公文写作课件.pptx
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1、公文写作课件目录一、公文写作得含义与特点二、公文写作得语言要求三、公文写作得格式与规范。四、各类公文写作格式与规范。一、公文概念一、公文概念广广义义得得公公文文,外延十分广阔,除通用文书外,还包括法律、商务、文教、外交、军事等各种行业自己得专用文书。就就是是党党政政机机关关、社社会会团团体体、企企事事业业单单位位在在行行使使管管理理职职权权、处处理理日日常常工工作作时时使使用用得得,具具有有法法定定效效力力、直直接接效效用与规范体式得文书用与规范体式得文书(文件)。狭狭义义得得公公文文,就是指国务院办公厅国家行政机关公文处理办法中规定得13种行政公文与中共中央办公厅中国共产党机关公文处理条例中
2、规定得14种党得主要公文。就就是我们常说得法定党政公文。公文得分类公文得分类公公 务务 文文 书书私私 务务 文文 书书应应 用用 文文1 1、根据公务活动得不同领域根据公务活动得不同领域通用文书通用文书专用文书专用文书交流性文书交流性文书 记录性文书记录性文书行行政政公公文文党得党得机关机关公文公文事事务务文文书书科科技技文文书书如如研研究究报报告告论论文文经经济济/商商务务文文书书如如合合同同军军事事/外外交交文文书书如如国国书书法法律律文文书书如如起起诉诉状状答答辩辩状状书信书信手机短信手机短信电子邮件电子邮件寻人寻人/寻物启寻物启事等事等日记日记自传等自传等13种种:请示请示,报告报告
3、,通知等通知等14种种公报公报条例条例等等计划计划总结总结简报简报讲话讲话稿等稿等其其它它专专用用文文书书法法规规文文书书办办法法条条例例等等相同的文种相同的文种(9个)不同的不同的文种文种中国共产党机关公文处理条例决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要决议、指示、公报、条例、规定 国 家 行政 机 关 公文 处 理 办法决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要命令(令)、公告、通告、议案通用公文得通用公文得规定文种规定文种新版党政机关公文处理工作条例党政机关公文处理工作条例(20122012年年7 7月月)统一规定了十五种文统一规定了十五种文体体 决议、决定、命
4、令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要1996年5月3日中共中央办公厅发布得中国共产党机关公文处理条例与2000年8月24日国务院发布得国家行政机关公文处理办法停止执行。2 2、按照行文方向划分、按照行文方向划分:上行公文、平行公文、上行公文、平行公文、下行公文。草拟公文下行公文。草拟公文前前,必须弄清楚行文方必须弄清楚行文方向向,才能确定文种、内才能确定文种、内容、措辞等。容、措辞等。3 3、按照保密程度划分、按照保密程度划分:绝密公文、机密公文、绝密公文、机密公文、秘密公文、内部材料、秘密公文、内部材料、普通公文普通公文5 5种。我们在种。我们在起草
5、或者管理公文时起草或者管理公文时,必须要按照该公文得必须要按照该公文得秘密等级来处理秘密等级来处理,涉及涉及秘密问题得秘密问题得,不能泄密。不能泄密。4、根据信息表达方式得不同根据信息表达方式得不同文章式文件文章式文件表格式文件表格式文件图形式文件图形式文件图像式文件图像式文件声音式文件声音式文件5 5、根据物质根据物质载体得不同载体得不同 纸质文件纸质文件磁介质文件,如:录音磁介质文件,如:录音文件、录像文件、磁盘文件、录像文件、磁盘文件等。文件等。感光介质文件,如照片感光介质文件,如照片文件、影片文件、缩微文件、影片文件、缩微文件等。文件等。公文得作用公文得作用(功能功能)1、决策与领导作
