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物资设备与服务采购管理制度

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2020年4月19日
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物资设备和服务采购管理办法
第一章 总则
第一条 为了进一步规范物资设备和服务采购行为,提高采购资金的使用效率,保障学校教育事业持续、健康地发展,促进党风廉政建设,根据<中华人民共和国政府采购法>、<中华人民共和国招标投标法>等有关法规、制度规定,结合我校物资采购工作的实际,制定本办法。
第二条 本办法适用于校内使用事业经费进行的物资设备和服务项目采购活动。主要包括教学科研设备、实验设备(含软件)、图书电子资源、办公设备、后勤服务专用设备以及大批量的一般物资的采购,和除货物和工程以外的服务学校所需的其它采购对象。
第三条 国有资产管理处是物资设备和服务采购工作的组织实施及管理部门,并按学校招投标管理委员会授权设立”物资设备和服务采购招标管理办公室”,负责物资设备和服务采购中的招投标具体组织管理工作。
实行企业化管理的校内单位,其物资设备和服务采购应参照本办法制定相应的制度,报学校审批后执行。
第四条 物资设备和服务采购活动应当遵循公开、公平、公正和诚实信用、廉洁奉公原则。
第五条 学校物资设备和服务采购应严格按照批准的预算执行。
第六条 物资设备和服务采购主要以集中采购的形式进行。
第七条 在学校的采购活动中采购人员及相关人员与供应商有利害关系的,必须回避;供应商认为采购人员及相关人员与其它供应商有利害关系的能够申请其回避。
第八条 学校的采购活动接受学校监督部门、上级主管部门和社会各界的监督检查。
第二章 采购方式和具体范围
第九条 学校物资设备和服务采购方式必须严格按照政府采购采用的方式确定,具体分为:
（一） 公开招标
一次性采购金额在10万元及以上的物资设备和服务,应依照<西南财经大学招投标管理办法>,经过公开招标的方式进行采购。
校内各单位不得将应招标采购的物资或服务化整为零或者以其它任何方式规避招标采购。
(二)邀请招标
符合下列情形之一的物资设备和服务,能够依照<西南财经大学招投标管理办法>和本办法,经过邀请招标的方式进行采购:
　　1.具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的;
　　2.采用公开招标方式的费用占学校采购项目总价值的比例过大的。
(三)竞争性谈判
符合下列情形之一的物资设备和服务,能够依照本办法,经过竞争性谈判方式进行采购:
　　1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的;
　　2.技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;
　　3.采用招标所需时间不能满足学校紧急需要的;
　　4.不能事先计算出价格总额的。
(四)单一来源采购
符合下列情形之一的物资设备和服务,能够依照本办法,经过单一来源方式进行采购:
　　1.只能从唯一供应商处采购的;
　　2.发生了不可预见的紧急情况不能从其它供应商处采购的;
　　3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。
(五)询价
符合下列情形之一的物资设备和服务,能够依照本办法,经过询价的方式进行采购:
1.采购的物资设备规格、标准统一、现货货源充分且价格变化幅度小的;
2.经校务会批准由校内单位承担的自制设备、定制软件和服务。
(六)政府采购监督管理部门认定的其它采购方式。
公开招标应作为学校采购的主要方式。
第三章 采购预算管理及项目论证
第十条 物资设备和服务的采购必须按照学校物资设备购置年度计划编制要求和物资设备配置标准,编制学校年度物资设备购置计划,纳入学校年度财务预算,综合平衡,逐级报批后正式立项,按计划集中组织采购。
(一)学校国有资产管理处应根据学校事业发展的需要拟定适应现行教学,科研,行政管理所需的物资设备配置标准,报学校批准,作为校内各单位年度物资设备购置计划编制的依据; 应负责指导协助校内各单位,按照年度工作计划,安排编制本单位物资设备购置计划;
(二)实行资产二级管理的学院和单位,应按本单位的年度工作目标任务需求,资金计划安排,根据学校物资设备配置标准,组织编制本单位的物资设备购置计划,报国有资产管理处汇总,报批后按计划采购;
(三)图书馆、经济管理实验教学中心、现代教育技术中心、体育教学研究部等教学辅助单位,应根据本单位教学管理的职能特点和专项物资设备的需求,编制物资设备购置计划,报国有资产管理处汇总,财务处综合平衡后,由学校审批,按专项计划集中组织采购;
