PROD-01采购控制程序.doc
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1、采购控制程序文件编号:Q/EP-PROD-001版本/版次:A1制订部门/人:生产运营中心审核人:生效日期:2014-10-1分发部门及数量:市场营销部/生产运营中心/财务部/人事行政部各1份。共4份打星号()的管理层需审批本文件。总经理管理者代表生产运营中心人事行政部财务部市场营销文件修订履历版次修订内容摘要制定/修订部门制定/修订人审核人审批人生效日期A1新制定生产运营中心文件控制印记:1、目的规范采购和供给过程,确保工作的顺利达成;2、 范围本程序适合于本公司所采购的物料的控制及外协加工控制,包括纸张,油墨,CTP/PS版、办公用品及设备零配件与基建材料、电脑与耗材及外协等所有的材料;所
2、指“供应商”包括“外协商”。3、职责3.1工艺计划负责销售订单生产所需物料的申购;3.2采购负责物料采购的实施,组织和协调对供应商的评审、选择和动态控制,成品外协实施;最低库存补仓物料的申购,物料库存控制和采购成本控制;3.3品质部负责对供应商准入评审、现场评价及采购物料质量的验证;3.4生产总监负责组织常用物料标准库存量的制定,审核新供应商准入、审批新物料试用申请3.5执行副总审批所有合格供应商。4.程序4.1供应商的开发与准入4.1.1供应商开发时机A、当公司有新物料/新工序的引进时;B、当常用材料的供应商低于备用数量时;C、当新供应商具有竞争优势时。4.1.2供应商选择标准供应商的选择遵
3、循技术、服务、质量、响应能力、供货表现、成本综合最佳的原则。一般综合考虑以下因素:A、具有优势的产品资源; B、具有良好的财务状况,原则上要可以给予60天以上账期,有一般纳税人资格; C、具有健全的商务管理流程和制度;D、具有良好的市场信誉和良好的售前、售后服务能力和服务意识和积极的合作态度;E、具有相对有利于我公司的供配货地理区位。4.1.3供应商开发流程4.1.3.1由采购组组织对备选供应商的信息进行收集,对其基本的生产设备、检测设备、信誉、质量、环境体系和ROSH是否通过认证或其产品是否通过认证、价格情况等方面进行调查。4.1.3.2筛选出符合条件的供应商,采购组负责组织与供应商的合作意
4、向洽谈,并向有意向合作的供应商发放供应商调查表收集供应商的详细信息。4.1.3.3采购组负责组织物料试样工作,物料试样按照新材料试用与管理标准进行,对备选供应商的报价按照采购价格管理规定执行。4.1.3.4采购组负责收集汇总关于试样、现场监查及价格洽谈等的结果及相关资质证明文件(包括使用、性能说明书、有害物质检测报告、纸张FSC证书、供应商报价及营业执照、产品检验报告、ISO9000/ISO14001证书等),对备选供应商从质量、交期、服务、结算方式等方面进行评价,填写新供应商申请表。4.1.3.6所有新供应商申请表报生产总监审核、总经理审批。供应商的开发与准入流程图见后附表14.2供应商的管
5、理4.2.1供应商的日常管理4.2.1.1供应商日常供货中提供产品不合格时,由品质部以供货质量反馈单的形式反馈供应商进行处理。品质主管视问题的严重程度及供应商的性质可采取上厂监查的措施。如同一供应商同一产品连续两次改进无效果,品质部可以要求计划组降低其采购量,供应商相同问题出现三次仍无法改善或出现因物料问题重大损失的,品质部可提出取消其合格供应商资格申请,报总经理审批。4.2.1.2对于供应商日常供货产生的品质或交期方面的问题,可视其对公司经营生产产生的影响程度,由品质部或采购组提出对供应商进行适当金额的经济处罚,处罚申请需报生产厂长批准后才能通知供应商。4.2.1.3发现供应商以次充好、偷工