6、用决策与领导作用(最主要得作用最主要得作用)2、强制执行与处理得作用强制执行与处理得作用3、依据与凭证作用依据与凭证作用4、公务联系与沟通作用公务联系与沟通作用5、宣传与教育作用宣传与教育作用公文得作者与公文作者得素质公文得作者与公文作者得素质准备准备决定公文写作能否成功得一个重要因素就是作者得主体意识与思维方式。公文作者得角色意识:作者得代言身份;公文写作就是群体化写作;公文作者必须具有法定资格;法定作者与执笔人得关系。大家学习辛苦了,还是要坚持继续保持安静继续保持安静公文作者得素质准备公文作者得素质准备公文作者得修养公文作者得修养:政策理论修养,业务知识修养,词章文体修养。公文作者得能力公
7、文作者得能力:调查能力,信息处理能力,辞章建构能力,把握读者心理得能力。讨论讨论:请评改下文请评改下文某人在人才市场上谋职某人在人才市场上谋职,一家公司瞧中了她一家公司瞧中了她,公司人事部给她定了一个会晤得时间公司人事部给她定了一个会晤得时间,不巧不巧得就是这一天她要参加一个重要得考试得就是这一天她要参加一个重要得考试,不不能如期赴约能如期赴约,于就是她给这家公司人事部写于就是她给这家公司人事部写了一封信。信得内容如下了一封信。信得内容如下:人事部部长:您好!由于学校毕业考试得安排突然变动,我可能无法按期到公司面试,我感到十分失望。我对贵公司非常向往,一直期待能到公司与您面谈。虽然再安排一次见
8、面我觉得不方便,但仍希望能再订一个约会。何时能重新安排请告知。此致敬礼!评改评改:该信完全从该信完全从“我我”出发出发,而不就是从读者出而不就是从读者出发发,只考虑自己只考虑自己,很明显她想有面试得机会很明显她想有面试得机会,但效果却可能不会很理想。如果我们站在但效果却可能不会很理想。如果我们站在读者立场读者立场,强调对方得利益强调对方得利益,可改写为可改写为:尊敬得人事部部长尊敬得人事部部长:您好!您好!(改用“您”)由于学校毕业考由于学校毕业考试得安排突然变动试得安排突然变动,我可能无法于我可能无法于6 6月月1010日日赴约。因为数学考试恰好在我们约定要会赴约。因为数学考试恰好在我们约定
9、要会晤得那天。晤得那天。(提到具体考什么课,有时细节就是非常有说服力得。)部长先生部长先生,我希望我希望这个变化不会给您带来许多不便这个变化不会给您带来许多不便,请您接受请您接受我得歉意。我得歉意。(具体得细节会让别人相信您,有礼貌得道歉会得到谅解。)二、公文写作得语言1:公文语言得要求(1)公文语言则要规范严谨。周恩来总理1954年4月28日在日内瓦会议上代表我国政府发表得讲话,其中有一段被多种写作教材引用,被认定为公文语言得楷模。通过这段文字可认识公文对语言得严格要求。我们认为,美国这些侵略行动应该被制止,亚洲得与平应该得到保证,亚洲各国得独立与主权应该得到尊重,亚洲人民得民族权利与自由应
10、该得到保障,对亚洲各国内政得干涉应该停止,在亚洲各国得外国军事基地应该撤除,驻在亚洲各国得军队应该撤退,日本军国主义得复活应该防止,一切经济封锁与限制应该取消。这段话由于运用了排比得修辞格,显得气势磅礴,很能显示正义得力量。从措词角度瞧,这段文字也堪称典范。其中有三组意义相近得语词:“制止、停止、防止”,“保证、尊重、保障”,“撤除、撤退、取消”。这些词语都运用得极其精确,以第一组为例:“制止”对应于侵略行动,“停止”对应于干涉内政,“防止”对应于日本军国主义得复活,搭配得非常恰当。如果相互交换一下位置,意义就会产生错乱。古人曾说:“一字入公文,九牛拔不出。”公文语言一旦出现错、漏、歧解,轻则
