建材公司办公管理类制度模版.doc
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1、办公管理制度第一章 总 则第一条 为规范公司办公管理秩序,保证行政办公有序进行,制定本制度。第二条 办公管理主要包括公司办公用品管理、印信使用管理、小车管理。第三条 保证工作正常进行,确保各项管理有据可依。 第二章 办公用品管理 第四条(一)易耗品:信封、信纸、笔、稿纸、便签、笔记本、电池、抽杆夹、文件夹、档案盒、资料册、取订书器、装订机、装订针、回形针、图钉、大头针、卷笔刀、橡皮擦、印泥、印油、长尾票夹、票夹、挂钩、文具盒、尺、胶带、笔筒、白板笔、固体胶、剪刀、裁纸刀、一次性纸杯、水笔(芯)、复印纸、墨水、胶水、标签、打孔机、账册、复写纸、计算器、报架、电话机、台历。(二)非易耗品:保险柜、
2、办公隔段、办公桌、办公椅、文件柜、更衣柜、碎纸机、转椅、靠背铁框皮革面椅子、新闻椅子、计算器、订书器、电话机、打孔机、剪刀、笔筒、普通书立、木质书立、文件箱。 (三)杂品:拖把、水桶、洗拖把清洁桶、脸盘、灰斗、扫把、烟灰缸、抹布、垃圾袋、杀虫水、编制袋、玻璃绳。第五条 综合部负责办公用品管理,对办公用品的采购、验收入库、保管、发放、统计建帐等进行全过程管理,并根据管理工作岗位,制定办公用品的发放标准,按标准为各岗位配备办公用品。(详见附件1)第六条 各部门加强对办公用品的管理,做好计划申报、统一领取、发放以及使用控制。第七条 办公用品管理应遵循“满足需求、定量发放、分类控制、统一管理”的原则。
3、 第八条 根据机构设置和部门职能,人力资源部负责每半年核定一次各部门应该领用办公用品的管理人员和非管理人员人数,报送综合部。第九条 结合上一年度实际消耗,综合部对下一年度的办公用品需用量进行调研、统计和测算,并于每年10月上旬完成下年度办公用品计划编制工作,经公司计划编审小组审核后,并入公司生产经营计划“管理费用项”。第十条 各部门每季度第一个月的8日后,申报一次办公用品领用计划,并填写办公用品领用单(详见附件2),经部门负责人审定同意后交综合部统一汇总,报主管副总审批后,实施采购。 第十一条 各单位临时急需办公用品,须填写办公用品请购单,并在备注栏内注明急需采购的原因经部门负责人审定同意后(
4、价值超过500元的,需经主管副总经理审批),交综合部审核同意实施采购。第十二条根据年度需要的办公用品种类,按照集中采购、降低成本的原则,由综合部提出招标采购计划和质量需求,通过招议标方式确定采购渠道,经公司相关部门招标后,确定供货单位。第十三条办公用品实施采购前,由综合部负责人审核后可实施采购计划。原则上一次性签订合同,分批采购。第十四条办公用品入库前,办公用品管理员须认真检查验收,建帐登记,妥善保管,做到帐物相符;对不符合要求的,由采购人员负责办理调换或退货手续。 第十五条办公用品用具领用必须认真履行手续,应填写办公用品领用单后领用和发放,严禁先借后领的行为。 第十六条各单位应按核定的办公用
5、品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品,确因工作需要超标领用的,应经主管副总经理批准。第十七条核定的费用实行增人增费、减人减费,各单位增人或减人,其费用由行政人员根据人员变动情况进行调整。 第十八条各班组因特殊情况需增加费用的,应以书面形式报批,经部门审核批准后,并报请相关负责人增加该项费用。第十九条严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。员工离职时将所领物品一并退回(消耗品除外)第二十条应本着节约的原则使用办公用品。办公用品若被人为损坏,应由责任人照价赔偿。 第二十一条办公用品使用实行季统计年结算,截止时间为每季度底和年终12月21日。由采购人出具报表,相关负责人审核。费
6、用超支在下年度(季度)办公用品费用中缩减,节约费用计入下年度(季度)使用。 第二十二条各单位可根据规定的办公用品领用标准,自主确定各使用人的办公用品使用标准,管理部门人员办公用品定额标准由行政人员统一计划。 第二十三条非消耗性办公用品因使用时间过长需要报废注销时,使用人应提出办公用品报废申请,经相关负责人审核,并报相关领导同意后,到相关人员处办理报废注销手续。第二十四条公司办公用品应做公用,私用或带出公司者应按办公用品两倍的价格从当月工资中扣出。第二十五条公司办公用品应本着节约的原则,员工应自觉爱护各类办公用品,如有损坏照价赔付。第二十六条年终考核各部门标准按照年初费用指标分配数额执行,部门超
