ISO体系内审技巧.doc
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1、质量,职业健康安全,环境管理体系内审技巧1 编写内审计划的注意事项1)要覆盖标准的所有条款。2)要以手册中的职能分配表为依据编写各部门的审核条款(主条款和通用条款)。3)分配时间不能搞平均主义,而应考虑各部门的过程多少.4)最高管理层也应审核,但审核的方式可以根据实际情况决定(自审,请外单位审核员,但提倡接受内审).5)懂专业的内审员可分配到专业性较强的过程和部门去审核(如生产车间,品质部).2如何编写检查表2.1内审员根据组长分配的任务,依据审核准则(体系文件、法律法规,标准的要求)编写检查表。 2.2设计检查表的思路:1)该过程是如何策划的,有何规定,相关的职责是否落实?2) 该过程和有关
2、规定如何实施和保持?3) 实施和保持的结果如何?是否达到的预期目标4)过程存在哪些问题?2.3编写检查表的注意事项1)依据ISO9001标准和公司体系文件的要求进行编写。既要考虑标准的要求,又要考虑体系文件对被审核部门的要求。两者结合检查表才能编写得好。(因标准只是规定各企业通用的要求,本公司体系文件才规定了实施和控制方法).2)采用过程方法的思路编写检查表。无论审核哪个过程,其思路都是:先查其是否识别过程和规定过程 ,再查其规定的程序是否得到实施,再注意查证过程存在的问题。查其规定的实施效果是否达到的预期目标,并有改进。3)要注意关键控制点(关键过程 ,特殊过程和外包过程)的检查表的编写。4
3、)按部门审核时要列出主要过程。销售部门:7.2/7.5.1f)/8.2.1采购部门:7.4/7.5.3/7.5.5/8.3人力资源:6.2/6.3/8.2.3生产部门:7.5/6.3/6.4/8.2.4/8.3/8.4/8.5.2/8.5.3设计部门: 7.1/7.3体系牵头部门:4.2/5.4.1/5.4.2/5.6/8.1/8.2.2质量检验部门:8.2.4/8.3/8.43进入一个部门时,先审核5.5.1,请受审核部门领导介绍部门的职责和分工的基本情况,查有无岗位职责等。注意掌握时间。按照突出质量职能、照顾相关职能;先主要职能、后一般职能,先重点项目、后一般项目;先审主条款,再审核通用条
4、款(如销售部先查7.2/8.2.1/5.2再查:7.5.1f/7.5.3/7.5.5/8.3d)/8.4a)8.5) 。不超过规定的时间10分钟。一个部门的审核时间有限,应突出审核重点,兼顾其他。4通用条款如何审核和取证:1)从该部门职责入手,抽查相关的通用条款。(销售部门相关_7.5.1f)/7.5.3/7.5.5/8.3d)/8.4a)8.5)2)通用条款必查的有:质量管理体系的通用条款:4.2.3/4.2.4/5.4.1/5.5.1/5.5.3/6.2.2/8.2.3/8.4/8.5.2/8.5.3其中8.2.3/8.5.2/8.5.3. 不一定每个部门都查,有的可少查。但生产部,质监部
5、,供应部,销售部必查。职业健康安全,环境管理体系:4.3.1(环境因素识别/危险源辨别)/4.4.1(资源、作用、职责和权限,(结构和职责)/4.4.2(能力、培训和意识)/4.3.3(目标、指标和管理方案)/4.4.5(文件控制)/4.5.3(记录控制)/4.5.1监视和测量/4.5.2(事故,事件,不符合,纠正措施和预防措施。)其中,4.5.1绩效测量和监视/4.5.2事故,事件,不符合,纠正和预防措施不一定每个部门都查。有的可少查。但生产部,质监部,安全环保部,供应部,销售部必查。5. 审核方式及注意事项:面谈现场观察查阅文件和记录抽样1)向受审核方提问,听对方回答时,审核员边听边看文件
6、,查对方是否按文件执行了. 2)检查中发现有问题有不符合时,及时说明问题所在,使之口服心服.3)既要按ISO9001标准的要求审核,更要按本公司的质量方针,质量目标手册程序文件作业指导书进行审核.(因标准只是规定各企业通用的要求,本公司体系文件才规定了实施和控制方法).例如:审核某一条款时,先游览一下标准的该条款有几层意思,然后看体系文件(特别是程序文件)是怎么规定的,再查受审核方的证据。程序文件中有记录要求的条款应列为必查的项目,无记录要求时,选择存在问题的条款作为检查项目。4)初次从事内审,先要编写检查表,为现场审核作好准备。5)坚持以客观事实为依据的原则,即以证据为基础,当事人的陈述,可
7、验证的客观事实为依据。不含任何个人猜想,推理成份及个人想法和经验。 应注意核查证据的真实性,受审核方提供的证据有可能夹杂不真实的信息,因此要注意核查,如询问有关人员,观察实际结果等。6)应选择本企业典型的,关键的质量(职业安全和环境)问题进行审核。7)现场观察。观察人员操作、设备状况、环境状况。注意:观察要仔细,以获取真实的信息和证据,观察到的信息要经过证实确保其真实性,观察到不符合的信息还要请受审核部门和联络人见证。根据平时掌握的本企业情况,有针对性选择存在的问题收集客观证据。8)凡是有活动和现场可以观察的过程和场所,应到现场去观察活动的进行情况,现场的条件是否符合规定要求.而不要只在办公室
