集团管理流程系统需求之采购管理.pptx

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,Header text,Level One Text,Level Two Text,Level Three Text,Level Four Text,Level Five Text,*,中国,免税品集团总公司,Header text,Level One Text,Level Two Text,Level Three Text,Level Four Text,Level Five Text,*,中国,免税品集团总公司,6月,中免集团管理流程系统需求,-采购物流,集团管理流程系统需求之采购管理,第1页,目录,整体业务,商品订货与补货分类,批发业务和相关单据流程,采购管理,采购计划,长久协议,/,协议,生成采购订单,配送中心收货,应付,/,付款流程（参见财务应付,/,付款流程）,供给商返利,配送中心管理,仓库平面布局,仓库日常操作流程,配送中心补货计划,配送中心收货,配送中心发货（参见销售发货）,退货管理,报废,/,索赔,配送中心盘点,采购和物流对系统要求总结,附录：,配送中心现有单据和报表,2,集团管理流程系统需求之采购管理,第2页,商品订货/补货分类,1.,推式分配商品,2.,按单采购商品,3.,按,DC,库存采购商品,A,.,直送门店,B,.,DC,直接,转库到门店,X,X,X,X,商品订货,/补货,方式,确定了系统中采取那种订单方式来处理，分类标准按照供给及需求特征以下：,1.少数属于紧俏有配额或需要总部严格控制分配商品,流程：商品计划分配表采购销售,2.供可应求但批量小，不易大量采购，无能力在,DC,存放商品,流程：销售需求采购发货,3.,供可应求，批量较大，销售稳定，有能力在,DC,存放商品,流程：,DC,补货计划采购销售,商品物流方式,确定了商品物流走向：,A,.,门店直接收货,B.,先到,DC,然后直接转到门店,C.,先到,DC,存放后配送到门店,C,.,DC,存放,配送到门店,X,X,X,3,集团管理流程系统需求之采购管理,第3页,商品订货/补货分类,门店角度来区分商品物流方式：,（理论上能够有模式）,DC,覆盖,门店？,1 配额,商品？,N：DC,不覆盖门店,DC,覆盖门店,1,A,商品,Y,N,2A,商品,DC,存放,商品？,1,ABC,商品,N,Y,2ABC,商品,3,C,商品,1.,推式分配商品,2.,按单采购商品,3.,按,DC,库存采购商品,A,.,直送门店,B,.,DC,直接,转库到门店,X,X,X,X,C,.,DC,存放,配送到门店,X,X,X,DC,不覆盖门店,DC,覆盖门店,4,集团管理流程系统需求之采购管理,第4页,商品订货/补货分类,1.,推式分配商品,2.,按单采购商品,3.,按,DC,库存采购商品,A,.,直送门店,B,.,DC,直接,转库到门店,X,X,X,X,C,.,DC,存放,配送到门店,X,X,X,需要说明问题：,物流区分：,A,类型物流不由,DC,负责，所以确认到门店需要门店反馈。,BC,类型物流需要经过,DC,中转货存放。,预包装区分：,B,类型商品发出采购订单时需要供给商按照,不一样门店预包装，,DC,收货时直接由收货区转发货区。,C,类型,(1,C，2C),商品发出采购订单时是总数量，,需要到,DC,时按照预分配安排来重新分配到门店。,计划区分：,这类商品是唯一需要在,DC,运行,商品计划商品，是唯一需要系,统产生提议订单商品。注意：,每个门店需要有提议补货计划运行。,5,集团管理流程系统需求之采购管理,第5页,商品订货/补货分类,-,问题及提议,问题：,当前中免经营商品种类比较繁杂，各类商品物流特征不一，企业对各类商品物流特征没有做深入分析和研究，比如：对采购提前期没有同供给商严格明确；对需求周期性和稳定性没有全方面了解和把握。,当前销售部、采购部天天都在处理大量订单，工作被动且效率低。,改进提议：,营运部对于商品依据其物流特征（比如供货周期、销售量、库存周转率、需求周期性和稳定性等等）进行分类，并利用系统来管理。,依据基于物流特征对商品进行分类采取对应配送方式。经过系统自动实现对对应商品订货,/,补货模式选择。,与供给商和门店确定订货,/,补货节拍，从而增强计划性。