工程公司物资管理办法-(公司制度).docx
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1、x公局第二工程有限公司物资管理办法第一章 总则第一条 为了规范x公局第二工程有限公司(以下简称公司)物资管理工作,使物资管理工作更好地为施工生产服务,发挥整体优势,特制订本办法。本办法适用于公司及公司所属各项目。第二条 物资管理工作的主要任务1根据施工生产的需要,保质保量、按时、齐备地组织物资供应,以保证施工生产的顺利进行。 2严格控制物资费用,节约资金,合理组织采购、计量收方、保管、供应和物资使用,提高经济效益。3做好各项目及片区集中招标采购工作。4加强对供应商的管理工作。5培训物资管理工作人员,提高业务素质,以适应物资管理的需要。6不断总结经验,组织交流推广,改进物资供应和管理工作。第三条
2、 物资供应和管理范围即施工所用物资,并按规定进行计划申请、订货、采购、分配、调拨、收发、保管及统计核算等工作。第二章 物资管理组织机构和职责第四条 物资管理组织机构分设公司和项目经理部三级管理机构。第五条 物资管理部门工作职责1.公司物资管理部门工作职责材料设备管理科(以下简称为“材设科”)为公司的物资管理部门,主要工作职责如下:(1)负责制订本单位物资管理工作的具体实施细则。(2)负责本单位各项目经理部物资采购过程的监督、指导和管理工作,在招标前提供货源信息和价格信息,审查各项目的评标结果。(3)负责本单位物资集中采购工作。(4)本单位物资管理部门也是周转材料业务工作的归口管理部门,负责提供
3、相关的服务。 (5)负责对物资供应商的监督和审核工作。(6)定期编报物资统计报表,写好物资动态文字说明,及时向领导反映业务情况。(7)负责制定本单位涉及“物资管理体系文件”的起草和修改工作。(8)对所属项目经理部进行指导和检查工作。(9)拟订物资人员培训计划,开展物资人员培训工作。2项目经理部物资部门各项目经理部的材料设备部(以下简称“材设部”)既是项目经理部的物资管理部门,又是保证施工生产建设的物资供应部门,其工作职责是:(1)做好物资的计划和供应工作。及时编报物资供应计划、物资采购计划、财务用款计划等。提出订货明细表,掌握供应计划完成进度,检查订货合同交货情况,处理延期交货索赔,保证按时供
4、应。(2)严格验收、发放物资,认真核对收料凭证,逐项核对无误,检斤点数入库,做到迅速准确不误使用;发放物资必须根据调拨单、发料单、领料单等正式凭证。(3)做好物资统计工作。按照上级规定的物资统计制度、统计范围、计算口径、报送期限拟订实施细则;准确、及时、全面汇编物资统计报表,写好有分析的文字说明,报送上级机关,发挥统计参谋作用。(4)做好物资的库存工作。随时了解库存储备,负责库存物资余缺的调度调剂。积极处理积压物资,减少储备资金的占用,加速流动资金的周转。(5)加强物资的盘点工作,每月不少于一次盘点。(6)加强对供应商的管理工作。(7)做好对协作队伍的物资管理工作。(8)严格执行“体系文件”的
5、各项要求。第三章 物资计划、供应管理第六条 物资计划管理1物资需用量计划是物资部门编制物资采购计划的依据。物资需用量计划应由经营(施工)、材设部根据施工预算和机械维修需要,按要求在规定的时间内提出,经本项目总经济师(或总工程师)审批后,交材设部。物资需用量计划种类和要求见下表:编写部门计划种类报物资部门时间要求经营、工程、材设部等用料部门主要物资年计划年前30天须详细填写物资名称、规格、数量及材质要求或技术标准和使用日期季计划季前15天月计划月前10天调整计划根据实际情况适当提前专用材料、专用工具计划使用前30天辅助材料月计划月前5天材设部(机械)燃油配件月计划月前5天进口计划3个月前2物资部
6、门根据经营(施工)、材设(机械)部门提供的物资需用量计划编制物资供应计划、采购计划和用款计划,经本项目分管领导批准后进行采购。各项目的物资管理分管领导对各种计划负有审查、审批、监督责任。第七条 物资采购管理1成立物资采购管理机构各项目应建立询价小组,小组成员由各项目项目经理(或书记)、总经济师、总工程师、物资部长、经营部长、账务部门等人员组成。各项目应及时掌握市场信息,坚持货比三家、择优选购。2询价小组的职责(1)及时进行市场调查,了解各供货单位的供应价格、质量、货源、产地、社会运力、运距、负债能力、信誉等情况。对于大宗物资、专用物资及数额较大物资,至少要收集两家以上供货单位的资料。(2)根据
