实战会议系统.ppt
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1、 高效会议系统高效会议系统 实战训练实战训练 唐吉歌德唐吉歌德 v管理管理是是设计和保持一种良好的环境设计和保持一种良好的环境,使,使人在群体里高效率地完成既定目标人在群体里高效率地完成既定目标v有效的会议经营有效的会议经营是是营造良好环境营造良好环境,达成,达成既定目标的重要手段既定目标的重要手段一、会议概述一、会议概述会议的意义会议的意义v会议是一个集思广益的渠道v会议显示一个组织或一个部门的存在v会议是一种群体沟通的方式启示录启示录会议是:会议是:领导重要的舞台,员工学习的课堂,干部训练的场所,疗伤止痛的医院,展示才华的舞台,成长进步的阶梯。召开会议的目的召开会议的目的开展有效的沟通开展
2、有效的沟通传达政令和资讯传达政令和资讯协调矛盾、取得共识协调矛盾、取得共识达成协议、解决问题达成协议、解决问题 资源共享、开发创意资源共享、开发创意影响团队、激励士气影响团队、激励士气教育训练、培养人才教育训练、培养人才统一思想、巩固地位统一思想、巩固地位二、高效会议与低效会议二、高效会议与低效会议什么是问题什么是问题?什么是会议经营的问题什么是会议经营的问题?问题问题=标准标准 现状现状启示录启示录低效会议通病低效会议通病都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开,或非要安排在事务繁忙的周一开。周五下午开,或非要安排在事务繁
3、忙的周一开。对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命,甚至得延后或放弃参加其他会议。奔命,甚至得延后或放弃参加其他会议。有些有些“必须到会必须到会”的员工,因为已经与重要客户有约在先,的员工,因为已经与重要客户有约在先,根本不能出席,这使得会议讨论很难进行。而到场的人往根本不能出席,这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人,所以准备不充分或者根本往并非与议题关系最密切的人,所以准备不充分或者根本来不及准备。来不及准备。会议效率不高的原因及具体表现会议效率不高的原因及具体表现序序号号原因原因具体表现具体表现一一
4、 时间安排不合适时间安排不合适在早上刚上班、午餐、晚上下班的时间开会或周末、假期开在早上刚上班、午餐、晚上下班的时间开会或周末、假期开会会二二 地点安排不妥当地点安排不妥当领导办公室、容易被打扰到的地方领导办公室、容易被打扰到的地方三三 会议主题不明确会议主题不明确(a)开会时没有主题;开会时没有主题;(b)议题太多;议题太多;(c)主题不明确,与会者主题不明确,与会者不知道会议的目的;不知道会议的目的;(d)开会时临时添加新议题;开会时临时添加新议题;(e)讨论主讨论主题与出席会议的人员相关性不强题与出席会议的人员相关性不强 四四准备不充分准备不充分(a)没有提前通知会议的主题;没有提前通知
5、会议的主题;(b)事前没有沟通,出席会议人事前没有沟通,出席会议人员没在事先准备相关数据或材料;员没在事先准备相关数据或材料;(c)会议资料准备不充分;会议资料准备不充分;(d)会议支持人员前期准备工作不完善,相关事实数据没有收会议支持人员前期准备工作不完善,相关事实数据没有收集或确认集或确认五五会议主持人会议主持人的问题的问题 a)主持人无法有效控场;主持人无法有效控场;(b)主持人对讨论时间无法有效掌控;主持人对讨论时间无法有效掌控;(c)会议的议程在进行时发生头重脚轻,对最后的议题讨论常会议的议程在进行时发生头重脚轻,对最后的议题讨论常草草了事;草草了事;(d)与会者的发言无法掌控,以至
6、偏题、跑题,或与会者的发言无法掌控,以至偏题、跑题,或者是对不相干的议题在发言中占据了大部分的时间;者是对不相干的议题在发言中占据了大部分的时间;(e)缺乏缺乏处理争辩的能力;处理争辩的能力;(f)时间管理不佳;时间管理不佳;(g)无法掌控会议的流畅无法掌控会议的流畅性;性;(h)主席无法创造出参与的氛围,使会议无活力。主席无法创造出参与的氛围,使会议无活力。序序号号原因原因具体表现具体表现一一 时间安排不合适时间安排不合适在早上刚上班、午餐、晚上下班的时间开会或周末、假期开在早上刚上班、午餐、晚上下班的时间开会或周末、假期开会会二二 地点安排不妥当地点安排不妥当领导办公室、容易被打扰到的地方
