办公事务管理-演示文稿PPT课件.ppt
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1、1 第一章办公室环境管理 n n 第一节办公环境的布局和布置 n n 办公环境是指办公人员办公时的自然环境(硬环境)和人文环境(软环n n境)。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康环境、文化环境n n与安全环境。良好的办公室环境有利于办公人员的身心健康,有利于办公效率n n两提高,同时也是单位、组织良好形象的体现。2 第一节办公环境的布局和布置n n优良的办公环境构成原则是:方便、舒适、整洁、优良的办公环境构成原则是:方便、舒适、整洁、和谐、统一、安全。它和谐、统一、安全。它n n皂括办公室的整体布局和内部设施的布置。办公皂括办公室的整体布局和内部设施的布置。办公室的布局应该力求方
2、便,争取室的布局应该力求方便,争取n n对效,如相关的部门应尽可能安排在相邻的地方,对效,如相关的部门应尽可能安排在相邻的地方,以避免不必要的穿插迂回,以避免不必要的穿插迂回,n n堡于工作的协调和同步进行。光线、色彩、气温、堡于工作的协调和同步进行。光线、色彩、气温、噪音、工作问的布置等在不噪音、工作问的布置等在不n n司程度上对工作人员的情绪都会有所影响,所以司程度上对工作人员的情绪都会有所影响,所以对一个办公室来说,很重要的对一个办公室来说,很重要的n n一点就是舒适整洁。一点就是舒适整洁。3 一、办公室环境的布局n n 办公室地点选择首先要服从单位的需要,尽量选择在单位中心,与领导和n
3、 n其他管理部门的办公地点相邻,便于工作汇报和相互交流。尽量远离外部的噪n n言源,以得到一个安静的办公环境。n n 办公室的布局有封闭式和开放式两种形式,应根据本单位的具体情况进行n n布局。41封闭式布局 n n封闭式布局是较为传统的布局方法,通常将组织按职能封闭式布局是较为传统的布局方法,通常将组织按职能n n分为若干部分,分别在独立办公室办公。每个办公室的人分为若干部分,分别在独立办公室办公。每个办公室的人员较少,各办公室有员较少,各办公室有n n煦立的办公设施。煦立的办公设施。一一n n 封闭式办公环境由于布局分割性较强,所以适用于各部封闭式办公环境由于布局分割性较强,所以适用于各部
4、门职能相互关联较门职能相互关联较n n少的直线式单位。办公人员能在办公室内认真处理事务,少的直线式单位。办公人员能在办公室内认真处理事务,享有一定的隐私;每享有一定的隐私;每n n个办公室独立存放档案资料,档案有一定的保密性。个办公室独立存放档案资料,档案有一定的保密性。n n 独立的办公室降低了办公场所的利用率,增加公共设施独立的办公室降低了办公场所的利用率,增加公共设施的投资,并会使得办公人员间的交流相对繁琐。的投资,并会使得办公人员间的交流相对繁琐。52开放式布局n n开放式布局将职能相近的部门或职位相近的人员集中在开放式布局将职能相近的部门或职位相近的人员集中在n n一个办公室进行办公
5、,采用统一的环境布置,配置统一的办公设备一个办公室进行办公,采用统一的环境布置,配置统一的办公设备n n 开放式布局中,办公位置由办公桌、屏风、植物等物体相隔开,共开放式布局中,办公位置由办公桌、屏风、植物等物体相隔开,共用照用照n n明、空调等固定设施。这种布局方法有效地利用了办公室空问,很大明、空调等固定设施。这种布局方法有效地利用了办公室空问,很大程度上节程度上节n n约了公共设施的成本,使办公室内部布局趋于简单,能很好地适应布约了公共设施的成本,使办公室内部布局趋于简单,能很好地适应布局调整的局调整的n n需要。开放式布局使办公人员便于交流,也便于管理。需要。开放式布局使办公人员便于交
