民生档案——档案工作的新取向浙江档案局郑金月.ppt
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1、机关档案管理工作培机关档案管理工作培训1.主要内容主要内容第一部分什么是档案第一部分什么是档案第二部分机关档案室和档案人第二部分机关档案室和档案人员的基本的基本职责 第三部分机关档案管理的主要第三部分机关档案管理的主要环节第四部分第四部分归档范档范围和保管期限划分和保管期限划分2.什么是档案什么是档案一、档案的定一、档案的定义二、档案的特性二、档案的特性三、档案与文件的区三、档案与文件的区别3.一、一、档案档案 的定的定义中中华人民共和国档案法中档案的定人民共和国档案法中档案的定义:档案,是指档案,是指过去和去和现在的国家机构、社会在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、以及个人从事政治、军事
2、、事、经济、科学、技、科学、技术、文化、宗教等活文化、宗教等活动直接形成的,直接形成的,对国家和社会有国家和社会有保存价保存价值的各种文字、的各种文字、图表、声像等不同形式的表、声像等不同形式的历史史记录。4.国家档案局行国家档案局行业标准准DA/T-2000DA/T-2000档案工作档案工作基本基本术语中档案的定中档案的定义:国家机关、社会国家机关、社会组织或个人在社会活或个人在社会活动中直接形成的有价中直接形成的有价值的各种形式的的各种形式的历史史记录。5.二、二、档案的特性档案的特性档案档案产生的主体生的主体:多元性多元性个人、党政机关、企事个人、党政机关、企事业单位、社会位、社会组织档
3、案的本档案的本质属性属性:原始原始记录性性凭凭证作用、参考价作用、参考价值档案表档案表现的形式的形式:多多样性性载体多体多样:甲骨、青:甲骨、青铜、石材、竹、石材、竹简 纸张、胶、胶带、光、光盘形式多形式多样:文字、:文字、图表、声音、表、声音、图像像6.处理完理完毕的文件才成的文件才成为档案档案对日后工作有日后工作有查考价考价值利用价利用价值的文件的文件才有必要作才有必要作为档案保存档案保存通通过立卷立卷归档集中整理保存起来的文件档集中整理保存起来的文件才能才能转化化为档案档案 三、档案与文件的区三、档案与文件的区别7.机关档案室的主要机关档案室的主要机关档案室的主要机关档案室的主要职责职责
4、:(一)建立健全本(一)建立健全本单位的档案工作位的档案工作规章制度;章制度;(二二)指指导本本单位位文文件件、资料料的的形形成成、积累累和和归档;档;(三三)集集中中统一一管管理理本本单位位档档案案,并并按按照照规定定向向综合档案合档案馆移交档案;移交档案;(四)(四)监督指督指导所属机构的档案工作。所属机构的档案工作。机关档案室和档案人机关档案室和档案人员的工作的工作职责8.档案人档案人档案人档案人员员的主要的主要的主要的主要职责职责:(一)(一)负责本机关档案材料的立卷本机关档案材料的立卷归档和保管工档和保管工作,确保作,确保归档案文件材料收集档案文件材料收集齐全、整理全、整理规范、范、
5、科学保管;科学保管;(二)(二)负责本机关本机关综合档案室的日常管理,确保合档案室的日常管理,确保档案安全;档案安全;(三)(三)负责本机关室藏档案的本机关室藏档案的查阅利用,迅速、利用,迅速、准确提供档案准确提供档案资料;料;(四)(四)负责本系本系统档案档案业务指指导工作。工作。9.机关档案管理的主要机关档案管理的主要环节一、建立档案工作管理体制一、建立档案工作管理体制二、建立档案管理制度二、建立档案管理制度三、档案管理的具体三、档案管理的具体环节10.1.明确档案工作明确档案工作领导2.设置档案工作机构置档案工作机构3.配配备档案工作人档案工作人员4.建立档案工作网建立档案工作网络体系体
6、系一、建立档案工作管理体制一、建立档案工作管理体制11.1、归档制度2、整理制度3、统计制度4、鉴定与销毁制度5、保管制度6、保密制度7、利用制度8、交接制度二、建立档案管理制度二、建立档案管理制度12.第一第一环节 收集收集 化分散化分散为集中集中第二第二环节 整理整理 化零散化零散为系系统第三第三环节 鉴定定 化化庞杂为质优第四第四环节 保管保管 化易化易损为长远第五第五环节 利用利用 化死材料化死材料为活信息活信息第六第六环节 统计 档案状况数字化档案状况数字化三、机关档案管理主要三、机关档案管理主要环节13.第一第一环节:收集:收集目的:化分散目的:化分散为集中集中关关键词:齐全完整全
