财务报销及付款制度.doc

财务报销及付款制度

为了明确公司财务管理级次，提高公司工作效率，落实各部门和各级管理责任人的责、权、利关系，现结合公司实际，制订本制度。
一、财务审批规定
1．审批规定如下：
1.1 预借款
借款人填写附表一《借款单》----部门经理审核-----财务部复核-------财务总监 审核批准------总经理批准。
2．公司中层以上管理人员发生的行政办公等费用，按报销流程由其上级领导审
核、签批，管理人员不得对自己发生的费用支出进行审批。
二、报销及付款流程规定
1．费用报销流程：
报销人填写附表二《费用报销单》---部门经理审核（业务真实性）---财务会计审核（单据、数据等方面要求）---财务总监复核签批---总经理签批---会计编制记账凭证---出纳复核并履行付款。
上述流程为公司各项费用支出报销的既定程序，各项事务的报销均需遵照上述流程操作，否则财务部有关人员有权拒绝付款。
2．购置固定资产等长期资产报销流程：
经批准购置的固定资产报销，在固定资产验收完毕后，由经办人填写附表二《费用报销单》一次付款或分次付款，并附购置固定资产验收（交付使用）单、购货合同、供应厂商发货单、正式发票等凭证单据，按费用报销流程，根据审批权限依次报批后，到财务部门办理付款结算手续。
三、预借款的操作要求
1．公司员工因业务需要或出差需提前借支款项的，必须填写附表一《借款单》，借款单中需标明借款日期、借款人姓名、借款部门、借款金额、借款用途及拟还款日期等，借款金额大小写必须一致且不得涂抹。
2．预借款申请的程序为：
1．经办人填写附表一《借款单》，注明借款日期、借款人、借款部门、借款用途、借款金额等，并由借款人本人签字。
2．《借款单》经部门经理和财务总监签批后，交总经理签批。
3．出纳根据审批后的《借款单》进行付款。
4．借款人须在借款之日起一月内（出差人员在回公司后一周内），按报销程序报账还款，在规定还款日期到期后不能还款或报销的，从借款人员的当月或下月工资中扣除。所有预借款，必须在前账结清之后方可再借付。确因业务需要而无法结清前账，必须向财务总监及总经理讲明原因，并经公司财务总监及总经理同意后方可再借付。
四、报销单据要求
1．为了强化公司的财务纪律，规避财务风险，原则上公司一切业务事项所报销
和入账的单据，均必须取得真实、合法的原始凭证。合法性的认定以国家财
务、税务等方面的规定为准。
2．经办人员取得各类发票时，包括增值税专用发票、普通发票、特殊收据，通
过网络查询审核其真伪、并严格审核发票内容开具是否合规。报销发票的内容应包括发票开具日期、单位名称全称、商品名称、单价、数量、金额等信息，并加盖发票开具单位的发票专用章或财务专用章。
2.1 批量购买物品或办公用品的，除开具发票外，还应提供加盖销货单位发票专用章或财务专用章的明细清单。经办人必须要求发票开具单位如实填写发票所有内容，发票涂改、金额大小写不符、假发票以及未加盖发票章或财务章的发票一律不予报销。
2.2 报销的招待费等，除开具的发票外，还应附消费明细单据。
3．任何不符合报销规定的单据财务部门有权拒绝。严禁使用白条或其他不合法
的凭证，因特殊情况确实无法取得正规发票等合法原始凭证的，经办人须向收款单位或个人索取有效的收款收据，经领导批准后可使用替代凭证报销。替代凭证的报销，经办人员应填写报销事项说明，并严格按照报销、付款流程，经财务总监及总经理审核批准后方可付款。
五、单据整理要求
费用报销时，报销人在报销前必须事先整理好各类单据，首先对单据的类别、
时间、批次、项目等进行分类，然后按业务类别（如：车辆使用费、差旅费、
招待费、办公费等）清晰准确的粘贴在粘贴单上，单据数量比较繁杂的要写
出报销明细清单附在后面。单据分类不清晰，粘贴不规范的财务部门要求予
以改正，不改正的有权拒绝受理。
六、报销或单据传递时间要求
1．经办人员应在业务发生结束后，及时完整取得相关发票单据，并按规定审批
程序进行审批，及时报财务部门进行账务处理。原则上公司发生的业务应于务发生之日起一个月内取得票据并报销。未能及时取得票据的，经办人员有催收票据的义务，并在发票开具之日起一个月内履行报账手续，超过一个月的一律不予报销。
2．本年度发票应在本年度结束之前提交财务挂账或付款，每年1月1日起原则上不再报销以前年度各类发票及单据。
附件一 借款单
借 据
部门 年 月 日
今 借 到
人民币（大写）
￥
借款用途说明
主管人
批 准
财务负责
人 意 见
部门负责
人 意 见
借款人
签 章
会计 复核 出纳 经手
附件二 费用报销单
费用报销单
报销部门： 年 月 日 单据及附件共 页
报销项目
摘 要
金额
备
注

领
导
审
批

合 计

金额大写：拾 万 仟 佰 拾 元 角
原借款： 元
应退（补）款： 元
会计主管 复核 出纳 报销人

5