,预期效果：,经过改进，最大程度提升物流配送效率，及时满足门店需求。,提升免税店计划性。,提升中免、供给商之间处理订单效率。,6,集团管理流程系统需求之采购管理,第6页,商品订货/补货分类,-,对系统主要要求,能够提供对以下几个商品订货,/,补货分类支持：,推式分配,按单采购,面向,DC,库存采购,能够提供对以下三种物流配送方式支持：,直送门店,DC,直接转库到门店,DC,库存配送到门店,能够建立商品、订货,/,补货方式、物流配送方式三者之间联络，并在补货需求产生时候，基于这种联络来自动选择应该采取订货,/,补货方式和物流配送方式。,7,集团管理流程系统需求之采购管理,第7页,批发业务整体流程,-,目标流程（,-,）,向供给商询价,催款,应收/收款处理,编制销售订单,由营运部提供分配总量和分配提议,开具销售发票,单据捏对，交财务,确定订货数量，收货日期,配送中心发货,确认发货到货时间,整理询价结果,信用,库存,询价,门店收货,配送中心收货,应付/付款流程,配送中心补货,通知门店,免税店,销售部,采购部,按供给商编制采购订单,门店订单,发货通知,销售订单,出库单,采购单,8,集团管理流程系统需求之采购管理,第8页,批发业务整体流程,-,订单流,1/3,免税店,销售部,营运部,供给商,免税店订单,确认发货信息,销售订单,中免采购订单,发票,最终订单,提货入库,财务部,应收款处理,应付款处理,入库单,税务发票,付款,付款,主要单据流程（直接采购至店）,9,集团管理流程系统需求之采购管理,第9页,免税店,销售部,配送中心,订 单,销售订单,出库单,最终订单,提货入库,财务部,应收款处理,入库单,税务发票,付款,主要单据流程（配送中心发货）,批发业务整体流程,-,订单流,2/3,10,集团管理流程系统需求之采购管理,第10页,中免物流部,免税店,中免财务部,报关单存根联,报关单,使用报关单,并录入原始信息,交银行审核,报关单存根联,/,结汇联,登记拆分报关单,结汇联接财务部,登记中免,报关单号,空白报关单,报关单,结汇联,打印空白,报关单,是,退回物流、免税店,重新确认信息,否,与外商发票捏对,对外付款,报关单流程,批发业务整体流程,-,订单流,3/3,11,集团管理流程系统需求之采购管理,第11页,批发业务整体流程,-,流程改进关键点,1/2,问题：,关于库拉索、中权、中免营运部采购采购职能：,库拉索采购范围：东航、南航机上店商品（国产品除外）,中权采购范围：香水化妆品市内店商品（国产品除外）部分新开店部分商品（国产品除外）,中免营运部采购范围：东航、南航、市内店、部分新开免税店以外免税店非香水化妆品产品,从以上三个采购单位职能看，一种商品有多个采购渠道，采购职能重复或界限含糊。其次，香水化妆品采购是从去年5月份转移至中权，精品何时转移还没有最终确定，我们以前所做各香水化妆品、精品供给商管理今后是否还需继续维护？,关于港中免职能范围：,1、运输代理：90%进口烟草约40%进口酒水中权采购全部商品,2、国产烟酒实现出口退（免）税中间环节,3、少量精品代理，如：派克笔、高仕笔、万宝隆笔,由于港中免最低起运量限制，在不足起运量时，经常会拖延发货或让免税店负担部分运用，导致采购提前期延长或无法确定。,目前单据流程非常复杂，涉及到营运、销售、财务等多个部门，占用了大量时间和精力，导致工作效率低下，部门之间不能有效衔接，影响了公司对外商和免税店服务质量。,物流配送能力不强，同时缺乏一套完善电脑系统支持。（问题细节参见配送中心补货计划）,报关单管理上存在漏洞，一方面，存在免税店利用中免报关单进行非法操作风险；其次，多年来，由于报关单管理一直未进入电脑系统管理，对免税店报关单使用情况、到货情况查询、付款单据配对等完全采用手工登记，查询起来非常不便。,12,集团管理流程系统需求之采购管理,第12页,批发业务整体流程,-,流程改进关键点,2/2,改进提议:,理顺港中免角色和运作,提升供货期准确度,增加配送中心数量和覆盖范围。,推进集中采购，为免税店提供更多增值服务。,做好商品分类，对于不一样种类商品使用采购和补货方式进行区分。比如：将商品分为配送中心商品或者门店商品。对于配送中心商品，采取计划采购和面向库存采购，用分配和补货方式。门店商品则按订单采购。,对于计划采购和针对库存采购商品，提前和供给商沟通，以确保采购到货及时率。