西软公关销售w.docx

公关销售 1
第一节 档案 1
1.1 客户档案主窗口 1
1.2 新建公司档案 2
1.3 公司档案与预订的关联 6
第二节 协议管理 9
2.1 销售员管理 9
2.2 房价码类别 11
2.3 房价码 12
2.3.1 新建房价码 12
2.3.2 房价码列表窗口 15
2.4 房价明细 19
公关销售
公关销售部分主要针对饭店公关销售部的实际职能，实现协议管理、客房与各餐饮娱乐点预订以及酒店各类信息及相关报表查询等功能。
第一节 档案
档案是酒店关于客人、公司、旅行社、订房中心、团队的信息汇总，包括基本信息、住店历史、当前预订、房价折扣等。
1.1 客户档案主窗口
主窗口下，按CTRL+P，打开『客户档案列表』窗口，如下图所示。档案分成五大类：宾客、团体&会议、公司、旅行社、订房中心。

图
『组合条件查询』窗口输入查询条件，单击〖确认〗，显示查询结果，双击某记录，可打开。
查询常用条件有：名称、单位名、销售员等。
1.2 新建公司档案
● 操作步骤：
（1）、『客户档案列表』窗口，退出『组合条件查询』窗口；
（2）、单击〖新建〗，打开档案类型选择窗口，单击“公司”，打开档案主单。

图
（3）、输入公司【英文名】、【中文名】。
注意：姓名必须正确输入（外国人的名字请注意大小写），才能保证客户档案的正确匹配，相关单据（如帐单、登记单）的正确显示。
（4）、使用Tab键、回车或者鼠标移动光标至下一项目，输入信息或者从帮助菜单（下拉单或帮助窗口）中选择相关信息。
（5）、基本信息录入完整后，单击〖存盘〗，自动生成档案号。

图
● 档案信息
（1）、主要信息――公司主要信息；
（2）、附加信息――公司附加信息；

图
（3）、优惠策略――房价、餐饮等消费优惠，一般由销售部建立、维护，预订、接待员查询使用；

图
（4）、统计分析――公司历史消费统计；

图
（5）、图像资料与相关人――联系人、签单人、负责人签名、照片等资料；

图
（6）、Guest Info―― 卡及其纪念日；
（7）、预订信息―― 未来预订；
（8）、销售日记---- 一般销售人员使用；
（9）、投诉记录―― 记录客人投诉；
注意：旅行社、订房中心档案的建立同公司。
1.3 公司档案与预订的关联
比较新建预订时，有无公司档案的区别。
● 若宾客是某一协议单位的，宾客预订单中要求输入该客人对应的公司，系统将根据公司档案，自动显示与之匹配的房价码，操作员选择房类后，系统将自动显示对应房类的协议价。
操作步骤：
（1）、宾客预订下，【公司】处，按F1，打开『客户档案查找』，输入公司名等可查询的条件，单击〖查询〗，显示查询结果，如下图所示。

图
（2）、单击选择公司，单击〖确定〗，预订主单【公司】处，显示该公司档案号，【房价码】处显示该公司对应房价码。

● 公司/旅行社/订房中心档案下，单击选择“预订信息”标签页，可以看到有〖散客预订〗、〖团体预订〗、〖会议预订〗三个按钮，可直接操作不同的预订。

图
单击〖散客预订〗，打开预订主单，由于是该公司档案下新建预订，系统自动导入【公司】、【房价码】等基本信息，如下图所示。

图
第二节 协议管理
协议管理中房价明细、房价码、消费码间的关系可用下图表示。
销售员
协议单位

协议码
房价码
消费码
房价明细
模式明细

2.1 销售员管理
X5系统可将全体销售员分成几类，每个类别下又可设置具体的销售员。管理销售员时一般先设置类别，再设置或修改销售员。
执行公关销售→销售员设置，打开如下图所示的『销售员维护』窗口。

图
上图界面风格与操作方法与WINDOWS中的资源管理器相仿。
窗口中部工具栏各按钮的功能依次是：
——上一级
——打开
——增加
——修改
——存盘
——删除
——退出
操作者可以利用这些按钮完成销售员的管理。销售员设置好后，协议档案中【销售员】项可选择对应销售人员，便于对销售员业绩的统计。（对某一销售人员的所有协议在酒店的消费额进行统计即为该员工的销售业绩。）
下面以实例说明。
实 例：增加前厅部销售员扬帆。
分 析：假设未设置前厅部这个大类，因此，必须首先设置前厅部这类，再增加销售员名单。
操作步骤：
（1）、『销售员维护』窗口下，如上图所示。单击（增加），光标定位在编辑区，如下图所示。

图
（2）、【代码】处输入B，这个由操作者决定，也可以是C、01等；【描述】中输入前厅部，如下图所示。单击（存盘）即可。

图
（3）、双击『销售员维护』窗口左边显示的“前厅部”，打开编辑区。
（4）、单击（增加），光标定位在编辑区【销售员号】处，如下图所示。

图
（5）、【销售员号】处输入YF（也可以是其他代码如三位数字等），【名称】处输入扬帆，【电脑工号】处输入YF。【电脑工号】和【销售员号】可以相同，也可以不同，系统建议使用相同代码。单击（存盘），或回车继续增加销售员。

