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OA行政办公系统用户操作手册.doc
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1、OA办公系统用户操作手册一、 前言为充分发挥信息化平台作用,提高工作效率,学校启用了新行政办公系统(OA),将公文处理、表单审批、学校通知公告等业务模块部署到电子系统上,方便各部门对工作进行信息化、规范化管理。本手册是学校行政办公系统软件(OA系统)的用户使用手册,主要是为指导用户使用本产品而编写的。 希望本手册能够帮助您在短时间内对 OA系统有一个概括的了解,让您亲身体验到它所带来的方便与快捷。二、 登录系统OA行政办公系统为网络版,登录形式简单方便,只需在浏览器中输入服务器地址,即可访问系统。目前学校OA行政办公系统服务器支持内网、外网访问,无论在学校还是在校外,只要可以上网,即可通过浏览
2、器登录办公系统进行工作处理。同时OA行政办公系统配备有手机客户端,通过下载安装手机客户端,亦可登录学校行政办公系统处理工作。登录系统入口如下:学校官网行政办公系统入口; 服务器内网地址:http:/ 192.168.168.104:5007;服务器外网地址:http:/58.47.177.160:5006;手机客户端服务器地址:58.47.177.160:5005。登录页面如下:各用户的登录帐号详见通知,初始密码为123456,首次登录系统,请修改个人密码,防止他人盗用。三、 系统首页1. 个人空间个人空间用于展现与个人工作紧密相关的信息,如待办工作、表单审批、跟踪事项、我的模板、日程事件、我
3、的计划、常用文档等。用户个人可自行配置,预置的个人空间如图所示:个人空间的管理:若单位管理员设定用户可以自定义个人空间,则用户自身可对个人空间的管理,进入【个人事务】-【空间栏目】,同样可以设置布局,并进行栏目设置。如图,用户设置个人空间:四、 功能模块介绍1. 公文管理本节详细介绍公文应用部分的具体操作:【发文管理】、【收文管理】、【公文查询】功能操作。 公文处理:第一步:点开待办列表,选择要处理的公文,进入处理界面: 发文管理:用于完成发文件笺的拟文、审核、审批(或会签)、签发、复核、封发和归档的处理过程,形成公文单与正式公文。所有这些处理节点的名称和权限,用户均可自行定义,由此保证了系统
4、的灵活性。同时提供公文的催办、督办等操作,保证公文流转的严肃性。发文管理首页如下图:功能键:【拟文】具有发文拟文权的用户才显示【拟文】按钮,进行公文文稿的起草。【已发】列表显示已经发送出去的公文。【待办】列表显示未处理的公文,可以进行公文办理、手写批注、文字批注、文件的批阅、修改、批示等操作。【在办】列表显示【暂存待办】过的公文。【已办】列表显示当前节点已经办理完毕的公文。拟文操作步骤:l 第一步:点击【调用模板】,选好模版之后点击确定,直接调用公文发文流程模板。如下图:l 第二步:填写发文单。根据设置的文单信息进行填写,如文件标题等信息。送往单位可以自行选择。l 第三步:书写公文内容。点击【
5、正文】,系统支持word、excel、wps等格式,也可以点击左上角【文件F】,直接选择打开本地文件,或者可以直接在编辑页面编辑内容,编辑完成,点击菜单栏“绿色箭头”,保存退出。如下图编辑正文:l 第四步:按实际需要增加附言和附件。点击【发送】,即可发送到下一个节点的人员。 收文管理:用于完成外来电子公文的自动登记、纸制公文的手工登记,以及拟办、批示、承办、办理、阅读、归档的处理过程。所有这些处理节点的名称和操作权限,用户均可自定义。收文管理首页如下图:【收文管理】页面下各功能键说明如下:【待登记】对公文进行登记,可以通过【登记纸质公文】来进行公文登记。【待发】暂时不想发送的公文被保存在这个列
6、表中。【已发】已经发送出去的公文保存在这个列表中。【待办】列表显示未处理的公文,可以进行公文办理、手写批注、文字批注、文件的批阅、修改、批示等操作。【在办】列表显示【暂存待办】后的公文。【已办】已经办理了公文操作的文件保留在这个列表中。操作步骤:点击一级菜单【公文管理】,选择【收文管理】,进入收文管理界面,l 第一步:登记。点击一级菜单【公文管理】,选择【收文管理】,通过待登记公文列表,选择公文,点击【登记】,按以下步骤进行公文登记。l 第二步:收文处理:文件登记发送后,下一个进行公文办理的人员会收到公文的提示信息,在系统的首页的【待办事项】中显示该公文。办理人员可以直接点击打开进行办理,同时
