公路工程局有限公司电子档案管理办法.doc
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1、xx公路工程局有限公司电子档案管理办法(试行)第一章 总则 第一条 为规范xx公路工程局有限公司(以下简称“局”)电子档案管理工作,保证电子档案的齐全完整、安全保存和有效利用,根据电子文件归档与管理规范(GB/T 18894-2002)、中国交建电子文件归档与管理办法(暂行)(中交xx股办字xx602号),特制定本办法。 第二条 本办法适用于局属各单位、机关各部门。 第三条 本办法所称电子档案,是指企业在生产经营过程中形成的具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。第四条 电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于硬盘、磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字
2、设备阅读、处理,并可在通讯网络上传递的文件,包括通过办公自动化系统形成的电子公文。归档电子文件是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。第五条 电子文件的种类分为:文本文件、图形文件、多媒体文件。文本文件是由计算机软件生成的文字、表格等文件,其中图形文件包括工程图纸、数码照片、扫描文件等;多媒体文件包括数字视频、音频等。 第六条 电子文件归档管理的原则是:遵循电子文件形成的特点和规律,维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性,便于电子文件的科学保管和长期有效利用。 第七条 以电子文件形式记载企业商密和核心商密的载体,其制作、收发与传递、使用、保存和销毁,应严格按照国家和局有关保密规
3、定执行。第八条 局办公室档案室(以下简称“档案室”)负责研究制定、修改电子档案管理办法,组织协调和指导局机关各处室、局属各单位开展电子文件归档工作,并负责室藏电子档案的日常管理工作。各单位档案室负责对本单位所产生的电子文件归档工作进行监督和指导,适时组织检查,并负责室藏电子档案的管理。第九条 电子文件形成部门应明确兼职档案员负责本部门电子文件管理工作,负责审核、移交、归档本部门电子文件。第二章 电子文件的收集第十条 凡属在生产经营过程中形成的具有重要凭证、依据、查考、利用价值的电子文件,都应本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的原则,列入电子文件收集范围。具体包括:(一)在办公自动化系统
4、中形成、具有明确办理结果的各类电子公文和发布在网站上的各类信息资料的备份。 (二)在施工生产、经营开发、科技创新、党政管理、国际交流和局内外各项重大活动中形成的图像、图形、影像、声音及多媒体等电子文件。 (三)正在运行的数据库及其数据库管理系统。 (四)在生产经营工作中开发的计算机程序和数据文件。 (五)购置的各类操作系统及应用软件。 (六)外单位赠送的各类业务、管理软件等。第十一条 用文字处理技术形成的文本电子文件,收集时应以PDF、WORD、EXCEL为通用存储格式,其他格式的电子文件在收集时应转换为通用存储格式。第十二条 通过扫描仪、照相机等设备获得的图像电子文件,收集时应以PDF、JP
5、EG、TIFF为通用存储格式,其他格式的图像电子文件收集时应转换成通用存储格式。第十三条 通过视频、多媒体和音频设备获得的视频、音频文件,应以MPEG、AVI、WAV、MP3为通用存储格式收集。其他格式的文件收集时要转换成通用存储格式。第十四条 对通用软件产生的电子文件应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转成通用型电子文件,如不能转换,收集时则应连同软件一并收集。 第三章 电子文件归档第十五条 电子文件应坚持“谁主办、谁归档”的原则,在电子文件办理完毕后可实时或定期向档案室归档。 第十六条 电子文件的归档,应参照有关纸质文件的归档范围进行
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