DB43_T 2907-2024文书类电子文件单套归档技术规范.pdf
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1、DB43/T2024 290743湖南省地方标准ICS 01.040.03CCS A 14发 布湖南省市场监督管理局2024-01发布-092024-04实施-09文书类电子文件单套归档技术规范Technical specification for the single set filing of administrative electronic recordsDB43/T 29072024 I 目 次 前言 1 范围 1 2 规范性引用文件 1 3 术语和定义 1 4 缩略语 2 5 总体要求 2 6 归档流程 2 6.1 总体流程 2 6.2 流程说明 3 6.2.1 文件采集 3 6.
2、2.2 整理组件 3 6.2.3 封装固化 4 6.2.4 归档检测 4 6.2.5 提交归档 4 6.2.6 接收检测 4 6.2.7 接收确认 4 7 归档功能 4 7.1 基本要求 4 7.2 建设方式 4 8 归档元数据要求 4 9 归档信息包 6 9.1 归档信息包结构 6 9.2 结构说明 7 9.2.1 说明文件 7 9.2.2 归档目录 7 9.2.3 电子档案文件夹 8 10 归档格式要求 10 附录 A(资料性)协同办公平台文书类电子文件归档范围和保管期限表 11 附录 B(规范性)电子文件归档交接文据 20 B.1 电子文件归档移交与接收登记表 20 B.2 归档目录清单
3、 22 附录 C(资料性)电子档案元数据映射表 23 参考文献 25 DB43/T 29072024 II DB43/T 29072024 III 前 言 本文件按照 GB/T 1.12020标准化工作导则 第 1 部分:标准化文件的结构和起草规则的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由湖南省档案局提出并归口。本文件起草单位:中共常德市委办公室(常德市档案局)、常德市档案馆、光典信息发展有限公司。本文件主要起草人:罗先东、朱文红、胡祖国、张帆、杨淑芬、刘晓润、周裕、蔡唯、蔡星星、程强、方巍森、袁嘉新、姜瑞强。DB43/T 29072024
4、IV DB43/T 29072024 1 文书类电子文件单套归档技术规范 1 范围 本文件规定了文书类电子文件单套归档的总体要求、归档流程、归档功能、归档元数据要求、归档信息包和归档格式要求等。本文件适用于各级党政机关文书类电子文件的单套归档,其他机关和企事业单位文书类电子文件单套归档可参照执行。2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T 5271.272001 信息技术 词汇 第 27 部分:办公自动化 GB/T 18894
5、2016 电子文件归档与电子档案管理规范 GB/T 393622020 党政机关电子公文归档规范 DA/T 222015 归档文件整理规则 DA/T 702018 文书类电子档案检测一般要求 ISO 147212012 空间数据和信息传输系统 开放档案信息系统(OAIS)参考模型 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。3.1 文书类电子文件 administrative electronic records 在办公自动化系统或协同办公平台中形成、办理、传输和存储的,反映党政机关党务、政务等各项管理活动的电子文件。电子文件由内容、结构和背景信息组成。来源:DA/T 922022,定义 3.