7、在公文管理中【收文管理】的待办事项中也列出了所有要办理的公文。办理者可以对文件内容以手写批注,手写批注等方式进行文件的批阅,批示等操作。2. 会议管理会议是针对某些议题进行讨论、研究和解决的过程,起到沟通信息、协调关系、集思广益、制定计划、科学决策的目的。会议管理将会议通知,召开过程以及会议纪要集合在一起,规范了工作,协同提升了工作效率。会议管理涵盖了视频会议,会议纪要,登记会议室,会议室使用统计等功能,达到灵动管理,高效工作之目的。功能菜单:包括【会议安排】、【待开会议】、【已开会议】、【会议资源】四个子菜单。会议室申请操作步骤:点击菜单【会议管理】,出现功能列表,根据操作需要,选择相应的子
8、菜单。l 第一步:申请会议室,点击【会议资源】-【申请会议室】页签,打开会议室申请页面; l 第二步:点击“会议室”输入框,弹出会议室选择窗口,鼠标拖动选择空闲区域,如图:l 第三步:会议室选择窗口点击【确定】按钮,选择的会议室和对应的时间会自动录入会议室申请信息,如图:l 第四步:点击确定完成会议室申请操作。待会议室审核员审核通过后,即可使用。新建会议操作步骤:点击菜单【会议管理】-【会议安排】,点击新建会议,进入新建会议页面,填写相关会议信息,点发送即可。如下图:3. 文化建设文化建设模块是单位内文化建设的发布平台,也是学校内部员工交流沟通的平台。如学校发布公告、通知,值班安排,校历、作息
9、时间表等。操作说明:点击页签【单位空间】进入通知公告页面,或者点击菜单【文化建设】,出现功能列表,根据操作需要,选择相应的子菜单。公告类型、公告管理员和公告审核员由管理员设定,管理员可对该类型的公告进行归档、删除、置顶、设置精华贴等操作,并可将该类型的发布权授予其他普通用户。普通用户可以查看单位空间各模块内容,被授权的用户具有发布信息的权限。发布通知公告操作步骤: l 第一步:点击横向菜单【文化建设】,选择【公告】下的【单位公告】或【部门公告】。 l 第二步:选择一个公告板块,点该板块下面的【发布公告】按钮。l 第三步:点击【新建】按钮,编辑通知标题、发布范围、公告格式等内容。l 第四步:点击
10、发布,发布通知。4. 文档中心文档中心应用于单位、个人管理文档、公文及其他模块的归档信息和历史公文的查询,支持自定义文档库,提供文档推送到单位、个人的学习区及文档中心等功能。文档中心包括【我的文档】、【单位文档】。我的文档:存储个人的文档,提供文档的新建、修改、移动、查询等操作;支持文档发送到个人空间,支持转发协同和邮件。新建文档夹的操作步骤: l 第一步:单击【新建文档夹】,弹出新建文档夹的窗口,输入文档夹名称。 l 第二步:单击【确定】,在我的文档中显示新建的文档夹。 新建文档的操作步骤:l 第一步:单击【新建】,出现下拉菜单,选择要新增的文档类型。 l 第二步:进入文档编辑界面,填写名称
11、、高级属性、编辑正文,上传本地文件及关联文档,保存退出。 l 第三步:编辑要修改的文档,进行修改,保存。上传文件的操作步骤 :l 第一步:点击【上传文件】,弹出上传本地文件对话框。 l 第二步:点击【浏览】,选择本地要上传的文件,确定。单位文档:单位文档主要用于学校各部门存储各自的文档,由学校的单位文档库管理员管理及向下授权;单位文档也可以在文档库管理中共享给其他单位。新建文档、上传文件等操作与我的文档中相应操作类似。查看历史公文步骤:点击菜单【文档中心】-【单位文档】 ,进入文档中心,选择单位文档,查看相应的历史公文。如下图:5. 协同工作协同工作是个人、团队、组织之间传递信息和执行组织管理
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- OA 行政 办公 系统 用户 操作手册
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