秘书信息工作.ppt
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1、第八章 现代秘书信息工作二、二、简报简报工作工作一、秘一、秘书书信息工作概述信息工作概述三、信息三、信息资资料工作料工作 当今是信息当今是信息时时代,信息、能源与材料已成代,信息、能源与材料已成为为人人类类社会的三大社会的三大资资源。信息工作是秘源。信息工作是秘书书做做好好“辅辅助管理助管理”的一的一项项重要工作。各机构作出任何决策都离不开信息。本重要工作。各机构作出任何决策都离不开信息。本节节着重着重阐阐述信息述信息在在发发展展经济经济管理社会事管理社会事务过务过程中的作用、秘程中的作用、秘书书信息的内容、信息的内容、经济经济信息的搜集方法及信息的搜集方法及处处理原理原则则等。等。一、秘书信
2、息工作的特点与意义一、信息的含义 信息是事物运动状态及事物运动状态的陈述。包括大自然中自发产生的自然信息,也包括人类社会有意发送的社会信息。消息、情报、数据、新闻、指令等。二、信息的特点1、可加工性2、可转换性3、可传递性4、可利用性5、有时效性6、可开发性(一)信息是企业制定计划与决策的依据信息、商品生产与商品推销三者构成对外经营的“三要素”。缺一不可。营销学观念:成交一笔对外贸易,90%是依靠信息,仅10%的靠推销的“自觉努力”。产品的生产以信息为依据,产品的成功销售是对信息的检验。因此,捕捉信息,掌握国际市场行情,是涉外企业决策者和领导者进行决策和计划的基本条件。企企业业决策者和决策者和
3、领导领导者所需要的信息:者所需要的信息:需要需要信息信息企业内部信息:本国重大的有关方针政策,进出口国别、地区政策,商品货源情况如生产情况、数量与质量、现货与期货、仓储与运输、推销计划与销售意图,其他各种历史资料等。企业外部信息:对象国的政治经济、社会习俗、贸易法规和特殊规定,市场情况如供求关系、销售渠道、淡旺季节,爱好,科技,金融货币及价格,客户和竞争对手情况等。综合信息:即对各种信息进行综合分析加工后的信息。对内部信息进行分析有助了解本企业所处位置,对外部信息进行分析的有助了解外部情况对本企业是机会还是威胁。现代管理认为:管理是由计划、执行和控制三个基本环节组成。而每个环节的活动,都有离不
4、开信息。根据信息反馈,及时调整经营管理策略,才能保证企业在变化中求得生存和发展。(二)信息是企业对日常业务活动有效控制的基础 信息是一种潜在的生产力,能转换为现实的生产力。及时对信息进行加工和利用,不仅可节约物资与能源,而且能使企业起死回生,从衰弱转向繁荣。当世界以技术密集型产品为主的生产时代,我国出口仍以劳动密集型为主的产品,其原因有:发达国家劳动密集型产业在衰退;亚洲“四小龙”也向技术密集型产业转换;劳动密集型的初级产品仍有很大市场;土特产及高精尖的工艺品是技术密集型产品所不可替代的(三)信息是企业实现出口商品战略转移的手段三、秘三、秘书书信息工作的意信息工作的意义义1 1、秘、秘书书信息
5、工作室信息工作室辅辅助助领导领导决策的依据决策的依据 准备阶段 形成阶段 落实和检验阶段2 2、秘、秘书书信息工作室做好自身其他工作的重要条件信息工作室做好自身其他工作的重要条件 处理综合事务 办理文书二、秘书信息工作的类型与基本要求一、信息的一、信息的类类型型1 1、按照信息源的性、按照信息源的性质质划分:划分:自然信息自然信息+社会信息社会信息2 2、按信息的表、按信息的表现现形式形式语语言信息言信息+非非语语言信息言信息3 3、按信息在秘、按信息在秘书书工作中的作用工作中的作用预测预测信息信息+动态动态信息信息+回回馈馈信息信息4 4、按信息源的方向、按信息源的方向上上级级信息信息+内部
6、信息内部信息+下下级级信息信息二、信息工作的特点和基本要求二、信息工作的特点和基本要求1 1、针对针对性性2 2、全面性、全面性3 3、及、及时时性性4 4、适用性、适用性5 5、保密性、保密性三、信息工作的程序三、信息工作的程序信息的收集信息的整理信息的传递信息的存储信息的利用三、秘书信息工作的内容 产产品的品的销销售与社会文化售与社会文化环环境的关系十分密切,不同的境的关系十分密切,不同的风风俗俗习惯习惯、教育水平、教育水平、语语言文字、宗教信仰、价言文字、宗教信仰、价值观值观念、念、艺术艺术与美学与美学观观念等都会影响商品的念等都会影响商品的销销售。售。物物物物质质质质文文文文化化化化风