,报关单管理力度必须加强，经过严格管理流程，引入系统来对报关单号进行纪录，并与相关采购、入库、付汇单据捏对。,预期效果,能够增加物流顺畅流通,经过提供物流配送以及相关服务，能够增强集团对门店控制。,提升经常性采购商品计划性。,13,集团管理流程系统需求之采购管理,第13页,批发业务整体流程,-,对系统主要要求,能够提供对商品统计分配计划，并在实际补货中依据计划进行分配功效,能针对销售订单直接生成对应采购申请，并在系统中建立销售订单和采购订单联络。,能针对商品确定面向库存采购数量，并生成对应采购申请。,能够支持对需求合并，进行集中采购，并在采购到货后，系统能依据合并前需求对货物进行分配。,今后，应该将报关单从发出、免税店使用、回收、付汇等一整套流程在系统中加以管理，实现相关部门对报关单信息共享。,14,集团管理流程系统需求之采购管理,第14页,采购管理,WS3,采购管理,WS3.2,长久协议/协议,WS3.3,生成采购订单,WS3.4,配送中心收货,WS3.1,采购计划,WS3,采购管理,WS3.5,应付/付款流程,WS3.6,供给商返利管理,参见,WH1.4,配送中心收货,参见财务,应付,/,付款流程,新增流程,15,集团管理流程系统需求之采购管理,第15页,采购计划,-,目标流程（,-,）,从销售部获取年度销售计划,从配送中心获取计划期初库存余额,从配送中心获取计划期末库存余额,获取已订货未到货订货数量,测算,年度损耗计划,计算年度采购计划,年度采购计划初稿,审核,调整库存余额或损耗计划,年度采购计划终稿,重复上述步骤制订季度采购计划,季度采购计划,采购员,采购经理,采购员,是,否,WS3.1,采购计划,16,集团管理流程系统需求之采购管理,第16页,采购计划,-,流程改进关键点,当前问题：,采购计划与销售计划分离，没有进行重复沟通和联络，缺乏总体规划与协调。,制订采购计划时，没有考虑到采购提前期、采购总金额。,采购计划没有与供给商供货计划、生产计划相结合，尤其是一些紧俏商品，总是不能及时满足订货，甚至出现较长时间断货，影响了免税店正常销售，降低了中免服务水平。,改进提议：,销售计划应作为制订采购计划基础，同时采购计划应作为与供给商签署协议指导。,依据详细情况，综合以下方式制订计划：,时段计划：依据供给商供货周期，为不一样供给商和商品创建不一样计划周期。,再订购点计划：在已经有存货和定义再订购点间进行比较，假如存货低于再订购点，经过系统产生一个采购请求。再订购点在补货提前期期间，由安全库存和预计平均销售量组成。,基于预测计划：基于对未来销售预测，优点是系统需求预测是基于准确当前消耗水平。,基于现有订单和库存计划：基于已存在销售订单和库存作计划,预期效果：,基于销售计划制订采购计划，能够确保供销平衡，也是企业整年经营计划落实一个必要过程。,当销售正常时候，协议有利于保障采购计划实现。,17,集团管理流程系统需求之采购管理,第17页,采购计划,-,对系统主要要求,系统能够提供制订采购计划必需业务数据以支持采购计划制订,系统能够支持“推”式补货方式以支持采购计划执行,能够提供各种方式制订采购计划：,时间段计划,再订货点计划,基于预测计划,基于现有订单和库存计划,采购到货后能按照分配计划分配商品到门店,18,集团管理流程系统需求之采购管理,第18页,长久协议,/,协议,-,目标流程（,-,）,采购员,采购经理,与候选供给商洽谈,筛选合格供给商,中免,年度采购计划,供给商,评定汇报,市场信息,与供给商签署供货协议书,确定商品种类及年度,采购数量,按协议书进行分批采购,分析供货协议执行情况,终止,协议,续签,否,是,审批,是,否,采购员,采购经理,系统维护长久协议,采购助理,WS3.2,采购长久协议,/,协议,19,集团管理流程系统需求之采购管理,第19页,长久协议,/,协议,-,流程改进关键点,当前问题：,现有协议沿用了多年协议文本，许多条款不规范，约束力不强，缺乏法律部门支持。,大品牌产品供给商多采取自己协议文本，所以很多条款受制于供给商。,因为中免经营产品多为高档消费品，供给商对自己产品生产日期有统一全球策略，尤其是香水化装品，一般不直接打印日期，而是用对应编码来代替，拒绝提供解码，所以，我们无法了解产品保质期，只能根据进口日期推算保质期，这一点今后在协议中应加以要求；另外关于退货、换货程序、供给商需要提供文件等，也应该在协议中规范。