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员工资质证书管理办法

为进一步规范员工资质证书的管理工作，提高员工取得各类个人资质证书的积极性，提高员工综合素质及专业知识技能水平，特制订本办法。
一、相关定义
1、本办法适用于公司正式员工的资质证书管理。
2、员工取得的资质证书必须是与公司业务相关的各类证书。
3、员工资质证书：本办法所称资质证书包含员工岗位资格证书、职业技能等级证书、专业技术资格证书及其它执业资格证书。
4、员工岗位资格证书：本办法所称员工岗位资格证书包括各类特种作业证书、上岗证书、培训证书。
5、职业技能等级证书：本办法所称职业技能等级证书是指通过国家职业技能鉴定考核后取得的技能等级证书，包括初级工（国家五级）、中级工（国家四级）、高级工（国家三级）、技师（国家二级）、高级技师（国家一级）资格证书。
6、专业技术资格职称证书：本办法所称专业技术资格证书是指职称证书，专业技术资格等级分为助理（员）、中级、高级（副高、正高），专业主要包括工程、经济、会计、统计、审计、档案、图书资料等。
7、执业资格证书：本办法所称执业资格证书，是通过全国统一考试而取得的，实行注册登记制度。与公司业务相关的此类证书包括注册建造师、注册建筑师、注册安全工程师、注册会计师、造价工程师、企业法律顾问、注册电气工程师、注册资产评估师、人力资源管理师（初级/中级/高级）等。
二、证书原件管理
1、公司对员工资质证书的管理方式分为公司代管证书原件和存档证书扫描件、复印件两类。
2、公司出资外派员工培训学习后所取得的资质证书，或员工个人取证后按公司相关规定报销全部或部分费用的资质证书，证书原件一律由公司统一管理。本人领取证书后1个月内必须将原件及归档材料送交行政部统一管理。
3、员工取得的其它资质证书及学历证书等，公司可以根据需要制作扫描件及复印件存档。
4、行政部负责建立《员工资质证书管理目录》（附件1）对所保管的员工资质证书原件及扫描件、复印件进行登记和保管。
三、证书原件借用和领取
1、需要借用证书的单位（部门）和个人，需填写：《员工资质证书原件借用申请表》（附件2）经申请单位（部门）主管领导审核签字同意，公司行政部经理审核签字同意后，方可借用。由行政部建立《员工资质证书原件借用台帐》（附件3），督促借用人如期归还所借证书。
2、借用证书的单位（部门）和个人，必须按照“申请借用原因”中所表明的用途使用，未经行政部同意不得另做他用，同时应妥善保管证书并按期归还。如所借用证书丢失，应由责任人赔偿用于取证的全部费用及丢失证书所造成的损失。
3、当员工离职时，员工应在公司行政部办理完各项离职申请签批手续后，方可领取其个人证书原件。
4、员工离职后，未按本办法规定领取本人证书的，证书原件由行政部保存半年，但在此期间对于注册类、年审类证书不负责注册和年审；超过半年后本人仍未领取证书，视为本人自动放弃，行政部不再保存。
四、证书注册和年审
1、对于需要注册的资格证书，行政部在收到证书后，应按照国家规定及时到相关部门登记注册。
2、证书所有人应积极配合各类资质证书有效期间的继续教育、培训、年审及注册等工作，并按要求及时提供相关材料。
3、证书在使用期间的继续教育费、培训费、年检费、注册费、印章费等费用由公司负担。
4、凡在公司进行资质注册的员工，不允许在其他公司挂靠或从事同类工作，若员工离开公司，需办理转注册手续时，必须征得公司同意后方可转出。
五、证书奖励及约束机制
1、奖励对象：在公司工作期间取得证书的员工。
2、奖励内容包括考试费用报销和证书奖励。
3、费用报销包含因考试产生的报名费、教材费、培训费、考试费、保持证件的有效性而参加的继续教育所发生的费用。员工可凭考试合格证书原件和相关费用发票申请相关奖励待遇，报行政部审核，公司总经理审批后，由财务部门负责发放。
4、一个证书的考试费用只能报销一次。对于通过多次考试才成功获得的证书，按照取证成功当年发生的费用报销。在成绩有效期内，经过多年取得的合格证书，仅报销取得合格证书当年发生的相关费用。
5、证书奖励采用年度补贴的原则，每年11月30日前由公司行政部制表《员工资质证书年度补贴发放汇总表》（附件4），报公司总经理审批后，由财务部门负责统一发放当年的资质证书年度补贴。凡是调离我公司的员工，从调出之日起停止发放年度补贴。
6、员工取得的证书应服从公司统一管理。无论是通过公司统一培训还是通过个人社会报考获得的资格证书(含文件执行之日前和执行之日后获得的证书)，须一律注册到公司名下。
9、对于之前尚未注册到公司名下的证书，一律在本办法执行起三个月内进行变更；满足要求的证书一律交公司行政部统一管理。对不上交证书的员工，公司可给予其一定经济处罚或调整其工作岗位。
10、对于一人持有多个不同类型证书的情况，年度补贴可累加发放。
六、年度补贴奖励标准

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附件1：

附件2：
员工资质证书原件借用申请表
申请人

所在部门

借用证书原件清单
序号
证书名称
证书所有人
证书编号
1

2

3

4

5

借用
原因
因 借用以上证书，计划于 年 月 日准时交还所借证书。
申请单位（部门）主管领导签字：

年 月 日
行政部经理签字：

年 月 日

附件3：