6、1,有修改 3.2 单套归档 single set filing 仅以电子形式归档电子文件的方式。3.3 内容数据 content data 电子文件或电子档案中包含的数字对象。来源:GB/T 393622020,定义 3.6,有修改 3.4 归档信息包 archiving submission information package 电子文件形成或办理部门在归档时按照要求对电子文件及相关信息进行组织并向档案部门提交的DB43/T 29072024 2 信息包。来源:GB/T 393622020,定义 3.10,有修改 3.5 办公自动化系统 office automation system
7、一种用于集成办公活动的信息处理系统。来源:GB/T 5271.272001,定义 27.01.02 3.6 协同办公平台 collaborative office automation platform 多家机构共同使用,协同办公的办公自动化系统。4 缩略语 下列缩略语适用于本文件。OFD:开放式版式文档(Open Fixed Layout Document)XML:可扩展标记语言(Extensible Markup Language)UTF-8:针对 Unicode 的可变长度字符编码(8-bit Unicode Transformation Format)5 总体要求 5.1 开展文书类电
8、子文件单套归档的前提是:a)具备满足电子档案管理需要的信息化基础设施;b)文书类电子文件经授权和确认的法定形成者直接办理形成,或导入办公自动化系统或协同办公平台形成,并一直在系统监控下流转和办理,不存在脱离系统监控的情况,办公自动化系统或协同办公平台具备成熟稳定的文件流转、电子签名、安全认证等功能,保存电子文件关键节点(如电子公文应包括起草、审核、签发、收发文办理、整理归档等)的修改痕迹和管理过程元数据;c)电子文件归档功能中嵌入电子档案的分类方案、电子文件归档范围和电子档案保管期限。协同办公平台文书类电子文件归档范围和保管期限表可参见附录 A。5.2 开展文书类电子文件单套归档工作应遵循保留
9、形成原貌、保持有机联系、保证长期可用的原则。5.3 文书类电子文件单套归档时应去除电子印章的数字签名信息,只保留印章图形;电子档案内容数据中应不包含非开放的压缩、加密、签名、时间戳等技术措施。5.4 文书类电子文件办结后应按照归档范围的要求即时归档,向档案部门移交时间最迟不超过文件办结后的次年 6 月。5.5 文书类电子文件单套归档工作应通过电子文件归档功能在线完成,并应采用相应的技术手段确保归档的文书类电子文件来源可靠、程序规范、要素合规。6 归档流程 6.1 总体流程 文书类电子文件单套归档流程从文件采集开始,到档案部门接收确认结束。归档流程见图 1:DB43/T 29072024 3 图
10、 1 文书类电子文件单套归档流程 6.2 流程说明 6.2.1 文件采集 电子文件归档功能根据归档范围自动采集办公自动化系统或协同办公平台中办结的文书类电子文件的内容数据和元数据,并符合以下要求:a)采集的文书类电子文件元数据应符合第 8 章的规定;元数据采集以计算机自动采集为主,无法自动采集的元数据可人工录入;b)采集的文书类电子文件内容数据格式应符合第 10 章的规定;对于不符合格式要求的文书类电子文件内容数据应进行格式转换。6.2.2 整理组件 应按照 DA/T 222015 的要求对文书类电子文件进行整理。文件整理的步骤如下:a)组件:文书类电子文件一般以件为单位进行整理,存放至归档文
11、件夹中,件内文件的构成以及件内文件排序应符合 DA/T 222015 的要求;文书类电子文件单套归档流程文书类电子文件单套归档流程电子文件归档阶段电子文件流转阶段档案部门档案部门电子文件形成或办理部门电子文件形成或办理部门电子文件办结电子文件办结文件采集文件采集整理组件整理组件封装固化封装固化归档检测归档检测检测合格检测合格提交归档提交归档接收检测接收检测检测合格检测合格接收确认接收确认是是否否电子档案管理系统电子档案管理系统DB43/T 29072024 4 b)编号:对完成组件的文书类电子文件,按照 DA/T 222015 的要求编制档号。6.2.3 封装固化 按照归档信息包结构(见第 9
12、 章)要求对整理完毕的文书类电子文件进行封装,形成归档信息包。可通过可信时间戳和数字摘要等技术手段生成归档信息包的验证信息。生成的验证信息单独保存,并与归档信息包建立关联。6.2.4 归档检测 按照 DA/T 702018 的要求对归档信息包进行真实性、完整性、可用性和安全性检测,并记录检测时间、检测结果等信息。6.2.5 提交归档 文件形成或办理部门应清点、核实电子文件的保管期限、数量等信息,并根据清点和检测结果登记电子文件归档移交与接收登记表,形成归档目录清单。文件形成或办理部门应将归档信息包连同 电子文件归档移交与接收登记表一起向档案部门提交归档。附录 B 给出了电子文件归档移交与接收登
