会议摆放及服务标准.doc
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1、第一章 会议厅(室)服务规范会议厅(室)环境规范一、环境规范礼仪规范整洁干净 安静隔音 光线柔和照明适宜 空气新鲜 温度适宜有良好的装饰效果二、环境标准厅地面、墙面、窗户无尘土、无污迹、无裂痕、无杂物,按时擦拭干净整齐。厅内无噪音、功能区域、划分合理,客人开会互不干扰。厅隔音效果好,能有效保护会议内容不被泄漏。厅灯光设计和采光效果附合各项商务活动和会议需求,并能起到装饰和调节气氛的作用。厅新风供应量充足,通风流畅,空气新鲜,空气质量达到国家标准。厅内温度、湿度适宜,室内无静电、无污浊飘浮物、无异味,室内环境布置、家具和办公用品的配置能满足安全、方便、舒适、实用的使用需求,装饰有适当的绿色植物、
2、鲜花、饰品等,能使客人在视觉上得到充分的放松。会议(会场)布置规范一、布置规范礼仪规范会标醒目端正 台形规范整齐 设备状态良好二、操作标准会议会场的布置因会议种类、规模不同而有所不同,服务员需掌握会标使用规范、台形设计规范、会谈台形布置规范、会见台形布置规范、签字仪式会场布置规范、视听设备使用规范,以便为与会客人提供优质的服务。会标使用规范会标及揭示会议主要议题的文字性标志,一般以醒目的横幅形式悬挂于会场背景墙上,或用计算机制成幻灯图片映射于投影幕布上,会标的使用规范包括字迹要规范、醒目,内容言简意赅,上横幅的字以不超过13个字为宜,会标内容要突出会议主题,横幅以选用红色,横幅悬挂位置合理、挂
3、放端正、垂直、无褶皱、无破损。台形设计规范台形设计应与会议主题相协调,桌椅按区域摆放、间距一致,桌布、椅套及装饰布干净整洁,色彩搭配协调,有良好的装饰效果,一般会议选用普通桌布,在签字仪式及会谈等正式场合选用深绿色台呢,桌布四角直线下垂,下垂部分距地面2cm,桌布不接触地面,铺好的桌布平整无褶皱、无破洞,使用长条形桌台的椅子前沿与桌子边沿垂直间距1cm。会谈台形布置规范双边会谈的厅室一般布置长条形桌和扶手椅,宾主相对而坐,多边会谈往往采用圆桌或方桌,根据会谈人数的多少将长条桌成横一字形或竖一字形摆放,桌子的中线要与正门的中轴线对齐,桌子两侧的扶手椅对称摆放,主宾和主人的坐位居中相对摆放,坐位两
4、侧的空当应比其它坐位略宽一些,会谈桌成横一字形摆放的,主人应在背对向门的一侧就座,如果成竖一字形布置的以进门方向为参照,客人坐位在右侧,主人坐位在左侧,译员的坐位安排在主持会谈的主宾和主人的右侧,记录员一般在会谈桌的后侧另行布置桌椅就座。(如参加会谈的人数较少,也可以安排在会谈桌前就座)为了烘托会谈气氛,可以在会谈桌子正中轴线上摆几组插有鲜花的花瓶或花坛,摆放要符合规范。会见台形布置规范常见的会见台形布置为U字形,厅室正面挂屏风式挂画作为照相背景,根据实际情况有时宾主各坐一边,有时也可穿插坐在一起,客人一般坐在主人的右边,译员、记录员安排坐在主人和主宾后面,其他客人按身份在主宾一侧顺序就座,主
5、方陪见人员在主人一侧就座。签字仪式会场布置规范会场背景为会标或挂画,在会标前面是双方代表合影用的阶梯形架子,人数较少时可不设梯架,角架两侧可设常青树,合影梯架前面是签字桌,签字桌的摆放有两种方式,一种是设单独的两张方桌,双方签字人员各坐一桌,签字旗架放在各自的签字桌上;另一种是将两张长条桌并排摆放,上铺深绿色台呢。我们以长条桌为例来讲解布置规范,在签字桌的后面摆放两把高靠背扶手椅,两椅相距1.5m,在签字人员正对的桌面上摆上待签文本,文本距桌沿3cm,文本正下方离桌沿1cm处横放签字笔,签字笔笔尖一律向左。在主方签字文本左侧和客方签字文本右侧3cm处各摆放一个吸墨器,签字桌中间正前方摆放由主客
6、双方旗子的旗架,签字前布置鲜花。视听设备使用规范根据会议性质选择合适类型的麦克风,有线麦克风的摆放距离适当布线整齐,无线麦克风摆放端正、电池充足、音效好,音响设备摆放位置合理,测试效果符合会议要求,音量控制要得当,投影仪工作状态良好,布线合理,开机后预热3分钟,关机后散热2分钟再切断电源,以免损坏灯炮。会议桌摆台规范一、布置规范礼仪规范台面干净整洁 物品齐全有序 方便客人使用二、操作标准会议桌摆台要讲究规范,主要涉及托盘使用规范、便笺摆放规范、铅笔或圆珠笔摆放规范、杯垫摆放规范、杯具摆放规范、高脚水杯、小毛巾摆放规范、座位名卡摆放规范、花插摆放规范。托盘使用规范选择合适的托盘来装运摆台用品,装
