秘书学概论11会议组织.ppt
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1、秘书学概论2024/5/10 周五1第十一章会议组织第十一章第十一章会议组织会议组织n第一节第一节会议概述会议概述n第二节第二节会前准备会前准备n第三节第三节会间工作会间工作n第四节第四节会后工作会后工作n第五节第五节会议组织列举会议组织列举2024/5/10 周五2第十一章会议组织第一节第一节会议概述会议概述一、会议的涵义与作用会议的涵义与作用二、二、会议的要素会议的要素1)与会者)与会者2)主持人)主持人3)议题)议题4)名称)名称5)时间)时间6)地点)地点2024/5/10 周五3第十一章会议组织第二节第二节会前准备会前准备一、会议计划和成本预算会议计划和成本预算二、文件准备文件准备三
2、、会场准备会场准备四、会议议程、程序的拟定会议议程、程序的拟定五、五、会议通知的发送会议通知的发送2024/5/10 周五4第十一章会议组织第三节第三节会间工作会间工作一、一、会场的组织与服务会场的组织与服务1、报到与签到、报到与签到2、材料发放、材料发放3、选举工作、选举工作4、会场服务、会场服务5、会场临时调动、会场临时调动二、会议信息的收集与编发二、会议信息的收集与编发1、会议信息的作用、会议信息的作用2、会议信息工作的程序与方法、会议信息工作的程序与方法3、会议信息编发的形式、会议信息编发的形式三、三、会议文件的起草会议文件的起草闭幕词、决定、会议纪要、会议总结闭幕词、决定、会议纪要、
3、会议总结2024/5/10 周五5第十一章会议组织第四节第四节会后工作会后工作一、一、会后事务会后事务二、二、会议文书立卷会议文书立卷三、三、会议传达会议传达四、四、会议催办会议催办2024/5/10 周五6第十一章会议组织第五节第五节会议组织举例会议组织举例n1、工作会议工作会议n2、代表会议代表会议n3、联席会议联席会议n4、学术会议学术会议n5、记者招待会记者招待会n6、报告会报告会n7、座谈会座谈会n8、国际会议国际会议n9、签约仪式签约仪式n10、电视、电话会议电视、电话会议2024/5/10 周五7第十一章会议组织n一、周五下午一、周五下午2时,时,H公司总裁将来你公司公司总裁将来
4、你公司就技术合作一事进行商谈,请你制订出接就技术合作一事进行商谈,请你制订出接待方案。待方案。n二、秘书正在接电话,正好有客人来访,二、秘书正在接电话,正好有客人来访,不巧总经理又让秘书马上去他办公室处理不巧总经理又让秘书马上去他办公室处理一份急件,这种情况下,秘书该怎么办?一份急件,这种情况下,秘书该怎么办?情景题操作训练情景题操作训练2024/5/10 周五8第十一章会议组织情景题操作训练情景题操作训练n三、三、公司将召开一次专业性会议,参加会议人数公司将召开一次专业性会议,参加会议人数约约50人,会期两天。请按要求写出如何做好会议服人,会期两天。请按要求写出如何做好会议服务工作的具体意见
5、。务工作的具体意见。n要求:意见应包括:要求:意见应包括:选择与布置会场;选择与布置会场;发放会发放会议用品;议用品;签到工作;签到工作;会场设备操作;会场设备操作;会场座会场座次安排;次安排;会议活动安排。会议活动安排。nn四、领导安排你负责会议期间会议文件的分发和会四、领导安排你负责会议期间会议文件的分发和会议结束前文件资料的收集。你将如何去做?议结束前文件资料的收集。你将如何去做?2024/5/10 周五9第十一章会议组织情景题操作训练情景题操作训练n五、总经理外出参加一次交谊活动,按五、总经理外出参加一次交谊活动,按要求草拟一份活动安排方案。要求草拟一份活动安排方案。n六、如果你校请一