13、记表和归档目录清单的格式。6.2.6 接收检测 档案部门按照 DA/T 702018 的要求对归档信息包进行真实性、完整性、可用性和安全性检测,记录检测时间、检测结果等信息,对于不符合要求的归档信息包应予以退回,并注明退回原因。6.2.7 接收确认 档案部门应清点、核实文书类电子文件的保管期限、数量等信息,根据清点和检测结果登记电子文件归档移交与接收登记表,接收符合要求的归档信息包,完成文书类电子文件单套归档工作。7 归档功能 7.1 基本要求 电子文件归档功能应包括文件采集、整理、封装、归档检测、移交、接收检测和接收等。电子文件归档功能的设计实现参见 GB/T 393622020 附录 A。
14、7.2 建设方式 电子文件归档功能应作为一个功能模块嵌入办公自动化系统中,特别是新建的办公自动化系统应具备电子文件归档功能。8 归档元数据要求 本章规定了描述电子档案的最基本的元数据集合,即元数据基本集。可根据具体情况参考 DA/T 462009 等标准规范扩充元数据集合。DB43/T 29072024 5 表 3 电子档案元数据 序号 中文名称 英文名称 约束性 可重复性 元素类型 数据类型 形成阶段 M1 电子文件号 electronic document code 必选 不可重复 简单型 字符型 办理阶段 M2 文种 document type 可选 不可重复 简单型 字符型 办理阶段
15、M3 份号 serial number of copies 可选 不可重复 简单型 字符型 办理阶段 M4 密级和保密期限 security classification and duration 必选 不可重复 简单型 字符型 办理阶段 M5 紧急程度 emergency degree 可选 不可重复 简单型 字符型 办理阶段 M6 发文机关标志 identification of document issuer 可选 不可重复 简单型 字符型 办理阶段 M7 文件编号 document number 可选 不可重复 简单型 字符型 办理阶段 M8 责任者 author 可选 不可重复 简单
16、型 字符型 办理阶段 M9 文件题名 document title 必选 不可重复 简单型 字符型 办理阶段 M10 主送机关 main receiver department 可选 不可重复 简单型 字符型 办理阶段 M11 附件说明 attachment 可选 不可重复 简单型 字符型 办理阶段 M12 形成日期 issued date of document 必选 不可重复 简单型 日期型 办理阶段 M13 附注 annotation 可选 可重复 简单型 字符型 办理阶段 M14 抄送机关 copy to department 可选 不可重复 简单型 字符型 办理阶段 M15 印发机关
17、 printing and sending department 可选 不可重复 简单型 字符型 办理阶段 M16 印发日期 printing date 可选 不可重复 简单型 日期型 办理阶段 M17 发布层次 release level 可选 不可重复 简单型 字符型 办理阶段 M18 档号 archival code 必选 不可重复 复合型 字符型 归档阶段 M19 年度 year 必选 不可重复 简单型 数值型 形成阶段 M20 保管期限 retention period 必选 不可重复 简单型 字符型 形成阶段 M21 机构或问题 organizational structure o
18、r function 必选 不可重复 简单型 字符型 形成阶段 M22 件号 item number 必选 不可重复 简单型 字符型 归档阶段 M23 电子全文数 total number of files 必选 不可重复 简单型 数值型 归档阶段 M24 电子属性 electronic attributes 必选 不可重复 容器型-归档阶段 DB43/T 29072024 6 表 3 电子档案元数据(续)序号 中文名称 英文名称 约束性 可重复性 元素类型 数据类型 形成阶段 M25 数字对象标识 electronic file identifier 必选 不可重复 简单型 字符型 归档阶段
19、 M26 件内顺序号 file sequence number 必选 不可重复 简单型 数值型 归档阶段 M27 计算机文件名 computer file name 必选 不可重复 简单型 字符型 归档阶段 M28 格式信息 format information 必选 不可重复 简单型 字符型 归档阶段 M29 计算机文件大小 computer file size 必选 不可重复 简单型 字符型 归档阶段 M30 处理过程信息 disposal process information 必选 不可重复 容器型-全过程 M31 处理类型 disposal type 必选 不可重复 简单型 字符型