7、风风风俗俗俗俗习习习习惯惯惯惯宗宗宗宗教教教教信信信信仰仰仰仰价价价价值值值值观观观观念念念念社会文化社会文化环环境境资资料收集范料收集范围围教教教教育育育育水水水水平平平平 客客户户方面信息:方面信息:客户信息是指熟悉并掌握国外客户的政治和资信的具体情况。它是决定我涉外单位正确选择和使用交易对象,对其采取什么政策和做法的重要依据。客户信息内容有:1 1、客、客户户的政治背景的政治背景:主要指企业的政治背景、与政界的联系、企业负责人参加的党派及对我国的政治态度。2 2、客、客户户信用情况的三要素(品格、能力、信用情况的三要素(品格、能力、资资本):本):经营经营作作风风(品格):(品格):是指
8、客户的商业道德和经纪人品质是否诚实可靠,合同履约率和信誉;经营经营范范围围和和经营经营能力:能力:有活动能力(经营业务的种类和成交契约种类),推销能力(经营商品的品种和地区范围),经营性质(实用户或中间商、专业商、兼营商),法律地位(合伙公司或上市公司、不上市公司、有限公司)销售渠道和贸易关系(公司在国内外分支机构、销售地区、商品推销员数、管理体制),与客户的历史、经营、生产、销售、盈亏、财务情况和企业发展计划;资资本:本:资产(注册资本、实际资本、公债、其他财产、资产负债表)和食用能力(供贷信用、银行信用、信用担保)3 3、客、客户户信用的信用的鉴鉴定和分定和分类类:把通过银行、工商团体、专
9、业咨询机构、驻外机构、报刊资料、公司资产负债表、活动报告、简介、手册或到国外考察和贸易接触等途径搜集到的客户信用资料,进行综合分析、研究,把客户分成四类。一般一般往来往来户户普通普通联联系系户户不与不与往来往来户户基本基本往来往来户户四、外向型经济信息的搜集方法1、委托委托委托委托现现现现有信息有信息有信息有信息业业业业或代理机或代理机或代理机或代理机构构构构获获获获取急需的某方面信息。取急需的某方面信息。取急需的某方面信息。取急需的某方面信息。2、订阅订阅国内外主要国内外主要电讯电讯和有关的和有关的报报刊刊资资料。料。3、通、通过过各种各种业务业务活活动动,有目,有目的搜集第一手的搜集第一手
10、“活活”资资料。料。4、在国外建立推、在国外建立推销销网网络络的同的同时时,组组建信息网建信息网络络。5、充分利用、充分利用驻驻外机构的渠道,外机构的渠道,广泛了国广泛了国际际市市场场信息。信息。信息收信息收集方法集方法经济信息收集处理的基本原则注重信息注重信息注重信息注重信息的的的的时时时时效性效性效性效性信息收集处理原则突出信息突出信息突出信息突出信息的适用性的适用性的适用性的适用性确保信息确保信息的真的真实实性性注意信息注意信息的全面性的全面性保持信息保持信息保持信息保持信息的系的系的系的系统统统统性性性性五、简报工作 在实践中,信息交流是非常重要的,组织或系统上下左右的沟通不可能总是靠
11、会议或会面通报,内部的简报就是最得力的信息交流的方法。(一)简报及简报工作 “简报”是我国党政机关、企事业单位、人民团体等组织内部的一种文书形式,是以反映情况、交流经验、传递信息为主要内容的简要报告或报道。简报工作是秘书围绕简报所做的信息收集、简报编制、发送等诸多工作中的一项常规信息工作。(二)简报的作用 作为一种简要的动态性报告或报道,简报主要有三项作用简报简报能使能使组组织织及及时时与上与上下左右沟通下左右沟通情况,交流情况,交流经验经验。有利。有利于加于加强强工作工作系系统统化,使化,使整体工作整体工作协协调调推推进进简报简报能迅速能迅速向上向上级级反映反映动态动态,便于,便于领导领导了
12、解、了解、掌握情况、掌握情况、分析分析问题问题、做出决策;做出决策;便于便于领导领导正正确指确指导导工作工作简报简报可以可以为为新新闻闻提提供供报报道道线线索,索,扩扩大大信息渠道信息渠道和作用和作用(三)简报的特点 秘书做简报工作,不仅要动笔,更重要的是要动手动脑,要充分了解情况,才能分析综合。简报的特点可以用三个字简约地概括。简报简报的的特点特点短 平平快快是指文字简洁,文章短是指内容平实、真实、实在,有价值、“含金量”高是指反映情况要及时(四)简报工作的基本程序 按照信息工作的程序,“简报”工作也不外乎是:收集加工传输利用反馈。只是每一个环节,都体现简报工作的特色。收集:收集环节秘书着重
13、要明确收集什么、到哪儿去收集、如何收集的问题。简报既要信息量大,也要顾及每期简报的报道中心。要善于利用一切可以承载信息的手段,收集一切有利于领导和基层耳聪目明的信息;加工:加工环节就是秘书对简报的编制,编制工作要严格遵循秘书文字编辑工作的原则。传输:传输是指简报的发送,有经验的秘书重视建立和完善简报的发送网络,重视报送领导、传送相关单位和发送下级部门的区别。利用:简报信息的利用是简报工作的目的,要使有关单位、部门接受简报信息,争取对他们有用。反馈:反馈是新一轮信息简报工作的开始。(五)简报的格式 简报不是正式的公文,但是简报一方面有不同单位各自的独特格式;一方面也有在长期实践中约定俗成的相对固