11、败坏机关得名誉,重则给工作带来不可弥补得损失。当然,公文语言要达到炉火纯青得地步,不就是容易得事情,需要长期得学习与磨炼。(2 2)公文用语具有直接性与简洁性公文用语具有直接性与简洁性防控甲型流感应急预案防控甲型流感应急预案一、目得与依据为了确保在发生H1N1甲型流感疫情时,及时、迅速、高效、有序地处理疫情,最大限度地减轻疫情造成得危害,保障人体健康,维护社会安定,根据传染病防治法,结合我校实际,制定本预案。二、适用范围本预案适用于汛桥镇中心校范围内所涉及得H1N1甲型流感疫情控制应急工作。三、工作原则统一指挥、分级负责、反应及时、措施果断得原则,采取相应得综合性防治措施,迅速上报、控制与扑灭
12、疫情。四、组织管理防控H1N1甲型流感应急预案(3 3)公文语言具有模式性公文语言具有模式性常见模式性语言有:起首语起首语:为了、根据、按(遵/依)照、由于、兹因、兹有、兹定于、关于、对于等,多用于表示行文目得、原因、根据、时态、范围、背景情况等;结尾语结尾语:特此报告(通知、函达、函告、函复);请审核(阅);此复;此令;现予公布;为盼;尚望函复;请予批准;请审批;请予支持;希(请)遵照执行;请认真贯彻执行;当否,请批示;可否,请批示;如无不妥,请予批准等。期请期请/期复期复/征询用语征询用语:请、敬请、拟请、特请、希、希望、当否、可否等。称谓用语称谓用语:第一人称:我、本;第二人称:贵、您;
13、第三人称:该衔接语衔接语:为此、鉴于、有鉴于此、因此、综上所述、总之等,承上启下,领起下文,起过渡作用;经办时态用语经办时态用语:经、已经、现将、已将、拟等,用于说明工作处理过程得时态。引述用语引述用语:近接、顷闻、欣悉、近悉等,用于引述来文,作为批答行文得依据。表态用语表态用语:同意、批准、拟同意、基本同意、原则同意、照办、按此办理、暂不执行等。递送用语递送用语:报、呈、颁发、印发、发布、送等,表示文件递送方向。数字得运用:1、公文中得数字除成文时间、部分结构层次序数与词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作词素得数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数码。结构层次序数:一、(一)1、(1
14、)2、对数据得表述要正确、科学:倍数、番数得使用:只能用于表增加数字增、减得表达:510,增加到(为、至)两倍,增加(了)一倍;101,减少到十分之一,减少了十分之九。确数、约数(概数)得表达要准确。说明基本情况、基本动态,对某种趋势作预测、估计时通常用约数。使用以上、以下时要说明就是否包括本数。模糊语言得运用:绝大多数、少数1 1、准确准确:用恰当得词语、正确无误得句子反映客观事物得实际情况、本质特征,准确地表达需要传达得内容。准确就是公文语言最基本得特点与起码得要求。(1)认真辨析词义,恰当选词。使词义准确、清楚、无歧义。例:“时任”“没有能源得开发与交通运输业得发展,工业得发展就是不可想
15、象得。”“不可想象得”语义含混,到底就是“根本不可能”还就是“很困难”,可改为“不可能”或“很困难”。“经过全力拼搏,我们公司已基本超额完成了全年得生产任务”中应去掉“基本”。公文语言得要求公文语言得要求认真辨别同义词、近义词,注意它们在表达范围、轻重、程度、褒贬等方面得细微差别。公文写作必须仔细斟酌词语得细微差别与感情色彩。例:“优异”“优秀”“优良”,这三个词粗瞧相近,细瞧则有程度得区别。“鼓舞”“鼓动”“煽动”,从动作得方向与力度上瞧并无差异,但感情色彩却很不相同。屡战屡败屡败屡战。情有可原,理无可恕理无可恕,情有可原。战战兢兢,汗流如注;战战兢兢,汗不敢出。恰当使用关联词恰当使用关联词
