、指导。(三)综合办公室综合办公室负责公司内部、外部行政公文的收发、登记、催办、审核、送签、编号、保管、立卷、归档和销毁的控制。负责管理总手册、部门工作手册、规章
6、制度等以及属于工程竣工文件材料归档范围内的工程竣工资料等的存档工作。(四)技术质量科1.技术质量科是负责质量管理体系运行不合格纠正和预防措施控制的主管部门,负责对纠正和预防措施的控制进行监督、检查和验证。2.负责各项技术标准、规范、规程、工法、技术资料等专业技术性文件的标识、发放、更改、存档、作废的控制。(五)安全监督科安全监督科是负责环境和职业健康安全不合格及管理体系运行不合格纠正和预防措施控制的主管部门,负责对纠正和预防措施的控制进行监督、检查和验证。第三章 管理体系培训教育第八条 公司总经理、管理者代表、企业管理科科长、安全监督科科长、技术质量科科长、体系主管、各科室内审员,所属各项目经
7、理、项目总工、主管生产的副经理、安全总监、安全环境质量分管部长、工程部部长及涉及职业健康安全、质量、环境管理人员应接受管理体系培训教育,培训教育应有记录可查,其中机关各科室、公司各单位内审员必须取得认证机构颁发的内审员资格证。第九条 公司企业管理科应利用多种形式开展宣传、培训、教育活动,保证管理体系主要人员掌握管理体系的内容要求。根据管理体系需要、管理体系规范更新情况与人力资源科联合开展内审员取证培训教育活动。第四章 管理体系文件第十条 管理体系文件包括管理总手册、部门工作手册、管理流程汇编、项目管理手册、规章制度汇编、有效文件清单、记录清单、外来文件、行政性公文等。第十一条 体系文件的编制和
8、批准(一)管理总手册由企业管理科编制、整理,统一排版、编号,由企业管理科科长初审后,提交公司管理者代表审核,最后由公司最高管理者批准和发布。(二)部门工作手册由各科室编制,经各科室主管领导审核,交企业管理科整理,统一排版、编号,由企业管理科科长统稿把关后,提交公司管理者代表审核,最后由公司管理者代表批准和发布。(三)规章制度和管理流程的编制批准详见规章制度和流程管理办法要求。行政性公文的编制审批详见公文处理办法,体系文件的编制格式详见体系文件编制说明(附件4)。(四)文件的标识1.管理总手册、部门工作手册均为受控文件,在发放时由企业管理科在文件的封面上加盖“受控”印章,并标注持有者编号。2.受
9、控文件因换版作废时,根据通知,文件的持有项目和科室应自行加盖“作废”印章或撤出销毁。仍需保留原版文件的部门,应在原版文件的封面上加盖“作废留存”印章。3.规章制度分别由各部门进行标识,加盖“有效”、“作废”或“作废留存”印章。(五)文件的发放1. 管理总手册、部门工作手册由公司管理者代表确定发放范围,企业管理科根据发放范围将文件发放到科室或个人,领取人员应在体系文件发放登记表(附件5)上签收。2. 规章制度由各科室科长同分管领导确定发放范围,由办公室负责发放,并在公司内部网站上公布,同时以电子文档和书面形式将规章制度提交企业管理科,便于企业管理科整理汇编。3. 行政性公文由综合办公室负责按规定
10、发放。(六)文件的接收和保管1.各类文件收到后,各科室应进行收文登记(不做统一规定),处理完毕立即归档。2.受控文件的持有者或科室应该妥善保管、使用自己持有的受控文件,并负责对文件保密,不得私自外借、标注、涂改、复印和毁损。3.临时借阅体系文件时,需经持有部门领导批准,使用后应及时归还。4.外来文件管理技术质量科每年年底对本年度技术标准、规范、规程等外来文件清理一次,清理结果公布在公司内部网站上发布供各项目使用,防止施工现场使用作废的法律法规、标准、规范、规程。法律办公室负责法律法规的收集管理工作,公司机关各科室对业务范围内的国家法律法规进行收集,对国家法律法规、上级机关管理制度、上级机关来文
11、应做收文登记并结合本公司实际制定相应的规章制度下发各所属各单位执行,同时将原文归档保存;如直接引用执行的国家法律法规、上级管理制度,应保存好原文。公司各单位按各自的规定,做好对业主、监理提供的施工图纸、文件等外来文件的控制。(七)文件的更改1. 体系文件的更改由相关科室根据体系运行情况提出更改意见,填写体系文件更改申请单(附件6)经科室分管领导审核,报企业管理科确认后由公司管理者代表审批,批准后由提出文件更改的科室填写体系文件更改通知单(附件7),一式两份,本科室留存一份,交企业管理科一份。由企业管理科通知全公司该体系文件的持有单位或人员。2. 体系文件字、句、段落修改,可直接在手册中修改;若
