行政总务工作流程图.doc

行政部操作流程与表单
一、操作流程
（一）申请文具流程
流程
责任部门
所用表格
说明
填写购物申请单

定

申请人签名

主管签名

新大楼行政部啊

采购部霞姐

采购部小蔡

采购部戴文华

采购部审核

填写放行条单
2楼铺料仓领取

用人部门

行政部

新大楼行政部

采购部

铺料仓

申请人

表1：《购物申请表》

表2：《放行条》

◆由部门填写申请表，写明内线号码，交到采购部，也可以直接将申请表传真到采购部，传真号码是86231660，申请文具的联系人是小蔡17一八，申请重要用具联系霞姐1062，申请墨盒、加碳粉联系戴文华一五62。
备注 1：重要物品的申请可直接交由采购部霞姐；
2：㈠办公文具的申请交给或传真到新大楼行政部啊丽，传真号码85520851，㈡也可直接交给或传真到采购部小蔡处，传真号码86231660；此二种方法；
3：申请墨盒、加碳粉联系戴文华一五62；
4：到铺料仓领取文具联系阿华 1630。

（二）领取文具流程：
流程
责任部门
所用表格
说明

到行政部领取物件

填写领用工具表

填写物品增减统计表
填写盘点结果登记表

行政部

领取部门

表3：《领用工具表》

表4：《物品增减统计表》

表5：《盘点结果登记表》

◆到行政部领取物件时填写部门《领用工具表》

◆领取之后行政部门需填写，《物品增减统计表》

◆逢每两周做一次物品盘点，需填写《盘点结果登记表》

备注：1：行政部门人领到物件后根据原先记录表发给各个部门文件，需要求在《领用工具表》上负责栏上签名；
2：各个部门领取之后要行政部门须填写《物品增减统计表》，做好物品增减记录；
3：每逢两周后则需盘点物品，填写《盘点结果登记表》。

（三）借支申请流程：
流程
责任部门
所用表格
说明

填写借支单

部门主管签名

行政部审核

陈生签名

用人部门

行政部

陈生

表6：《东越服装有限公司借支单》

◆

（四）还钱、报销流程图：
流程
责任部门
所用表格
说明
填写报销单

主管签名

营销总部行政部审核

陈生签名

行政部归还借支单

员工

用人部门

营销总部行政部

陈生

营销总部行政部

表7：《报销单》

◆现金直接交给陈生，报销的附发票、余额填报销单，按程序进行。

备注：1：填写报销单（附发票、余额）

（五）电子邮件、电脑及设备申请流程：
流程
责任部门
所用表格
说明
填写专用申请表

主管签名

陈生签名

电脑部审核

员工

用人部门

陈生

电脑部

表8：《电脑设备申请单》

表9：《邮箱服务申请单表》

◆申请电脑设备的必须由申请人本人填写《电脑设备申请单》，由主管签名，再交陈生签名后交到电脑部审核。

（六）申请宿舍流程图：
流程
责任部门
所用表格
说明
填写宿舍申请表

主管签名

陈生签名

入住登记
审核
新大楼行政部

员工

用人部门

陈生

行政部

表10：《宿舍申请表》

表11：《入住宿舍登记表》

◆必须由申请人本人填写《宿舍申请表》，由主管签名，再由陈生签名，后交到新大楼2楼行政部王大姐审核，之后由阿伟跟进，阿伟x：1一八9、一三4一五853532

（七）安排面试工作记录流程图
流程
责任部门
所用表格
说明

查看应聘资料

通知面试人员

填写面试安排表

通知初/复试人员

填面试人员统计表

每周填面试统计表

写招聘工作分析表

停止

用人部门

人力资源部

表12：《面试安排表》

表一三：《面试人员统计表》

表14：《每周面试人员统计表》

表一五：《每周招聘工作分析》

◆根据招聘资料，通知面试人员且安排面试时间，面试结束后填写《面试人员统计表》

◆每周需统计一次，填写《每周面试人员统计表。并需写一周招聘工作分析表。

表1：《购物申请表》
办公室用品申请表
收件部门：
收件人：
日期:
传真：

发件部门：

发 件 人：

行政编号：

内 线：

序号
品名/颜色
规格
数量
单位
使用部门
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

备注：
制表：

主管：

审核：

表2：《放行条》
东 越 服 装 有 限 公 司
物 资 放 行 条
送达单位： 车牌： 年 月 日
品名
单位
数量
事由
发送单位
接收人
携带人

出厂时间 月 日 时 分
返厂时间 月 日 时 分
核准： 审查： 保安： 制单：

表3：《领用工具表》
领用工具表
部门:
序号
名称
数量
单位
日期
领用人
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