,对协议执行情况没有进行跟踪和监督，没有做定时整理分析汇报，作为今后续签协议依据。,对于采购提前期、年度采购金额和数量没有在协议中要求。,改进提议：,采购部根据以往协议暴露问题，在法律人员帮助下重新审议协议范本。,对于供货及时性、满足率、产品质量等指标识录在案，作为对供给商协议执行考评。,对于能够确定整年采购计划商品，将采购金额和数量纳入协议，不能确定应该尽可能与供给商确定采购提前期。,预期效果：,严谨规范协议有利于降低未来在处理问题时纠纷。,对协议执行情况记录能够作为与供给商谈判有力素材。,协议制订与采购计划结合，有利于采购计划执行。,20,集团管理流程系统需求之采购管理,第20页,长久协议,/,协议,-,对系统主要要求,能够提供协议管理功效。,对于数量和金额协议，能够提供依据协议进行采购功效。,对于采购价格与采购量分级相关联协议，能够在累计采购量到达新级别时，执行新采购价格。,21,集团管理流程系统需求之采购管理,第21页,生成采购订单,-,目标流程（,-,）,1/2,搜集/整理供给商,询价结果,将询价单打印并,送给潜在,供给商,依据请购单上,数量和选择供,货商产生询价单,确定订货数量和收货日期，生成采购单,采购部门,供给商,依据采购数量,确定产品价格,将报价送回,请购部门,同意,是,否,配送中心补货计划,未满足门店请购,采购单,同意,否,是,终止采购,WS3.3,生成采购订单,询价,是,否,22,集团管理流程系统需求之采购管理,第22页,采购部门,采购申请,生成并审批,正式采购订单,采购订单存档管理，打印相关汇报,订单情况汇报,过期订单汇报,未结订单汇报,与供给商联络，促使过期/未结订单尽快到货,办理海关预核准手续,发给供给商,与供给商联络，分析原因，尽快组织发货,进入供给商评定流程,发给配送中心,发给销售人员，由他通知门店,办理海关预核准手续,供给商、配送中心、门店,生成采购订单,-,目标流程（,-,）,2/2,23,集团管理流程系统需求之采购管理,第23页,生成采购订单,-,流程改进关键点,问题：,当前没有对订单金额进行限制，今后可依据信用额度加以限制,当前采购订单发出后，只能靠采购人员电话跟踪供给商何时发货、是否满足订货等，门店、,DC,、销售部、财务部等相关部门不能随时查询订单处理情况，今后系统应能及时提供采购订单状态及信息汇报。,因为烟酒产品基本由港中免代理运输，采购提前期不能确定，造成免税店订货周期长。,对于供给商不能一次满足发货采购订单，未发货商品是取消？还是继续等货？以及等货时限，当前没有统一明确要求。应依据不一样免税店需求和供给商供货规律明确未发货物是否取消。,特殊情况：精品、香水化装品供给商提议订单,(PI,Proposal Order,），怎样处理,改进提议:,经过有效采购订单管理，将订单执行信息开放给门店及批发客户,对审批流程和额度限制经过系统进行固化，并修改相关考评指标以确保流程有效执行。,经过运输代理协议，针对商品品类要求港中免确定对应运输周期。,供给商提议订单采取针对订单采购方式给予处理。,预期效果,提升销售信息反馈效率，增强采购订单管理和采购流程控制。,有利于提升采购到货及时率和客户满意度。,24,集团管理流程系统需求之采购管理,第24页,生成采购订单,-,对系统主要要求,能够提供对商品统计分配计划，并在实际补货中依据计划进行分配功效,能针对销售订单直接生成对应采购申请，并在系统中建立销售订单和采购订单联络。,能针对商品确定面向库存采购数量，并生成对应采购申请。,当前采购订单发出后，只能靠采购人员电话跟踪供给商何时发货、是否满足订货等，门店、,DC,、销售部、财务部等相关部门不能随时查询订单处理情况，今后系统应能及时提供采购订单处理状态及信息汇报，如是否发给供给商、全部满足、部分满足、预计发、到货日期、实际发货信息等。,特殊情况：免税店提交精品、香水化装品订单，经常只有品牌名称、总数量，让供给商提议详细性号，即提供提议订单，待免税店确认后，中免再向供给商确认发货，希望在系统中有能处理只有总金额、总数量订单。,在系统商品管理中标识为停产或超出供货期产品，做订单录入时应给予提醒，防止无效订货。,订单应能依据免值样品率，自动带出免值样品数量，并提供累计结算功效（参见供给商返利）。