7、领导办公室、容易被打扰到的地方三三 会议主题不明确会议主题不明确(a)开会时没有主题;开会时没有主题;(b)议题太多;议题太多;(c)主题不明确,与会者主题不明确,与会者不知道会议的目的;不知道会议的目的;(d)开会时临时添加新议题;开会时临时添加新议题;(e)讨论主讨论主题与出席会议的人员相关性不强题与出席会议的人员相关性不强 四四准备不充分准备不充分(a)没有提前通知会议的主题;没有提前通知会议的主题;(b)事前没有沟通,出席会议人事前没有沟通,出席会议人员没在事先准备相关数据或材料;员没在事先准备相关数据或材料;(c)会议资料准备不充分;会议资料准备不充分;(d)会议支持人员前期准备工作
8、不完善,相关事实数据没有收会议支持人员前期准备工作不完善,相关事实数据没有收集或确认集或确认五五会议主持人会议主持人的问题的问题 a)主持人无法有效控场;主持人无法有效控场;(b)主持人对讨论时间无法有效掌控;主持人对讨论时间无法有效掌控;(c)会议的议程在进行时发生头重脚轻,对最后的议题讨论常会议的议程在进行时发生头重脚轻,对最后的议题讨论常草草了事;草草了事;(d)与会者的发言无法掌控,以至偏题、跑题,或与会者的发言无法掌控,以至偏题、跑题,或者是对不相干的议题在发言中占据了大部分的时间;者是对不相干的议题在发言中占据了大部分的时间;(e)缺乏缺乏处理争辩的能力;处理争辩的能力;(f)时间
9、管理不佳;时间管理不佳;(g)无法掌控会议的流畅无法掌控会议的流畅性;性;(h)主席无法创造出参与的氛围,使会议无活力。主席无法创造出参与的氛围,使会议无活力。会议效率不高的原因及具体表现会议效率不高的原因及具体表现六六参与会议人员参与会议人员的问题的问题(a)不相关人员参加会议;不相关人员参加会议;(b)参加会议人员级别较低临时奉命参加会议人员级别较低临时奉命出席会议,无法做出承诺或决定;出席会议,无法做出承诺或决定;(c)参加会议人员彼此对立,参加会议人员彼此对立,没有想要解决问题的心态;没有想要解决问题的心态;(d)参加会议人员范围过大,许多参加会议人员范围过大,许多参与者没有决策权参与
10、者没有决策权七七纪律问题纪律问题(a)参加人员精神不集中,在会议上各忙己事,打手机、发短参加人员精神不集中,在会议上各忙己事,打手机、发短信,或在笔记本电脑前上网;信,或在笔记本电脑前上网;(b)开会时进进出出影响其他人开会时进进出出影响其他人的专注度;的专注度;(c)会议无次序、争吵、本位主义、会上不发言,会议无次序、争吵、本位主义、会上不发言,会后一堆话;会后一堆话;(d)会议中个别交谈产生开小会的状况;会议中个别交谈产生开小会的状况;(f)会议会议迟到早退迟到早退八八会议没有产生会议没有产生结果结果(a)讨论后不做决定或一个问题重复开会讨论;讨论后不做决定或一个问题重复开会讨论;(b)无
11、人做关键无人做关键问题的决定,或者需要做决定的事情没人做决策;问题的决定,或者需要做决定的事情没人做决策;(c)会议达会议达成的结论空洞不实际;成的结论空洞不实际;(d)没有找到解决问题的方法,会议没没有找到解决问题的方法,会议没有结果;有结果;(e)对会议主题的结果出现了分歧。对会议主题的结果出现了分歧。六六参与会议人员参与会议人员的问题的问题(a)不相关人员参加会议;不相关人员参加会议;(b)参加会议人员级别较低临时奉命参加会议人员级别较低临时奉命出席会议,无法做出承诺或决定;出席会议,无法做出承诺或决定;(c)参加会议人员彼此对立,参加会议人员彼此对立,没有想要解决问题的心态;没有想要解
12、决问题的心态;(d)参加会议人员范围过大,许多参加会议人员范围过大,许多参与者没有决策权参与者没有决策权七七纪律问题纪律问题(a)参加人员精神不集中,在会议上各忙己事,打手机、发短参加人员精神不集中,在会议上各忙己事,打手机、发短信,或在笔记本电脑前上网;信,或在笔记本电脑前上网;(b)开会时进进出出影响其他人开会时进进出出影响其他人的专注度;的专注度;(c)会议无次序、争吵、本位主义、会上不发言,会议无次序、争吵、本位主义、会上不发言,会后一堆话;会后一堆话;(d)会议中个别交谈产生开小会的状况;会议中个别交谈产生开小会的状况;(f)会议会议迟到早退迟到早退八八会议没有产生会议没有产生结果结
