第07章--审核的启动和准备PPT课件.ppt

第第 7 7 章章审审 核核 的的 启启 动动 和和 准准 备备审核启动和准备阶段的主要活动审核启动和准备阶段的主要活动审核启动和准备阶段的主要活动审核启动和准备阶段的主要活动-确定审核目的、范围和准则确定审核目的、范围和准则确定审核目的、范围和准则确定审核目的、范围和准则-确定审核的可行性（可简化）确定审核的可行性（可简化）确定审核的可行性（可简化）确定审核的可行性（可简化）-指定审核组长和组成审核组指定审核组长和组成审核组指定审核组长和组成审核组指定审核组长和组成审核组-与受审核方建立初步联系（可简化）与受审核方建立初步联系（可简化）与受审核方建立初步联系（可简化）与受审核方建立初步联系（可简化）-文件评审（收集并审阅有关文件）文件评审（收集并审阅有关文件）文件评审（收集并审阅有关文件）文件评审（收集并审阅有关文件）-制定审核计划制定审核计划制定审核计划制定审核计划-现场审核前审核组内部沟通和工作分配现场审核前审核组内部沟通和工作分配现场审核前审核组内部沟通和工作分配现场审核前审核组内部沟通和工作分配-准备审核工作文件准备审核工作文件准备审核工作文件准备审核工作文件1 1 1 1 确定审核目的确定审核目的确定审核目的确定审核目的-不同类型的不同类型的不同类型的不同类型的QMSQMSQMSQMS审核其审核目的不同审核其审核目的不同审核其审核目的不同审核其审核目的不同-同一类型的审核在不同情况下也会有不同的审同一类型的审核在不同情况下也会有不同的审同一类型的审核在不同情况下也会有不同的审同一类型的审核在不同情况下也会有不同的审 核目的核目的核目的核目的-审核目的可包括审核目的可包括审核目的可包括审核目的可包括确定确定确定确定QMSQMSQMSQMS或其一部分与审核准则的符合程度或其一部分与审核准则的符合程度或其一部分与审核准则的符合程度或其一部分与审核准则的符合程度评价评价评价评价QMSQMSQMSQMS满足法律法规和合同要求的能力满足法律法规和合同要求的能力满足法律法规和合同要求的能力满足法律法规和合同要求的能力评价评价评价评价QMSQMSQMSQMS实现目标的有效性实现目标的有效性实现目标的有效性实现目标的有效性识别识别识别识别QMSQMSQMSQMS潜在的改进潜在的改进潜在的改进潜在的改进-每一次内部审核都应确定该次审核的审核目的每一次内部审核都应确定该次审核的审核目的每一次内部审核都应确定该次审核的审核目的每一次内部审核都应确定该次审核的审核目的2 2 确定审核范围确定审核范围-审核范围是审核的内容和界限审核范围是审核的内容和界限-确定审核范围就是确定确定审核范围就是确定实际位置实际位置组织单元组织单元产品、活动和过程产品、活动和过程覆盖的时期覆盖的时期确定审核范围应考虑的因素确定审核范围应考虑的因素-所依据的所依据的QMSQMS标准和标准和/或其他要求或其他要求-与产品有关的适用的法律法规与产品有关的适用的法律法规-质量管理体系覆盖的产品质量管理体系覆盖的产品-组织组织QMSQMS所需的过程及其删减所需的过程及其删减-组织单元的设置及实际位置的分布组织单元的设置及实际位置的分布-审核所覆盖的时期审核所覆盖的时期3 3 确定审核准则确定审核准则-组织现行有效的组织现行有效的QMSQMS文件文件-建立、实施质量管理体系所依据的标建立、实施质量管理体系所依据的标 准（如准（如GB/T19001-2008GB/T19001-2008标准）标准）-适用于组织的产品和过程的法律法规适用于组织的产品和过程的法律法规-与相关方（如顾客）签订的合同与相关方（如顾客）签订的合同4 4 