,25,集团管理流程系统需求之采购管理,第25页,配送中心收货,参见,WH1.4,配送中心收货,26,集团管理流程系统需求之采购管理,第26页,应付,/,付款流程,参见财务应付,/,付款流程,27,集团管理流程系统需求之采购管理,第27页,供给商返利,-,目标流程（,-,）,与供给商,确定折扣条件,向供给商采购,将对应条件,纳入协议,WS3.6,供给商返利,将业务量与,协议中条件,进行比较,按对应折扣,条件结算,累计对对应,供给商,采购业务量,周期结算？,是,否,28,集团管理流程系统需求之采购管理,第28页,问题：,当前系统只能支持对供给商返利一单一结方式，周期结算只能靠手工统计。,目前主要模式：,计算方法：佣金和促销奖一单一结或者按周期结算,免值样品结算：,、同外商结算：一单一结，或者年底累计结算。,、同免税店结算：未满足发货返点数量，年底统一结算（扣帐或者返样品）,批发商给零售商返利：佣金、广告费等,DC向免税店配发免值样品与定时结算,改进建议：,用系统支持周期结算，每次完成一笔采购业务时候自动累计对该供给商业务量，结算时根据累计业务量与合同中条件进行比较，按照对应条件等级与供给商进行结算。,预期效果：,降低周期结算时手工统计工作量，提高效率。,供给商返利,-,流程改进关键点,29,集团管理流程系统需求之采购管理,第29页,供给商返利,-,对系统主要要求,提供佣金管理功效。,支持基于折扣条件一单一结和周期结算。,提供折扣条件管理，对于周期结算，系统自动统计相关业务量，结算时候自动按照累计业务量和当初设定条件采取对应等级折扣。,30,集团管理流程系统需求之采购管理,第30页,配送中心管理,WH1,配送中心库存管理,WH1.3,配送中心补货计划,WH1.4,配送中心收货,WH1.5,配送中心发货,WH1.1,仓库平面布局,WH1.7,报废/索赔,WH1.2,仓库日常操作流程,WH1.6,退货管理,WH1.8,配送中心盘点,WH1,配送中心管理,31,集团管理流程系统需求之采购管理,第31页,WH1.1,仓库平面布局-收货/发货在两侧,仓库平面布局,1/2,32,集团管理流程系统需求之采购管理,第32页,WH1.1,仓库平面布局-收货/发货在同侧,仓库平面布局,2/2,33,集团管理流程系统需求之采购管理,第33页,WH1.2,仓库日常操作流程,仓库收货,上架,移货,下架,提货,发货,仓库盘点,仓库,库存调整,收货区,副货区,暂挂,暂放区,退货,主货区,配货区,发货区,仓库日常操作流程,-,目标流程（,-,）,34,集团管理流程系统需求之采购管理,第34页,仓库日常操作流程,-,流程改进关键点,问题：,因为当前中免三个仓库规模不大、面积有限、商品单一，且基础设施比较落后，所以没有象大型配送中心那样有明确收货区、主货区、副货区、配货区、发货区、暂放区等，另外，因为受海关监管，仓库只有一个门，出入仓库必须有海关关员在场，海关关员撤离时，将仓库门加铅封。所以，仓库日常操作完全在海关监管之下，难以实现高效运转。,改进提议：,预期效果,35,集团管理流程系统需求之采购管理,第35页,仓库日常操作流程,-,对系统主要要求,因为缺乏系统支持，仓库日常出、入库、盘点等，主要依靠手工记账，各类单据打印也主要是靠文档套打，今后应能在系统中自动生成、打印。,与其它行业不一样，中免仓库配送时，货物全部权发生了转移，实现是批发销售，原来，销售单是由总企业销售部打印销售单，今后是否能够在配送中心打印，商业发票也在配送中心开具。,特殊要求：因为海关限制，仓库内不允许出现盘点盈亏，提议在系统中做特殊处理。,复币记账,36,集团管理流程系统需求之采购管理,第36页,配送中心补货计划,-,目标流程（,AC,）,计算季度补货计划,季度补货计划初稿,审批,重估门店直接收货数量,季度补货计划终稿,季度采购计划,季度内不经配送中心，门店直接收货数量,配送中心,是,否,仓库管理员,配送中心经理,WH1.3,配送中心补货计划,37,集团管理流程系统需求之采购管理,第37页,配送中心补货计划,-,日常运作目标流程,综合考虑相关原因制订,补货计划,供给商,采购订单,审批流程,季度,补货计划,商品主文件,订货,/,补货周期,配送中心,库存,门店,采购需求,采购订单,38,集团管理流程系统需求之采购管理,第38页,配送中心补货计划,-,流程改进关键点,1/2,当前问题：,店面覆盖有限：当前只有,3,家配送中心，只覆盖了,30%,免税店。