7、完整v制度制度约束束规范收范收v办理完理完毕马上收上收v会会议文件及文件及时收收v帐外文件催促收外文件催促收v人人员变动提前收提前收v责任到人督促收任到人督促收v发现不不齐补充收充收14.收集环节注意事宜:齐全完整 反映本机关职能活动全过程的文件必须齐全完整有密切联系的同一组文件必须齐全完整文件过程齐全完整耐久字迹 书写材料破损件易退变件声像档案 重大活动重要会议重要职能活动和工作成果 15.第二第二环节整理整理目的:目的:化零散化零散为系系统关关键词:系:系统档案的整理就是按照一定原档案的整理就是按照一定原则对档案档案实体体进行系行系统分分类、组合、排列、合、排列、编号和号和基本基本编目,使
8、之有序化的目,使之有序化的过程。程。机关档案的整理工作,主要包括机关机关档案的整理工作,主要包括机关文件的平文件的平时归卷与卷与调整、文件整、文件组卷、排列、卷、排列、目目录的的编制、局部案卷或保管制、局部案卷或保管单位的位的调整等整等项工作内容。工作内容。16.第三第三环节保管保管目的:目的:化易化易损为长远关关键词安全安全档案保管工作的具体任档案保管工作的具体任务:防止档案的防止档案的损坏坏,延延长档案的寿命档案的寿命,维护档案的安全。档案的安全。1.1.档案档案库房建房建设要求要求2.2.档案用房配档案用房配备与安排与安排3.3.编制存放示意制存放示意图17.档案档案库房基本房基本设施施
9、设备:去湿降温去湿降温设备(去湿机、空(去湿机、空调机)机)温湿度温湿度记录仪+每日每日记录白白炽灯灯小开窗小开窗+厚型防光窗帘厚型防光窗帘消防消防设备防盗防盗门窗(三窗(三铁:铁门、铁窗、窗、铁柜)柜)档案装具(密集架、档案装具(密集架、铁皮柜、防磁柜等)皮柜、防磁柜等)防虫防虫药物物18.5.5.档案档案库房管理要求房管理要求八防:防火、防水、防潮(霉)、防有害八防:防火、防水、防潮(霉)、防有害气体、防虫、防光、防气体、防虫、防光、防尘、防盗。、防盗。纸质档案适宜温度:档案适宜温度:14 14 2424;相相对湿度湿度:45%:45%60%60%电子文件适宜温度:子文件适宜温度:15 1
10、5 2727;相相对湿度湿度:40%:40%60%60%19.第四第四环节编研利用研利用目的:目的:化死材料化死材料为活信息活信息关关键词服服务档案的档案的编研研档案档案编研工作的主要内容:研工作的主要内容:编辑档案档案史料和史料和现行档案文件行档案文件汇编,编辑档案文摘档案文摘汇编,编写档案参考写档案参考资料。如全宗介料。如全宗介绍、大事大事记。档案利用服档案利用服务工作的含工作的含义:提供档案:提供档案信息,信息,为机关各机关各项工作服工作服务。20.第五第五环节统计目的:档案状况数字化目的:档案状况数字化关关键词数字数字档案统计工作是以表册、指标数字等形式揭示档案和档案工作的有关情况的一
11、项业务工作。是定量和科学的方法搜集、整理、研究和人提供档案统计资料的工作。填写统计台帐21.目的:化目的:化目的:化目的:化庞杂为质优庞杂为质优关关键词价价值1.1.成立档案成立档案鉴定工作机构定工作机构单位位应成立由主管成立由主管领导、职能部能部门和档案人和档案人员组成的档案成的档案鉴定委定委员会会(或小或小组),负责确定文确定文件保管期限和到期档案定。件保管期限和到期档案定。2.2.制定档案保管期限表制定档案保管期限表档案保管期限表根据档案保管期限表根据机关文件材料机关文件材料归档范档范围和文和文书档案保管期限档案保管期限规定定(国家档案局令第(国家档案局令第号)号)编制,各制,各单位位应
12、根据文件根据文件对本本单位、国家位、国家和社会所具有的和社会所具有的现实和今后工作和今后工作查考、凭考、凭证作用,作用,以及以及历史研究价史研究价值确定。确定。第六第六环节鉴定定22.3.3.组织开展档案开展档案鉴定工作定工作单位位应定期定期对已到保管期限的档案已到保管期限的档案进行行鉴定。定。经档案档案鉴定委定委员会会鉴定,仍需定,仍需继续保存的保存的档案档案应重新划定保管期限;重新划定保管期限;对保管期保管期满确无保确无保存价存价值的档案的档案应登登记造册,填写造册,填写销毁清册,清册,经单位主要位主要负责人批准后人批准后进行行监督督销毁。销毁清册永久保存。清册永久保存。23.国家档案局国