(四)学校机关职能部门所需的设备购置,由国有资产管理处根据拟新进人员情况和现有设备使用状况,统一编制购置计划,报财务处专项安排;各部门需要购置时,向国有资产管理处单项报批组织采购;
(五)由学校预算经费承担的后勤保障性设备的购置,应由后勤服务总公司按设备使用年限,新旧程度以及新增需求等情况,合理安排购置计划,报国有资产管理处汇总,财务处平衡,学校批准后,按专项计划集中组织采购。
(六)由学校向主管部门申报的修购专项物资设备,按主管部门计划批复,专项采购管理。
(七)未纳入计划的物资设备和超标物资设备购置应从严控制,严格审批。
第十一条 对正式批准计划立项的物资设备采购项目,单位价值或批量价值在50万元以上或购置设备技术复杂、产品有多种选择的,均应在公开招标采购前,由项目购置管理单位与物资设备和服务招标采购办公室,共同组织有关专家,对项目进行可行性论证,提出可行性论证报告,报校务会核批预算。
可行性论证报告主要内容应包括:
(一)购置基本情况,包括原有物资设备的存量和使用情况,此次购置的目的意义、 服务对象、受益面、购置效益的预测等;
(二)购置物资设备的主要内容:包括物资设备的品种、数量、规格型号、技术指标参数、质量要求;同类物资市场的主要品牌、市场价格及分析比较等;
(三)需要施工的项目,还要提供满足施工资质要求的设计图纸、技术资料、工程量清单、施工预算及其施工项目所供资料的比较分析意见等;
(四)服务类项目需提供服务范围、资质要求、质量标准、收费标准等资料分析。
(五)专家论证结果意见,包括设备购置实用性的建议,设备技术标准配置的建议,推荐品牌性价比的意见,有关生产及服务商家的商誉意见等。
项目购置管理单位持可行性论证报告和校务会核批预算决议到学校物资设备和服务招标采购办公室办理招标事宜,进入招标程序。
第四章 采购组织及相关程序
第十二条 学校物资设备和服务的采购工作统一由国有资产管理处负责组织,未经授权的校内单位不得以任何形式自行组织采购。
(一)纳入采购计划,并达到招标采购规定限额(10万元及以上)的采购项目 ,按照招标采购程序组织采购;
(二)纳入采购计划,未达到招标采购规定限额(10万元以下)的零星设备采购,经过国有资产管理处物资设备零星采购系统进行申报,按照有关审批权限核批后,由国有资产管理处确定采购方式组织采购;
(三)日常办公用品低耗物资按照学校制定的管理办法,集中采购配送。
(四)”二级管理,三级架构”体制下的系所物资设备采购以及各单位各类项目经费所需的物资设备采购工作,均由采购经办人向本单位物资管理人员提出申购清单,按规定程序核批后集中组织采购。
第十三条 国有资产管理处在组织采购工作中应遵循下列主要程序:
(一)确定采购方式;
(二)签订采购合同;
(三)实施采购;
(四)组织验收;
(五)付款;
(六)售后服务与购置效益考核;
(七)采购文件归档管理。
第十四条 国有资产管理处应针对不同的采购对象的性质、种类确定不同的采购方式。
(一)采用公开招标和邀请招标方式采购的,应当按照<西南财经大学招投标管理办法>及其实施细则的规定执行。
(二)采用竞争性谈判方式采购的,应当按下列程序操作:
　　1.成立谈判小组。谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。
　　2.制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。
　　3.确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判,并向其提供谈判文件。
　　4.谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中,谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其它供应商的技术资料、价格和其它信息。谈判文件有实质性变动的,谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。
　　5.确定成交供应商。谈判结束后,谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价,采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。
　　(三) 采取单一来源方式采购的,采购人与供应商应当遵循本办法规定的原则,在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。
　　(四) 采取询价方式采购的,应当按下列程序操作:
　　1.成立询价小组。询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项做出规定。
　　2.确定被询价的供应商名单。询价小组根据采购需求,从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商,并向其发出询价通知书让其报价。