,商品覆盖有限：当前配送中心覆盖商品只有烟酒和积压供船物料，食品、香水化装品、精品等未入库，原因：,1,，供给商要求必须直接送货至店，,2,，仓库存放条件限制。,当前配送中心还没有设置安全库存模式，不能够实现自动补货，现在销售部华东区依据自己对免税店分析与预测，做一些定时补货工作。,因为缺乏电脑系统支持，未实现库存信息共享，当前三个配送中心与总企业物流部门之间仅靠一套,EXCEL,文件，天天以邮件方式交换库存信息。应让中免其它相关部门、免税店能够随时查询库存情况，并随时能够向海关提供库存情况。,特殊需求：针对供给商对一些商品销售门店限制，不一样免税店查询权限应该不一样。,配送中心最低起运量，有时会限制免税店订货，且最低起运量标准有待深入规范。,当前配送中心没有对商品库龄进行分析，积压库存较大，主要是供船物料，占压了大量支金，降低了库存周转率，同时也降低了仓库面积使用率。,配送中心覆盖免税店，如有大批量进货，供给商直发免税店，今后会造成补货计划不准确。,海关监管限制：入库，出库，运输、盘点都在海关监管之下，在一定程度上降低了配送中心周转效率。,缺乏先进电脑系统支持，没有实现库存信息共享，,39,集团管理流程系统需求之采购管理,第39页,配送中心补货计划,-,流程改进关键点,2/2,改进提议：,增加配送中心覆盖门店。,对于确定为配送商品进货，一律经过配送中心，这类商品应有补货计划或者安全库存管理。,假如要扩大商品配送范围，应该改进仓库存放条件，并有效处理一些积压库存。,经过引入信息系统支持，实现库存等业务信息共享，并提供补货计划和自动补货功效。,预期效果,降低库存资金积压，提升库存周转率和仓库使用效率。,提升配送商品订单满足率和免税店对中免服务满意度。,防止同一商品各种补货方式带来混乱，比如按照订单采购带来补货计划不准等等，同时增强物流配送计划性。,经过引进系统，实现大量业务单据电子化，从而能够优化单据流程,各个部门在权限允许前提下，能够及时得到库存信息。,40,集团管理流程系统需求之采购管理,第40页,配送中心补货计划,-,对系统主要要求,查询权限能够依据用户、门店、商品、供给商来设置。,能够依据商品特点、季度补货计划、配送中心库存、门店采购需求、订货补货周期等等原因生成补货计划,能依据补货计划生成后续采购申请、采购定单,41,集团管理流程系统需求之采购管理,第41页,配送中心收货,1/3,-,目标流程（,AC,）,WH1.4,配送中心收货,办理海关手续,查询相对应采购订单,货物抵达,配送中心,建立,入库单,空白,入库单,收货/验货（粗收）,配送中心,接到发货通知,42,集团管理流程系统需求之采购管理,第42页,同采购单是否匹配,通知中免采购员,入库单,填写入库单、入库,提交配送中心,管理助理,少收/,多收,按实际收货数量填写入库单、入库,入库单,提交配送中心,管理助理,是否接收多收,通知采购员,进入,WH1.6,退货流程,少收汇报,少收,多收,是,否,是,否,配送中心,货物破损/抽检汇报,进入,WH1.7,索赔流程,是否需要细收,按件细收,是,否,WH1.4,配送中心收货,配送中心收货,2/3-,目标流程（,AC,）,43,集团管理流程系统需求之采购管理,第43页,按实际收货数量填写入库单、入库,入库单,提交配送中心,管理助理,多收汇报,数量/,SKU,多,通知采购助理,维护新商品准入,WS1.2,维护商品主文件流程,将货物放置暂放区,入库单,提交配送中心,管理助理,新商品主文件,数量,SKU,通知中免采购员,按实际情况填写入库单、入库,WH1.4,配送中心收货,配送中心,配送中心收货,3/3-,目标流程（,AC,）,44,集团管理流程系统需求之采购管理,第44页,配送中心收货,-,目标流程（,-,）,办理海关手续,货物抵达配送中心,验货,接到发货通知,货物破损/抽检汇报,进入索赔流程,破损,通知中免采购员与供给商协商处理,依据采购订单收货,收货,否,是,否,同发票匹配,否,是,与采购单匹配,是,是,否,海关证实,45,集团管理流程系统需求之采购管理,第45页,配送中心收货,-,流程改进关键点,1/2,当前问题：,免税店、配送中心收货时，需要营运部、销售部及时提供单据：发票、箱单、订单、协议、提单、运单、标签审核证书、非木包装证实等,普通零售行业按采购订单收货，而中免系统免税店、配送中心因为受海关限制，都是按发票收货，采购订单是依据各地海关要求不一样，仅提供作为报关参考。