13、家档案局 第第8号令号令2006年年9月国家档案局局月国家档案局局务会会议审议通通过(归档范围和保管期限划分依据)机关文件材料机关文件材料机关文件材料机关文件材料归归档范档范档范档范围围和文和文和文和文书书档案保管期限档案保管期限档案保管期限档案保管期限规规定定定定24.第一条第一条 为便于各便于各级党政机关和人民党政机关和人民团体体(以下(以下统称机关)正确界定文件材料称机关)正确界定文件材料归档档范范围,准确划分档案保管期限,使所保存,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映机关主要的档案既能反映机关主要职能活能活动情况,情况,维护其其历史面貌,又便于保管和利用,根史面貌,又便于保管和
14、利用,根据据中中华人民共和国档案法人民共和国档案法、中中华人人民共和国档案法民共和国档案法实施施办法法,制定本,制定本规定。定。适用范适用范围:各各级党政机关、人民党政机关、人民团体体目的:目的:确定确定归档范档范围和保管期限和保管期限机关文件材料机关文件材料机关文件材料机关文件材料归归档范档范档范档范围围和文和文和文和文书书档案保管期限档案保管期限档案保管期限档案保管期限规规定定定定25.机关文件材料机关文件材料机关文件材料机关文件材料归归档范档范档范档范围围和文和文和文和文书书档案保管期限档案保管期限档案保管期限档案保管期限规规定定定定第二条第二条本本规定中的机关文件材料是指机关定中的机关
15、文件材料是指机关在其工作活在其工作活动过程中形成的各种程中形成的各种门类和和载体体的的历史史记录。门类:文文书、人事、基建、会、人事、基建、会计等等载体:体:纸质、磁性、磁性、电子等子等26.第三条第三条 机关文件材料机关文件材料归档范档范围是:是:(一)反映本机关主要(一)反映本机关主要职能活能活动和基本和基本历史面貌的,史面貌的,对本机关工作、国本机关工作、国家建家建设和和历史研究具有利用价史研究具有利用价值的文件材料;的文件材料;反映本反映本单位位职能的:如工作能的:如工作计划、划、总结、工作会、工作会议、地方性法、地方性法规规章、章、会会议记录纪要、要、中中长期期发展展规划等划等反映本
16、反映本单位基本位基本历史面貌的史面貌的:如如机构演机构演变、大事大事记、人事任免等文、人事任免等文件材料。件材料。(二)机关工作活(二)机关工作活动中形成的在中形成的在维护国家、集体和公民国家、集体和公民权益等方面具益等方面具有凭有凭证价价值的文件材料;的文件材料;有凭有凭证作用的:如作用的:如机关房屋、土地、机关房屋、土地、财产、物、物资和档案等交接凭和档案等交接凭证、合、合同和同和协议、职工工购置福利住房的合同、置福利住房的合同、协议和有关手和有关手续及国有及国有资产管理等管理等文文件材料。件材料。(三)本机关需要(三)本机关需要贯彻执行的上行的上级机关、同机关、同级机关的文件材料;下机关
17、的文件材料;下级机关机关报送的重要文件材料;送的重要文件材料;(四)其他(四)其他对本机关工作具有本机关工作具有查考价考价值的文件材料。的文件材料。机关文件材料机关文件材料机关文件材料机关文件材料归归档范档范档范档范围围和文和文和文和文书书档案保管期限档案保管期限档案保管期限档案保管期限规规定定定定27.哪些文件需要哪些文件需要哪些文件需要哪些文件需要归归档:档:档:档:1 1 1 1、上、上、上、上级级机关的来文存哪些?机关的来文存哪些?机关的来文存哪些?机关的来文存哪些?上级机关需要本机关贯彻执行的文件;上级机关转发的本机关文件(包括报刊转载);被上级机关采用、由本机关草拟的文件。2 2
18、2 2、本机关存哪些?、本机关存哪些?、本机关存哪些?、本机关存哪些?反映本机关历史面貌及职能活动的文件。历次重要会议文件;本机关印发的正式文件;与上下级机关形成的请示与批复文件;工作计划、报告、总结及反映有关业务活动的专业性文件;28.统计、会计、调研活动、规章制度;党团、工会的重要文件;内容重要的人民来信及其处理方面的文件;本机关领导人参与公务活动的重要信函、电话记录以及从外机关带回来的重要文件;解决各种纠纷、征用土地和有关工程建设、设备购买的合同、文件;归本机关直接管理的科研与生产建设方面的文件;反映本机关历史沿革如机构成立、撤销、更名、干部与职工变动情况的各种文件;本机关与外单位签订的