确定审核的可行性（可简化）确定审核的可行性（可简化）-时机：组成审核组之前时机：组成审核组之前时机：组成审核组之前时机：组成审核组之前-目的：确保审核能够实施目的：确保审核能够实施目的：确保审核能够实施目的：确保审核能够实施-执行人：负责管理审核方案的人员或指定的执行人：负责管理审核方案的人员或指定的执行人：负责管理审核方案的人员或指定的执行人：负责管理审核方案的人员或指定的 审核组长审核组长审核组长审核组长-应考虑的因素应考虑的因素应考虑的因素应考虑的因素是否获取了策划审核所需的信息是否获取了策划审核所需的信息是否获取了策划审核所需的信息是否获取了策划审核所需的信息受审核方（部门）的合作受审核方（部门）的合作受审核方（部门）的合作受审核方（部门）的合作是否为审核提供了充分的时间和资源是否为审核提供了充分的时间和资源是否为审核提供了充分的时间和资源是否为审核提供了充分的时间和资源5 5 审核组长审核组长-负责内部审核或管理审核方案的人员指派审核组长负责内部审核或管理审核方案的人员指派审核组长负责内部审核或管理审核方案的人员指派审核组长负责内部审核或管理审核方案的人员指派审核组长-审核组长对审核所有阶段的工作负责审核组长对审核所有阶段的工作负责审核组长对审核所有阶段的工作负责审核组长对审核所有阶段的工作负责-选择审核组长需考虑的因素选择审核组长需考虑的因素选择审核组长需考虑的因素选择审核组长需考虑的因素资格资格资格资格 专业能力专业能力专业能力专业能力 审核经验审核经验审核经验审核经验 组织能力组织能力组织能力组织能力-任务和职责任务和职责任务和职责任务和职责对审核进行策划并有效地利用资源对审核进行策划并有效地利用资源对审核进行策划并有效地利用资源对审核进行策划并有效地利用资源组织和指导审核组成员组织和指导审核组成员组织和指导审核组成员组织和指导审核组成员主持首、末次会议及审核组内部沟通主持首、末次会议及审核组内部沟通主持首、末次会议及审核组内部沟通主持首、末次会议及审核组内部沟通控制和协调审核活动控制和协调审核活动控制和协调审核活动控制和协调审核活动代表审核组与受审核方沟通代表审核组与受审核方沟通代表审核组与受审核方沟通代表审核组与受审核方沟通组织评审审核发现并得出审核结论组织评审审核发现并得出审核结论组织评审审核发现并得出审核结论组织评审审核发现并得出审核结论组织编制和完成审核报告组织编制和完成审核报告组织编制和完成审核报告组织编制和完成审核报告履行和完成审核员承担的任务和职责履行和完成审核员承担的任务和职责履行和完成审核员承担的任务和职责履行和完成审核员承担的任务和职责6 6 6 6 组成审核组组成审核组组成审核组组成审核组-负责内部审核或管理审核方案的人员负责内部审核或管理审核方案的人员负责内部审核或管理审核方案的人员负责内部审核或管理审核方案的人员组成审核组组成审核组组成审核组组成审核组-审核组可以包括：审核组可以包括：审核组可以包括：审核组可以包括：审核组长、审核员、实习审核员、技术专家审核组长、审核员、实习审核员、技术专家审核组长、审核员、实习审核员、技术专家审核组长、审核员、实习审核员、技术专家审核组：实施审核的一名或多名审核员，需要时，由技术专审核组：实施审核的一名或多名审核员，需要时，由技术专审核组：实施审核的一名或多名审核员，需要时，由技术专审核组：实施审核的一名或多名审核员，需要时，由技术专 家提供支持。家提供支持。家提供支持。家提供支持。注注注注1 1 1 1：指定审核组中的一名审核员为审核组长。：指定审核组中的一名审核员为审核组长。：指定审核组中的一名审核员为审核组长。：指定审核组中的一名审核员为审核组长。注注注注2 2 2 2：审核组可包括实习审核员。