,各种到货情况处理：免税店、配送中心在收货时，如发觉以下情况，应及时通知中免相关部门，方便在免税店、外商之间取得快速协调与沟通。,1,、实际到货发票：如免税店接收，要求外商更改发票后再报关。如免税店不接收，则通知外商拒收货物，不办理报关手续。,2,、实际到货发票：,A,、外商确实是少发货时，要求外商更改发票后报关；,B,、外包装破损，货物丢失，按发票报关，同时向运输企业索取货运统计，并填写破损报表，让海关签字盖章，如丢失金额大于,600,美元，联络保险企业出具证实。,C,、如外包装完好，海关拒绝出具证实，则等供给商到现场验货，再协商详细处理方法，仍按发票报关。,3,、外商将,A,店货错发给,B,店货：假如,A,、,B,店都接收错发货物，则让外商修改发票后报关，假如免税店不接收，则拒收。,收货时如发觉破损，原短等需要办理索赔，免税店、配送中心应在系统中进行破损报表原始数据录入如：发票号、采购订单号、索赔商品型号、数量、金额等，其它证实文件可随即邮寄到总企业。另外，关于抽检商品，也应尽快将抽样证实邮寄到总企业。,免税店、配送中心进行到货原始信息录入如：到货日期、报关单号、中免报关单号、提运单号、外商名称、发票号、采购订单号、到货内容摘要、发票金额、报关金额、监管费号、监管费金额、到货，实现总企业物流部门监控。,46,集团管理流程系统需求之采购管理,第46页,配送中心收货,-,流程改进关键点,2/2,改进提议：,依据采购订单数量进行收货，假如收货数量和发票数量一致，则依据采购订单部分收货。,因为海关限制，所以，对于收货时各种意外情况处理，提议在系统外处理，处理完成再录入系统。,在得到报关单信息时，修改对应采购订单，录入报关单编号，建立采购订单和报关单联络，便于未来查询。,预期效果：,按采购订单收货有利于确保采购计划有效性，并预防收错商品和供给商发货方面错误。,系统外处理例外情况能够确保对应处理灵活性。,47,集团管理流程系统需求之采购管理,第47页,配送中心收货,-,对系统主要要求,能够提供依据采购订单部分收货功效。,能够提供到货信息录入功效,后续财务处理功效,48,集团管理流程系统需求之采购管理,第48页,配送中心发货,参见销售发货流程,49,集团管理流程系统需求之采购管理,第49页,配送中心退货,-,目标流程（,-,）,WH1.6,配送中心退货,与供给商联络退货事宜,采购员,向海关申请退货核销手续,报关员,维护退货单，确定退货商品及数量,退货单,安排退货工作,仓库经理,按照退货单进行,提货,发货,出库单,海关现场监管退货全过程,仓库管理员,将票据捏对交财务,退货结算,流程,采购员,财务人员,50,集团管理流程系统需求之采购管理,第50页,退货请求,商讨促销方式,向供给商提出,退货要求,退回配送中心,符合,退货要求,退货汇报,否,销售部、营运部,供给商,触发,退货流程,是否同意,退货,触发,新销售,触发,促销流程,是,是,否,入库处理,红字发票,退给,供给商,是,否,配送中心退货,-,目标流程（,-,）,门店退货流程,51,集团管理流程系统需求之采购管理,第51页,配送中心退货,-,流程改进关键点,当前问题：,因为受外管局限制，退货手续非常繁杂,退货商品经常是很久以前商品，在现有系统中极难找到历史价格，希望在今后系统中对历史价格查询更方便。,改进提议：,经过系统统计每一笔采购和出入库操作，并建立彼此之间关联，从而能够直接依据销售订单查找到对应销售价格和采购价格。,预期效果：,单据捏对工作将大大降低。,52,集团管理流程系统需求之采购管理,第52页,配送中心退货,-,对系统主要要求,系统统计每一笔采购、销售、出入库相关操作业务信息。,系统统计采购、采购入库、销售、销售出库以及相关财务单据之间关联关系。,提供针对订单部分或者全部冲销功效。