科技(集团)有限责任公司公文管理制度模版.docx
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1、科技(集团)有限责任公司公文管理制度第一章 总 则第一条 为了使集团公司公文处理规范化、制度化、科学化,促进与提高公文处理的效率和质量,保证集团公司公文格式的严肃、规范,根据中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的党政机关公文处理工作条例(中办发201214号文)和党政机关公文格式(GB/T9704-2012),特修订本制度。第二条 本制度适用于集团公司公文处理工作。第三条 公文是在集团公司管理过程中所形成的具有特定效力和规范体式的公务文书,是集团公司传达贯彻党和国家方针政策,公布制度规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。第四条 公文处理是指公文的拟制、办
2、理、管理、整理(立案)、归档、销毁等一系列相互关联、衔接有序的工作。第五条 公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。第六条 各单位应当高度重视公文处理工作,加强组织领导,强化队伍建设,设立文秘部门或者指定专人负责公文处理工作。第七条 办公室是集团公司公文处理工作的管理机构,并对所属各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。第二章 公文种类第八条 集团公司常用的公文种类主要有:(一)决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排、奖惩有关单位及人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。(二)决议。适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的重大事项。(三)公告。适用于向集团公司内外
3、宣布重要事项或者法定事项。(四)通告。适用于公布在集团公司范围内应当遵守或者周知的事项。(五)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。(六)通知。适用于批转下属单位的公文;转发上级机关和不相隶属机关的公文;印发集团公司的重要规范性公文;发布规章制度;传达要求下属单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项;任免和聘用(解聘)人员。(七)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者告知重要情况。(八)报告。适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级机关的询问。(九)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。(十)批复。适用于答复下属单位的请示事项。(十一)函。适用于不相隶属机关之
4、间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。(十二)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。第三章 公文格式第九条 公文格式划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。(一)版头1. 份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。2. 密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。一般用3号
5、黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。3. 紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”,电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。4. 发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时,发文机关
6、标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。5. 发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。联合行文时,使用主办机关的发文字号。上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。6. 签发人。上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全
7、角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。7. 版头中的分隔线。发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。(二)主体1. 标题。由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。2. 主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、
8、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记。3. 正文。公文的主体,用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”、“(一)”、“1.”、“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。4. 附件说明。公文附件的顺序号和名称。在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注
9、附件顺序号(如“附件:1. XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。5. 发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。6. 成文日期。要署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。7. 印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符,有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章:(1)加盖印章的公文。成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章。单一机关行文时,一般在成文
10、日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。(2)不加盖印章的公文。单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右
11、移二字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时,应当先编排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排。(3)加盖签发人签名章的公文。单一机关制发的公文加盖签发人签名章时,在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章,签名章左空二字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时,应当先编排主办机关签发人职务、签名章,其余机关签发人职务、签名章依次向下编排,与主办机关签发人职务、签名章上下对齐;每行只编排一个机关的签发人职务、签名章;签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。(4)
12、当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决。8. 附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。(三)版记1. 版记中的分隔线。分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0. 35 mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0. 25 mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。2. 抄送。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位,应当使用单位全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发单位和印发日期之上一行、左右各空一字
13、编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送单位名称后标句号。如需把主送单位移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送单位。既有主送单位又有抄送单位时,应当将主送单位置于抄送单位之上一行,之间不加分隔线。3. 印发单位和印发日期。印发单位和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发单位左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。4. 版记中如有其他要素,应当将其与印发单位和印发日期用一条细分隔线隔开。(四)其它1. 页码。公文页数顺序号。一般用4号半
14、角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。2. 附件。附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺
15、序号。第十条 信函格式(一)发文单位标志使用发文机关全称或者规范化简称,居中排布,上边缘至上页边为30mm,推荐使用红色小标宋体字。联合行文时,使用主办单位标志。(二)发文单位标志下4 mm处印一条红色双线(上粗下细),距下页边20 mm处印一条红色双线(上细下粗),线长均为170 mm,居中排布。(三)如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度,应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列,第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。(四)发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下,与该线的距离为3号汉字高度的7/8。(五)标题居中编
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