：审核组可包括实习审核员。：审核组可包括实习审核员。：审核组可包括实习审核员。审核员：有能力实施审核的人员。审核员：有能力实施审核的人员。审核员：有能力实施审核的人员。审核员：有能力实施审核的人员。技术专家：向审核组提供特定知识或技术的人员。技术专家：向审核组提供特定知识或技术的人员。技术专家：向审核组提供特定知识或技术的人员。技术专家：向审核组提供特定知识或技术的人员。注注注注1 1 1 1：特定知识或技术是指与受审核的组织、过程或活动，或语言或文：特定知识或技术是指与受审核的组织、过程或活动，或语言或文：特定知识或技术是指与受审核的组织、过程或活动，或语言或文：特定知识或技术是指与受审核的组织、过程或活动，或语言或文 化有关的知识或技术。化有关的知识或技术。化有关的知识或技术。化有关的知识或技术。注注注注2 2 2 2：在审核组中，技术专家不作为审核员。：在审核组中，技术专家不作为审核员。：在审核组中，技术专家不作为审核员。：在审核组中，技术专家不作为审核员。-观察员可以随行审核组，但不是审核组成员观察员可以随行审核组，但不是审核组成员观察员可以随行审核组，但不是审核组成员观察员可以随行审核组，但不是审核组成员 组成审核组应考虑的因素组成审核组应考虑的因素-审核的目的、范围、准则和审核时间审核的目的、范围、准则和审核时间 -审核组的整体能力审核组的整体能力 -审核组成员独立于受审核活动并避免利审核组成员独立于受审核活动并避免利 益冲突益冲突-审核组内部和审核双方有效协作的能力审核组内部和审核双方有效协作的能力 7 7 7 7 与受审核方建立初步联系（可简化）与受审核方建立初步联系（可简化）与受审核方建立初步联系（可简化）与受审核方建立初步联系（可简化）-执行人员：认证机构的审核方案管理人员或审执行人员：认证机构的审核方案管理人员或审执行人员：认证机构的审核方案管理人员或审执行人员：认证机构的审核方案管理人员或审 核组长核组长核组长核组长-方式：方式：方式：方式：正式的正式的正式的正式的非正式的非正式的非正式的非正式的-目的：目的：目的：目的：与受审核方建立沟通渠道与受审核方建立沟通渠道与受审核方建立沟通渠道与受审核方建立沟通渠道确认实施审核的权限确认实施审核的权限确认实施审核的权限确认实施审核的权限确定审核的安排确定审核的安排确定审核的安排确定审核的安排沟通其他有关事宜沟通其他有关事宜沟通其他有关事宜沟通其他有关事宜 8 8 8 8 文件评审（收集并审阅有关文件）文件评审（收集并审阅有关文件）文件评审（收集并审阅有关文件）文件评审（收集并审阅有关文件）-时机：时机：时机：时机：现场审核前现场审核前现场审核前现场审核前-目的目的目的目的检查检查检查检查文件与审核准则的符合性文件与审核准则的符合性文件与审核准则的符合性文件与审核准则的符合性了解受审核方活动和过程的特点了解受审核方活动和过程的特点了解受审核方活动和过程的特点了解受审核方活动和过程的特点-对象对象对象对象与受审核方有关的程序文件、作业文件等与受审核方有关的程序文件、作业文件等与受审核方有关的程序文件、作业文件等与受审核方有关的程序文件、作业文件等对整个组织或多个部门通用的文件对整个组织或多个部门通用的文件对整个组织或多个部门通用的文件对整个组织或多个部门通用的文件重要的外来文件重要的外来文件重要的外来文件重要的外来文件重要记录重要记录重要记录重要记录-审阅文件的重点审阅文件的重点文件内容与审核准则的符合程度文件内容与审核准则的符合程度文件的有效性及文件中体现的各文件的有效性及文件中体现的各QMSQMS过程间过程间的相互关系和作用的相互关系和作用各文件间的协调性和接口关系各文件间的协调性和接口关系-发现文件有问题，应记录向管理者代表报发现文件有问题，应记录向管理者代表报 