ED2-002-记录管理程序.doc
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4、 人事行政部 售服部 品保部 仓储部 PMC部 工程部 采购部 资管部核 准 :作 成 : 审 核 :文 件 内 容 变 更 记 录序版本修 改 日 期变 更 原 因变 更 内 容1A2011/04/14新建1. 目的:确保本公司各项记录之完整性,并被妥善保管,需要时能迅速调阅,并作为日后追溯的依据,以证明各项委外加工生产作业符合本公司既定要求和顾客规定要求,保证本公司管理体系得到有效运作。2. 范围:适用于本公司所有管理体系所产生之记录:即与本公司质量/环境体系有关产品和原/辅材料的采购、制造(包括样件制作生产、试生产、批量生产等)、检验和试验及校准、仓储、包装到交付各阶段作业的记录(包括顾
5、客指定的记录和供货商提供的记录及以硬拷贝或电子媒体等形式存在的记录)。3. 职责:3.1. 文控中心:负责质量/环境记录的管理及监控,负责编制记录控制一览表,备案各类记录的样本。3.2. 各职能部门:负责相关记录的标识、收集、编目、归档、储存、防护、保管、处理和销毁等管理。4. 定义:4.1. (质量)记录:是指公司按照(质量)体系文件实施过程中的档化的证据和记下的结果。5. 作业内容:5.1. 记录表单的设计新增:表单由各使用部门设计新增,经部门主管核准后填写内部联络单,交文控中心列入记录控制一览表及由文控中心提供表单编号并附样管理,按程序文件中的要求使用。5.2. 记录表单的编码:5.2.
6、1. 表单编码按文件资料管理程序执行。5.2.2. 各部门使用的记录表单必须与记录控制一览表附样中规定的表单一致。5.3. 记录表单的收集5.3.1. 文控中心编制记录控制一览表,将本公司所有与体系运行有关的记录汇总,包括名称、编号(版本)、保存期、使用部门等内容,交管理者代表核准,并汇集备案记录的原始样本。5.3.2. 文控中心每季度一次将记录控制一览表的最新版本和样式与相关部门之文件数据管理员校对,以使相关部门明确正在使用的表格是否最新、是否已改变版本。5.3.3. 各部门记录负责人每月底对各项记录进行整理、保管。5.4. 记录表单的填写:5.4.1. 不得用铅笔、红色笔书写填写,可采用黑
7、、蓝颜色的钢笔、圆珠笔或水性笔等填写,字迹要正确、清楚,不得遗漏、不得随意涂改。修改应能准确识别并有签字或签章。5.4.2. 记录填写要完整、详细:须及时填报(包括填写人、审核人签名栏),不允许采取错报,虚报和瞒报等弄虚作假行为,填写人、审核人不可代签别人的名字。如有不需填写的项目,可在该栏内以“N/A” 表示。如该表格填写行以下部分完全空白不需填写时,应注明“以下空白”字样。5.4.3. 各种记录填写的内容需更改时,应由采用单杠划去原数据,更改者在更改处签字。5.5. 记录的保管/防护5.5.1. 凡电子媒体的记录、保管与防护,相关单位按文件资料管理程序执行。5.5.2. 各部门记录的保存期
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