7、调查的各供应商的资料,对大宗物资,专用物资及数额较大物资的供应商进行会审,严格按照体系文件的规定进行评审,拟定供应商,提出最高限价。评定结果报本单位主管领导和施工(经营、物资)科审核、备案。(3)零星采购、小额物资的市场调查资料作为监督和控制采购价格的依据。(4)对已确定的供货单位,实行动态管理,随时追踪其质量、价格、信誉的变化情况,以便制定应对措施。(5)对所采购物资的价格、质量、数量履行监督职责。第八条 物资采购合同管理1物资采购合同、周转材料租赁合同或协议的谈判,我方应有二名以上人员参加。采购合同应由项目经理签字并加盖合同专用章才有效,否则视为无效合同。若需由其他人员签订合同的,应有项目
8、经理的书面委托书。2合同的主要条款要以严谨认真的态度,逐字逐句推敲、落实,详细填写。要明确注明质量要求、计量方式(容重规定)以及出现质量问题的索赔方式。3签订程序(1)材设部应按公司制定的采购合同范本签订合同。(2)相关部门进行会审。工程部门负责审核质量、规格;经营部门负责审核价格、数量、进货时间及合同条款;财务部门负责审核付款时间和方式。(3)各部门会审后签署意见,由项目经理签字,经营部盖章,并报送本单位主管科室和主管领导审核批准。(4)审核批准后,材设部跟踪合同履行情况,归档保管合同,副本返回材设部和财务部。(5)项目经理部材设部执行采购合同。第九条物资质量监督管理1工程用钢材、水泥、沥青
9、等主要物资的采购,必须取得供方的质量证明书或试验报告。工程重要部位的用料如钢绞线、橡胶支座、锚具等,有关部门提出先做试验的,应先取样做试验,试验合格后,凭试验报告采购,并索取质量证明。2地材必须先取样试验。经试验合格后,凭试验报告采购。对于批量进料的地材,每批都应安排检验:连续进料的地材要定期抽检。3钢材、水泥、沥青、钢绞线、橡胶支座、锚具、地材等工程主要物资的质量证明书或试验报告原件应与工程竣工资料一起存档备查,作为对工程质量终身负责的证据。第十条物资计量验收管理1大型工程项目必须设立地中衡,做到以我方的过秤数作为结算付款数,要严防收料亏吨亏方。2按重量进货的钢材以过秤和检尺相结合的办法进行
10、计量验收,测定出每批钢材的理论重量与实际重量偏差,以作为索赔的依据。3水泥以过秤或抽袋检验的办法进行计量验收。水泥以数袋验收的,必须按规定抽检每袋重量。4沥青一般以过秤计量验收。但在验收中要注意沥青的含水量,以防亏吨。5地材的计量验收有两种形式:配备了地中衡的项目,须由试验室先测算出不同干湿程度的容重,以我方过秤计量数折方量为结算付款数。未配备地中衡或不宜用地中衡的项目,地材以落地收方数或车上量方数作为结算付款数。杜绝不实际测量方量,随意估吨,随便签收的现象。第十一条物资采购管理1大宗物资、专用材料及数额较大的物资要在询价小组确定的价格内进行采购。如遇因市场价格上浮或因是名牌产品而突破限价的,
11、应及时向领导说明情况,得到批准后方可进行采购。2对零星小额物资的采购要认真进行市场调查,广泛收集采购物资的质量、价格、信誉等市场信息,做到比质、比价、比运距,择优选购。要充分利用我方优势,迫使供货单位竞争压价,努力降低采购成本。3采购物资严格按批准的计划办理。对计划中规定的规格、质量、数量不得擅自变更。如需变更,必须取得经营(施工)部门或使用部门的同意。4采购应根据工程进度要求,分轻重缓急,按期分批购入,以加速资金周转,防止积压。采购进行情况及时与物资计划人员或经营部门取得联系。5物资采购必须在确保物资质量的前提下进行并处理好质量和价格的关系。6公开供货单位的联系电话、联系人,便于领导追踪调查