14、定格式。一般简报有报头、正文和报尾三部分。具体内容如下具体内容如下简报的格式报头正文报尾内容包括简报名称;编号;编发单位名称;印发日期,在报头左上方加印“内部刊物,注意保存”不刻意设计版面。每项内容都是标题、简要报道和提供信息的单位或信息出处三部分 简报尾页下方,两条平行线内注明本期的发送单位名称或个人姓名;下线下右侧注明总印发份数 (六)秘书做“简报”工作的要求秘秘书书做做“简报简报”工作的要求工作的要求要要 求求 围绕“简报”工作,秘书要头脑清楚,反应敏捷,掌握情况及时准确要学会“抓大事”和围绕当前一个时期的中心工作掌握情况,收集信息;还要学会“抓苗头”,及时反应带有倾向性的问题 要掌握一
15、定的理论和方法,掌握方针政策,能够对所收集的信息进行加工整理 要重视信息的导向问题,善于把多种类、多渠道的无序的信息变为系统的、有价值的信息 要具备相当的文字水平,要把“简报”编辑成上下喜闻乐见的文字材料好的简报不仅内容充实,而且文字流畅,能使人从简约的文字中透视深远的信息意味六、信息资料工作 秘书的信息资料工作就是将信息工作融于平时的办文工作中,或者说是在办文工作中留意将大量的初级信息加工为高层次信息,为领导的管理与决策服务。(一)秘书的信息资料工作 秘书是为领导“辅助管理,综合服务”的,秘书的资料,就是围绕有关为领导提供全面服务的原则进行搜集、摘取、留存、剪贴的。因为秘书的工作范围广泛,内
16、容繁杂,所以秘书资料的来源也广。(二)资料剪贴 资料剪贴的方法 资料剪贴主要是文字资料的提纯留存。传统的“剪贴”是真正意义的“剪”,现在秘书通常是将所要留存内容划定复印。剪贴复制的过程1 1 1 12 2 2 2将认定要留存的内容用较粗的笔划出边框,尽量留宽余些在划定内容的空白处标明内容出处,包括所载报刊名将内容复印A4纸上如所选内容版面较小,可以先用单面纸复印要利用放大和缩小复印功能,使复制内容字号大体一致 资资料保存料保存 3 3 3 3资资料保存料保存的注意事的注意事项项根据剪贴资料的量,选择页码薄厚适宜的 在剪贴簿的封页和脊部做好必要的标签顺序插入要留存的资料并一一编注 剪贴簿的第一页
17、要做目录,以备查找方便(三)摘要卡 摘要卡也称“文献摘要卡”或“文件摘要卡”。文献就是有历史价值或留存价值的文字资料。秘书在不可能全部保存文献或不能准确确定文献价值时,常常采取做摘要卡保存信息的方式。摘要卡一般用卡片盒(箱)保存。卡卡 片片 盒盒 在摘要卡中,主要包括以下六在摘要卡中,主要包括以下六项项内容内容摘要卡的内容所摘文献的出处文献出版社、期刊号页码分类和编号摘要内容摘录人和备注 摘要卡的优点是方便灵活,便于查找,但秘书的办公环境有限,卡片的存放量不可能太大,所以,用摘要卡的形式留存信息,就有一个不断筛选、精简、提纯问题。(四)名片 名片是现代经济社会中人与人之间、单位工作人员之间交际
18、交往中相互认识的一种工具。对秘书来说,名片上可以有直接的和间接的信息。名片作为信息载体,在秘书工作中,也有从收集到加工整理、从保存到提供使用、到信息反馈的过程。具体具体过过程如下程如下名片的使用过程名片的收集名片的保存名片的加工整理名片的利用要加以分类留存要一新片换替旧片或针对某张名片添注新信息(五)秘书案头的“信息库”所谓“信息库”就是秘书要在自己有限的办公桌、抽屉、柜架上,准备随手就可以取来的应答信息。这些东西有的人称为“案头必备”,有的书上称之为“必须经常放置于身旁的东西”。一般来一般来说说,秘,秘书书案案头应头应具具备备的的“信息信息库库”包括如下内容包括如下内容中、英文字典中、英文字
19、典 飞飞机、火机、火车车、轮轮船、班船、班车车的的最新最新时时刻表刻表 邮邮政政编码编码簿簿 电话电话号号码码簿簿 国国际际国内地国内地图图 常用常用业务业务及管及管理工作范理工作范围围的的最新最新电话电话表表 应应用文体式大用文体式大全、秘全、秘书书手册手册 工商名工商名录录或同或同业业名名录录 办办公室所有公室所有设设备备的的说说明明书书、维护维护保养手册保养手册(六)以计算机为核心的信息处理技术 秘书的信息工作现代化,首要的是秘书的思想观念。其次是计算机的网络系统问题。网络的信息大大拓展了秘书对信息的获取渠道。但是面对大量的、纷至沓来的各种信息,如何经过分析、综合、归纳和判断,向领导提供
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