第十一单元哈佛经理手册--第04章哈佛经.doc

最好的控制便是避免丧失控制。主席控制会议的最佳举措，便是预防各种问题的发生。一旦无法避免问题的发生，则主席应讲求正确的对付办法。
　　一般而言，最容易令会场丧失控制的问题有以下八种：
　　与会者的发言离题。
　　与会者间交头接耳。
　　与会者分心。
　　(4)与会者之间发生争论。
　　(5)少数人垄断会议。
　　(6)与会者显露不安并急于离席。
　　(7)与会者拒绝参与。
　　(8)主席自己离题。现将以上八种问题的肇因、预防措施及补救途径扼要地陈述如下：
　　与会者发难
　　1原因
　　对会议目标或讨论主题不清楚。
　　(2)过度关心某些问题，或基于某些迫切的需要而在无意中离题。
　　2预防澄清会议的目标与讨论的主题。
　　3补救
　　(1)主席应具高度的敏感性，以分辨离题的发言。
　　(2)主席以未能澄清会议目标或讨论主题而当众致歉。举例来说，主席应宣称：“你的发言有点偏离主题，那一定是因为我没有将会议目标或讨论主题诉说清楚。容许我再把会议目标及目前的讨论主题复诵一次……”
　　(3)主席可以技巧地问发言离题者，他的发言究竟与讨论主题或会议目标有何关系。运用这种技巧的时候，主席在态度、措辞、语气及面部表情上，均应刻意避免令离题的与会者感到主席是在讽刺他或挖苦他。
　　(4)主席可以技巧地将离题者的言述挡在一边。譬如主席可这么说：“刚刚你提到的这个问题显然非常重要，但是它跟我们的会议目标及讨论主题似乎并没有太大关系。假如你不介意，我希望将它留待会后再详谈。”
　　与会者分心
　　1原因
　　(1)对会议目标及讨论主题不清楚。
　　(2)感到沉闷无聊。
　　(3)会议中所涉及的某些问题或意见触发他们交谈。
　　(4)外界环境干扰。
　　(5)对会议内容缺乏兴趣。
　　2预防
　　(1)澄清会议的目标与讨论的主题。(2)令与会者感到会议有益及有趣。(3)慎选会议时间及地点。
　　3补救
　　(1)尽管主席能够确定与会者的交谈与讨论中的主题毫无关系，主席都应先假定他们的交谈与讨论中的主题有关；然后问交谈者愿不愿意说出他们的看法，以便令其他与会者也能分享他们的看法。
　　(2)作短暂的停顿，甚或稍作休息。
　　(3)如多数的与会者都分心，则暂停会议，等造成分心的原因消失了再续会。
　　(4)如少数的与会者分心，则主席可不予理会，亦可就本身的发言作短暂的停顿。
　　与会者争议
　　1原因
　　(1)对会议目标或讨论主题不清楚。
　　(2)对会议过程中的某些问题，具有不同的看法或感受。
　　(3)凭会议而相互发泄相互间的不满，甚或借会议而相互挑衅。
　　2预防
　　(1)澄清会议的目标与讨论的主题，以避免离题的争论。
　　(2)事先强调这样的观念：“真正重要的是：什么是对的，而非谁是对的。”这个观念有助于避免题内的争论。
　　3补救
　　(1)倘若争论是离题的，则立刻制止，并复述会议的目标与讨论的主题。
　　(2)倘若争论是题内的，则：①先强调“什么是对的”远比“谁是对的”更加重要，然后将注意力集中在论点本身，不再理会人物本身。②征求沉默的与会者的意见。③主席显示自己的个人观点或个人立场。
　　与会者拒绝参与
　　1原因(1)怯场。(2)感到气氛不对。(3)不喜欢主席对待某些与会者的态度——如令某些与会者感到难堪。
　　(4)会议不具实效。
　　2预防
　　(1)创造和谐的气氛。
　　(2)切莫令参与意见的人感到难堪
　　(3)令会议具实效。
　　3补救
　　(1)倘若与会者因感到沉闷而拒绝参与，则主席应鼓动其兴趣。
　　(2)倘若与会者因怯场而拒绝参与，则主席应设法排除该种心理障碍。
　　(3)倘若与会者人数众多，则采取分组讨论方式进行。主席可将与会者分成若干组，每组以不超过六人为原则。每组选定一位组长主持议案的讨论，每组另选定一位成员负责讨论结果的记录工作。分组讨论结束之后，由各组指派一位成员，代表该组向全体与会者报告讨论成果。按此种方式进行，与会者拒绝参与讨论的现象将一扫而空；因为：
　　①分组讨论时人数较少，与会者怯场的程度可大幅降低。
　　②各组须要轮流向全体报告讨论成果，这含有竞争的成份在内。因此在荣誉感的鼓动下，各组成员将会比较认真地进行议案的讨论。
　　③代表各组发言的人的心理负担可以大大减轻，因为他所发表的意见无论是好还是坏，是成熟还是不成熟，都不是他本人的意见，而是整组人的意见。
　　与会者情绪变化
　　1原因
　　(1)会议逾时。
　　(2)与会者有其它事要办。
　　(3)会议不具实效。
　　2预防
　　定立会议的结束时间，并准时结束。
　　(2)如会议可能无法按预定时间结束，则事先言明。
　　(3)选择符合与会者希望的会议时间。
　　(4)令会议具有实效。
　　3补救
　　(1)结束会议并安排续会的时间。
　　(2)休息。
　　(3)以小故事、挑战性问题或节奏的改变，重鼓与会者的兴趣。
　　少数人垄断会议
　　1原因
　　(1)多数人并不积极参与。
　　少数人思考快速，善于表达，且对会议表现热忱。
　　少数人好求表现。
　　2预防
　　(1)开会之前鼓励所有与会者都积极参与。
　　(2)如已知某人可能垄断会议，则事先与他疏通并请他节制。
　　(3)报名发问。
　　(4)要求轮流发言。
　　3补救
　　(1)巧妙地阻止。比方说，告诉垄断者：“你的宝贵意见我们已经听了很多，而且我们也都能够领会你的意思。让我们也听听其他与会者是否有其它的看法，好不好？”
　　(2)指派工作给喜欢垄断会议的人去做。
　　(3)故意将视线避开垄断者，以免令他误以为主席仍想听取他的意见。
　　主席自己离题
　　1原因
　　(1)资料准备不充分。
　　(2)与会者发言离题，导致主席本身发言也离题。
　　2预防
　　(1)主席本身应充分地准备资料。
　　(2)主席应随时考虑与会者的发言是否离题。
　　3补救
　　(1)主席应鼓励与会者随时指出其离题的坏习惯。
　　(2)主席一发觉自己离题，应即刻向与会者致歉并改正。