一三

14

一五

16

17

一八

19

20

制表人:

备注：1：如不够填写可自行加多行数；

表4：《物品增减统计表》
物品增减统计表
物品管理单位:
行政部
物品科目:
办公文具
日 期: 3 月 16日至 月 日
统计人:
林佩红
年 度:
2006
页次

序号
商品名称
颜色
规格
单位
上期结转
增加
减少
结存
结存转下期
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

一三

14

一五

16

17

一八

19

20

合计

表5：《盘点结果登记表》

盘点结果登记表
物品管理单位:
行政部
物品科目:
办公文具
日期:
月 日

盘点人:
林佩红
年 度:
2006
编号:

增加总数量:

减少总数量:

正确总数量:

序号
商品名称
规格
上月结转
本月结转
本月发出
帐面数量
实际数量
溢缺数量
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

一三

14

一五

16

17

一八

19

20

制表人:

表6：《东越服装有限公司借支单》
东越服装有限公司借支单
年 月 日
工作部门

姓名

主管

金额大写

小写

借款原因

还款日期

财务部

公司领导

会计： 出纳： 经手人：

表7：《报销单》
报 销 单

部门： 年 月 日 第 号

摘 要
金 额
百 十 万 千 百 十 元 角 分

合计人民币：（大写） 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分（小写）￥ 元

公司领导： 财务主管： 会计： 出纳： 部门负责人： 经手人：

表8：《电脑设备申请单》

电脑设备申请单

品 牌

申请日期

申请部门

申请人联络电话

申请人姓名

预计交货日期

用途/备注

#
采 购 项 目
型号/明细
数 量
(电脑部填写)
采购金额

电脑部填写

申请人签名
采购单# : ________________________

状态 ：
取消□ 采购中□ 处理中□ 已完成□

电脑部负责同事 : __________________

申请人签收: _______________________

部门主管批核

品牌主管批核

电脑部批核

表9:《邮箱服务申请单表》
邮箱服务申请单
品 牌

申请日期

申请部门

申请人姓名

联络电话

缓急状况
高

中

低

用途/备注

电邮服务项目
新增
删除
修改
用户中文全名
部门
备注
(电脑部专用)
登入代号

申请人签名

部门主管批核

电脑部负责同事：_________________ 申请人签收： _________________ 日期： ____________

表10《宿舍申请表》
宿舍申请表
申请原因
○新员工入职 ○员工升职/调职
部门
职位
性别
宿舍间数
配置等级
拟入住时间
备注

注：
经理配置：空调、电视机、洗衣机、热水器、单人床、台、椅子、衣柜、饮水机；
主管配置：空调、电视机、热水器、单人床、台、椅子、衣柜、饮水机；
职员配置：电视机、热水器、落地风扇、床、台、椅子、衣柜、饮水机。
制表： 部门负责人： 营销行政部： 生产行政部： 签收：

表11：《入住宿舍登记表》
入住宿舍登记表
员工姓名

部 门

工 号

职 位

宿 舍

性 别

宿舍配置
□空调 □电视机 □洗衣机 □热水器
其它：

注意事项：
1、宿舍内财产属公司所有，入住者只有使用权。
2、入住者有保护宿舍内财产的义务。
3、入住者须是东越公司的员工。
4、入住者须遵守公司宿舍的管理规定。

现确认签收上述宿舍的钥匙，并保证遵守有关规定。

入住者：
日 期：

表12：《面试安排表》

面试安排表

面试人：

日期：

顺序
应聘职位
面试时间
应聘者
x
面试地点
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

一三

14

一五

16

17

一八

19

20

表一三：《面试人员统计表》
面试人员统计表

序号
日期
职位
初/复试
拟通知人数
有效通知人数
出席人数
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

一三

14

一五

16

17

一八

19

20

合计

制表:

表14：《每周面试人员统计表》
每周面试人员统计表

日期区间:

序号
职位
拟通知人数
有效通知人数
初试人数
复试人数
拟聘用人数
人员姓名
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

一三

14

一五

16

17

一八

19

20

制表人:

表一五：《每周招聘工作分析表》
每周招聘工作分析
周期:
本周通知面试人次

实际出席率

不出席原因

备注

制表人：