19、合同、协议等文件;本机关参与外事活动的文件材料等。那些文件需要那些文件需要那些文件需要那些文件需要归归档?档?档?档?29.3 3 3 3、同、同、同、同级级机关存哪些?机关存哪些?机关存哪些?机关存哪些?需要本机关执行的法规性文件;有关业务机关在检查本单位活动中形成的重要文件;与本机关联系、协商工作的重要往来文件等。、下、下、下、下级级机关存哪些?机关存哪些?机关存哪些?机关存哪些?重要的计划、报告、总结、统计报表、财务预算、决算文件典型材料、法规性备案文件等。那些文件需要那些文件需要那些文件需要那些文件需要归归档?档?档?档?30.机关文件材料机关文件材料归档范档范围和文和文书档案保管期限
20、档案保管期限规定定第四条第四条 机关文件材料不机关文件材料不归档范档范围是:是:(一)上(一)上级机关的文件材料中,普机关的文件材料中,普发性不需本机关性不需本机关办理理的文件材料,任免、的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人非本机关工作人员的文件材料,供的文件材料,供工作参考的抄件等;工作参考的抄件等;(不需(不需办理的)理的)(二)本机关文件材料中的重份文件,无(二)本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价考利用价值的事的事务性、性、临时性文件,一般性文件的性文件,一般性文件的历次修改稿、各次次修改稿、各次校校对稿,无特殊保存价稿,无特殊保存价值的信封,不需的信封,不需办理的一般性人民来理的
21、一般性人民来信、信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外人兼任外单位位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;作参考的文件材料;(临时、重份的)、重份的)(三)同(三)同级机关的文件材料中,不需机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材行的文件材料,不需料,不需办理的抄送文件材料;理的抄送文件材料;(不需(不需执行的)行的)(四)下(四)下级机关的文件材料中,供参机关的文件材料中,供参阅的的简报、情况反、情况反映,抄映,抄报或越或越级抄抄报的文件材料。的文件材料。(参(参阅的)的)31.机
22、关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第五条 凡属机关凡属机关归档范档范围的文件材料,必的文件材料,必须按有关按有关规定向本机关定向本机关负责档案工作的部档案工作的部门移交,移交,实行集中行集中统一管理,任何个人不得据一管理,任何个人不得据为己有或拒己有或拒绝归档。档。本条本条规定了机关定了机关归档文件材料的流向、管理档文件材料的流向、管理主体主体机关档案部机关档案部门处理理归档文件材料的档文件材料的职责。32.机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第六条第六条 机关文机关文书档案的保管期限定档案的保管期限定为永久永久、定期定期两种。两种。定期一般分定期一般分为3030年、年、1010年
23、。年。33.机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第七条第七条 永久保管的文永久保管的文书档案主要包括:档案主要包括:(一一)本机关制定的法本机关制定的法规政策性文件材料;政策性文件材料;(二二)本机关召开重要会本机关召开重要会议、举办重大活重大活动等形成的主要文件材料等形成的主要文件材料 (三三)本机关本机关职能活能活动中形成的重要中形成的重要业务文件材料文件材料 (四四)本机关关于重要本机关关于重要问题的的请示与上示与上级机关的批复、批示,重要的机关的批复、批示,重要的报告、告、总结、综合合统计报表等表等34.机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定国家档案局第8号令 (五)本机关机
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