6、流,也便于管理。n n 但嚣放式查旦的墼童但嚣放式查旦的墼童!銮婪多。由于办公人员较多,相互间的干銮婪多。由于办公人员较多,相互间的干扰较大,易扰较大,易n n影响注意力;坠人空间察型、,不适合机密要求高的办公事务处理;影响注意力;坠人空间察型、,不适合机密要求高的办公事务处理;由于空间的由于空间的n n分隔,使得办公人员视距变短,易产生疲劳。分隔,使得办公人员视距变短,易产生疲劳。6二、办公室的内部布置n n1 1办公室的视觉环境办公室的视觉环境n n2.2.办公室的听觉环境和办公室的听觉环境和空气空气n n3.3.位置的布局位置的布局n n4.4.办公用品办公用品.设备的布设备的布置置 n
7、 n1.1.卫生维护卫生维护n n2.2.设备维护设备维护n n3.3.安全维护安全维护7一、提升办公人员素质 n n人是办公主体,是办公事务的具体执行者。办公人员要努力提升各个方面人是办公主体,是办公事务的具体执行者。办公人员要努力提升各个方面n n素质,使自己能胜任这份工作。素质,使自己能胜任这份工作。n n办公人员要有良好的敬业乐业的职业意识,爱自己的职业才会认真地完成办公人员要有良好的敬业乐业的职业意识,爱自己的职业才会认真地完成n n一件事,乐意去完成交办的事务,养成认真严谨的工作态度,并通过自己的一件事,乐意去完成交办的事务,养成认真严谨的工作态度,并通过自己的n n殓和创新提高办
8、事的效率。在工作中养成忠诚、敬业、热情、守法、律己、殓和创新提高办事的效率。在工作中养成忠诚、敬业、热情、守法、律己、n n注的工作作风。注的工作作风。n n办公人员要不断充实自己的专业知识。当今各行各业的知识结构和知识深办公人员要不断充实自己的专业知识。当今各行各业的知识结构和知识深n n邬在飞速地变化,不学习就会落后。办公人员要通过各种途径学习本行业和邬在飞速地变化,不学习就会落后。办公人员要通过各种途径学习本行业和n n廷行业的新知识,以适应行业的发展,可以通过参加培训、远程教育和自学廷行业的新知识,以适应行业的发展,可以通过参加培训、远程教育和自学n n疗式获取新的知识。单位应注重职员
9、的进修培训工作,培养职员的终生学习疗式获取新的知识。单位应注重职员的进修培训工作,培养职员的终生学习n n只。办公人员要学习使用办公室中的现代化办公用品和设备,学会应用先进只。办公人员要学习使用办公室中的现代化办公用品和设备,学会应用先进n n殳备改进自己的办公方式,提高办公效率。殳备改进自己的办公方式,提高办公效率。n n办公人员还要不断锻炼提升工作技能。工作过程中要善于总结和思考,利办公人员还要不断锻炼提升工作技能。工作过程中要善于总结和思考,利n n刍己和别人的经验教训来指导工作,积极思考努力创新,提高工作能力。培刍己和别人的经验教训来指导工作,积极思考努力创新,提高工作能力。培n n司
10、读和表达能力,学会沟通协调,使工作游刃有余。司读和表达能力,学会沟通协调,使工作游刃有余。8 二、完善办公规章制度n n规章制度是办公行为的准则,也是追究责任的依据,它规规章制度是办公行为的准则,也是追究责任的依据,它规定了职权,明确定了职权,明确n n 第三节办公室的软环境第三节办公室的软环境n n 宽敞明亮的办公室,配上了计算机、打印机、传真机等宽敞明亮的办公室,配上了计算机、打印机、传真机等现代化办公设备,现代化办公设备,n n大大提高了办公效率和质量,给办公室工作带来了前所未大大提高了办公效率和质量,给办公室工作带来了前所未有的革命性变化。与有的革命性变化。与n n此同时,另一个不容忽
11、视的问题此同时,另一个不容忽视的问题EtEt益凸显,那就是如何营益凸显,那就是如何营造和谐高效的办公软造和谐高效的办公软n n环境,促进办公室工作效率与质量的进一步提高。良好的环境,促进办公室工作效率与质量的进一步提高。良好的办公室软环境是以硬办公室软环境是以硬n n环境作为物质基础,加上制度的完善和办公人员的努力而环境作为物质基础,加上制度的完善和办公人员的努力而建立的。建立的。9 第二章亦公用品的管理n n 巷套过程中,为了完成工作任务常需要配备很多办公用品,做好办公用品n n溯管理工作、对提高办公效率、保证工作的完成起很大的作用。10 第一节办公用品的管理 一、常用的办公用品n n 1
