第五章--行政管理制度(多元化企业规章制度汇编).doc
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4、、用印、登记、分发、归档等环节。1、拟稿。就是公文承办人员根据领导交拟或批办的意见草拟文稿的过程。这是发文处理的第一道程序,是关系到文件质量的基础工作,必须十分认真细致。2、核稿。即对文件草稿进行审核。在草稿未送领导审批之前,行政部依据公文的基本要求,对草稿的体式、内容等进行全面的审核和检查。3、会签。发文需要相关领导在文件会签表上签字。4、签发。签发是领导对文稿的最后审批。文件草稿经领导在发文处理笺签字后,即成为最后定稿,文件据此生效。5、核发。是在公文正式印发之前,对经领导签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的工作。核发的内容与要求是:(1)是否按规定的程序报请有关领导审批
5、,手续是否完备齐全。(2)人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、印发范围、主题词是否准确、恰当,标点符号、计量单位、数字的用法,文种使用、公文格式是否符合规定。(3)编排发文字号。文稿经领导签发后,要进行编号登记,防止发文混乱。编号应按公文格式的规定编排,包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分,如:豫佳投字号。(4)对需要标明密级、紧急程度的公文进行标注。(5)确定分送单位和印制份数。(6)文件标准格式: 页面:1.页边距:上3.7cm 下3.5 cm 左2.8 cm 右2.6 cm 2.页 码:用“1”格式 下2.5 cm 标题:1.大 标 题:2号 中宋 2.一级标题:3号 黑体
6、3.二级标题:3号 仿宋(加黑) 正文:1.字体:3号 仿宋 2.行间距:固定值30磅 3.每行28个字,每页22行6、缮印。即对经领导签发后的文稿进行印制,在缮印过程中,必须做到:(1)必须以经领导签发后的定稿为依据,忠于原稿,不得随意改动,确需改动的要报经签发人批准。(2)注意保密,文印人员不得让别人随便翻阅文稿。对印制的底板保存好,密级文件废页应用碎纸机销毁,防止泄密。(3)尽量避免末页无正文的现象,如无法避免,则应于末页注明“此页无正文”字样。7、校对。是发文过程中的一个重要环节,也是行政部的一项重要工作职责。要坚持三校制度,一校由起草人进行,二校由核稿人员进行,三校由部门负责人进行。
7、校对时要以文件定稿为基准,认真仔细地校对,把住发文的最后一关。8、用印。即在制成的公文上加盖印章,是公文生效取信的凭证。(1)必须以领导签发的公文原稿为依据,经核对无误后始得用印;如签发手续不完备,在未补办手续时,不得用印。(2)用印要端正、清晰,位置恰当,即所谓“上不压正文,下要骑年盖月”,不得模糊歪倒。(3)公文用印一定要与发文机关、部门或单位相一致。(4)要核实份数,超过份数的不能盖,防止将印章错盖在漏页的空白纸上。 9、分发。发放文件时,严格在文件签收表上履行收文人签字手续,保证文件发放不出差错。 10、归档。这是发文处理工作最后一道工序,即将制成的文件连同文稿及相关程序文件一起,按文
8、件在上,文稿及相关程序文件在下的顺序收集起来,年终按档案管理的要求,整理归档,并在发文登记簿上登记。(二)发文流程部门草拟公文发文部门一校、二校审核归档行政部核稿,规范公文格式行政部登记、编号、打印、用印行政部负责人核发领导签发/会签发文 (三)收文处理发至本单位的所有文件、材料等,统称收文。收文处理包括签收、登记、批办、承办、注结、归档等环节。 1、签收。收到来文,核实来文无误后,方可签字、注时。2、登记。将收到的文件先按来文单位进行分类,按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、密级、文件标题、份数、收文编号等在收文登记簿上逐项进行登记后转交领导。重要和紧急的文件,须及时提醒领导;每天将送