12、。7建立并认真填写“工程主要物资进货台帐”,及时办理结算手续,债权债务要日清月结。8. 在评价合格的物资供方时,除对其质量管理体系等方面进行评价外,还应包括其符合我方对健康安全和环境保护要求的评价。业主指定的物资供方,也要达到健康安全和环境保护的要求。第十二条集中采购1具备集中采购条件的大宗物资,应实行公平、公正、公开的招标采购原则。2凡适合招标采购的物资,应采用招标采购。凡要求集中采购的物资,应组织集中采购。第十三条 供应商管理1. 本办法所称供应商是指向公司及所属各单位提供物资的法人。按生产经营性质分为生产商和经销商。2.建立供应商评价小组。评价小组组长由项目总经济师担任,工程部、经营部、
13、试验室及物资部等相关部门人员参与评价小组,物资部负责具体事宜。3.评价内容(1)生产商:必须具备营业执照、生产许可证;管理体系及相关证书;生产和供应能力;企业信誉及售后服务水平;组织机构、设备、人员和技术力量等管理能力;产品生产工艺、质量保证方案和能力等。(2)经销商:具有独立法人资格和合适的经营范围;具有同类物资生产商家的销售代理权;有足够的流动资金且资信度高;有较强的组织协调供应能力。4.供应商的再评价评价小组应根据供应商实际运作情况,对质量、信誉供应能力、履约情况等进行再评价,以促进供应商不断提高服务的水平。5完善供应商资料管理(1)供应商基本信息:如供应商名称、类型、注册地址、联系人及
14、电话、开户行及银行账号等。(2)供应商税务信息,如纳税人身份(增值税一般纳税人、小规模纳税人)、所属行业、适用税率或征收率、税务登记号、一般纳税人识别号等。(3)相关证照资料:如资质证明、营业执照、税务登记证(增值税一般纳税人资格证明)等。6合格供应商必须属于一般纳税人身份。7及时建立和更新供应商名录,每半年对供应商考评的结果报上级相关部门。第四章 协作队伍管理第十四条 各单位在与协作队伍签订专业施工合同前,应与物资等有关部门协商确定物资管理形式,并在签订合同时明确规定。对协作队伍的物资供应管理形式一般分为:1.包工不包料;2.包工包料(辅材),我方供料(主材);3.包工包料,协作队伍自购料。
15、第十五条 专业施工合同应根据不同的承包形式明确规定各项操作细则。主要包括:供货价格、计量方式、交接手续、现场管理、凭证、结算、奖罚规定等。第十六条 协作队伍的物资供应管理工作统一由项目材设部门归口负责,其它任何人员在未经材设部办理正常手续的前提下,不得以任何方式提供或调用协作队伍的物资。第十七条 对同一协作队伍在同一时期内只能采取一种供料方式,同一工程项目对不同的协作队伍也应采取同一种供料方式。由我方向协作队伍供应的物资,应提供合格产品,符合施工生产的要求。1.包工不包料(1)包清工(劳务型):指外包工不多,分散在工班中,不起主导作用,一切行动在我方现场管理人员的监督下进行。由我方职工限额领料
16、并实行节奖超罚,不对外包工发料。(2)包工不包料、限额供料、节奖超罚:指分项工程施工现场管理及用工以协作队伍为主,物资由我方限额供料实行节奖超罚。完善物资消耗定额,制定考核标准和考核范围,加强预算、经营、物资、财务等部门的配合与衔接,明确各部门责任。协作队伍需书面确定领料签字有效人员名单。主要物资按定额实行限额领料。协作队伍根据定额量编制月度物资用量计划,经项目主管领导批准后向材设部领料,生产管理人员监督使用。辅助物资、燃润料由主管部门实测定额作为考核依据。及时对协作队伍用料进行核算,分析节超原因合理与否,实行节奖超罚;不正当超限额用料由协作队伍自己负担。工具用具由项目材设部办理借用手续,执行
17、丢失、损坏赔偿制度,完工后借用工具及时交回。协作队伍领出的物资只限于本工程使用,没有任意调度处理的权利(包括节余料、边角料等)。领发料计量准确,认真交接,凭证签发完整,及时登记台帐。2.包工包料(辅材),我方供料(主材)(1)确认协作队伍承包工程的物资预算数量和我方供料范围,加强预算、经营、物资、财务各部门的配合、衔接,明确各部门责任。(2)确定物资调拨单价,以下作为参考:主要物资由项目经理部采购、供应到现场,协作队伍验收保管,收进货价(物价+运价)的35%管理费。辅助材料、燃润料、配件、工具等,收进货价的35%管理费。预计市场平均采购价加以上管理费仍低于预算单价的可考虑按预算价供料。周转材料
