人力资源管理系统应用管理规定.doc
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1、人力资源管理系统应用管理规定1 目的为规范公司人力资源管理系统(以下简称HR系统)的应用与运行维护,进一步提高人力资源管理信息化工作水平,全面发挥HR系统信息集成优势与功能,为公司人才管理和决策提供详实有力的信息论证,特制定本规定。2 范围本规定适用于公司及所属各单位对HR系统的权限设置及账户管理、操作管理、数据录入管理等各项管理活动。3 术语和定义无4 职责4.1 人事处(党委组织部)(以下简称人事处)4.1.1 是公司人力资源管理系统的归口管理部门;4.1.2 负责HR系统的应用与运行维护。5 管理内容5.1 系统用户管理HR系统用户主要分为关键用户、高级用户与最终用户。5.1.1 关键用
2、户(由人事处相关人员担任)负责全面管理HR系统应用,监督检查用户系统操作情况,设置用户权限以及账号管理,提供日常应用支持及问题解答,汇总系统日常运行过程中各单位反馈的问题及合理化建议。5.1.2 高级用户(由人事处相关人员担任)为通过中油HR项目组认证,取得高级权限资格的用户,主要负责在系统权限范围内进行人事范围各项业务处理,包括系统组织机构的设置、员工信息的维护、系统数据审核、薪酬发放等操作;负责提交系统功能优化及系统业务流程变更等需求,对最终用户进行技术支持和业务指导。5.1.3 最终用户(由各单位人事部门相关人员担任)主要为各单位HR系统数据采集与申报人员,对本单位数据负责。主要负责本单
3、位的考勤报表、员工信息维护、薪酬发放以及在本单位人员信息发生变化时及时进行信息采集与申报等工作。5.2 用户账号管理5.2.1 用户账号新增流程5.2.1.1 根据业务需要新建用户账号时,各单位新增用户填写用户账号新增请求表和用户权限汇总表,以邮件形式报关键用户;同时用户账号新增请求表需由本单位人事部门负责人签字确认,报公司关键用户。5.2.1.2 公司关键用户检查与审核权限设置是否符合附录A人力资源权限互斥矩阵。5.2.1.3 人事处负责人审批用户账号新增请求表。5.2.1.4 关键用户将审批后的申请表传真到股份公司HR维护支持组增加新用户账号。5.2.2 用户账号注销流程5.2.2.1 员
4、工因离职或其它原因需要注销账号时,其所在单位最终用户填写用户账号注销请求表,经本单位人事部门负责人签字确认后报公司关键用户。5.2.2.2 关键用户对该员工账号进行锁定。5.2.2.3 公司人事处负责人审批系统用户账号撤销请求表。5.2.2.4 关键用户将审批后的申请表传真到股份公司HR维护支持组进行用户账号的注销。5.2.3 用户权限修改和变更流程5.2.3.1 用户因工作岗位调动或其它原因需要变更权限时,其所在单位最终用户填写用户权限变更请求表和用户权限汇总表,并检查角色分配是否符合人力资源权限互斥矩阵的要求。5.2.3.2 经用户所在单位主管领导审批用户权限变更请求表后,报公司关键用户。
5、5.2.3.3 关键用户在HR系统中修改该用户的角色分配关系,在系统用户权限变更请求表中签字确认后通知该用户,并归档保存。5.2.4 用户解锁流程5.2.4.1 用户连续3次密码输入错误后账号被系统锁定或其他情况需要解锁时,以及用户忘记密码或其他原因需要口令重置时,需要向公司关键用户申请解锁或重置密码,报公司关键用户。5.2.4.2 关键用户在核查用户身份后,帮助用户解锁或重新设置临时口令,并通过电子邮件告知。5.3 系统操作管理5.3.1 系统操作人员必须经过本单位的计算机基本技能和系统操作培训合格后,方可进行HR系统的上机操作。5.3.2 系统操作人员应严格按照公司相关人事制度及系统操作方
6、法进行操作,并对操作结果负责,做到数据录入及时准确。系统用户采用实名制。坚决杜绝假数据、假报告等虚假数据现象,如发现将追究录入人责任。5.3.3 系统操作人员应遵守公司制定的各项信息安全管理规定,不得违规传播信息。5.3.4 各单位必须按职责根据权限和工作程序录入、检查、修改、完善各项数据,并保证数据的及时性、准确性、完整性。5.4 系统应用的工作内容5.4.1 劳动组织管理5.4.1.1 对新增、撤消、合并、更改组织机构进行申请和审批。5.4.1.2 核定合同化员工、市场化及其他用工数量,下达用工总量计划,监控员工总量变化情况。5.4.1.3 核定各级机构的编制定员,结合实际用工情况规范岗位
7、设置。5.4.2 薪酬管理5.4.2.1 下达薪酬总额计划,监控、分析各单位薪酬总额使用情况。5.4.2.2 实时处理工资变动,单轨发放合同化、市场化员工的薪酬(包括工资、奖金等)。5.4.2.3 根据内控的要求,通过系统产生薪酬发放的相关表单,作为财务发放薪酬的记帐凭证及银行传盘凭证。5.4.3 三支队伍管理5.4.3.1 对各级经营管理人员的任免信息进行维护与管理。5.4.3.2 对专业技术人员任职资格和专业技术职务聘任信息进行维护与管理,对三级专家队伍聘任信息进行维护与管理。5.4.3.3 对技能操作人员职业技能资格和从事工种信息进行维护与管理,对各级技能专家、高级技师、技师聘任信息进行
8、维护与管理。5.4.4 员工基本信息与流动管理5.4.4.1 及时维护员工简历、学历、家庭、通讯、证件、健康、劳动合同等个人基本信息变动。5.4.4.2 及时处理二级单位内岗位变动、二级单位间人员调动、企事业单位间人员调动等人员流动业务,及时通过系统处理新增、离退休、辞职等增减人员业务。5.4.5 人事统计及档案管理5.4.5.1 向集团公司编制上报业务报表,编制上报公司内部报表。5.4.5.2 处理人事档案基本信息、材料目录、档案转递、查(借)阅等日常人事档案管理业务。5.4.6 培训管理5.4.6.1 对员工的培训需求、计划和实施等信息进行维护与管理。5.4.6.2 对培训基地、资源,费用
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