告，以便适时修改告，以便适时修改9 9 审核计划审核计划-审核计划是对一次审核活动和安排的描述审核计划是对一次审核活动和安排的描述-内容：现场审核的审核路线、人员、审核活内容：现场审核的审核路线、人员、审核活 动和审核时间动和审核时间-编制人：审核组长编制人：审核组长-组织的授权人员（如管理者代表）批准组织的授权人员（如管理者代表）批准-经受审核方确认，如有异议，可适当调整和经受审核方确认，如有异议，可适当调整和 修改修改 确定审核路线确定审核路线-按过程审核按过程审核-按部门审核按部门审核-顺向追踪顺向追踪-逆向追溯逆向追溯编制和使用审核计划需考虑和注意的事项编制和使用审核计划需考虑和注意的事项编制和使用审核计划需考虑和注意的事项编制和使用审核计划需考虑和注意的事项-按过程审核应写明涉及的主要职能部门或场所按过程审核应写明涉及的主要职能部门或场所按过程审核应写明涉及的主要职能部门或场所按过程审核应写明涉及的主要职能部门或场所-按部门审核应写明需审核的主要过程按部门审核应写明需审核的主要过程按部门审核应写明需审核的主要过程按部门审核应写明需审核的主要过程-充分利用有关的信息充分利用有关的信息充分利用有关的信息充分利用有关的信息-审核路线和审核思路应尽量按过程方法展开审核路线和审核思路应尽量按过程方法展开审核路线和审核思路应尽量按过程方法展开审核路线和审核思路应尽量按过程方法展开-不遗漏应审核的部门和过程不遗漏应审核的部门和过程不遗漏应审核的部门和过程不遗漏应审核的部门和过程-安排适当的审核时间安排适当的审核时间安排适当的审核时间安排适当的审核时间-5.4.1-5.4.1-5.4.1-5.4.1、5.5.35.5.35.5.35.5.3、6 6 6 6、8.2.38.2.38.2.38.2.3、8.5.18.5.18.5.18.5.1等条款可集中等条款可集中等条款可集中等条款可集中 表述表述表述表述-审核组成员分工时，考虑专业能力审核组成员分工时，考虑专业能力审核组成员分工时，考虑专业能力审核组成员分工时，考虑专业能力-灵活实施灵活实施灵活实施灵活实施审核计划的内容审核计划的内容-审核目的审核目的-审核准则审核准则-审核范围审核范围-现场审核活动的起止日期现场审核活动的起止日期-审核组成员审核组成员-日程安排日程安排-适用时，其他有关内容适用时，其他有关内容10 10 现场审核前审核组内部沟通现场审核前审核组内部沟通和工作分配和工作分配-介绍受审核方（部门）的基本概况，并说介绍受审核方（部门）的基本概况，并说 明需注意事宜明需注意事宜-审核组长分配具体审核任务审核组长分配具体审核任务审核员的独立性、能力和职责审核员的独立性、能力和职责审核资源审核资源现场审核中可根据需要适当调整现场审核中可根据需要适当调整11 11 审核工作文件审核工作文件-检查表和抽样计划检查表和抽样计划-记录信息表格记录信息表格 -审核过程中形成的记录审核过程中形成的记录 12 12 检查表检查表-对具体的审核任务进行策划后形成的对具体的审核任务进行策划后形成的 文件，通常包括抽样计划文件，通常包括抽样计划-是审核员的工作提纲和参考文件是审核员的工作提纲和参考文件-审核员按审核任务分工分别编制，审审核员按审核任务分工分别编制，审 核组长总体协调核组长总体协调检查表的内容检查表的内容-审核内容审核内容 即即“查什么查什么”-审核的对象、场所审核的对象、场所/部门或过程部门或过程/活动活动 