20、全过程 M32 处理者 disposal actor 必选 不可重复 简单型 字符型 全过程 M33 处理部门 disposal department 必选 不可重复 简单型 字符型 全过程 M34 处理时间 disposal time 必选 不可重复 简单型 日期 时间型 全过程 M35 处理结果 disposal result 必选 不可重复 简单型 字符型 全过程 电子档案元数据与 GB/T 393622020、DA/T 462009 的对应关系见附录 C,其中相比较 GB/T 393622020 所增加的元数据项包括电子全文数(M23)、电子属性(M24)、件内顺序号(M26)、计算机
21、文件名(M27)、格式信息(M28)、计算机文件大小(M29)和处理过程信息(M30)等,其说明见附录 C。9 归档信息包 9.1 归档信息包结构 归档信息包中一般包含同一归档批次的多个电子档案,其根目录下包含 XML 格式的说明文件和归档目录文件,其存储结构按 DA/T 222015 规定的分类方式进行组织,并为每件电子档案设置一个电子档案文件夹。示例:采用年度保管期限机构三级分类方式的归档信息包结构如下:DB43/T 29072024 7 9.2 结构说明 9.2.1 说明文件 说明文件命名为“说明文件.XML”,存放信息包的元数据信息,包括信息包标识、信息包类型、创建者、创建时间、创建环
22、境、存储位置、信息包说明等,XML 文件的编码格式为 UTF-8。示例:说明文件的 Schema 定义如下:9.2.2 归档目录 归档目录文件命名为“归档目录.XML”,存放归档信息包中所有电子档案的目录信息,每条归档目年度1文件夹保管期限1文件夹保管期限n文件夹年度n文件夹电子档案1档号-01.OFD电子档案1档号-02.OFD机构1文件夹机构n文件夹电子档案1档号-03.PDF电子档案1档号-xx.PDF归档信息包电子档案1档号-元数据.XML说明文件.XML电子档案1档号电子档案n文件夹归档目录.XMLDB43/T 29072024 8 录与每件电子档案相对应,电子档案归档目录项目应至少
23、包括档号、文件编号、文件题名、责任者、形成日期、密级、电子全文数等,XML 文件的编码格式为 UTF-8。示例:归档目录的 Schema 定义如下:9.2.3 电子档案文件夹 电子档案文件夹一般以档号命名(例如“Z109-WS2011-Y-BGS-0001”),文件夹下存放电子档案内容数据及电子档案元数据。电子档案内容数据包括组成该电子档案的各个文件,例如文件处理单、公文主体(包含正本、定稿及历次修改稿)及其他附属文件等。电子档案内容数据按照“档号”+“-”+“XX”(XX 指两位件内顺序号)的方式命名,例如“Z109-WS2011-Y-BGS-0001-01.OFD”。电子档案元数据采用 X
24、ML 文件格式,按照“档号”+“-”+“元数据”的方式命名,例如“Z109-WS2011-Y-BGS-0001-元数据.XML”,其下存放电子档案的内容、背景、结构及其管理过程信息,XML 文件的编码格式为 UTF-8。示例:电子档案元数据的 Schema 定义如下:DB43/T 29072024 9 DB43/T 29072024 10 10 归档格式要求 10.1 应以通用格式归档文书类电子文件,具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等特点,能够支持向长期保存格式转换。10.2 文书类电子文件归档格式应按照 GB/T 188942016 的 8.3 执行。10.3 归档的
25、文书类电子文件应能在脱离原生系统的环境下正常读取与使用。DB43/T 29072024 11 附 录 A(资料性)协同办公平台文书类电子文件归档范围和保管期限表 协同办公平台文书类电子文件归档范围和保管期限表见表 A.1。表 A.1 协同办公平台文书类电子文件归档范围和保管期限表 序号 功能模块 是否归档 归档范围 保管 期限 1 收文办理 是 上级、平级、下级单位的来文,包括正式文件、电报、函件、其他等种类,归档对象包括收文处理笺、文件正文、附件等,其具体归档范围和保管期限如下:1.收文台账及收文情况统计表 1.1.收文台账 永久 1.2.收文情况统计表 永久 2.公文 2.1.正式文件 2
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