秘书--时间管理与日程安排.ppt
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1、节时间管理与日程安排本节要点本节要点三、本节小结三、本节小结二、日程安排二、日程安排一、时间管理一、时间管理四、技能训练四、技能训练2021/5/271 时间管理的好坏直接决定时间管理的好坏直接决定着秘书的工作效率和工作着秘书的工作效率和工作前景,秘书应学习先进的前景,秘书应学习先进的时间管理理论,从而为自时间管理理论,从而为自己的个人发展奠定好良好己的个人发展奠定好良好的基础。的基础。2021/5/272周一上班,秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作,周一上班,秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作,搞的手忙脚乱,临近下班时间,仍有部分工作没有完成。搞的手忙脚乱,临近下班时
2、间,仍有部分工作没有完成。1 1、给某客户打电话,与对方联系你的上司下周四将与他约会的、给某客户打电话,与对方联系你的上司下周四将与他约会的事宜;事宜;2 2、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份(、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份(8 8人,每人,每份份1010页)及会议日程表;页)及会议日程表;3 3、向人力资源部门写报告,申请今年的休假日;、向人力资源部门写报告,申请今年的休假日;4 4、复印一份将给某客户的答复信以备存,原件邮寄给对方;、复印一份将给某客户的答复信以备存,原件邮寄给对方;5 5、拆封、分类和传递今天收到的邮件;、拆封、分类和传递今天收到的邮件;6 6
3、、布置下午要使用的会议室,准备茶水和咖啡;、布置下午要使用的会议室,准备茶水和咖啡;7 7、为上司预订周末去天津的火车票(北京出发);、为上司预订周末去天津的火车票(北京出发);8 8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存,原件放置、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存,原件放置文件传阅夹中个部门同事传阅;文件传阅夹中个部门同事传阅;9 9、在做这些事情的同时,她还接待了、在做这些事情的同时,她还接待了3 3位访客、接应电话等事宜。位访客、接应电话等事宜。案例分析2021/5/273 一、时间管理时间管理(一)时间管理的陷阱(一)时间管理的陷阱(二)跨越时间陷阱(二)跨越时间陷阱(
4、三)(三)ABCABC时间管理法时间管理法2021/5/274 (一)时间管理的陷阱(一)时间管理的陷阱1 1、猪八戒踩西瓜皮、猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里滑到哪里是哪里2 2、不好意思拒绝别人、不好意思拒绝别人 3 3、“反正时间还早反正时间还早”拖延拖延 4 4、文件满桌病、文件满桌病5 5、喋喋不休的、喋喋不休的“电话粥电话粥”6 6、源源不断的信息、源源不断的信息2021/5/2751.猪八戒踩西瓜皮猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是滑到哪里是哪里哪里 v没时间做计划没时间做计划v工作是程序化,规律化,根本没必要做计划工作是程序化,规律化,根本没必要做计划v计划常常被打断计划常常被打断 v不喜欢
5、被计划束缚不喜欢被计划束缚v“船到桥头自然直船到桥头自然直”2021/5/276建立明确的目标并排列好先后顺序,制定出十建立明确的目标并排列好先后顺序,制定出十年以上的长期目标、五年时十年的中期目标年以上的长期目标、五年时十年的中期目标和一至五年需实现的短期目标。特别是每天和一至五年需实现的短期目标。特别是每天抽出一定时间列出一天计划。抽出一定时间列出一天计划。2021/5/2772.不好意思拒绝别人 接受请托比拒绝更容易接受请托比拒绝更容易拒拒绝绝请请托托会会触触怒怒请请托托者者从从而而导导致致请请托托者者报报复复我想做一个广受爱戴的人我想做一个广受爱戴的人我不懂得如何拒绝我不懂得如何拒绝