　　3.询价。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。
　　4.确定成交供应商。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。
第十五条 学校采购合同适用合同法。学校和供应商之间的权利和义务应当按照平等自愿的原则以合同方式确定。
(一)学校采购合同采用书面形式确定。学校采购合同以合同法为依据采用学校采购合同标准样本,由国有资产管理处汇同学校监督部门与法律专家具体规定学校采购合同必须具备的条款,报学校审定备案。国有资产管理处在合同具体签署中可针对不同采购对象的特点,在标准采购合同样本之外拟定补充条款,合同的洽谈签署学校委托项目主管单位负责人进行,合同的商务部分由国有资产管理处审定。采购合同学校加盖公章后生效。
(二)学校与中标、成交供应商合同的签署应当在中标、成交通知书发出之日起三十日内,按照采购文件确定的事项签订采购合同。
中标、成交通知书对采购人和供应商均具有法律效力。中标、成交通知书发出后,采购人改变成交结果的,或者中标、成交供应商放弃成交项目的,应当依法承担法律责任。
(三)未经采购人同意,中标、成交供应商不能够采取分包方式履行合同。采购合同的双方当事人不得擅自变更、中止或者终止合同。采购合同继续履行将损害国家利益和社会公共利益的,双方当事人应当变更、中止或者终止合同。有过错的一方应当承担赔偿责任,双方都有过错的,各自承担相应的责任。
第十六条 采购双方必须按照本办法和采购合同的规定实施采购和供货。
(一)学校项目采购管理单位应按合同要求负责组织物资的接收、安装、调试,有权拒收供货商未按合同要求提供的货物。
(二)学校项目采购管理单位应对供货商提供的货物及服务做好各项现场记录,并向国有资产管理处反馈采购执行情况及其对供货商的评价意见,对不履行合同规定的供货商国有资产管理处有权按照相关规定严肃处理。
第十七条 采购完成后,应根据不同采购类别进行验收。
(一)办公用品、低耗物资以及零星采购的家具设备由采购单位的物资管理人员按照供货清单逐一验收,并签字确认。
(二)招标采购项目由物资设备和服务采购招标办公室组织学校有关部门及专家进行验收,并出具验收报告单。大型设备及技术复杂的采购项目应当邀请国家认可的
达到固定资产管理范围的物资设备,采购单位应将采购合同、验收报告单或者验收签字后的供货清单、决算表及其它资料经单位负责人签署意见后,报国有资产管理处办理固定资产入帐手续,再到财务处办理付款手续。
第十八条 项目验收合格后学校应当在合同规定的时间和付款方式进行付款。
(一)付款时不得改变合同约定的收款单位的户名和银行账号;
(二)按照合同规定付款的同时,中标、成交供应商缴纳的履约保证金自动转为质量保证金;
(三)在合同规定的质保期或保修期结束时,项目采购管理单位出具产品质量和售后服务情况的说明以及是否同意退还质量保证金的意见,汇同国有资产管理处的意见后鉴定退保金额,办理退还质量保证金手续,到财务处办理退款。
第十九条 加强大型物资设备采购项目的效益评估、考核与管理。项目采购单项金额在20万元以上的大型设备,项目采购管理单位应当每年提交一份采购设备和服务的效益自评报告,由国有资产管理处进行汇总考核。逐步建立重大物资设备采购项目效益审计与评估制度,提高采购物资的使用效益。
第二十条 学校应当妥善保存每项采购活动的采购文件,不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限应分类按档案管理要求执行。
(一)采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其它有关文件、资料。
(二)采购活动记录至少应当包括下列内容:
　　１．采购项目类别、名称;
　　２．采购项目预算、资金构成和合同价格;
　　３．采购方式,采用公开招标以外的采购方式的,应当载明原因;
　　４．邀请和选择供应商的条件及原因;
　　５．评标标准及确定中标人的原因;
　　６．废标的原因;
　　７．采用招标以外采购方式的相应记载。
第五章 质疑与投诉
第二十一条 供应商对采购活动事项有疑问的,能够向采购主管部门提出询问,采购主管部门应及时组织答疑或做出答复,但答疑或答复的内容不得涉及商业秘密。
　　第二十二条 供应商认为采购文件、采购过程和中标、成交结果使自己的权益受到损害的,能够在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内,以书面形式向国有资产管理处提出质疑。
　　国有资产管理处应当在收到供应商的书面质疑后七个工作日内做出答复,并以实名书面形式通知质疑供应商和其它有关供应商,但答复的内容不得涉及商业秘密。