,53,集团管理流程系统需求之采购管理,第53页,配送中心报废,/,索赔,1/2,-,目标流程（,-,）,是否需要销毁处理,由采购部向供给商提出索赔要求,办理海关销毁手续,交采购员,货物变质/破损/抽检汇报,交仓库财务人员调整库存,进入采购流程,是,否,同意,赔付,销毁汇报,交财务部立案,交财务部处理,否,是,供给商出具同意赔付文件,交财务部处理,配送中心,WH1.7,配送中心报废/索赔,出库单,对外索赔单,54,集团管理流程系统需求之采购管理,第54页,破损汇报,通知免税店、配送中心,同意赔偿文件,交财务进行帐务处理,制作对外索赔文件,符合索赔要求,赔付,通知免税店拒绝赔偿要求,进入采购流程,是,是,否,否,配送中心,营运部、财务部,供给商,免税店,索赔申请,红字发票,配送中心报废,/,索赔,2/2,-,目标流程（,-,）,门店报废/索赔,55,集团管理流程系统需求之采购管理,第55页,配送中心报废,/,索赔,-,流程改进关键点,1/2,当前问题：,目前关于索赔规定是：,20美元以下免税店自己负担,20200美元以内需提供海关盖章破损报表,200美元以上需提供破损报表、货运记录、保险证明等,一般来说，我们同供给商在合同中所签索赔期限是一个月，但是目前处理周期过长，一方面是由于内部工作效率低，其次是由于免税店破损报表填写信息不全或 不能及时提供相关证明文件，导致供给商理赔不及时，或超过索赔期限，供给商不予理赔，从而导致对免税店冲帐不及时，降低了服务质量。,现有系统中索赔管理只是为了打印对外索赔通知单，没有同原始采购订单、供给商发票等信息相关联。,目前检验检疫局对进口商品抽检越来越多，大部分供给商同意负担此项费用，我们一般按索赔形式向,特殊要求：,由门店、配送中心收货时在系统中先做好索赔商品原始数据录入，自动生成破损表，可以让免税店将正式海关文件随后寄到公司。,56,集团管理流程系统需求之采购管理,第56页,配送中心报废,/,索赔,-,流程改进关键点,1/2,改进提议：,采购收货索赔提议在系统外部进行处理，处理完成才进入系统。,规范破损报表填写，明确免税店索赔时应该提供文件。,预期效果：,系统外处理采购收货索赔能够确保处理灵活性。,57,集团管理流程系统需求之采购管理,第57页,能够统计采购定单、入库单、财务凭证、出库单、销售单之间关联关系。,配送中心报废,/,索赔,-,对系统主要要求,58,集团管理流程系统需求之采购管理,第58页,仓库盘点,-,目标流程（,-,）,WH1.8,仓库盘点,建立盘点批次，确定盘点范围,完成未结业务，并冻结库存,进行差异分析,打印空白盘点表,实地盘点并填写,盘点表,差异汇报,盘点是否准确,通知配送中心及海关进行盘点,进行盘点库存更新,是,否,是否接收差异,最终差异汇报,库存更新汇报,海关现场监管,报海关,核销,配送中心,配送中心财务部门,是,否,59,集团管理流程系统需求之采购管理,第59页,仓库盘点,-,流程改进关键点,当前问题：,因为海关监管原因，出现了库存差异经常不能够调整库存价值，只能够经过其它方式处理。,改进提议：,预期效果：,60,集团管理流程系统需求之采购管理,第60页,仓库盘点,-,对系统主要要求,盘点凭证打印,统计盘点结果,盘点差异分析,库存差异调整,61,集团管理流程系统需求之采购管理,第61页,采购和物流对,ERP,需求总结,采购计划,系统提供计划所需业务数据,支持“推”式补货,支持时间段计划、再订货点计划、基于预测计划、基于现有订单和库存计划,提供按采购计划分配商品功效,采购协议/协议,协议/协议管理,协议/协议与采购订单集成,采购订单,订单审批控制,与采购计划集成,按协议采购,按销售订单采购,面向库存采购,订单跟踪汇报,针对品类采购订单,超出生命周期商品控制,供给商返利,佣金管理,一单一结,周期结算,折扣条件管理,自动累计业务量,自动匹配业务量和折扣等级。,商品订货,/,补货,推式分配、按单采购和面向DC库存采购,直送门店、DC直接转库到门店和DC库存配送到门店,建立商品、补货方式、物流配送方式三者联络，并基于联络自动选择补货方式和物流配送方式。,配送中心收货,依据采购订单收货,部分收货,到货信息录入,后续财务处理,退货管理,业务单据信息统计,业务单据匹配,针对订单部分或者全部冲销,报废,/,索赔,采购定单、入库单、财务凭证、出库单、销售单之间匹配,仓库盘点,盘点凭证打印,统计盘点结果,盘点差异分析,库存差异调整,配送中心补货,灵活查询权限,全方面考虑各种原因生成补货计划,依据补货计划生成后续采购申请、采购定单,62,集团管理流程系统需求之采购管理,第62页,