集团采购管理制度.doc
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1、集团采购管理制度第一条 为了加强对采购业务的管理,规范采购行为,降低费用、提高经济效益,结合本公司具体情况,特制定本制度。 第二条 本制度所称的采购,是指集团在固定资产、低值易耗品、材料物资(含自改、自建工程项目用料)、办公用品、媒体采购、室内外美陈用品、各项活动奖品、劳保用品及福利用品等方面的采购行为。 第三条 本制度适用于集团各中心、各职能部门及各直属公司。 第四条 管理职责:(一)采购管理部的管理职责1、建立科学的采购体系、总结、学习成型的管理经验,通过不断加强供应商管理,从而不断降低采购成本、提高采购质量、保证供应及时率,建立采购信息平台,签订有效采购合同,规避采购风险,最终提高采购竞
2、争优势,为企业增加经济效益。2、收集市场商品供求信息,建立信息库,扩大供应源,分析商品价格走势,确保采购好质优价廉的商品。 3、依据采购授权管理奖惩办法,会同有关部门对各使用部门的采购计划进行审核,根据审核结果制定采购方案。动员全员参与到“节支增效”中来。 4、对大宗物资的采购实行招标,对其他物资进行询价、比价采购。 5、对大额、重要的采购项目,负责与供货方签订采购合同。 6、严格按照请购部门要求的时间、数量和质量进行物资采购,满足集团经营的需要。 7、保证采购所取得的票据真实、及时、合法。 8、负责整理与采购相关的文件,并进行整理归档。采购价格上网公示。9、办公用品的采购及发放。(二)请购部
3、门的管理职责:1、负责制订采购计划,保证采购计划的合理性、准确性,按时上报采购部门。 2、使用部门请购时,应充分了解库存数量,请购单上要有指定的库管员签字,尽量减少库存,做到即买即用。 3、对采购的物品进行验收。 4、使用部门对质量、技术有特殊要求时,应与采购部门一起购买。第五条 计划财务部的职责:1、审核采购计划,把握资金总体投向。2、审核请购单,确保采购按计划进行。3、按规定办理结算付款手续。4、按规定办理财务报销手续。第六条 审批程序(一) 采购计划的审批集团各职能部门、各中心根据一个月所需物资制定计划,经各部门经理、分管的中心总裁签字后于每月22日前将下月资金计划报集团计划财务部审核,
4、由集团计划财务部报首席运营官签批,签批后的资金计划下发集团计划财务部、审计部、采购管理部及资金使用部门备案。(二)请购单审批程序1、所有采购必须填写请购单。2、请购单由请购部门填写。(1)有特殊要求且可计划的、需供应商特别生产加工的物资,如:多联打印纸等需提前一周将请购单送交采购管理部。(2)批量需求或大型活动需用物品需提前一周将请购单送交采购管理部。(3)请购部门填写请购单时须认真填写请购单上每一项内容,商品规格、型号、具体要求等填写清楚;各级管理部门审批手续齐全。3、请购单的签批流程请购单应由有关授权人员签字确认。其签批流程为:请购人 仓库保管员(购买材料) 部门经理 中心总裁 采购人员(
5、持请购单、比价单)计划财务部的资金预算部。 仓库管理员接到请购单后,应将请购物资的实际库存数量同请购部门需要的数量进行比较,当所需数量超过库存数量就应同意采购。请购人员对所购物品价格不清楚时,可咨询采购部门,通报价格后,请购部门将其标注在请购单上,以便计划财务部对资金计划的控制。如果未咨询采购部门,标注价格低于市场价格,采购部门无法采购时,请购部门须重新填写请购单。 第七条 询价的程序 (一) 对集团经常性所需物资,应当进行常年性的动态询价。 (二)对非经常性所需物资,操作方法见第十四条授权管理。 (三) 采购价格应包括以下几个方面: 1、开发票价格; 2、运杂费价格; 3、安装调试价格;4、
6、其它需质检部门检验或化验的费用;第八条 采购价格及供应商的确定 (一)所购物品是由采购管理部通过招标或议标确定的长期合作供应商的,审计部可对供应商的价格进行抽查。(二)如所购物品为零星采购范畴,操作方法见第十四条授权管理。第九条 付款采购 采购部门持按规定签批的采购单、比价单、借款单到计划财务部办理借款手续,对在同一商家购货金额5,000元以上或单位价值在1,000元以上的,原则上应用支票方式结算。第十条 购入物品验收流程采购人员须将采购回来的物资交由请购部门验收,验收后办理相关手续,以确立请购部门对购入物资应负的保管责任。1、请购部门应比较所收物资与请购单上的要求是否相符。如物资的质量、规格
7、、数量等,然后再盘点物资并检查物资有无损坏,对质量、技术有特殊要求的验收部门应找专家进行验收并签署意见。 2、如为材料采购,须由仓库保管员验收,并办理入库手续。3、验收单由请购部门填写,一式四份。一份由请购部门留存;一份由仓库保管部门留存;一份给采购部门留存;一份由请购部门交财务部。 4、固定资产、低值易耗品的验收入库参照固定资产管理制度及低值易耗品管理制度。 5、验收部门如发现商品的质量、规格、技术性能等与请购要求不符,应拒绝签字并通知采购部门办理退货;如数量短缺的应要求补足。 第十一条报销 所购物资经请购部门签收后,采购部门应当持验收单、借款单及发票(发票上应详细注明所购商品的数量、单价、
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