18、按同期市场价格进行计价。(3)书面确定领料签字有效人员名单。(4)在总供料数量内,协作队伍按施工计划编制月度用料计划,由经营部门复核,项目主管领导批准后,报项目物资部门作为备料和供料的依据。(5)在供料过程中,必须严格计量,认真交接,及时办理签认手续,物资质量证明书等应随货同行。(6)双方应指定专人负责现场物资,共同搞好物资现场管理。双方料场要划分清楚,严禁混堆、混放。(7)未经我方同意,协作队伍不得将我方供应的物资挪作它用或运离施工现场。(8)材设部应按分项工程和协作队伍设立物资调拨台帐。(9)调给协作队伍的物资,物资部门应及时办理结算手续,开出的调拨单据应经协作队伍责任人签认,一般在三天内
19、向财务提供结算凭证,按月进行结算。分项工程完工后及时办理物资核算和决算,做到工程完工料款全部结清,经营部门应在接到各相关部门款项结清手续后方可与协作队伍结算工程款,以防工程款超付现象。3.包工包料,协作队伍自购料(1)协作队伍选择的物资供应商,需事先报我方认可。地材需经试验合格后方可订购。(2)进场的主要物资必须有厂家的质量证明,并通知我方抽检,试验合格后方可使用。抽检的批量需符合检验试验标准。(3)协作队伍在施工现场存放的物资,随时接受我方抽检,对不合格物资不允许用于工程,并责令其立即清退。(4) 应注意掌握协作队伍的物资采购价格、供料厂商的供货能力、信誉等情况。(5)帮助协作队伍规范物资管
20、理,降低施工成本。第十八条 协作队伍租赁我方周转材料l.协作队伍需使用我方周转材料,应提出书面申请,经项目领导批准后,按有关租赁规定由材设部办理租赁手续。任何人任何情况下不得擅自出租、出借、转让、变卖周转材料。2.应明确规定协作队伍租用我方周转材料不得随意以大改小、以长改短等改变其原有形态,造成的损失应按价赔偿。3.严格办理周转材料的交接手续,点清数量,验明质量,做好记录,及时结算。第十九条 为了统一统计口径,对协作队伍的用料统计作如下规定:由我方供料的物资,其消耗的物资都应统计在我单位物资报表内。第五章 物资仓库管理第二十条 仓库建设,要保证物资合理储备;设置布局合理安全;计量消防器具齐备;
21、设库场要符合健康安全的要求。第二十一条 物资验收1物资验收工作的基本要求是及时、准确、认真。为了保证物资的数量正确,规格、质量合乎要求,必须严格执行入库验收制度。2物资入库时仓库人员必须根据有关进货凭证、合同、产品质量证明书或合格证,过秤单,认真地对名称、型号、规格、质量、数量进行检查验收。3认真做好物料进出库计量工作,凡进、出库物资均应进行计量检测检斤(尺)计数。4品种、数量少,技术性能不复杂的物资,应在当天验收入库。大宗物资和技术性能较复杂的物资在三至五日内验收完。如有特殊困难,不能按时验完,应分批验收,以免影响工程使用。有关质量技术验收一时不能完成者,先做数量验收。对分批运达的大批物资,
22、凭发运单位的运料单验收,逐批登记,全部运到后办理收料手续。5尚无收料凭证的物资清点数量后,可做预收料入帐,待凭证到后正式验收入库,再冲减预收料数。其他原因不能验收入库的物资应做好记录,单独存放,妥善保管,不能发用、丢失、损坏,待问题解决后再验收入库。6物资验收入库后,根据入库凭证,办理正式收料凭证:收料单、退料单等单据进行记帐管理。7到库物资未经仓库得出验收结论前,不得办理发料。8入库物资技术质量证明书(包括材质证明书、产品合格证等),应妥善保存。技术质量证明不齐者,应及时向供方联系索取。发放物资,对有材质要求的,应将材质证明书(或抄件)交使用单位,以便鉴别材质时使用。9对实物的数量和质量进行
23、检验:(1)物资的数量检验计重物资一律按净重计算,检斤率要求达到100,对按件标准重量的物资,可抽查验收,抽查面暂定510,但必要时也可全部检斤计量验收。理论换算计重的钢材检尺率规定为:定尺交货的检尺率为1020,非定尺交货的检尺率为100。木材按木材检尺办法规定验收。计件物资的验收,要求做到全部清点件数,尽可能做到交接双方人员在场当面清点数量,以明确责任。在数量验收中,如发现有数量短少或溢增的物资,要认真填写记录,物资要单独存放、妥善保管、等待处理。数量验收过程中,必须填制物料检斤(尺)凭证,如过秤单、木材检尺单,收方检尺单等计量原始凭证,随即附在收料单后存查。(2)物资的质量验收对物资的外
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