7、运物品前先将托盘洗净擦干,同时装几种物品时,将重物、高物放在托盘的里档,轻物、低物放在外档;先上桌的物品在上、在前,后上桌的物品在下、在后。左小臂抬起掌心向上五指分开,抬到与左大臂成90度角的位置,以五个指度及掌圆作为支撑点托起托盘,托盘形走时要头正肩平、收腹挺胸、目视前方,脚步轻快稳健,托盘在胸前自然摆动。便笺摆放规范便笺要整齐无破损,数量够用稍有富余,将便笺整齐摆在每位客人所对桌面的正中位置,桌面直径在55cm以内的,便笺底部与桌沿距离为1cm(以一指宽为准),桌面直径超过55cm的便笺底部与桌沿距离为3cm(以二指宽为准),摆放时便笺间距一致,便笺上有会议举办地台头或店徽等,文字的看面要
8、朝向客人,便笺中心线纵向要与椅子中心线对齐。铅笔或圆珠笔摆放规范将笔摆在便笺右侧1cm处,根据桌子直径大小笔的尾端距离桌沿1cm或3cm,如有红黑两种颜色的笔,红笔摆在里侧,黑笔摆在外侧,摆放要整齐化一,笔尖朝上,笔的商标面向客人。杯垫摆放规范摆放杯垫的作用是端放茶杯时不会发出声响,不至影响开会,摆放时将杯垫摆放在便笺右上角3cm处,杯垫左边沿与内侧笔左边沿对齐,杯垫正面朝上,花纹或店徽要摆正。杯具摆放规范在摆放杯具前服务员一定要先洗手,利用消毒毛巾或消毒纸巾将手擦净,检查杯子有无破损,是否有污迹,将杯子摆放在杯垫中心部位,杯把向右与桌沿成70度角,以方便客人取用,杯盖图案与杯子图案对正,图案
9、朝向客人。小毛巾摆放规范按照客人人数准备相应数量的小毛巾,小毛巾有图案或文字的一面朝向客人,根据会场情况将小毛巾摆放在客人面前适当位置处。高脚水杯、矿泉水瓶摆放规范因会议举办要求可提供饮料服务,在茶杯上方1cm处摆放高脚水杯,标准会议一般提供矿泉水,摆台时将矿泉水摆在高脚水杯左方,毛巾托的正上方互相间距1cm。座位名卡摆放规范一般会议多用帐篷式名卡,制作时名卡的两个看面都要写上客人姓名,如果是涉外会议要用中英文双语设计名卡,字迹清晰书写规范,客人姓名准确无误,写错客人的姓名是非常不礼貌的,将名卡摆放在便笺中心的正上方,名卡间距相等,摆放端正。花插摆放规范鲜花新鲜无脱瓣、无虫、无不良气味,每组鲜
10、花不得少于3枝,花形设计紧扣会议主题,成品视觉效果美观,花插高度不超过35cm,以不挡住客人视线为宜,根据台形确定花插的摆放位置。会议厅(室)设备使用规范一、使用规范礼仪规范设备齐全 保障安全清洁干净 摆放有序专人保管 指导使用二、使用标准会议设备应满足市场变化的需求和参会者的使用需求,设备使用状态良好,随时擦试,定期清洁、消毒,保证设备干净明亮、无尘土、无污迹,由专人保管设备,取用时要轻拿轻放,码放整齐不得乱扔乱放,使用设备时有专人指导,指导时态度要和蔼、细致、耐心,边讲授边进行指导,保证客人能正确使用。有专职人员负责播放音响设备,播放前要主动与会务组沟通,掌握播放时间,保证播放效果,播放中
11、要坚守岗位。每日使用前要认真检查会议设备,保证设备运转安全,并要严格的使用登记制度。1、本小节自测题:会议名签的制作和摆放规范都有哪些?答案:(制作)座位名签的两个看面都应写上客人姓名。如果是涉外会议,还要用中英文双语设计名签。名签字迹清晰,书写规范。答案:(摆放规范)客人姓名准确无误。写错客人的姓名是非常不礼貌的。把名签摆放在便笺中心的正上方。名签间距相等,摆放端正。第二章 会议服务礼仪会议期间的服务礼仪一、礼仪规范礼仪规范礼貌待客 及时服务 讲究卫生 符合规范适时回避 随时观察 有求必应 主动解决二、操作标准会议期间需要为客人提供多项服务,围绕这些服务我们来学习敬茶服务礼仪、例水续水服务礼
12、仪以及茶歇服务礼仪。敬茶服务礼仪一般会议茶杯是提前准备好的,茶杯是提前摆好的,等客人陆续就座后服务员提供倒水服务即可,在特殊会议场合如会见、会谈时要用盖杯按敬茶服务礼仪上茶,敬茶前要先放好茶垫,敬茶时要用茶盘,左手托茶盘,右手递茶,客人坐在沙发上时,应面对客人服务。服务员站在距茶几30cm左右的地方,身体稍侧,腿、腰略弯,将茶杯放在靠近客人一侧的茶几上,茶杯有茶托的要将茶杯连同茶托一同放在茶几上,端放茶杯时,杯底的前沿先落在杯垫上,再轻轻放稳,这样可以避免发出声响。将杯把转至茶几外侧,微笑着示意客人用茶,示意客人用茶时以不防碍客人交谈为原则,如果茶几较低,服务员应单腿弯曲保持与客人平视状态,切
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