即即“找谁查找谁查”、“在哪查在哪查”-审核方法（包括抽样计划）审核方法（包括抽样计划），即即“怎么查怎么查”检查表的作用检查表的作用-保持审核目的的清晰和明确保持审核目的的清晰和明确-保持审核内容的周密和完整保持审核内容的周密和完整-保持审核路线的清晰和逻辑性保持审核路线的清晰和逻辑性-保持审核时间和节奏的合理性保持审核时间和节奏的合理性-保持审核方法的合理性，保持审核方法的合理性，减少偏见和随减少偏见和随 意性意性13 13 13 13 抽抽抽抽 样样样样-是审核的基本方法是审核的基本方法是审核的基本方法是审核的基本方法-编制检查表就开始策划抽样计划编制检查表就开始策划抽样计划编制检查表就开始策划抽样计划编制检查表就开始策划抽样计划-具有一定的局限性和风险性具有一定的局限性和风险性具有一定的局限性和风险性具有一定的局限性和风险性-应随机抽样，具有代表性，保证足够的样本量应随机抽样，具有代表性，保证足够的样本量应随机抽样，具有代表性，保证足够的样本量应随机抽样，具有代表性，保证足够的样本量-抽样应考虑和注意以下几个方面抽样应考虑和注意以下几个方面抽样应考虑和注意以下几个方面抽样应考虑和注意以下几个方面明确对象和总体明确对象和总体明确对象和总体明确对象和总体保证足够的样本保证足够的样本保证足够的样本保证足够的样本分层抽样分层抽样分层抽样分层抽样适度均衡适度均衡适度均衡适度均衡亲自抽样亲自抽样亲自抽样亲自抽样相信样本相信样本相信样本相信样本编制检查表的要点编制检查表的要点编制检查表的要点编制检查表的要点-依据审核准则的要求和规定依据审核准则的要求和规定依据审核准则的要求和规定依据审核准则的要求和规定-以部门审核为主，应重点列出有关的主要过程以部门审核为主，应重点列出有关的主要过程以部门审核为主，应重点列出有关的主要过程以部门审核为主，应重点列出有关的主要过程 -以过程审核为主，应重点列出有关的主要部门以过程审核为主，应重点列出有关的主要部门以过程审核为主，应重点列出有关的主要部门以过程审核为主，应重点列出有关的主要部门/场所场所场所场所-体现审核思路和审核路线，内容反映过程方法，体现审核思路和审核路线，内容反映过程方法，体现审核思路和审核路线，内容反映过程方法，体现审核思路和审核路线，内容反映过程方法，体现体现体现体现PDCAPDCAPDCAPDCA循环循环循环循环-选择典型的质量问题，突出部门的主要职能或过选择典型的质量问题，突出部门的主要职能或过选择典型的质量问题，突出部门的主要职能或过选择典型的质量问题，突出部门的主要职能或过 程的特点程的特点程的特点程的特点-策划的抽样应有代表性并保证足够的样本量策划的抽样应有代表性并保证足够的样本量策划的抽样应有代表性并保证足够的样本量策划的抽样应有代表性并保证足够的样本量-考虑审核员的经验、知识等考虑审核员的经验、知识等考虑审核员的经验、知识等考虑审核员的经验、知识等编制检查表时常见的问题编制检查表时常见的问题-将审核准则的要求变成疑问句将审核准则的要求变成疑问句-只列审核项目，忽视审核方法和抽样只列审核项目，忽视审核方法和抽样 计划计划-不能结合受审核方（部门）产品和过不能结合受审核方（部门）产品和过 程的特点程的特点 检查表的使用检查表的使用-使用不当可能会带来一定风险和局限使用不当可能会带来一定风险和局限-应注意的问题应注意的问题是审核员的工作文件，没必要提供给受审核方是审核员的工作文件，没必要提供给受审核方不应限制审核活动的内容，应灵活地使用不应限制审核活动的内容，应灵活地使用1)1)发发现现未未列列入入检检查查表表的的情情况况或或线线索索，可可进进行行适适当当修改和调整，但不能完全抛开修改和调整，但不能完全抛开2)2)审核过程中避免照本宣科，应综合运用各种方审核过程中避免照本宣科，应综合运用各种方法审核检查表中的内容法审核检查表中的内容