8、依赖查记录.9)凡是无现场和现实活动可以观察的过程,应查文件和记录(如管理评审、设计评审、顾客满意调查等)。10)在产品实现和服务提供过程的审核中(7.5.1),对关键过程,特殊过程应重点审核,应注重其实际效果,不要过多计较形式.11)顺藤摸瓜及逆向审核法.l 案例1:当对某一制造工序进行审核时,审核顺序:先查该工序的设计规范,了解产品的技术要求, -查相应的工艺文件控制文件,作业指导书,检验规范是否满足产品的质量要求, -再查这些文件的执行情况,主要看记录是否与控制指标相符合. 如果一切符合要求,再按检验规范检测产品加以验证。l 案例2:对经营部门的审核7.2.2时,审核顺序: 先查合同台账
9、 -抽3-5个合同样本 -要求提供合同评审记录 查评审记录是否标准要求的三条内容 查合同评审的时间是否在签订合同之前 -有关人员是否签字,领导是否批准(有无批准权限的要求)l 案例3:采购过程:确定供方选择、评价准则-评定合格供应商-提出采购要求-进货验证-不合格的反馈及措施-供方改进和再评定。 l 逆向追溯案例4:当在生产现场发现某一已完成的产品的缺陷记录,可逆向检查工艺流程的各个阶段,一直追溯到营销部门的合同要求,以便掌握整个体系的运行情况,做出体系的符合性有效性评价。12)审核员在某一部门审核结束后,最好根据审核的简明记录,向受核部门归纳一下审核发现好的和不符合事实.就事实和证据进行沟通
10、.6.记录要求:1)质量体系:条款号要写到三位数如7.2.1/7.2.2/7.2.3/内审检查记录表条款号检查项目检查记录评价7.2.17.2.212121212职业健康安全、环境体系:条款号要写各要素的编号,如:4.4.1 ,4.4.2 。记录时,提问题编的序号1,2,3,检查记录栏中也按序号记录1,2,3。2) 审核某一部门时,主条款审核必须做记录,以说明你已审核到了。3) 应记录真实的事实和证据。当发现不合格时,应记录发生的时间,地点,陈述人岗位(但不写姓名),观察到的事实,凭证材料,物资标识,产品批号,设备编号,合同编号,文件的编号,记录的编号及不合格描述。不符合手册或程序中某一条款。
11、 坚持三要三不要的原则:要讲客观证据,不要凭感情、凭直觉、凭印象用事;要追溯到实际做得怎样,不要停留在文件,嘴巴上面;要按审核计划如期审核,不要“不查出问题非好汉”。当未查出不合格项时,应采取“无罪推定”原则,转到下一个审核项目去。4) 不应只记录有问题、不符合的信息,也应记录符合要求和体系有效运行的信息,特别应记录关键过程的符合性和有效性的信息。 记录应及时记、当场记,尽量避免事后记、追记。宜统一规定“现场审核记录表”5)现场审核记录应清楚、准确、具体、具有可追溯性、可重查性。并具体说明检查了什么(审核项目、要点)、找谁查(涉及的部门人员)、以及怎么查(步骤、方法和抽样)。如:审核8.2.4
12、原材料进货检验:检查表仅仅说明“有检验记录”是不够的,应具体记录:检验依据(注明标准号);检验原始记录(注明记录编号);检验人员姓名;检验方式;抽取的样本数,及检验品的处理情况数。每个条款的审核应有抽样证据,抽样量应满足要求,否则应加以说明;6)不符合事实描述四原则 (1)描述应准确具体,不要遗漏任何有用信息,具有可重查性和可追溯性;(2)观点和结论在不符合事实描述中自然流露,不要只写结论不写事实;(3)不应带有评论性意见和过激语言;(4)不要写具体人的姓名,只写某岗位和职务。案例:请说出以下几个不符合事实的描述有何不妥: 在生产车间发现工人使用的两份作业指导书均为有效版本,但它们对同一温度参
13、数的要求不一致。 查2003年2月2021日内部审核的记录,发现没有对办公室进行审核。 审核员发现工人王大力没有按操作规程操作。 在计量室看见有一台测试仪没有贴检定标签,怎么能识别校准状态呢?7)审核内容应与审核计划一致,标准中每个条款及分条款不应有遗漏。7.抽样的方法和技巧: 原则:合理策划样本、保证样本的代表性,选择样本量,根据样本的大小,可以按时间段、工作量、岗位数抽样。以保证审核结果的有效性。审核过程中必须随机抽样(有三方面含义:一是保证一定的抽样量,二是分层抽样,三是适度均衡)。l 质量管理体系1) 在生产现场审核时,关键过程,特殊过程必查,不能抽样;但一般过程或工序可抽样。 2)
14、不同的产品不能抽样,同一产品有几条生产线时,可以抽一条生产线。但应抽有代表性的.技术难度高的.3) 保证样本的代表性,要具有一定的抽样数量,通常是在313个之间。(N(抽样量)=n(总样本量),发现一个样本不合格,必须再抽样,以确定是个别的,还是系统的问题。对母体的符合性作出正确判断。4) 做到分层抽样。(指一组数据分成若干组,每组内部差别较小,而组与组之间差别较大,抽样在每组内进行)按产品、活动、设备、生产线、岗位、记录进行分层抽样。(例如:在查产品的监视和测量时,应分层抽取不同产品在不同阶段的监视和测量的证据。又如:评价6.3基础设施的符合性时,应查有关的设备管理规定、规定的执行、控制的效
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