　　第二十三条 质疑供应商对国有资产管理处的答复不满意或者国有资产管理处未在规定的时间内做出答复的,能够在答复期满后十五个工作日以书面实名形式内向学校监督部门投诉。
投诉书应当包括下列内容:
　 (一)投诉人的名称、地址及有效联系方式;
　 (二)被投诉人的名称、工作部门;
　 (三)投诉事项的基本事实;
(四)相关请求及主张;
(五)有效线索和相关证明材料。
　　投诉人是法人的,投诉书必须由其法定代表人或者授权代表签字并盖单位鲜章;其它组织或者个人投诉的,投诉书必须由其主要负责人或者投诉人本人签字,并附有效身份证明复印件。
第二十四条 学校学校监督部门应当在收到投诉后三十个工作日内,根据调查和取证情况,对投诉事项进行审查,按照下列规定做出书面处理决定,并以书面形式通知投诉人和与投诉事项有关的当事人。
(一)投诉缺乏事实根据或者法律依据的,驳回投诉;
(二)投诉情况属实,学校监督部门在处理投诉过程中,发现被投诉人和其它直接责任人员有违法、违规或者违纪行为的,应按学校规定提出处理意见,报学校给予处分;情节严重构成犯罪的,移送司法机关处理。
(三)投诉人故意捏造事实、伪造证明材料的属于虚假恶意投诉,驳回投诉,并给予警告。
有下列情形之一的投诉,不予受理:
(一)投诉人不是相关采购活动的参与者,或者与投诉项目无任何利害关系;
(二)投诉事项不具体,且未提供有效线索,难以查证的;
(三)投诉书未署具投诉人真实姓名、签字和有效联系方式的;以法人名义投诉的,投诉书未经法定代表人签字并加盖公章的;
(四)超过投诉时效的;
(五)已经做出处理决定,而且投诉人没有提出新的证据的。
第二十五条 投诉人对学校监督部门的投诉处理决定不服或者学校逾期未作处理的,能够依法申请行政复议或者向人民法院提起行政诉讼。
第六章 采购纪律
第二十六条 学校监督部门应当对国有资产管理处的采购价格、节约资金效果、服务质量、有无违纪行为等事项进行考核,并定期如实公布考核结果。
第二十七条 学校的采购活动必须按照本法规定的采购方式和采购程序进行,任何部门和个人不得违反本办法规定,向国有资产管理处及其采购人员要求在其指定的供应商进行采购。
第二十八条 国有资产管理处、项目管理单位及相关工作人员在采购工作中,必须严格遵守和执行<中华人民共和国政府采购法>、<中华人民共和国招标投标法>等有关法律法规和学校规定,必须严肃工作纪律,不得违反下列规定:
(一)不得泄露采购活动中应该保密的情况和资料。
(二)不得与供应商串通,损害国家和学校利益以及她人合法权益。
(三)不得与任何供应商或者与采购结果有利害关系的人进行私下接触,不得接受供应商的吃请,不得收受供应商、中介人、其它利害关系人的财物或者其它好处。
(四)不得擅自改变采购方式、提高采购标准;不得以任何形式巧立名目套取采购资金,形成”小金库”。
(五)不得在评审考察和合同谈判、货物验收等过程中有违反公平公正原则和相关规定的行为。
(六)不得以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇。
(七)不得以不正当手段干预采购中按正常程序进行的采购工作。
(八)不得拒绝有关部门依法实施的监督检查。
(九)不得违反国家明文规定的其它有关规定。
如有违反上述行为之一的,经查明属实,将按学校的有关规定进行处理,同时采购活动视为无效。
第二十九条 采购人员必须做到依法采购,严格遵守各项廉政建设和治理商业贿赂的规定,切实做到勤政廉政、廉洁自律,认真履行职责,自觉地与各种腐败现象作坚决斗争。
采购人员必须坚持”五不准、一主动”的工作纪律:
(一)不准接受供应商安排的就餐和宴请;
(二)不准参加供应商安排的旅游、娱乐和联欢等活动;
(三)不准接受供应商任何纪念品、礼品和各种有价证券;
(四)不准向供应商提出与采购无关的要求;
(五)不准在供应商处报销任何费用;
(六)采购人员在采购中遇到可能影响公平、公正立场的情况,必须主动说明并回避。
如有违反上述行为之一的,经查明属实,将按学校的有关规定进行处理,同时采购活动视为无效。
第三十条 供应商有下列情形之一的,列入不良行为记录名单,在三年内禁止参加学校的采购活动,给学校造成名誉或者经济损失的,将依法追究其经济和法律责任:
　　(一)提供虚假材料谋取成交的;
　　(二)采取不正当手段诋毁、排挤其它供应商的;
　　(三)与采购人、其它供应商恶意串通的;
　　(四)向采购人行贿或者提供其它不正当利益的;
　　(五)在招标采购过程中与采购人进行协商谈判的;
　　(六)拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。
　　供应商有前款第(一)至(五)项情形之一的,成交无效。 　
第七章 附则
第三十一条 国家相关法律、法规、规章和学校的相关规定有例外、相反或补充性规定的,依照相关规定执行。若本办法规定与国家相关法律、法规、规章相冲突的,以国家相关法律、法规、规章的规定为准。
第三十二条 本办法由校国有资产管理处负责解释。
第三十三条 本办法自发布之日起施行。