12、字、句、段落修改次数太多可以根据情况进行换页、换节、换章;修改章、节太多可进行换版。字、句、段落修改或换页、换节、换章,由公司管理者代表批准和发布;换版由最高管理者批准和发布。3. 接到“体系文件更改通知单”的科室或人员,需及时按该通知单的要求进行更改,并填写“体系文件更改记录”。4. 规章制度的修订、更改应按公司规章制度和流程管理办法的规定执行。(八)文件的换版、作废及处置1管理总手册、部门工作手册的换版(或换页)经再次评审和公司管理者代表批准后,原版(或原页)文件即予作废。作废文件处置结果填入“体系文件更改记录(附件8)”。2. 规章制度以新规定取代原规定的,以及作废规章制度处置执行公司规
13、章制度和流程管理办法等相关规定。(九)现行有效文件清单的填写。公司各科室每年12月中旬将科室本年度下发的规章制度和收集到的外来文件进行整理并填写现行有效文件清单(附件9)交企业管理科汇总成现行有效文件总清单(附件10)。第五章 记录第十二条 记录的分类(一)与产品质量有关的记录,如进场材料的检验、试验记录、工程验收记录、工程质量检查、评定记录、事故处理记录等。(二)与管理体系运行有关的记录,如管理评审记录、投标评审记录、内部审核记录和检查记录等。(三)来自供方的有关记录,如材料供方提供原材料的质量合格证书、材质单等,工程供方提供工程符合规定要求的记录。(四)与职业健康安全和环境管理有关的记录,
14、如安全检查隐患整改指令书、各项安全、环境管理检查记录等。(五)各项专业工作的检查记录、调查资料、总结、报告、统计资料等。(六)各项业务工作的记录,如,报表、台账、各种单据等。第十三条 记录的要求(一)记录可采用文字、表格、数据、图表、照片、音像(磁盘、光盘)等形式。(二)记录表格的格式1.各科室应根据工作需要制定统一规定的记录表格格式。2.业主及监理有规定的表格,按其要求办理。3.环境和安全方面国家或法律、法规有规定的,按国家和法律法规规定执行。(三)记录表格的填写1.表格必须由有关人员、单位签字或盖章后方可生效。2.表格中记录有更改时,更改人应在表中备注处或更改内容附近处签名(或盖章)。第十
15、四条 记录的标识(一)表格的标识以编号来表示。编号的方法按体系文件编制说明(附件4)执行。(二)文字性的资料的标识以名称或编号来表示。(三)不易编号的记录如软盘、录像带等可不用编号,但要在有效目录清单(卷内清单)的备注栏上说明其标识方式。第十五条 记录的收集(一)各科室、各单位按规定要求收集记录填写部门记录清单(附件11,需上报的应按规定要求及时上报。(二)供方提供的记录,应由各科室、各单位负责收集、保存,如有必要,应报公司对口部门存档备查。第十六条 记录的保管(一)机关各科室及公司各单位要设专人负责本部门或本单位相关记录的保管工作。机关各科室工作人员应负责保管本人工作中发生的各种记录。(二)
16、记录应立卷建档,填写卷内目录,便于存取、检索、查阅。(三)记录的保管部门要提供适宜的环境(温度、湿度等)和设施(铁箱、木柜等)用于记录的保管,避免记录遭到损毁、霉烂、变质,确保其完好、齐全。第十七条 记录的归档(一)需交公司归档的记录由各科室、各单位收集装订好,并根据公司档案管理办法的要求移交公司档案室归档。(二)与产品有关的记录文件保存期限按综合办公室归档文件整理办法执行。第十八条 记录的查阅 (一)记录的保管部门要对保管的记录进行编目,记录的编目方法按照“方便检索、方便查阅”的原则由保管部门根据实际需要自行确定。 (二)合同如有要求,在规定的期限内,记录可供业主和监理查阅。(三)借阅记录时
17、,应在记录借阅登记表(附件12)上进行登记。使用完后,及时归还。第十九条 记录的处理(一)保管人员随时检查记录的保管时间,一旦发现超出保存期限的记录应即行撤出。(二)对超出保存期限的记录,保管部门应按照公司档案管理办法,指定专人予以销毁处理,处理的时间由部门或单位负责人根据实际情况确定和签署。第六章 内部审核(内审)十条 组建内部审核组公司机关内部审核组由各科室内审员组成,公司管理者代表委派审核组组长。十一条 内部审核组组长职责(一)制定每一次的审核实施计划,进行组内分工,组织审核。(二)负责与受审核单位领导、巡查项目经理交换审核意见,编制审核报告。(三)负责向公司管理者代表报告审核情况,提出
18、改进建议。十二条 审核员职责(一)按本规定准备、实施及报告审核工作。(二)评审、确认纠正措施并填写不符合(观察项)报告(附件14)。(三)在受公司管理者代表委派时,对以前审核中,受审核单位提出的纠正措施完成情况进行验证。十三条 内审程序(一)编制年度内部审核计划1.根据公司管理体系运行情况,每年年初由企业管理科编制该年度的内部审核计划,审核的范围、时间、频次和方法应取决于其现状和重要性,并考虑前几次所发现的问题。2.审核计划应呈交公司管理者代表批准。3.审核计划的内容审核目的;审核范围;审核依据;审核工作时间的初步安排。4.公司每年对机关进行一次内部审核,对所属项目进行一至两次内部审核。对机关
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