材料物资管理制度.docx
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1、材料物资管理制度 为了进一步加强企业经营管理,规范财务管理模式,正确核算企业成本及盈亏,结合公司目前财务管理现状,特此制定材料物资管理的流程及制度。一、 物料采购及入库管理流程1、 计划采购 1.1生产用直接原材料的采购,由技术员(总工程师)根据生产计划和生产工期(或生产订单)提报材料需求计划单、,由生产技术部主管审核签字确认后,交库管员,由库管员根据此单对所需材料库存情况进行盘点,确定实际应购量,交由采购员,采购员核算出应购材料金额,经物流采购部主管审核签字后,交财务部成本会计和财务总监审核签字后,最后由总经理批准签字后方可实施采购。 1.2生产用非直接材料,含:生产用工具,低值易耗品,机械
2、配件,办公用品等由物资需求部门填写材料需求计划单具体办法同1.1条。 1.3突发的紧急物资采购,可以电话通知采购人员,但事后一定要补齐手续。2、材料采购原则 2.1材料采购要做到:比质比价,择优选购。在同样价格和质量的情况下,就近就地,尽量降低采购成本。 2.2大宗材料订货采购时,采购人员必须事先向供应商发出采购订单,并详细注明:所购材料名称、规格型号、计量单位、数量、交货时间以及和产品有关的信息(如颜色)等,并要求供应商在供货回执上标明单价和金额,货到时如发票不能同时到要求供应商附有供货清单。3、采购货款结算方式 3.1材料采购分以下两种付款方式: 3.1.1采用预付款方式进行采购,由采购人
3、员持采购合同或材料需求计划单及供货商提供的供货回执单,填写付款申请单,按付款申请单所列项目逐项填写齐全,经办人、部门负责人、财务部经理、总经理审批后予以办理付款手续,货到必须同时索取增值税发票,现货后款的,待货款付出同时,必须取得增值税发票。 3.1.2现款现货的零星采购,尽量集中采购地点,最好能索取到增值税发票或正规普通发票,不能提供各类发票的,要索取带有供货商公章的收据,并注明供应商电话号码,请款手续与预付款方式相同。 3.2所有采购付款能从银行付款的都必须经过银行办理付款业务,尽量减少现金结算量。4、材料验收入库 4.1材料到货后,库管员根据材料需求计划单或供货清单对照验收,并及时通知质
4、检员检验,对已购材料的数量、质量无异议后,填写入库单(入库单要注明:到货日期、供货商名称、材料名称、计量单位、规格型号、单价、金额等内容。) 4.2所有材料到货后必须入到材料库,一律不得直接入到生产车间,特殊情况下直接卸到车间的材料,库管员必须及时验收,并办理入出库手续。 4.3凡不符合要求的材料,保管员有权拒收,并通知采购员退货。5、采购报销5.1 采购人员在报销时,必须详细填写费用报销单(注明是冲帐、现付还是欠款)并附有供货发票或供货清单(复印件)、入库单、材料需求计划单(必须是经过总经理审批过的)交由财务总监审核,总经理批准后办理报销手续。5.2异地采购报销要求采购人员自付款日起十五个工
5、作日内必须报销,同城采购要求采购人员自付款日起五个工作日内必须报销,在规定期间内不能按时报销的,财务部按资金额度的0.3%收取资金占用费。5.3材料到货发生运费时,由经手人填写费用报销单,经验收人员、部门负责人、财务部经理、总经理审批后方可报销。5.4采购票据报销时,必须一单一请,即:材料需求计划单、发票或供货清单、付款申请单、费用报销单、入库单等一一对应,严禁挪用资金。同时在粘贴发票时一定要把普通发票、增值税发票、收据等分开粘贴,也不得把不同供应商的票据粘贴在一起进行报销,其中不能提供发票的,要在办理付款手续时注明无发票字样。5.5 采购票据报销时,要在票据报销单上标明是冲帐还是现付或欠款,
6、当月未付或未全额支付的应付款,财务部根据采购票据及时入账,并保证每月同供应商、采购员进行一次账务核对,做到供应商往来帐目清楚。二、材料消耗及出库管理流程、1、材料消耗管理原则1.1材料消耗去向:一是工程项目直接耗用、二是车间辅助生产领用、三是售后维修(安装)领用。1.1.1凡是能直接计入工程项目的材料直接按工程项目填写领料通知单,所有消耗材料直接进入工程项目成本。1.1.2不能划清工程项目的材料消耗,如车间耗用的机械配件、工具等,按使用车间填写领料通知单由财务进行项目成本分配。1.1.3用于工程售后、收尾维修的材料,按售后部或安装队填写领料通知单。1.2材料名称及计量单位的统一。公司由财务部牵
7、头,由采购、车间、库房共同制定统一的材料名称、计量单位表,四个部门在采购及出入库管理及单据填写时同时严格遵循,以确保材料库存准确,对公司新增加项目的材料,由四个部门共同确定完成。2、塑窗车间材料出库2.1车间主任根据工程材料备料单上所列材料的名称、数量、规格、颜色等材料信息,结合当日生产进度和任务量安排出库,可一次性或分次出库,但最多不能超过两次。2.2车间的材料出库,由车间统计员统一填写领料通知单,经车间主任签字确认后,通知库管员进行备料,一般正常的生产用料需于前一天晚上提领料通知单,库管根据领料通知单进行备料,并提前填写出库单。每天早7点至8点或下午1点至2点集中付料,并要求领料人在出库单
8、上签字确认,其他时间无特殊情况一律不予受理领料。2.3统计员填写领料通知单需注明工程项目、栋号、生产任务单流水号及具体的材料名称、规格型号、数量、单位、颜色等材料信息。同时必须与工程材料备料单对应,一单一填,不得将几单加到一起填写在一张领料通知单上。领料通知单一式三份,一联车间,二联库管,三联交财务。库管员根据领料通知单填写出库单一式两份,一份库管,一份连同领料通知单财务联一起于次日交财务进行核算用。出库单填写及要求与领料通知单一样。3、玻璃车间材料出库3.1因玻璃车间原材料无法入库存放的特殊性,所以材料可以直接出到现场,但材料到货时必须经过库管验收核对无误办理入库、出库手续,库管与车间主任同
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