7、出全年规定费用,按照超出费用多少三倍罚款,如节省费用支出,将多余部分的百分之五十奖励该部门,由其部门自行分配。办公品发放标准表类别名称类别发放对象发放频次普通办公用品笔类公司领导、中层管理人员、机关科员、工程师、核算员、安全员每月一次胶带类两月一次钉类每月一次注水与复写类两月一次本类一季度一次装订类一季度一次纸类每月一次长期使用类视情况而定,基本为二年更换一次以旧换新特殊办公用品办公家具类按照发放标准执行视具体情况而定空调类其他设备类附件2名称领用时间单位数量单价(元)总价(元)领用人签字备注合 计:办公用品领用明细表第三章 印信使用管理第二十七条 为规范印信使用管理,保证公司印信使用的合法性
8、和严肃性,提高工作效率,制定本规定。第二十八条 本规定适用于公司所有印信的使用。第二十九条 印信的刻制和启用(一)本规定中所指印信包括公司党委章、公司公章、公司领导公务名章、部门章、专用印章(合同专用章、财务专用章等)。(二)印信的刻制1、公司印信的刻制须报董事长批准,由综合部派人凭公司相关证明统一到公安机关相关部门办理刻制手续。2、印信的形体及规格,按国家有关规定执行。3、公司基层各单位、机关各部室需要刻制部门章的由部门负责人报请分管副总同意后,报请董事长批准。公司业务部门需刻制业务专用章、主要业务人员章时,经分管副总审批后,由综合部统一刻制。 (三)印信的启用1、新印信要做好戳记,并留样保
9、存,以便备查。2、印信启用须报董事长批准,并下发启有通知,注明启用日期、发放单位和使用范围。3、部门章及部门业务章启用前须到综合部做好戳记,留样保存,以便备查。第三十条 印信的保管、交接和停用(一)印信的保管1、公司的党委章、公章、法定代表人章存放和使用地点在综合部,由综合部设专人保管;2、公司的合同专用章存放和使用地点在财务部,由财务部设专人保管;3、公司财务专用章、法定代表人章(银行预留印鉴)、发票专用章、现金收讫章、转帐收讫章存放和使用地点在财务部,由财务部指定专人保管;4、其他部门章及业务专用章由各部门指定专人专柜保管,并将保管印信人员名单报综合部备案。5、印信保管须有记录,注明印信名
10、称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。6、印信保管人必须安全可靠,对印信加锁保存,不准将印信私自委托他人代管。印信保管人因事离岗时,须由部门负责人指定人员代管,以免影响工作。7、印信保管如发生异常现象或遗失,应保护现场,及时汇报,配合有关部门查处。(二)印信的交接印信移交须办理手续,签署移交证明,注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。(三)印信的停用公司名称变更或印信使用损坏时,印信须停用。印信停用须经总经理、董事长批准,及时将停用印信送综合部封存或销毁,建立印信存档、销毁的登记档案。第三十一条 印信的使用(一)印信使用范围1、凡属以公司名义对
11、内对外发文、开具介绍信、向上级主管部门、主客机关报送报表、文件等一律加盖公司公章。 2、凡属部门业务的加盖部门章。3、凡对外签订合同(协议)的加盖合同专用章。4、凡属财务会计业务的加盖财务专用章。(二)印信使用审批程序1、印信使用必须建立用印登记制度,严格审批手续,2、凡对外签订合同(协议)、提供担保、出具证明文件、承诺书、法律文书、公证文书、仲裁文书或向上级主管部门、主管机关报送文件需使用公司印信的,承办部门填具用印申请单,经部门主管、分管副总审核后,报公司综合部审核登记,经公司分管综合部副总审核,公司总经理、董事长签字批准后方可使用。特别情况下需将用印文件的复印件交综合部备案。3、凡对外联
