国有工程有限公司声像及实物档案管理办法.doc
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1、工程有限公司声像及实物档案管理办法章 总 则条 为了加强对声像和实物档案的收集、整理和管理工作,有效地保护和利用声像、实物档案,更好地为企业的经营管理和发展服务,特制定本办法。本办法适用于及属各单位、各直属项目。条 声像档案和实物档案是档案的重要组成部分,必须实行集中统一管理,不得由承办部门和个人分散保管,以确保档案的齐全完整和有效利用。章 声像资料的归档范围与要求第三条 声像档案是指本单位在生产、经营管理活动中形成的以录音带、录像带、照片、光盘、磁盘等不同材料为载体,以声音、影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。 第四条 声像资料归档范围:(一)本单位重要职能活动、重大会议、重要事件和重
2、要工作成果的声像资料。(二)重要领导人和知名人士参加与本单位有关的重大公务活动的声像资料。(三)本单位组织或者参加的重要外事活动的声像资料。(四)本单位重要工程建设、科研活动和技术引进中形成的声像资料。(五)本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像资料。(六)新闻媒体有关企业报道、企业发展进程及宣传企业文化建设等专题片的声像材料。(七)其他具有保存价值的声像资料。第五条 声像资料归档要求:(一)声像资料形成部门和人员应即时或定期向档案部门归档,不得私自保存或者据为已有。(二) 归档的声像资料必须是原版、原件。不得进行修改、添加、移植、合成、挖补等编辑处理 。(三) 归档
3、的照片要齐全完整,照片与底片一同归档;数码照片与冲印出的照片同时归档。(四)归档照片要结构合理,对反映同一个内容的若干张照片,应选择其主要照片归档。 (五)归档的声像资料必须清晰无损,内容应真实、准确、完整,图像应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、声音清楚的特点,照片不得有划痕、污渍和折损。(六)归档声像磁带需采用DV或DVCAM等具数字转换格式及功能的带型;并同时转换成电子文件与磁带一起归档保存。 (七)归档的数码照片必须按照规定格式和规格保存。格式规范:数码相机拍摄的照片,统一采用JPEG 格式归档,像素不低于500万,纸质照片的尺寸应该达到5寸以上;录像档案电子文件格式采用AVI 或MP
4、G格式。 (八)归档的声像资料要有文字说明和信息记录,其电子文件及目录存储于光盘、硬盘、移动存储器等载体保存。存储载体需选择质量优良的品牌产品。电子文件以其照片号或序号命名。第三章 声像资料整理 第六条 声像档案由摄录人员或形成部门负责收集、编辑、整理立卷,向档案部门移交归档。第七条 声像档案的整理,包括分类、组合、排列和编号、编目,保持声像档案的有机联系,便于保管和利用。第八条 声像档案的档号由不同载体的分类号、类别代号、组别序号、册(盘)号组成。(一)不同载体的档案用汉语拼音字母字头表示即:ZP代表照片档案,LY代表录音档案,LX代表录像档案,GP代表光盘档案,CP代表磁盘档案(硬盘、移动
5、存储器)。(二)声像档案分为两大类别:1代表科技档案,2代表文书档案。(三)组别:组别在文书类以年度为单位编号,在科技类以项目、专题、类型为单位编流水号。(四)册号:保管单位的顺序号。如:ZP 111 LY 220061 册号 盘号 组别号 组别号科技档案类别代号 文书档案类别代号分类代号 分类代号 (五)同一内容分录数册(盘)的应视为一个案卷,编写同一档号,然后每册(盘)再依次编排序号。 如:LY2200611、LY2200612。 第九条 声像档案的保管期限分为永久、长期(30年)和短期(10年) (一)记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌、对本单位的经营管理等工作有长远利用价值的声
6、像资料,应列为永久保管。 (二)记述和反映本单位一般活动的、在相当长时期内对本单位工作有查考利用价值的声像资料,应列为长期(30年)保管。(三)凡是在较短时期内本单位需要查考的声像资料,应列为短期(10年)保管。 第十条 照片档案的整理要求照片档案的整理应以有利于保持照片档案的有机联系,有利于保管,便于为利用者提供服务为原则。照片档案的底片可单独整理存放,也可与照片一同整理和存放。 (一)组卷:属文书档案照片类的应按年度问题分类组卷,照片特别少的也可不分类,直接按年度组卷。属科技档案照片类的应按工程项目分类,一个全宗内应采用同一种分类方法。 (二)排列:照片排列以保持照片有机联系为原则,按内容
7、分组,形成两张以上(含两张)照片称为一组。相册内按时间先后,一组照片排完后,再依次排另一组照片。同一次活动产生的照片不应分卷存放,应按照分类方案,结合时间和重要程度等进行排列; (三)编号:相册内照片按排列顺序编照片号,即所属相册档号+册内流水号,如:ZP220061(1),编号应规范、准确;同时填写其底片号,编号方法应与照片号相一致。如果采用照片、底片合一编号法,可不填底片号。 (四)说明:照片档案应填写总说明、组合说明和单张说明。1.总说明的填写:在相册首页填写本册内容背景概述、分类方案说明、起止张号和数量等。2.组合说明的填写:一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后,可拟写组合照片说明
8、。组合说明包括:事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素。组合说明应文字简洁,语言通顺,准确揭示该组照片所反映的主要信息内容及其他需要说明的事项,同时指出所含照片的起止张号和数量,组合照片一般不宜越册。组合说明在相册内占一张照片的位置,打印后放在本组照片的前面。3.单张说明的填写:在相册芯页每张照片侧方写单张说明,包括照片题名、照片号、底片号、参见号(与本张照片有密切联系的其他档案的档号)、时间、摄影者及文字说明(见附表1)。由于组合说明已对一组照片的主要内容作了提示,单张说明只需将照片各自的主题进行说明,如果照片中人物较多,则应注明照片中主要人物的具体位置。同一内容只形成一张照片时,只需写
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