6、减料的欺骗行为时,品质主管可立即提出取消其合格供应商资格。采购组组织对供应商进行处理,处理结果报生产厂长审核,总经理审批。4.2.2供应商的季度考核4.2.2.1季度考核:每季度由计划组组织、品管协助对主要物料的首选供应商(季度采购额最大的)季度供货情况进行考核:(一)季度考核项目及比重列表:项目比重考核单位质量50%品质部交期40%计划组服务10%计划组(二)考核计分方法:1. 质量得分A=1-(进料不合格批数总进料批数)502. 交期得分B=1-(超期批数总进料批数)403. 服务得分C=1-(服务投诉次数总进料批数)104. 总分S=A+B+C(三)对考核结果的应用95分以上为优秀供应商
7、,可加大采购。8594分为合格供应商,可正常采购。8084分仍为合格供应商,由品质部向供应商发出纠正预防措施,并减量采购。80分,连续2个季度将予以淘汰。4.2.2.2每季度的供应商考核结果应由计划组在季度采购会议上通报并报送财务部留存。4.2.3供应商的年度评审每年度结束后,计划主管须对当年度供应商的供货情况进行统计分析,结合每季度的考核结果及公司采购管理需要,对所有供应商进行重新评估,对不符合要求的填写合格供应商资格取消申请报总经理批准。4.3产品采购过程的控制4.3.1采购计划4.3.1.1年度计划:计划组每年底需对当年度的主要采购物料进行统计分析,结合下年度销售预算测算下年度的物料采购
8、需求,并据此对年度合作的供应商进行选择并组织谈判。4.3.1.2最低库存补充计划:生产厂长负责组织计划组和仓储组、成本会计依据生产的用料情况,编制常用物料的最低库存量标准,由计划组负责依据物料的最低库存量标准提出采购计划。4.3.1.3战略备库计划:对于因市场变动,计划主管可申请战略备库存计划,以保证物料的供给及合适的价格。4.3.1.4订单采购计划:依批次销售订单需求提出的物料采购。4.3.2采购/外协的执行4.3.2.1采购的执行由请购部门填写请购单经权责人员审核审批后交计划主管组织实施。4.3.2.2常规外协的执行由印刷组外协人员填写外发加工单发外协单位执行;特殊外发由计划组填写外发加工
9、申请单经权责人员审核审批后实施。4.3.2.3采购的价格管理按照外购外协管理制度规定进行审核审批。以上外购外协的审核审批权限见后附表2。4.4采购/外协过程的变更4.4.1当采购/外协的产品及交期发生变化或出现任何障碍时,计划组应第一时间通知请购部门/人(电话、邮件等形式),并跟踪处理并及时反馈处理结果。4.4.2当采购/外协需求发生变化时,首先以电话形式通知到供应商,并及时以变更采购订单或外发加工单形式通知供应商,并要求供应商签字回传,以确保供应商采购/外协需求信息得到更新。4.5特殊采购4.5.1因合格供应商发生重大质量问题或不可抗拒的原因不能及时供货时,计划组可填写新供应商申请表报生产厂
10、长审核,再报总经理审批,申请供应商临时准入,由财务部负责录入合格供应商一览表(须在名称前加注临时)。4.5.2所有上述的特殊采购,计划组在采购实施前,都必须提前通知到品质部,由品质部组织对物料的检验工作。4.5.3计划主管在10天之内组织对该类特殊采购的供应商按新开发供应商流程进行评价、审批。如审批不合格,由计划主管通知财务部将该供应商禁用。4.5.4对零星采购的供应商(办公用品类及细小配件)或一次性采购的供应商不需作“供应商评价”审批,直接从价格、质量方面作比较即可。4.5.5所有原、辅助材料都必须具有环保相关资料,若销售部有注明不需使用环保材料的订单,经生产厂长批准后方能依单采购。4.6采
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