文件运动理论与电子文件管理.ppt
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1、2015年福建省文物保护工程培训文件运动理论文件运动理论与电子文件管理与电子文件管理 2015年福建省文物保护工程培训什什么么是是文文件件运运动动理理论论?n n文件生命周期理论实际上是研究文件运动整体过程的理论;来源原则和全宗理论实际上是研究文件群体运动特点的理论;文件价文件价值理理论则实际上是研究文件运上是研究文件运动动力的理力的理论。n n把上述理论汇合在一起从多维角度研究文件运动规律形成的理论,则可以称之为“文件运动理论”。2015年福建省文物保护工程培训 文文 件件 运运 动动 理理 论论 模模 型型2015年福建省文物保护工程培训 讲讲座座主主要要内内容容1.1.文件概念与电子文件
2、管理范围文件概念与电子文件管理范围 2.2.文件运动整体性、连续性和阶段性文件运动整体性、连续性和阶段性与与电子文件档案化管理电子文件档案化管理 3 3.文件群体运动文件群体运动 与电子文件背景信息的著录与电子文件背景信息的著录2015年福建省文物保护工程培训1 1.1 1文文件件概概念念实实质质和和外外延延研研讨讨 1.1.1文件概念的实质 1.1.2文件概念外延究竟有多宽?1.1.3如此认识文件的意义 2015年福建省文物保护工程培训1 1.1 1.1 1文文件件概概念念的的实实质质 n n与其他信息与其他信息资源相比,文件最独特的价源相比,文件最独特的价值或者作用在于其既是事或者作用在于
3、其既是事务处理的工具,又理的工具,又能能够为形成它的社会活形成它的社会活动提供提供证据和据和唤起起相关的相关的记忆。n n文件是由机构或个人在其活文件是由机构或个人在其活动的开始、的开始、进行和行和结束束过程中所程中所产生或接收的生或接收的记录信息,信息,该记录信息由足以信息由足以为其活其活动提供凭提供凭证的内的内容、背景和容、背景和结构所构成,而不管其形式和构所构成,而不管其形式和载体如何。体如何。2015年福建省文物保护工程培训1 1.1 1.2 2文文件件概概念念外外延延究究竟竟有有多多宽宽?n n文件与文物的关系文件与文物的关系n n文件与文件与图书报刊刊资料的关系料的关系 n n文件
4、与情文件与情报的关系的关系 结结论论:一切信息资源在形成之初,都首先经历了文件的阶段。2015年福建省文物保护工程培训1 1.1 1.3 3 如如此此认认识识文文件件的的意意义义:可以可以为我我们最广泛地最广泛地参与各种参与各种电子信息系子信息系统的研制奠定的研制奠定认识基基础。2015年福建省文物保护工程培训1.2 文文件件与与档档案案的的根根本本区区别别1.2.1 研究问题的基点研究问题的基点1.2.21.2.2所有的档案都是由文件转化的吗?所有的档案都是由文件转化的吗?1.2.3 从文件运动角度分析全球档案概念类型从文件运动角度分析全球档案概念类型1.2.4 1.2.4 全球档案概念共同
5、特点分析全球档案概念共同特点分析 1.2.5 研究文件、档案关系的几点启示研究文件、档案关系的几点启示2015年福建省文物保护工程培训1 1.2 2.2 2 所所有有的的档档案案都都是是由由文文件件转转化化的的吗吗?文件运动阶段文件运动阶段 1 制作制作 2 现行现行 3 暂存暂存 4 历史历史 2015年福建省文物保护工程培训1 1.2 2.3 3 从从文文件件运运动动角角度度 分分析析全全球球档档案案概概念念类类型型 文件运动阶段文件运动阶段 1 制作制作 2 现行现行 3 暂存暂存 4 历史历史 2015年福建省文物保护工程培训对所谓的对所谓的“半现行文件半现行文件”的分的分析:析:n
6、n现行作用就是一份文件为了完成或达到其为之形现行作用就是一份文件为了完成或达到其为之形现行作用就是一份文件为了完成或达到其为之形现行作用就是一份文件为了完成或达到其为之形成的目标而具有的法律或行政的效力或力量。成的目标而具有的法律或行政的效力或力量。成的目标而具有的法律或行政的效力或力量。成的目标而具有的法律或行政的效力或力量。n n现行期是文件用做指挥、命令、批准、允许和传现行期是文件用做指挥、命令、批准、允许和传现行期是文件用做指挥、命令、批准、允许和传现行期是文件用做指挥、命令、批准、允许和传递信息的工具,或从一定意义上说为完成其内容递信息的工具,或从一定意义上说为完成其内容递信息的工具
7、,或从一定意义上说为完成其内容递信息的工具,或从一定意义上说为完成其内容规定的任务或达到其为之而形成的目标而发挥作规定的任务或达到其为之而形成的目标而发挥作规定的任务或达到其为之而形成的目标而发挥作规定的任务或达到其为之而形成的目标而发挥作用的阶段用的阶段用的阶段用的阶段。n nactivo documento,semi-activo documento activo documento,semi-activo documento 和和和和 inactivo documento.inactivo documento.2015年福建省文物保护工程培训1 1.2 2.4 4 全全球球档档案案概概念
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