12、1 办公家具办公桌椅、电脑桌、沙发、文件框、保险柜等;办公家具办公桌椅、电脑桌、沙发、文件框、保险柜等;n n 2 2 办公本册笔记本、名片册、通讯录等;办公本册笔记本、名片册、通讯录等;n n 3 3 办公笔类铅笔、钢笔、签字笔、白板笔、记号笔、荧光笔等;办公笔类铅笔、钢笔、签字笔、白板笔、记号笔、荧光笔等;n n 4 4 桌面文具胶水、胶带、橡皮、修正液、办公刀具、尺子等;桌面文具胶水、胶带、橡皮、修正液、办公刀具、尺子等;n n 5 5 装订用品订书机、订书钉、起钉器、曲别针、打孔器等;装订用品订书机、订书钉、起钉器、曲别针、打孔器等;n n 6 6 办公设备计算机、计算器、打印机、考勤
13、机、碎纸机复印机等;办公设备计算机、计算器、打印机、考勤机、碎纸机复印机等;n n 7 7 办公耗材墨盒、色带、硒鼓、油墨等;办公耗材墨盒、色带、硒鼓、油墨等;n n 8 8 办公纸品复印纸、打印纸、信纸、稿纸、标签等;办公纸品复印纸、打印纸、信纸、稿纸、标签等;n n 9 9 展示用品展示用品 白板、书报架等。白板、书报架等。11 二、办公用品的配备与发放n n办公用品配备的原则:满足办公需求,办公用品的配备要以办公需求办公用品配备的原则:满足办公需求,办公用品的配备要以办公需求为出为出n n芰专芰专 本着节约的原则,不宜求多求全。对于必需品,应使每位办公本着节约的原则,不宜求多求全。对于必
14、需品,应使每位办公人员都配人员都配n n专专 如笔、纸、文件夹等;对于可以共享的设备,则应估算最合理的共如笔、纸、文件夹等;对于可以共享的设备,则应估算最合理的共享范享范n n萋萋 共同配备,提高办公效率,如打印机、复印机等;办公用品的配备共同配备,提高办公效率,如打印机、复印机等;办公用品的配备实质就实质就n n迳为了提高办公效率。在办公用品的采买过程中,从产品的质量要求迳为了提高办公效率。在办公用品的采买过程中,从产品的质量要求出发,力出发,力n n一芰性能满足、操作简单、外观简洁,不分散办公人员的注意力;树一芰性能满足、操作简单、外观简洁,不分散办公人员的注意力;树立单位形立单位形n n
15、象象 办公用品的简洁明快、高效利用是办公习惯和工作理念的反映,切办公用品的简洁明快、高效利用是办公习惯和工作理念的反映,切忌盲目忌盲目n n:荟求用品档次:荟求用品档次 12第二节办公用品的维护n n办公人员办公过程中要学会正确使用办公设备,并对办公办公人员办公过程中要学会正确使用办公设备,并对办公设备进行必要的设备进行必要的n n鬟护,包括日常的维护和定期维护。定期维护要有维护计鬟护,包括日常的维护和定期维护。定期维护要有维护计划,其项目有维护对划,其项目有维护对n n象、维护周期、维护内容、维护责任人等,定期维护一般象、维护周期、维护内容、维护责任人等,定期维护一般由专业人员承担。一由专业
16、人员承担。一n n毁办公人员要掌握设备的日常维护知识,及时对设备进行毁办公人员要掌握设备的日常维护知识,及时对设备进行必要的维护,能起到必要的维护,能起到n n延长办公设备使用寿命、节约大量使用成本、提高工作效延长办公设备使用寿命、节约大量使用成本、提高工作效率的作用。如在使用率的作用。如在使用n n孛发现设备存在自己不能解决的重大问题时,要及时向主孛发现设备存在自己不能解决的重大问题时,要及时向主管人员报告以免故障管人员报告以免故障n n扩大。扩大。13 对一般办公设备的维护:n n1.1.计算机的维护计算机在使用过计算机的维护计算机在使用过程中要安装防火墙和杀毒软件,程中要安装防火墙和杀毒
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