证券股份有限公司档案管理办法模版.doc
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1、*证券股份有限公司档案管理办法第一章总则第一条 为实现公司档案管理工作的规范化、制度化、科学化,依据有关国家档案法和关于档案管理工作的要求,结合公司实际,拟定本办法。第二条 档案管理工作是公司管理工作的重要组建部分,担负着服务公司业务和记录公司历史的重要任务。第三条 档案管理工作应遵循统一领导、分级管理、保密、定时归档等原则。档案管理人员应依据有关关于保密制度保守档案秘密。第二章档案管理体制和机构第四条 公司依照“统筹管理、分级负责、责任到人”的原则,实行两级管理的档案管理体制,公司办公室统筹管理公司层面档案,各部门、各单位 注:各单位包括公司全资及控股子公司、分公司、营业部。各自管理其内部档
2、案材料。公司办公室、各部门、各单位分别指定专人(可兼职)负责各自职责范围的档案管理工作。第五条 公司总部的档案管理机构是公司办公室。公司股东会、董事会、监事会的有关档案的管理机构是董事会办公室;公司人事档案的管理机构是人力资源总部;公司财务会计档案的管理机构是计划财务部;公司计算机办公系统信息资料文件资料档案的管理机构是信息技术部;各部门、各单位的内部档案管理参照本部门、本单位有关办法执行。第六条 公司档案管理工作接受上级档案管理机构的指示、指导和检查。第三章档案管理工作主要内容第七条 档案管理工作主要内容是:(一)档案材料的收集、立卷和归档保管。(二)计算机办公网络系统档案的安全管理。(三)
3、档案的查阅、调阅。(四)对已经超过保管期限的档案进行鉴定、登记和处理。(五)依据有关关于保密制度,保守档案秘密。第四章档案材料的界定第八条 对公司具备保存价值的档案主要有:(一)上级单位主送我公司的重要资料文件。(二)行业管理部门主送我公司或涉及我公司关于工作的重要资料文件。(三)公司对外的正式发文及与关于单位往来的文书。(四)公司在工商、税务行政管理部门登记注册的重要法律资料文件。(五)公司“三会”材料,包括股东会、董事会、监事会的会议材料、会议记录、会议决议(含音像光碟)等。(六)公司重要的会议材料,包括公司党委会议、总裁办公会议、年度或半年工作会议、各种专题会议等重要会议的会议材料、会议
4、记录、会议决议或决定(含音像光碟)等。(七)公司重要规章制度的书面材料、电子文档。(八)公司对外签订的协议、协议等。(九)公司机构变更的依据资料文件。(十)公司印章启用、变更、停用、销毁的资料文件。(十一)公司重要人事变更以及人员奖惩的资料文件。(十二)公司各部门、各单位业务经营活动中重要材料、业务资料文件资料、凭证,包括重要项目的立项报告、可行性报告、业务协议或协议书以及重要往来资料文件,客户资料文件资料、业务凭证。(十三)公司年度财务预决算关于材料,以及说明公司重要财务变更的关于资料文件、公司财务凭证、资料文件资料。(十四)公司人员编制、工资福利方面重要变更的资料文件和材料。(十五)公司重
5、要建设、修理修缮、装修工程的设计图纸和关于材料。(十六)涉及公司重要人员的群众来信来访以及法律诉讼材料。(十七)公司重要活动的文字资料文件资料、照片、录音及录像等音像资料文件资料。(十八)有保存价值的计算机磁盘。第九条 下列材料可作为不必归档的材料处理:(一)上级单位和行业管理部门抄送我公司供参阅而无需办理的资料文件。(二)上级单位和行业管理部门发给我公司征求建议或意见而未定稿的资料文件。(三)关于单位发给我公司的一般事务性函件。(四)无保存价值的公司内部一般事务性请示、批复及往来函件。(五)公司规章制度的历次修改稿。(六)公司人员兼任外单位职位形成的与我公司无关的资料文件材料。(七)非涉及公
6、司重要人员和重要事件的信访和诉讼材料。(八)为参考目的从各方面收集的资料文件材料。第五章档案材料的收集、立卷归档第十条 公司层面档案材料的收集整理工作由办公室牵头,公司各部门、各单位协同履行;各部门、各单位档案材料由该部门、单位分别指定专人负责收集整理。第十一条 各部门、各单位业务活动中使用公司印章的重要资料文件、协议或协议书原件由办公室负责收集、整理并归档;各部门、各单位业务活动中使用部门印章的重要资料文件、协议或协议书原件由用印部门、单位负责收集、整理并归档,办公室存档复印件;各分公司、各营业部经营活动中使用分公司或营业部印章的重要资料文件、协议或协议书原件(其中壹份)由经纪业务总部收集、
7、整理并归档。第十二条 各部门、各单位应于次年第二季度内将上一年度的应归档于公司层面的材料所有收集整理完毕并移交办公室。由几个部门、单位共同参加办理的事项,档案材料由主办部门、单位负责收集整理并移交办公室。第十三条 档案材料的立卷应遵循以下原则:(一)按档案材料的保存期限分别立卷,保存期限不同的档案材料未能混立同一案卷。档案材料保存期限分永久、定时两种。1、永久保存的档案材料包括:(1)公司设立和历次机构变更的依据性资料文件。(2)公司在工商、税务行政管理部门登记注册的重要法律资料文件。(3)公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要资料文件材料。(4)公司经营管理过程中形成的重要资料文件材料。
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