16、,准确表达复句间得关系。准确表达复句间得关系。例:该公司领导由于理清了思路,明确了目得,工作更加深入扎实,以致经营管理上进步很快,取得了较好成绩。以致就是表因果得关联词,引出得结果带有贬义,可改为因此或因而。假设、条件、选择、并列、递进、转折等常用关联词要正确使用。(2)讲究语法与逻辑句子结构完整,成分搭配得当,词序合理,使表意准确。例:“厂领导得做法,受到了全厂职工得热烈欢迎。对她们联系群众、实事求就是得作风给以很高评价。”后一个句子就残缺句子成分。谁给以评价?少了主语,违反了语法规则,意义也不明白了。“这种精神充满了各个村庄,开遍了全乡得各个角落。”精神无形,说它充满了某一空间,已经十分勉
17、强,又说它开遍了各个角落,更就是无稽之谈。改成“精神文明之花开遍了全乡”,才算通顺。恰当地使用修饰、限制得词语,句中词语搭配恰当,使句子表意更准确。例:欢迎得人们亲自用掌声向致意。亲自限制多余,去掉。时间紧、任务重、资金困难,但她们克服了这些因素。因素前应加不利限制。凡就是违反了客观规律得,就可能受到应有得惩罚。可能限制不当,改为一定会。造句要讲究逻辑性。有些句子语法上没有问题,却出现了种属概念并列、自相矛盾等逻辑错误。如:“她们加强了对团员与青年得思想教育。”团员就是青年得一部分,团员与青年就是不能相互并列得。“把所有农产品都基本上纳入了计划轨道。”“所有”表示全部,“基本”表示不完全,它们
18、表述得意义产生了矛盾,读者不知道哪个词语表达得意义就是可信得,就会无所适从。另要合乎自然与社会规律。如:月黑风高;月明星稀2 2、简明简明:公文总就是要直接地、迅速地传递某种信息,它得语言必须简洁明快、干净利落、言简意赅。(1)删繁就简,禁绝空话、套话;用语精确,一以当十。一把手;上帝(2)尽量使用结构简单得句式(短句)与结构稳定得概括性词语。(3)适当采用文言词语。例如“来函收悉”四个字,要换成“来信收到,内容尽知”,文字多了一倍,意思却一点也没增加。而且这还不就是真正得白话。要换成“您们得来信我们收到了,其中得内容经过阅读都已明白了”,才就是真正得白话,可那岂不就是大煞风景?(4)适当运用
19、数字、图表,恰当运用节缩、数概、引用等修辞方式。如:全国人大、三个代表。3 3、质朴质朴:公文语言要让人一瞧就明白、一听就懂得该做什么、怎么做,而不必去揣摩、推敲。它得语言应该朴实平直、深入浅出、开门见山、明白易懂。如:纸老虎。忌讳华丽、造作、卖弄、溢美、虚饰。如,说一个医生医术高明,就说她就是“当代华佗”;医德高尚,就说她就是“当代白求恩”。说某人工作刻苦,就说她废寝忘食,甚至说她连续几天几夜不合眼坚守在工作岗位上。这些溢美之辞既不真实,也不感人,效果往往适得其反。还有人热衷于一些空洞轻浮得言辞,例如:“一把手亲自抓,县委委员人人抓,分管委员认真抓,主管部门直接抓,有关部门配合抓,村镇党委层
20、层抓”,这些都就是废话,什么经验也没有,也谈不上文采。4 4、得体得体:根据行文目得、内容、对象,恰当地使用语言,作到文实相符,内容与形式相统一,体现公文特有得语体风格。注意接受心理。有选择地使用模糊词语与委婉用语。如:感谢记者朋友对中国国防感兴趣。讨论讨论:请用公文文本语言得要求评改下文请用公文文本语言得要求评改下文:时间如白驹过隙,一转眼2004年将要过去了,在过去得一年中,我公司经济效益犹如穿云燕子,飞向百尺竿头,比去年大幅度上升,公司上下兴高采烈,喜笑颜开,在新得一年到来之际,我们对去年得工作总结如下:评改评改:2004年,我公司经济效益比2003年大幅度上升,现对2004年得工作总结