12、系业务、向对口部门报送业务报表及相关业务文件等,使用公司印信,承办部门填具用印申请表,经承办部门负责人及承办部门的分管副总审核后,报公司综合部审核登记,经分管综合部副总审批后方可使用。4、凡属公司内部联络工作、告知相关事项,安排部署相关工作,不对外流转的公文,需加盖公章时,报公司综合部审核登记,由综合部负责人签字同意后即可使用,需加盖部门章时,经部门分管副总审批后即可使用。5、印章原则上不得携带外出使用。因工作需要,需携带公司印章外出使用的,须经公司总经理、董事长审批后,由专人(印信保管人)携带和保管并使用。6、公司领导电话或口头批办用印,综合部印信保管人须在印信使用登记表上注明批办领导姓名、
13、时间、事后签字确认。7、严禁填盖空白合同、协议、证明及介绍信。因工作特殊确需开具时,须经分管副总经理审核报总经理或董事长同意方可开具;待工作结束后,必须及时向公司汇报开具手续的用途,未使用的必须立即收回。第四章罚 则第三十二条 未按本制度执行的,公司有权对相关责任人予以经济处罚和行政处分,直至追究法律责任。第五章附则第三十三条本制度经公司总经理办公会批准,于二一三年一月一日起施行。第三十四条 本制度由公司总经理办公会负责解释。 保密管理制度第一章 总 则第一条 为保守公司商业秘密,维护公司权益,依据国家法律法规及集团公司相关制度,制定本制度。第二条 公司秘密是关系公司权力和权益,依照特定程序确
14、定,在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。第三条 公司员工都有保守公司秘密的义务,公司保密工作,执行既确保秘密又便利工作的方针。第二章 保密范围和密级确定第四条 公司秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项:(一)公司重大决策中的秘密事项;(二)公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策;(三)公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录;(四)公司财务预、决算报告及各类财务报表、统计报表;(五)公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息;(六)公司职员人事档案、工资性、劳务性收入及资料;(七)其他经公司确定应保密的事项;一般性决定、决议、通告、行政管
15、理资料等内部文件不属于保密范围。第五条 公司秘密的密级为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。(一)公司经营发展中,直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级;(二)公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级;(三)公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。第六条 属于公司秘密的文件、资料、应当依据本制度第六条规定标明密级,并确定保密期限,保密期限届满,自行解密。第三章 保密措施第七条 属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,由综合管理部负责;采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由电脑使
16、用者负责保密。第八条 对于保密的文件、资料和其他物品,须采取以下保密措施:(一)未经总经理批准,不得复制和摘抄。(二)发、传递和外出携带,由指定人员担任,并采取必要的安全措施。(三)在设备完善的保险装置中保存。第九条 对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的,须经公司批准。第十条 属于公司秘密内容的会议和其他活动,主办部门应采取下列保密措施(一)选择具备保密条件的会议场所;(二)根据工作需要,限定参加会议人员的范围,对参加涉及密级事项会议的人员予以指定;(三)周密规定使用会议设备管理会议文件;(四)确定会议内容是否传达及传达范围。第十一条保密工作纪律(一)不该说的话不说;(二)不该问的事不问;(