9、交领导看阅批示的文件清理一次,并核对后登记。3、拟办。收文登记后,要填写收文处理笺,并提出拟办意见。为方便领导批办,可将与文件有关的资料附在文本之后,供领导参阅(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。4、批阅。来文由领导批阅并提出处理意见。需办理件,要写清承办单位、承办要求、承办时限等;需阅知件,要提出阅知范围;需传达件,要提出传达范围和时间;需复印件,要提出复印份数和发放范围等;最后要签名、注时。5、分办。需要办理的文件,要按批办意见,分送有关部门或承办人员办理。6、传阅。需要传阅的文件,要按批示意见传阅。传阅中,应先送主要领导阅示,领导阅示后要签字、注时。如有阅批意见,要按意见做好处理工作
10、。文件传阅前,要认真登记,阅完后检查,并随时掌握文件的去向。7、承办。承办单位接到需办文件后,要认真及时办理,急件随到随办。需两个以上单位承办的,主办单位要主动会同有关单位协商办理,并负责回复办理结果。 8、催办。对送到有关部门办理的重要文件,要定期跟踪进行督促检查,并做好催办记录,办完后要及时反馈结果。9、注结。文件办理完毕,应在收文处理笺上注结,注明办理日期,并简要写明办理结果。10、归卷。将办理完毕的文件归在相应的文件分类盒内,以备查考。11、立卷。对文件、材料收集齐全,按文书立卷有关规定整理成案卷,并填写案卷目录。12、归档。根据文件积累的情况及时进行存档,并做好相应记录,便于查阅。1
11、3、销毁。没有存档价值的文件以及其他材料,经鉴定批准后,可进行销毁,秘密文件要由专人用碎纸机销毁。 拟 办来文识别、登记领导批示文件周转接收来文催办承办单位阅签、办理归还行政部,整理、存档行政部阅签办结(四)收文流程(五)传真办理 传真的办理,包括审稿、登记、批办、催办、清退、归档等程序。 1、审稿。对将发出的稿件,要认真审阅,看是否符合签发手续,有无模糊字句,检查无误后,方可传发。对收到的传真,也要仔细检查,看有无缺页和模糊不清的地方,发现问题,要及时通知对方补发。2、登记。对收发的传真,都要在收文登记簿或发文登记簿上按类别登记编号,写明收发时间、收发单位、文件名称及份数等。 3、批办。发至
12、本单位的传真,及时送有关领导阅批,并按阅批范围传阅。4、催办。对重要紧急传真的办理,要定期或随时催办,并做好催办记录。5、归档。传真办理完后,要检查、核对,并分类立卷存档。(六)红头文件管理1、撰写红头文件的草稿,行文力求情况真实、观点明确、条理清楚、标点规范、篇幅简短。2、红头文件的管理按发文处理流程执行,并在发文登记簿上登记。3、由行政部印刷相应数量的文件。4、文件由行政部加盖公章后发放到相关部门,并留底备案。5、相关部门领取文件时,领取人在文件签收表上签字。6、行政部将文件电子版排好顺序做好归档工作。 (七)备忘录管理1、备忘录是公司审核内部事项的程序文件,各成员单位在日常审批、请示中要
13、规范使用备忘录。2、各单位有请示、审核事宜时由各成员单位起草备忘录,写明待审事项,经本单位相关负责人签字,报领导审批后执行。3、备忘录审批后,复印件留行政部存档以备待查,各成员单位留原件执行。公共事务类张贴公布执行,并由行政部定期督查执行情况;内部事务类,执行情况定期上报至行政部。4、所有备忘录一经审批,不得私自更改。二、事务办理制度(一)重大事项审批1、审批事项范围:经济合同2、审批具体程序: (1)登记。相关部门将项目申报单位报批材料进行登记,填写重大事项审批表。(2)审核。相关部门负责人审核意见。(3)复审。相关部门审核人员及律师提出意见。(4)会签。提出会签意见。(5)审定。由领导提出
14、审定意见,并签字确认。(6)归档。将所审批重大事项的文件材料整理编写序号、目录,存档。(二)重大事项审批流程登记审核复审会签审定归档办理(三)合同办理合同办理包括拟稿、审核、复核、商谈、反馈、修改、校对、审查、审定、缮印、移交、归档等环节。1、拟稿。就是合同承办人员根据领导交办或批办的意见草拟合同初稿的过程。合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体,文字表达要清楚、准确。合同内容应注意的主要问题是: (1)文首部分:写明双方单位的全称、联系方式和地址; (2)正文部分:写明合同双方的权利、义务,以及违约应承担的责任,并注明合同有效期限;(3)结尾部分:双方都先由法定代表人签字,后加盖印章
