活动策划与执行方案.ppt
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1、事件策划与执行培训事件策划与执行培训内部培训资料内部培训资料 选择要选择要求求场地情场地情况况目的和目的和程序程序预算预算构思构思团队组团队组成成项目推项目推进表进表工作说工作说明书明书前期准备前期准备活动场地活动场地团队组成和时间表团队组成和时间表车辆安排车辆安排核核心心内内容容说在前面的话说在前面的话来宾接待(记者)来宾接待(记者)现场布置现场布置后勤工作后勤工作停车场停车场接待用接待用车车特殊嘉特殊嘉宾宾媒体接待基础文件媒体接待基础文件说在前面的话公关策公关策划划321321法则法则1个目的p 满足客户要求3个前提:2个关键点o产品同质化传播策划o媒体资源有限化议题策划o传播手段重复化主
2、题策划o符合定位支持品牌/产品定位o结果导向方案的可行性符合客户要求前期准备目的确定你的目标-意味着了解如何选择最近和最稳妥的道路判断一:采取何种方式判断四:不做无法改变事实的努力判断二:在活动中体现什么内容判断三:抛弃一切非目标必须的华丽想法前期准备确立目标的程序定位准确定位准确与客户共同陈述项目的目的与客户反复讨论达成一致尽快让项目组成员参与讨论定义清楚定义清楚如何衡量项目效果?怎样使项目效果可量化评估?公布项目的评估标准确定资源确定资源列出所需资源检查已有资源寻求可调用资源前期准备预算先确定预算,先确定预算,再确定计划是再确定计划是稳妥的方法稳妥的方法确定必须成本 来宾交通及接待 场地施
3、工和装饰 工作人员费用纳入非必须成本 表演和娱乐 主持人等其他前期准备构思l摒弃头脑中所有杂念,全心全意地想象活动的全过程,这个想象应至少重复三次,并将你想象的全过程详细地说给你的团队,以便获得补充:每个环节可能出现问题的地方每个环节所需用到的物料每个环节是否可以再优化每个环节是否给人惊喜l在构思完成后,再次检查你的目的是否达到?l在构思完成后,再次检查你的预算是否足够?团队构成和时间表团队项目负责人项目负责人参与部门参与部门项目所必须的人员配备项目所必须的人员配备供应商列表和对应联系人:供应商列表和对应联系人:场地场地 搭建搭建 租车租车/礼仪礼仪 摄影摄像摄影摄像 其他其他确定你的工作团队
4、确定你的工作团队确定你的供应商确定你的供应商团队构成和时间表项目推进表l项目推进表(为可控因素预留必要时间:比正常时间多1/3)项目执行:为每个成员制定每日工作协调内容物料清单:列举已有物料及需要准备的物料人员分工:列出每个子项目负责人l必须首先确定不可控因素:障碍来自哪里?障碍来自哪里?场地:如果不及时确定可能租不到合适的场地重要来宾:他们的时间、行程是不确定的其他不可控因素l预定的检查时间通报:向所有成员报告每日工作的完成情况,分享你的完成快乐,也分享别人的完成快乐使其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么?应付意外情况、赢得补救机会项目推进表的分解正确制定并运用子目标项目推进表的分解正确
5、制定并运用子目标所有子目标的完成将自然导致总目标的完成与所有成员逐个讨论总目标明确每个成员的工作及在总体任务中的位置为每个成员限定目标要求及资源使每个成员了解子目标,但同时知道总目标每个个体都应该拥有完成子目标所相应的权利运用子目标来限定责任和要求可能出错的就一定会出错!可能出错的就一定会出错!团队构成和时间表工作说明书l活动基本要素(时间、地点、参与人、主题、流程等)l活动物料汇总l部门工作(接待)流程和要求l活动现场具体分工(人员位置和要求)l文案准备新闻稿主持人台本领导讲话稿重要领导的现场文件夹内容资料l通讯录工作说明书的主要目的确定活动基本要素工作说明书的主要目的确定活动基本要素/相互
6、关系及检查点相互关系及检查点明确活动基本要素利于活动掌控参与人员的工作指导,提升工作效率新增人员的活动手册,利于快速到位(补位)相互关系的确认部门之间的配合和各自负责人;哪些事情可以同时进行;完成项目的方式可能不止一种,通过相互关系的检查可以使你找到最好的方法;检查点可为我们提供补救的机会定期的回顾和检讨:在每隔固定时间由所有成员在一起检查项目进展,并对意外情况作出补救。场地选择列出要求l需要类型:考虑活动类别、主题、品味要求l来宾人数:测算最小面积要求l活动内容:是否有特殊物品摆放,是否需特殊设施?是否有顶高要求?是否有破坏可能?l周边环境:交通、噪音、光线、用餐及住宿l气候条件:防雨、防寒
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