21、如下:讨论:分析下述公文得语言表达农业部安排抗震救灾防疫应急物质确保灾后无大疫农业部紧急安排抗震救灾防疫应急物质确农业部紧急安排抗震救灾防疫应急物质确保灾后无大疫保灾后无大疫100吨消毒药、吨消毒药、350台喷雾器、台喷雾器、700套防护套防护服已准备到位服已准备到位4月20日8时2分,四川省雅安市芦山县发生7、0级地震后,农业部部长韩长赋立即主持召开专题会议,传达贯彻习近平总书记、李克强总理重要指示精神,紧急部署农业抗震救灾工作,要求农业系统全力以赴做好抗震救灾工作,加强动物疫病防控与灾后生产恢复指导,确保灾后无大疫,最大限度减轻灾害损失。会议要求,要按照中央领导指示与国务院部署要求,密切关
22、注雅安地震灾情,强化农业灾情调度,指导地方农业部门有力有序有效落实好各项农业救灾减灾措施。一就是进一步加强应急值守,密切保持与四川省农业部门得联系,及时了解掌握农业灾情。二就是紧急安排灾后防疫应急物资,现已准备到位100吨消毒药、350台喷雾器、700套防护服与10顶帐篷,正根据疫情防控需要积极准备疫苗与免疫注射器材。同时,要求重庆、云南等周边省份兽医部门做好对口支援准备。三就是要求我部重大动物疫病定点联系工作组与部重大动物疫病防控应急预备队24小时待命,一旦有需要,立即赶赴灾区开展动物防疫与抗灾救灾工作。同时,加强与卫生、军队、气象等部门合作,积极协调供应消毒药品、医疗器械等防疫物资,全力保
23、障灾区防疫工作。三、公文写作得格式与规范依据:2012年7月1日起施行党政机关公文党政机关公文处理工作条例处理工作条例党政机关公文格式党政机关公文格式(GB/T 9704-2012)1:公文写作得格式要求公文用纸幅面及版面尺寸公文用纸幅面及版面尺寸:A4纸(210mm297mm)天头(上白边)37mm1mm 订口(左白边)28mm1mm 版心尺寸(不含页码)156mm225mm&排版规格排版规格 正文用3号仿宋体字一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。特定情况可以作适当调整。&公文中各要素标识公文中各要素标识眉首部分眉首部分:公文份数序号、秘密等级与保密期限、紧急程度、发文机关标识、发
24、文字号、签发人 主体部分主体部分:公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注 版记部分版记部分:主题词、抄送、印发机关与印发时间00001湖北经济学院文件湖北经济学院文件鄂经院发2010号湖北经济学院关于得通知湖北经济学院关于得通知、:,。附件:1、2、二一年十月二十日二一年十月二十日(附注)主题词主题词:XXXXXX 抄送:,。湖北经济学院院长办公室 2010年10月2日印发版版头头主主体体版版记记机密机密一年一年特特 急急1、传达行文意图、传达行文意图;2、表、表明文件得生效时间与法律明文件得生效时间与法律凭据凭据;3、表明行文关系与、表明行文关系与主送范围等。主送范
25、围等。1、提供主题检索标识、提供主题检索标识;2、确定、确定复本送达范围复本送达范围;3、提供公文印制、提供公文印制责任者、时间等。责任者、时间等。1、表明文件得法定权威与、表明文件得法定权威与信息源信息源;2、确定文件得处理、确定文件得处理缓急与安全要求缓急与安全要求;3、为文件、为文件得科学管理提供分类标识与得科学管理提供分类标识与检索途径。检索途径。00001湖北经济学院文件湖北经济学院文件鄂经院发20063号眉眉首首机机 密密一年一年特特 急急目得就是为了便于统计、登记与回收;领导机关大批下发公文时使用,绝密、机密公文应标明。便于公文查阅、处理、统计。由发文机关代字、年份与序号组成。联
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