17、三)不该看的文件不看;(四)不该记(摄、录)的秘密不记(摄、录);(五)不擅自携带保密材料外出;(六)不在公共场合谈论公司秘密;(七)不在私人通讯(信)中涉及公司秘密;(八)不在不利于保密的地方放置密件。第十二条 公司员工发现公司秘密已经泄露时,应当立即采取补救措施并及时报告综合管理部,由综合管理部及时作出处理。 第四章 奖 惩第十三条 对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励。第十四条 出现下列情况之一者,给予警告,并处以若干金额罚款。(一)泄露公司秘密,尚未造成严重后果或经济损失的;(二)违反本制度第十条、第十一条、第十二条规定;(三)已泄露公司秘密但采
18、取补救措施的。第十五条 出现下列情况之一的,予以辞退并酌情赔偿经济损失:(一)故意或过失泄露公司秘密,造成严重后果或重大经济损失的; (二)违反本制度规定,为他人窃取、刺探、出卖公司秘密的; (三)利用职权强制他人违反保密规定的。 第十六条 本制度规定的泄露是指下列行为之一:(一)公司秘密被不应知悉者知悉的;(二)使公司秘密超出限定的接触范围,而不能证明未被不应知悉者知悉的。第五章 罚 则第十七条 未按本制度执行的,公司有权对相关责任人予以经济处罚和行政处分,直至追究法律责任。第五章附则第十八条本制度经公司总经理办公会批准,于二一三年一月一日起施行。第十九条 本制度由公司总经理办公会负责解释。
19、档案管理制度第一章 总 则第一条 为加强公司的档案管理,规范档案的收集、整理、保管、借阅等工作,有效地保护和利用档案,根据中华人民共和国档案法和集团公司管理制度,制定本制度。第二条档案是指生产经营活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等形式的历史记录。公司档案按内容分为文书档案、图书档案、人事档案、销售档案、会计档案、审计档案、工程档案、设备仪器档案;按载体形式分为声像档案、实物档案、盘片档案。第三条公司按照“统一管理、分级保管、分级查阅”的原则,指定部门负责档案管理工作,确保档案的完整、准确、安全、系统和有效利用。第二章 文
20、件归档第四条 归档要求(一)凡属于公司及所属单位归档范围的各类档案,要按照归档时限向档案部门归档。(二)凡属于本单位归档范围的生产技术、地质勘探、基建、设备、产品、科研成果方面形成的文字、图纸等科技文件材料由档案形成单位收集齐全、分类组卷及时向档案部门归档。任何单位部门或个人不得拒绝归档,不得将档案资料据为已有。(三)对科研成果、产品试制、基建工程、设备开箱等进行鉴定、验收时,应有本单位档案部门人员参加,并对应归档的文件材料进行验收归档。(四)属于本单位归档案范围的会计档案由会计人员立卷,移交档案部门后,不得随意拆卷或重新组卷,若需拆卷须由会计人员与档案人员共同进行。(五)归档的文件料须是原件
21、,文字图表须清晰,不得用铅笔或圆珠笔书写,文件材料上不得乱涂乱画。第五条 归档时间(一)凡属归档范围的文件材料,在文件执行完毕的第二年上半年内,保管部门须将归档文件由部门负责人审定签字后交档案室存档;(二)工程建设项目,在项目竣工验收后、工程结算之前,由各职能部门把应归档的文件材料及技术资料整理立卷,移交档案室存档。(三)设备到货时,档案室要指派人员参加开箱验收,随机文件资料立即归档。(四)会计文件材料由财务部门保管两年,期满后,于第二年四月末前由财务部门向档案部门归档。(五)人事档案应由人事部门按国家有关部门关于人事档案的立卷规定,随时归档。第六条 文件材料归档份数归档的文件材料一式一份,但
22、使用频繁的材料,可适当增加归档份数,或由有关部门保留副本备用。第七条 归档手续(一)各类档案向档案部门移交时,须由移交单位编制移交清册,双方履行交接手续,签字盖章;(二)归档前,移交部门应将归档的文件材料和清册,一式两份,交档案室存档;(三)档案室在接收时,须按移交清册上所列项目逐一清点,核对无误后双方在清单上签字盖章,各执一份备查。第三章 档案鉴定与销毁第八条 为区分各类档案的保存价值,更好地保存有价值档案,按照档案保管期限表,定期销毁无价值及超过保管期限的档案。第九条 档案的鉴定销毁工作,要由档案分管负责人组织有关业务部门人员,对需要鉴定的材料进行鉴定。第十条 根据档案的保管期限及使用价值
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