6、2021/5/2783“反正时间还早”拖延 v帕金森定律帕金森定律v工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。v时时间间管管理理陷陷阱阱隐隐含含着着你你可可以以为为一一项项工工作作安安排排过过多多的的时时间间,如如果果你你给给自自己己安安排排了了充充裕裕的的时时间间从从事事一一项项活活动动,你你会会放放慢慢你你的的节节奏奏以以使使用用掉所有分配的时间。掉所有分配的时间。2021/5/2794文件满桌病文件满桌病 v安全感安全感v犹豫的个性犹豫的个性v半途而废的工作习惯半途而废的工作习惯v个人的喜好个人的喜好 2021/5/27105喋喋不休的喋喋不休的“电话粥电话
7、粥”v不分优先顺序打电话不分优先顺序打电话v没有充分准备就打重要电话没有充分准备就打重要电话v电话的谈话离题电话的谈话离题v与喜欢的人打电话,容易失去对时间的控制与喜欢的人打电话,容易失去对时间的控制2021/5/27116源源不断的信息源源不断的信息 v纸纸张张的的形形式式:邮邮件件、传传真真、备备忘忘录录、报报纸纸、杂志、期刊、报告杂志、期刊、报告v电子的形式:电子邮件、互联网电子的形式:电子邮件、互联网v声音的形式:面谈、电视、广播、电话声音的形式:面谈、电视、广播、电话2021/5/2712(二)跨越时间陷阱(二)跨越时间陷阱(返回返回)1.1.要事第一要事第一(ABC法则,大石头理论
8、)2.2.以最终的结果来开始行动(以终为始)以最终的结果来开始行动(以终为始)3.3.学会说学会说“NONO!”4.4.办公桌上的清理运动办公桌上的清理运动 5.5.恰当、有效地使用电话恰当、有效地使用电话6.6.筛选信息筛选信息2021/5/2713把办公室变成一个省时工作站。对于自己的办把办公室变成一个省时工作站。对于自己的办公场所,要精心安排,寻找最佳布局和途径。公场所,要精心安排,寻找最佳布局和途径。2021/5/2714 (三)ABC时间管理分类法 (重点分类法)1 1、分类法的基本原理、分类法的基本原理事务事务80%80%的价值集中在的价值集中在20%20%的组成部分中,即表的组成
9、部分中,即表现为现为“关键的少数、次要的多数关键的少数、次要的多数”把把80%80%的时间用于的时间用于20%20%的工作中(柏拉图法则)的工作中(柏拉图法则)2 2、列表分析、列表分析ABCABC时间管理分类时间管理分类 见表见表2-12-13 3、确定、确定ABCABC工作的先后顺序工作的先后顺序4 4、判断工作的有效性、重要性、关键性、创造、判断工作的有效性、重要性、关键性、创造性和迫切性性和迫切性2021/5/2715分分类类比例比例特征特征管理管理要点要点A A 重要又紧重要又紧迫迫(1 1)最重要,具有本质上的重)最重要,具有本质上的重要性要性(2 2)最迫切具有时间上的迫切)最迫
10、切具有时间上的迫切性性(3 3)有后果)有后果B B重要不紧重要不紧迫迫(1 1)重要)重要(2 2)一般迫切)一般迫切(3 3)无大的后果)无大的后果C C不重要也不重要也不紧迫不紧迫(1 1)无关紧要)无关紧要(2 2)不迫切)不迫切(3 3)影响小或无后果)影响小或无后果不管不管理理可以可以忘掉忘掉2021/5/27165 5、实行、实行ABCABC时间管理方法的步骤时间管理方法的步骤A A 独处。把应做的工作列出清单独处。把应做的工作列出清单B B 归类归类 把清单上的工作分为特殊工作和日常把清单上的工作分为特殊工作和日常工作工作C C 分析分析 三类三类D D 填写分类表填写分类表E
11、 E 实施实施 全力以赴投入全力以赴投入A A类,直到完成或预计类,直到完成或预计完成再转入完成再转入B B类。类。C C类可以忘掉,如果有人追类可以忘掉,如果有人追问,把其纳入问,把其纳入B B类。类。F F 每天坚持如上步骤每天坚持如上步骤2021/5/2717 二、日程安排(一)日程安排的内容(一)日程安排的内容(二)日程安排的基本要求(二)日程安排的基本要求(三)日程安排的形式(三)日程安排的形式(四)日程安排的注意事项(四)日程安排的注意事项(五)日志系统(五)日志系统2021/5/2718 、各种接待、约会。、各种接待、约会。、商务旅行活动。、商务旅行活动。、参加各类会议。、参加各