15、,严禁使用财务章或业务章。 2、审核。由承办人在合同草稿未送领导审批前,依据合同的基本要求,对草稿的体式、内容等进行全面的审核和检查。3、复核。即由领导对合同的具体条款提出意见,并交由律师复核。4、商谈。即由承办人、公司律师与合同签订方商讨合同具体条款。在遵照国家相关法律法规的前提下,为公司争取最大利益。5、反馈。承办人将合同商讨的具体情况和结果汇报给领导。6、修改。根据领导意见,在征得对方同意后,对合同草稿进行修改。7、校对。要坚持三校原则,一校由起草人进行,二校由核稿人进行,三校由部门负责人进行。8、审查。将修改后的合同交由律师审核并提出意见。9、审定。由领导提出审定意见并签字确认。10、
16、缮印。即对经领导审定的合同进行印制,在缮印过程中,必须做到:(1)必须以领导审定的原稿为依据,忠于原稿,不得随意改动;(2)注意版面排版要美观大方;(3)注意保密。文印人员不得让别人随意翻阅文稿。对印制的底版、废页也要管理好,防止泄密。 11、移交。印制部门将制成的合同移交给有关部门签订合同,并登记备案。12、改动。在合同签订过程中如有修订,须在修改处加盖双方公章。13、归档。合同签订后,合同承办人应按规定对其经办的合同进行收集、整理、立卷、归档。拟稿复核审核商谈校对审定审查反馈修改缮印移交归档(四) 合同办理流程(五)手续办理1、根据领导交办的意见,领取办理相关项目审批、注册等所需材料。承办
17、人应一次完整领取所需材料。2、正确填写申报材料,上报领导审核。(1)根据领导交办意见正确填写。(2)在材料未送领导审批前,由承办人员对材料的内容、完整性等进行全面的审核。3、用印。即在项目审批材料上加盖公章或由指定人签字。(1)必须以领导审核无异议的材料原稿为依据,经核对无误后方可用印。(2)审批材料用印一定要与注册单位相一致。4、将申报材料报请有关审批部门审批。对审批无异议的材料整理归档;存在异议的,向领导请示并做出修改后再报批。5、归档。将审批通过的材料连同审批的相关程序文件交由档案室存档。(六)手续办理流程领取材料填写申报材料上报审核用印报请有关部门审批归档三、督办工作制度督办是一项严肃
18、细致的工作,每一个督办事项的办理过程,要经过立、办、结三个环节。(一)具体程序1、立项。对领导安排或根据工作计划督办的事项,在交(督)办事项登记簿上登记立项,写明督办内容摘要等。2、拟办。督办事件登记立项后,行政部要提出拟办意见,报请领导批示后办理,重大督办事项发出督办工作通知单。3、办理。根据督办事件的内容,承办单位应按督办要求积极办理。4、催办。要及时了解督办件的运行和办理情况,并结合实际情况采取灵活的方法催办。5、办结。督办有了结果,应及时向领导汇报。 6、反馈。督办事件办结后,要本着“事事有结果、件件有回音”的原则,作好反馈工作。7、归档。督办事项办理完毕后,应将所形成的材料收集齐全,
19、立卷归档。(二)工作流程归档立项拟办催办办结办理 反馈四、会务工作制度(一)会前准备1、拟定会议议程。包括议题、日程、主持、报告、发言、总结等。2、发布会议通知。通知内容主要包括议题、时间、地点、与会人员和其他需要提醒的事项。3、准备会议文件。在会议召开之前,相关文件提交领导审定后印制。4、落实会场布置。根据会议要求做好会场布置。5、落实服务事项。检查签到、迎领、礼仪、记录、摄影等准备工作。6、安排会议接待。根据会议需要,做好接待、食宿安排等。7、协调会务工作。会务准备工作涉及多个单位和部门的,需要召开协调会,落实有关工作。会务协调一般要求明确工作目标、任务、期限;明确责任部门、责任人。协调会
20、前,应提出工作分工预案。8、检查会务准备情况。会务准备工作布置后,要重视动态的检查监督,对没有及时完成规定任务的,要及时采取措施加以弥补。(二)会中服务1、维持会场纪律。2、做好会议服务。3、做好会议记录。(三)会后工作1、做好会议记录及相关材料的整理归档工作。2、在会议第二天整理出会议纪要,之后下发并落实会议决议,如有需要明确专人协调落实,予以督查督办。3、定期追踪会议决议落实情况,督促查办,并将情况整理上报,以待批示。(四)会议管理流程会后会中会前 安排会议议程 发布会议通知准备会议召开前的各项工作 协调会务工作检查会务工作准备情况维持会场纪律、做好会议服务和会议记录落实会议决议、下发会议
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