公务接待礼仪及办会流程.pptx
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1、公司接待标准及办会流程2018年8月17日公务接待流程及标准CONTENTS03目录1推介会流程及标准3623综合办公室公务接待流程及标准 1.准备工作2.迎客3.待客4.送客4综合办公室公务接待流程及标准 接待的程序突然来访预约准备接待有约来访送客综合办公室公务接待流程准备工作了解来宾信息情况1 来宾公司名称4 来访人员及相关职位2 来宾公司地点3 来宾公司经营性质5 来访人数和时间(一)52 是否需赠送礼品1 来访目的3 是否需安排就餐4 来宾预期参观的地方5 是否需安排接机/接船了解来宾来访情况及需求6 是否需安排酒店(二)(三)对接部门确定接待规格、接待地点、陪同人员6综合办公室接待地
2、点:接待室接待人数:8-10人适合场合:常规性的商务和政府接待;公务接待流程准备工作7综合办公室接待地点:北侧会议室(常用)接待人数:20-30人适合场合:大规模的的商务和政府接待;公务接待流程准备工作8综合办公室 司机泊车后,陪同人员为客人拉开车门,请客人下车接待人员提前10分钟到达办公楼门口恭候客人接待室及会议室在客人到达前半小时布置完毕公务接待流程准备工作9综合办公室会议室物品准备1、水果、纸巾、茶、瓶装水、咖啡;2、烟灰缸(集团领导);3、鲜花、台面花(现一般不允许);4、座位牌、会议室座位安排(是否需要双语);5、音响、投影仪、激光笔、电脑、相机、摄像机;6、铅笔、白纸(视情况准备)
3、;7、公司宣传册、企业PPT、企业宣传片、ppt欢迎词公务接待流程准备工作10综合办公室 环境检查:椅子数量及摆放位置、窗帘是否整齐;室内采光、温度。物品准备:所有物品摆成一条直线资料、笔、本、瓶装水、茶(杯)、果盘、纸巾等。安排参会人员坐席及名牌,相应提前放好资料。记录工具:相机、摄像机、录音笔等。瓶装矿泉水:标签统一朝向与会人员,距离桌边的距离相同,并且水与水间距相同、与对面水瓶刚好相对。果 盘:水果新鲜并洗净,不得有水迹,种类不宜少于三种,注意颜色搭配,需配有果叉或牙签。茶杯:杯柄水平向右12345公务接待流程准备工作61111综合办公室公务接待流程准备工作12综合办公室公务接待流程及标
4、准迎客 对于如约而来的客人,要表示热情、友好;对贵客或远道而来的客人,要指派专人出面,提前到达办公楼门口,恭候客人的到来;如需接站,接待人员要提前到达机场或车站,以示对客人的尊重;要确定接待规格,分为高格、对等、低格三种客人抵达后,若宾主双方早就认识,双方直接行见面礼;若是初次见面,一般是由礼宾人员或我方迎接人员中身份最高的,率先将己方迎接人员一一介绍给客人,再由客人中身份最高者将客人按照一定顺序介绍给主人13综合办公室公务接待流程及标准迎客 见面时的礼节-握手礼握手是沟通思想、交流感情、增进友谊的一种方式。握手时应注意不用湿手或脏手,不戴手套和墨镜,不交叉握手,不摇晃或推拉,不坐着与人握手握
5、手口诀大方伸手;虎口相对目视对方;面带微笑力度七分;男女平等三秒结束14综合办公室 握手的顺序一般讲究“尊者决定”,即待女士、长辈、已婚者、职位高者伸出手之后,男士、晚辈、未婚者、职位低者方可伸手去呼应。平辈之间,应主动握手。若一个人要与许多人握手,顺序是:先长辈后晚辈,先主人后客人,先上级后下级,先女士后男士。握手时要用右手,目视对方,表示尊重。男士同女士握手时,一般只轻握对方的手指部分,不宜握得太紧太久。右手握住后,左手又搭在其手上,是我国常用的礼节,表示更为亲切,更加尊重对方。公务接待流程及标准迎客15综合办公室 1.动作:面带微笑,目视对方,双手奉上,接收者也要双手接过。2.眼神:递送
6、名片时,眼睛先看着自己的名片,递出去之后应看着对方的眼睛。接受者在接到名片后应立即认真阅读。3.表情:在阅读名片时,最好依此程序:看名片-看对方-再看名片,把名片与人对应起来,表达对对方的重视和尊重。4.动作:接到别人的名片时,如果有不会读的字,应当场请教。5.语言:递出自己的名片后要给对方留足读名片的时间,之后再向对方求取名片:“我能拥有一张您的名片吗?”6.摆放:收到名片后,最好放在名片夹里或西服里怀兜内。如果要与对方继续交谈,把名片放在桌子10分钟左右再收好是符合礼仪的。7.收藏:名片分类,如东北地区的放在一起,华东地区的放在一起即可。8.联络:应在24-28小时之内,与互换名片的朋友发
7、短信或通电话,如:“李先生,今天很高兴认识您。”公务接待流程及标准迎客16综合办公室 位次安排所谓行进中的位次排列,指的是人们在步行的时候位次排列的次序。在陪同、接待来宾或领导时,行进的位次引人关注。并行时,中央高于两侧,内侧高于外侧,一般让客人走在中央或内侧;单行行进时,前方高于后方,如没有特殊情况的话,应让客人在前面走。公务接待流程及标准迎客17综合办公室 引导接待组人员在客人左前二三步,侧转130度向着客人的角度走;用左手示意方向;要配合客人的行走速度;保持职业性的微笑和认真倾听的姿态;如来访者带有物品,可以礼貌的为其服务;途中注意引导提醒:拐弯或有楼梯台阶的地方应使用手势,并提醒客人“
8、这边请”或“注意楼梯”、“有台阶,请走好”等。公务接待流程及标准迎客18综合办公室 电梯礼仪由接待组人员操作按键,左手按电梯,右手挡门并指引客人进入电梯,以免电梯夹住客人;进出电梯时,客人先进先出;愈靠内侧,是愈最尊贵的位置;较靠电梯门口处,则为第二顺位;进出不站在近门处,面朝门的方向站立,依序进出;尽量避免交谈,避免过度使用香水;到达目标楼层时,接待组人员右手按住“开”的按钮,左手挡门并指引请客人先出电梯,口头提示客人往哪边走,待所有人都出电梯后,接待组人员快步走到客人左前方,继续引领。公务接待流程及标准迎客19综合办公室 上下楼梯一般而言,上下楼梯要单行行进,没有特殊情况要靠右侧单行行进;
9、上楼梯时,客人走前面,陪同者紧跟后面;下楼梯时,陪同者走前面,并将身体转向客人;男女同行时,上下楼宜令女士居后。公务接待流程及标准迎客20综合办公室公务接待流程及标准待客 随着市场经济的蓬勃发展,彼此往来的商务活动日益频繁,接待工作也应越来越规范;要文明待客、礼貌待客、热情待客;接待工作在礼仪方面应做到严谨、热情、周到、细致。文明待客主要以主人的语言、举止和态度来体现:来有迎声,问有答声,去有送声21综合办公室公务接待流程及标准待客 礼貌待客注意礼貌用语的使用:问候语请求语感谢语道歉语道别语22综合办公室公务接待流程及标准待客 热情待客注意三个操作环节:眼到:眼睛注视对方,且要平视,表示尊重;
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