12、类会议。、到车间进行实地检查或指导。、到车间进行实地检查或指导。、组织的各类重大活动的安排。、组织的各类重大活动的安排。、领导私人活动的安排。、领导私人活动的安排。(一)日程安排的内容(一)日程安排的内容2021/5/2719 (二)(二)日程安排的基本要求日程安排的基本要求1 1、统筹兼顾、统筹兼顾 2 2、安排规范、安排规范3 3、效率原则、效率原则 4 4、突出重点、突出重点(ABCD(ABCD法则法则)5 5、留有余地、留有余地 6 6、适当保密、适当保密7 7、事先同意、事先同意2021/5/2720(三)日程安排的形式(三)日程安排的形式1 1、年预定表、年预定表、2 2、月预定表
13、、月预定表、3 3、周预定表、周预定表、4 4、日预定表(日程表)、日预定表(日程表)2021/5/2721 年预定表(未完)一月一月 5日日(星期一星期一)开工典礼开工典礼 8日日(星期四星期四)董事长视察董事长视察 二月二月 2日日(星期二星期二)常务董事会常务董事会 9日日(星期一星期一)公司纪念日公司纪念日 25日日(星期三星期三)成本会议成本会议 三月三月 2日日(星期一星期一)常务董事会常务董事会 3日日(星期二星期二)分行经理会议分行经理会议 25日日(星期三星期三)成本会议成本会议2021/5/2722月月 预预 定定 表表(未完)(未完)1 1 一一 9 9:00009 9:
14、3030林处长来访林处长来访1212:00001616:0000周会周会6 6六六 2 2 二二 9 9;00001212:00 00 董事董事会会7 7日日3 3 三三 15 15:00001616:0000上海起飞上海起飞南京南京8 8一一 9 9:00001717:0000分公司会议分公司会议4 4 四四 南京南京9 9二二 9 9:00001212:0000销售会销售会议议5 5 五五1 10 0三三 1515:0000贝尔公司古经贝尔公司古经理约见理约见2021/5/2723 周预定表周预定表(未完)(未完)22日日(一一)28日日(日日)日日期期星星期期 上上 午午 下下 午午 备
15、备 注注 22 22 一一 9 9:3030光大银行光大银行吴处长来本公吴处长来本公司司参加金茂参加金茂画廊酒画廊酒会会*(*(要与吴处长联要与吴处长联系系)(1)(12020光大光大银行来信银行来信)2323二二 8 8:3030i0i0:3030人事科高科长人事科高科长面谈,第一会面谈,第一会议室议室华灵集团华灵集团李部长李部长洽谈洽谈*1(*1(要准备好人要准备好人事组织表事组织表)*2*2新产品介绍约新产品介绍约4545分钟分钟2424三三 8 8:0000早餐:与刘早餐:与刘 行长行长1010:0000惠普公司惠普公司林经理访问林经理访问参观参观*13*13:3030从公司从公司出发
16、;林处长同出发;林处长同行行2021/5/2724(四)日程安排的注意事项(四)日程安排的注意事项以以记叙、说明记叙、说明为主要表达方式。为主要表达方式。编写要编写要留有余地。留有余地。所有日程安排都要应所有日程安排都要应按领导的意思按领导的意思去办。去办。活动与活动之间要有一定的活动与活动之间要有一定的间隙时间间隙时间。要要认真核查认真核查日程表,以提高工作效率。日程表,以提高工作效率。是否已处理完工作,一般都应是否已处理完工作,一般都应注明结果注明结果。2021/5/2725(五)日志系统(五)日志系统1 1、日志概述、日志概述 日志是根据日志是根据周计划表周计划表写出的一天时间内写出的一
17、天时间内组织领导活动计划。组织领导活动计划。一般分为两种类型:一般分为两种类型:纵纵以以时间时间为线索为线索;横横以以事务事务为线索为线索 。2021/5/27262 2、日志的方法、日志的方法 (1 1)手工填写的工作日志)手工填写的工作日志 (一本为上司用,另一本为自己用)一本为上司用,另一本为自己用)2021/5/2727工作日志通常两本:上司使用;自己使用使用工作方法:使用工作方法:1 1、提前了解,当日一早再次确定补充、提前了解,当日一早再次确定补充2 2、在自己日志上标明当日应完成的任务、在自己日志上标明当日应完成的任务3 3、输入信息,先用铅笔,确认后用水笔正式标明,、输入信息,
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- 秘书 时间 管理 日程安排
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