办公室秘书岗位任务说明书.doc

办公室秘书岗位任务说明书

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2020年4月19日
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办公室秘书岗位任务说明书
编号: ___YD/BG/004拟　　制: _____________
核准: _____________生效日期: _____________
一、 基本资料
部门名称
办公室
岗位名称
秘书
直接上级
主任/副主任
所辖人员
/
二、 工作说明
1、 主要职责
1、 负责公司文稿起草。
2、 负责公司公文处理。
3、 参与会务工作。
4、 负责内刊编辑工作。
5、 协助主任做好会议接待和公共关系处理, 企划宣传等工作。
6、 收集、 整理综合信息, 参与调研。
2、 主要工作内容
1、 负责起草公司工作计划、 工作总结、 职代会工作报告等文稿。
2、 协助起草公司重要的管理规章制度。
3、 对公司发文进行文字、 内容方面的规范和校对, 规范文件种类、 发送形式、 标准印制格式, 及时完成文件阅办、 催办工作。
4、 接收外单位文件, 并及时进行登记、 转发; 办理公司发文、 登记。
5、 协助主任做好会务安排, 参加公司各类管理性工作会议以及子公司的董事会会议, 做好会议资料提供、 会议录音、 记录和整理会议记录、 纪要; 及时收集会议落实情况资料。
6、 了解公司职能部门的工作计划、 目标、 任务、 进度和公司各项管理动态, 协助检查督促各部门、 子公司执行行政决议和指令性任务的情况。
7、 编辑公司《大事记》、 《情况交流》等公司内部刊物。
8、 协助主任组织公司的有关活动, 协助主任做好企划宣传和文化建设以及公共关系处理工作。
9、 协助做好来信来访接待。
10、 收集整理有关政策法规、 行业信息等综合信息, 及时了解公司相关经营管理信息, 参加调查研究, 编写调研材料。
11、 完成主任布置的其它工作。

3、 主要工作要求
1、 文稿起草
1.1准确理解领导对年度工作计划、 工作总结制定的目标和拟写要求, 为制定年度工作计划、 总结准备必要的资料, 根据领导的要求及时起草工作计划和总结, 初稿交主任审核修改, 终稿经公司领导审阅后行文执行。
1.2根据公司的实际情况和领导拟写要求, 起草公司制度性文件, 协助领导起草讲话稿等, 制度拟写后及时交主任审核修改、 报批、 执行。领导讲话稿交直接领导审阅修改后打印。
1.3文稿起草前要广泛收集资料, 起草后要认真修改, 力求文字、 标点无错误, 篇章结构清晰, 语句精练优美, 内容完整准确。
2、 公文处理
2.1收到上级机关的文件、 通知、 明传电报、 电话指示, 下级单位的请示、 报告; 平行单位的函件, 要按照准确、 迅速、 安全的原则和公文处理的规定, 进行拆封、 登记、 阅读, 按照公文的时间、 内容和要求及时分转、 注批注办、 传阅、 催办、 拟稿、 审核、 呈批、 清退、 打印、 校对、 分发、 立卷, 并做好记录。
2.2凡是从公司机关发出的一切有关公务的文件、 电报、 信函及其它文字材料, 都必须按照要求对文件的种类、 格式、 发送对象进行规范, 使公文处理程序化、 规范化、 制度化。做好拟稿、 核稿、 签发、 登记编号、 缮印、 校对、 用印、 封发、 立卷、 归档工作, 并做好记录。做到发送、 阅办、 催办及时, 印制标准规范, 必要时及时请示主任。
3、 会务工作
3.1了解和熟悉办理会务及各类公务活动的具体细节, 协助主任、 副主任组织和落实会务工作。
3.2参加公司管理性会议, 事先明确会议内容和要求, 做好资料准备; 协调做好会议的录音、 摄像、 记录等工作, 协助做好会议的接待服务工作; 会后及时整理会议记录、 纪要, 有不清楚的情况及时核对、 查实, 并按照规范请有关人员签字, 做到格式规范、 内容和用语准确; 协助检查各部门、 子公司执行会议决议和指令性任务的情况。
4、 内刊编辑
及时了解公司的动态信息, 确保公司的重要事项记入《大事记》, 重要信息在《情况交流》中得到反映; 及时催促有关部门和人员提供稿件和资料, 按时完成《情况交流》的拟稿、 编辑、 校对、 修改, 交主任修改审定后及时安排印制, 保证文字、 内容和印刷的质量。
5、 公共关系
5.1了解公司各种活动的内容、 日程、 与会人员, 协助主任组织落实各项细节, 做好资料准备和发放、 来宾接待等工作, 做到组织有序, 接待诚恳、 热情、 周到、 细致, 符合礼仪规范, 体现公司形象。
5.2根据主任的安排拜访有关单位和人员, 妥善办理相关事宜; 参加相关会议和活动, 对外交往中要做到服饰整洁、 礼仪规范。
5.3协助主任做好企业形象设计, 联系、 考察设计单位, 对方案提出意见, 协助主任组织实施。
5.4协助主任做好公司形象的新闻宣传。撰写新闻稿, 及时联系有关新闻单位参加, 并做好接待和资料准备、 发放工作; 做好相关公关资料、 图片、 录音、 录像、 题词等收集、 整理、 记载并及时移交档案管理员存档管理。
5.5注意了解影响本公司社会形象和声誉的因素或事件方面的信息, 及时向主任汇报情况, 提出调解办法。
6、 其它
6.1认真阅读部门的有关信件, 及时做好回复, 重要事务及时请示主任, 协助文员热情接待来访客人。

6.2收集整理有关政策法规、 行业信息等综合信息, 及时了解公司相关经营管理信息; 参加调查研究, 与其它人员做好信息的交流和工作配合, 按照要求协助编写调研报告。
6.3按时、 按量、 按质完成领导交给的其它任务
6.4完成本职工作月度、 季度工作计划和工作小结、 年度工作总结。
三、 任职资格
因素
细分因素
等级
限定资料
知识
学历
C
具有行政管理、 文秘类相关专业本科以上学历或相当程度。
行业知识
C
了解航运行业知识, 了解行业中先进的管理经验。
专业知识
B
掌握秘书专业知识; 熟悉公司生产经营管理情况; 熟悉党和政府有关改革开放、 经济建设、 交通运输等方面的方针政策; 熟悉行政管理知识, 熟悉礼仪知识。
能力
组织协调能力
C
协调能力较强, 能协调处理与上级、 同事之间的工作联系。能够妥善处理各种人际关系, 有一定的对外交往能力。
事务处理能力
B
能够合理安排工作计划, 及时、 正确的完成各项工作, 能够解决突发事件。
理解能力
B
能够准确把握本身职务定位、 工作内容, 比较准确的理解上级的指示、 意图和所布置的工作; 对所学知识能够较为迅速的理解和掌握。
判断能力
B
能迅速、 准确的判断各种问题, 掌握其实质, 能较为准确的判断从未遇到的问题, 找到解决的办法。
表示能力
B
表示内容准备较充分、 主题较明确、 构思较清楚; 表示能够达到特定的预期效果, 具有较强的感染力、 说服力和鼓动性。
经验
行业工作经验
F
在航运类企业工作1年以上。
相关工作经验
E
具有2年以上文秘类工作经验。
其它条件
身体条件
身体健康, 精力充沛, 能够胜任本职工作;
职业素质
熟悉礼仪规范, 性格开朗, 善于沟通; 工作负责、 细致认真; 接受过相关培训。
计算机运用
能够运用计算机处理日常业务。