图
2.2 房价码类别
房价码的定义可分四步完成：
（1）、房价码类别设置；
（2）、房价码代码及名称的定义；
（3）、房价明细项目定义；
（4）、给房价码选择房价明细。
房价码类别用于对房价码分类，如设置GVT类，所有与政府相关的单位用的房价码，归入这类，便于以后的统计。若酒店没有对这方面的要求，可以只设置一个房价码类别，所有的房价码都属于该类。
执行公关销售→房价码类别，打开『房价码类别』窗口，如下图所示。

图
增加GVT（Government Rate）类，方法如下：
上图窗口下，单击〖增加〗，光标定位于【代码】处，输入GVT，回车，【描述】处输入政府房价，【描述1】处输入Government Rate，【系统代码】、【停用】两个参数选择系统默认值即可，输入【序号】，如下图所示。存盘，房价码类别设置成功。

图
〖删除〗 用于删除当前选中的类别（表示当前选中）。
2.3 房价码
2.3.1 新建房价码
房价码也可以称为房价优惠包，它是由各种房价明细组成的。
实 例：建立一名称为L99的房价码，其中包含的房价明细如下表所示。
房间类型
门市价
实价
Package
备 注
标准间
1200
720
含双早

单人房
1100
680
含单早

豪华商务房
1800
1100
含双早

套房
2380
1760
含双早

豪华套房
5200
4080
含双早
包括两卧、两卫
表
本例只说明如何建立房价码，房价明细的说明将在2.4节说明。

操作步骤：
（1）、执行公关销售→房价码，打开『房价码设置』窗口，如下图所示。该窗口显示当前已有的房价码列表，操作员可按照类别查询房价码，也可使用描述、代码查询。

图
（2）、单击窗口下方〖新建〗按钮，打开『房价码定义』窗口。

图
（3）、【代码】处输入L99，【类别】处，打开下拉单，选择对应类别，【描述】处输入中英文描述。选择【开始】、【结束】、【市场码】、【来源】等其他信息，〖存盘〗，如下图所示。

图
（4）、〖退出〗该窗口，『房价码设置』窗口中增加一记录。『房价码设置』窗口中找到该记录，单击选中，如下图所示。

图
注意：
（1）、【代码】可自由定义，一般建议酒店事先有个比较系统的编制；
（2）、【描述】应尽量体现该房价码的特点。

2.3.2 房价码列表窗口
『房价码列表』如下图所示，2.3.1节我们着重说明如何新建房价码，下面将对该窗口做一个比较全面的介绍。

图
● 查询
查询房价码的条件有：类别、代码、描述，可以选择一个或多个条件查询。单击【类别】处，打开下拉单，单击选择类别，单击〖查询〗，显示某类房价码。若，已经房价码描述，则可输入【描述】，再〖查询〗。

● 功能按钮
〖新建〗―― 单击，打开『房价码定义』窗口，新建房价码。
〖编辑〗―― 单击，打开当前蓝色选中房价码定义窗口，可修改相关信息。注意，【代码】是无法修改的。
〖删除〗―― 单击，弹出确认窗口，确定后即可删除当前蓝色选中的房价码。

图
〖复制〗―― 用于复制房价码。假设A单位的房价码与B单位的房价码基本相同，只有个别明细不同，操作员可复制A单位房价码，修改之后即可成为B单位房价码。
操作步骤：
（1）、单击〖复制〗，弹出输入窗口，输入复制后的代码名称，假设为L2；

图
（2）、单击〖确认〗，弹出代码为L2的『房价码定义』窗口，修改相关信息，增删房价明细，新的房价码改建成功。

图
〖明细〗―― 单击，打开『』，可查阅、修改当前房价码的房价明细。

图
〖包价〗―― 单击，打开『Package 帮助』窗口，蓝色选中的为当前房价码含有的包价。

图
〖信息〗―― 单击，打开『房价码信息』窗口，可查阅当前选中房价码的基本信息。

图
2.4 房价明细
在实际应用中，不同的协议有不同的房价优惠，一个房价优惠可以包含不同房类的明细优惠、对不同时段设定不同的优惠房价。系统中的房价码即为各种房价优惠，房价明细项目就是各房类针对不同协议的明细优惠。
下面我们用实例说明如何新建房价明细。
实 例：假设某公司协议房价如下表，请设置房价明细。
房间类型
明细代码
门市价
实价
Package
备 注
标准间
BZ720
1200
720
含双早

单人房
DR680
1100
680
含单早

豪华商务房
SW1100
1800
1100
含双早

套房
TF1760
2380
1760
含双早

豪华套房
HTF4080
5200
4080
含双早
包括两卧、两卫
表
操作步骤：
（1）、执行公关销售→房价明细码，打开如下『房价明细码列表』窗口。
该窗口显示了当前已经定义好的房价明细。操作者可以通过窗口上方的代码、描述、房类等条件，查询现有的房价明细。

图
（2）、单击〖新建〗，打开『房价明细设置』窗口。【代码】处输入BZ720，【描述】处输入中英文描述。选择【有效期】，【包价】处，按F1，打开『包价帮助』窗口，如下图所示，单击选择“免费早餐2份”，单击〖选定〗。

图
（3）、【房类】处选择房类，录入【1人价】即客房的实价，存盘即可。

图
注意：
（1）、若一人价与两人价不同，可在【2人价】处输入两人价；“特殊价格定义”用于录入酒店特殊时期的房价，一般事先会在公司协议中说明该情况。特殊季节在“房价特殊日期设定”功能中完成。
（2）、同一房价明细码可被多个房价码调用；
（3）、定义房价明细时，代码和描述都不能重复。