13、果(a)讨论后不做决定或一个问题重复开会讨论;讨论后不做决定或一个问题重复开会讨论;(b)无人做关键无人做关键问题的决定,或者需要做决定的事情没人做决策;问题的决定,或者需要做决定的事情没人做决策;(c)会议达会议达成的结论空洞不实际;成的结论空洞不实际;(d)没有找到解决问题的方法,会议没没有找到解决问题的方法,会议没有结果;有结果;(e)对会议主题的结果出现了分歧。对会议主题的结果出现了分歧。低效会议预防措施低效会议预防措施 序号序号原原 因因预防措施预防措施一一时时 间间周二至周四上午或下午周二至周四上午或下午2 2:3030以后以后例会例会30309090分;临时性短期会议分;临时性短
14、期会议3030分以内、中期会议分以内、中期会议3030120120分、长期会议分、长期会议1 1天以上。天以上。紧急会议一般遵守紧急会议一般遵守“越快越好越快越好”的原则的原则二二地地 点点封闭会议室、隔音效果好封闭会议室、隔音效果好三三会议主题会议主题有明确的会议主题和会议流程有明确的会议主题和会议流程四四准备不充分准备不充分提前做好准备工作、重要会议有专门的负责人提前做好准备工作、重要会议有专门的负责人五五会议主持人会议主持人一定要具有倾听能力,以解决问题为己任主持人有亲和一定要具有倾听能力,以解决问题为己任主持人有亲和力、影响力,具有较强说服力力、影响力,具有较强说服力六六会议参与者会议
15、参与者必须参加的人全到,并分为必须参加者、可以旁听者、必须参加的人全到,并分为必须参加者、可以旁听者、可选择参加者可选择参加者七七纪律问题纪律问题会议开始时规定好会议纪律、纳入考核会议开始时规定好会议纪律、纳入考核八八结果结果在规定时间内达成决议,没有决议不结束在规定时间内达成决议,没有决议不结束高效会议规范高效会议规范n超过超过1 1个半小时的会议应有通知、议程表及相关资料个半小时的会议应有通知、议程表及相关资料 n所有发言者都要提前通知并做好准备所有发言者都要提前通知并做好准备 n不唱独角戏,主题鲜明,流程顺畅不唱独角戏,主题鲜明,流程顺畅n会议要准时开始,准时结束,有会议纪律制度会议要准
16、时开始,准时结束,有会议纪律制度 n会议讨论问题时,没有决议,会议不结束会议讨论问题时,没有决议,会议不结束n维护别人的尊严,不在会中羞辱人维护别人的尊严,不在会中羞辱人n在否决他人的想法之前,请先提案在否决他人的想法之前,请先提案n意见不同是好事,议论才能面面俱到,甚至有人扮意见不同是好事,议论才能面面俱到,甚至有人扮“黑脸黑脸”n会议结束最迟会议结束最迟2-32-3天后,所有与会者应拿到会议纪要天后,所有与会者应拿到会议纪要 n与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责 会议守则(正规会议)高效会议的规范高效会议的规范规范流程规范流程会议需要管理、需要技巧
17、、更需要经营会议需要管理、需要技巧、更需要经营有效的会议应该是有效的会议应该是会 而 有 议议 而 有 论论 而 有 行行 而 有 果果 而 有 报有效会议经营的原则有效会议经营的原则有计划、有准备有目标、有方向有组织、有参与有把握、有进度有激励、有奖励有策略、有方法有气氛、有士气有追踪、有检讨有评估、有改进有管理、有活动有帮助、有收获有教育、有训练 在管理中在管理中 开了些什么会呢?开了些什么会呢?日常会议系统日常会议系统日常会议系统日常会议系统启示录启示录会议类型会议类型v1.经理早会经理早会 13.整风会整风会 v2.早会早会 14.座谈会座谈会v3.二次早会二次早会 15.冲刺动员会冲
18、刺动员会v4.户外早会户外早会 16.士气展示会士气展示会v5.夕会夕会 17.剥皮会剥皮会v6.周主管例会周主管例会 v7.研讨会研讨会v8.庆生会庆生会v9.批评与自我批评会批评与自我批评会v10.总经理月例会总经理月例会v11.月初启动大会月初启动大会v12.年终总结表彰会年终总结表彰会 经营的常规性会议经营的常规性会议干部早会干部早会每天开干部早会有必要吗?每天开干部早会有必要吗?干部早会真正的价值是什么?干部早会真正的价值是什么?课堂思考?课堂思考?vKPI绩效考核这和这和20/80原则有关系,公司的原则有关系,公司的80%的业绩是由的业绩是由20%的人提供的,而你的工作的人提供的,
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