6、位科学家给全体师生六、如果你校请一位科学家给全体师生做一场学术报告,你认为应有哪些议程做一场学术报告,你认为应有哪些议程?会场怎样确定?需要哪些设备?可以?会场怎样确定?需要哪些设备?可以怎样布置?试拟出你的简单方案。怎样布置?试拟出你的简单方案。2024/5/10 周五10第十一章会议组织n一、答案要点:一、答案要点:n(一)安排好会谈等有关事宜:(一)安排好会谈等有关事宜:n搞清楚来宾的情况和来意。搞清楚来宾的情况和来意。n根据来宾意图及本机关实际情况安排好商谈日程。根据来宾意图及本机关实际情况安排好商谈日程。n安排领导会见来宾。安排领导会见来宾。n安排双方商谈。安排双方商谈。n安排来宾考
7、察、参观。安排来宾考察、参观。n做好做好安全安全保卫工作。保卫工作。n准备好送给来宾的纪念品。准备好送给来宾的纪念品。n准备好新闻报道工作。准备好新闻报道工作。n(二)安排好生活接待工作:(二)安排好生活接待工作:n安排好食与宿。安排好食与宿。n安排好车辆使用。安排好车辆使用。n办好返程车、船、机票预定工作。办好返程车、船、机票预定工作。n安排好就医保健工作。安排好就医保健工作。n安排好来宾业余活动。安排好来宾业余活动。2024/5/10 周五11第十一章会议组织n二、答案要点:二、答案要点:n礼貌地与通话人说:礼貌地与通话人说:“请稍等请稍等”,用手盖住送,用手盖住送话器,热情欢迎来访者,请
8、客人坐下稍候。话器,热情欢迎来访者,请客人坐下稍候。n尽快与通话人结束电话,记录好电话内容。尽快与通话人结束电话,记录好电话内容。n请客人再稍候,马上去总经理办公室迅速处理请客人再稍候,马上去总经理办公室迅速处理好急件。好急件。n办完急件回来接待来访者,并做好谈话记录。办完急件回来接待来访者,并做好谈话记录。n礼貌地送走客人。礼貌地送走客人。n整理好电话内容和来访者谈话内容即电话内容整理好电话内容和来访者谈话内容即电话内容和来访者意见后,向领导者汇报。和来访者意见后,向领导者汇报。2024/5/10 周五12第十一章会议组织n三、答案要点:三、答案要点:n意见应包括:选择大小适中的会议厅、布局
9、意见应包括:选择大小适中的会议厅、布局形式选择形式选择“而而”字型、倒字型、倒“山山”字型或半圆字型或半圆型,会场装饰要讲求艺术性;型,会场装饰要讲求艺术性;n会场用品包括文具用品与饮品;会场用品包括文具用品与饮品;n会场的音像、音响、灯光、空调等设备使用;会场的音像、音响、灯光、空调等设备使用;n薄式签到或卡片签到;薄式签到或卡片签到;n标识座次;标识座次;n食宿、娱乐活动安排。食宿、娱乐活动安排。2024/5/10 周五13第十一章会议组织n四、答案要点:四、答案要点:n(一)分发文件包括会前未发的文件和会议期间所(一)分发文件包括会前未发的文件和会议期间所产生并使用的文件;产生并使用的文
10、件;n要进行编号、履行登记手续和分装,保密文件要注要进行编号、履行登记手续和分装,保密文件要注明密级,征求意见稿或保密文件需退回的应付上清明密级,征求意见稿或保密文件需退回的应付上清退目录或清退说明;退目录或清退说明;n要求及时分发,尤其是会议简报,会议临时产生的要求及时分发,尤其是会议简报,会议临时产生的讨论稿等文件也应及时分发;讨论稿等文件也应及时分发;n注意分发不能出现漏装或重装的情况。注意分发不能出现漏装或重装的情况。n(二)收集的八个范围的文件;三个方面的渠道;(二)收集的八个范围的文件;三个方面的渠道;四种方法;四条要求;注意收集后清退、立卷和归四种方法;四条要求;注意收集后清退、
11、立卷和归档工作。档工作。2024/5/10 周五14第十一章会议组织n五、答案要点:五、答案要点:n(一)详细活动计划要包括时间、地(一)详细活动计划要包括时间、地点、参加人的范围、人数等项;活动点、参加人的范围、人数等项;活动前与活动中的具体安排;前与活动中的具体安排;n(二)注意协调。(二)注意协调。2024/5/10 周五15第十一章会议组织n六、答案要点:六、答案要点:n简单方案举例:简单方案举例:n(一)议程:可以安排(一)议程:可以安排n校领导(主持人)致辞欢迎,介绍科学家情况;校领导(主持人)致辞欢迎,介绍科学家情况;n科学家做报告;科学家做报告;师生提问交流(限时);师生提问交
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