收费站内业资料标准指导书.doc
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1、收费站内业资料标准指导书一、总体介绍收费站内业资料共分19卷,包括:第一卷 收费站基础资料第二卷 文件管理资料 第三卷 预案类资料第四卷 通行费征收资料第五卷 会议记录资料第六卷 检查及整改资料第七卷 星级及绩效考核资料第八卷 延伸服务资料第九卷 专项活动资料第十卷 设备管理资料第十一卷 汇报总结资料第十二卷 工作日志资料第十三卷 后勤管理资料第十四卷 培训管理资料第十五卷 信息资料第十六卷 党工团资料第十七卷 安全生产资料第十八卷 留营日活动资料第十九卷 业务资料整理附件1:卷宗明细表 2:档案盒标签 1 收费站内业资料各卷说明1.1 收费站基础资料(共4卷)1.1.1资料内容收费站基础资料
2、包括收费站简介、收费站组织机构、收费站环境因素识别和危险因素识别、各类名册、责任状。1.1.2整理规范:卷1 收费站简介包括*收费站简介、*收费站领导班子分工及职责、*收费组织结构图、收费站站区平面图(如有加入)、收费站先进事迹(如有加入)、设站文件,内容要求机打,每年年初整理存档。卷2 收费站环境因素识别和危险因素识别包括*收费站环境因素识别记录表、*收费站环境因素汇总及评价表、*收费站环境因素清单、*收费站重大危险因素辨识记录本、*收费站重大危险因素评价记录表、*收费站重大危险因素评清单,表格要求机打,每年年初整理存档。卷3 各类名册包括员工花名册、*收费站上岗证、工号牌登记表、收费证件领
3、取(收回)登记表、河北省公路车辆通行费收费人员备案表,表格要求机打,每年年初整理存档,遇有人员调入调出或岗位变动,应重新打印相应表格附后。卷4 责任状包括行风责任状、综合治安全生产责任状、副站长竞聘责任状、廉政责任状。相关人员签字后存档。1.1.3归档要求此卷资料一年装订成卷归档。1.1.4保存期限此卷保存期限为一年。2.文件管理资料(分2卷)2.1.1资料内容文件管理类包括*收费站历年文件目录、*收费站收文登记表、承唐高速公路唐山管理处批办单、公章使用登记表、省、市、局文件、处文件、处各类通知。2.1.2整理规范卷1 文件由内业办事员负责收集、整理,填写*收费站历年文件目录,并按文件目录顺序
4、将文件整齐地摆放在书柜内(竖放),如有新下发的成册文件随时更新,文件目录每年年底整理存档。卷2 省、市、局、处下发的管理性文件,包括红头文件和各类通知,根据文件收发文的相关规定,由内业办事员负责,当收文时,按时间顺序统一编制流水序号,填写*收费站收文登记表、承唐高速公路唐山管理处批办单。2.2.2归档要求此卷相关记录表年末归档,文件按月归档。2.2.3保存期限此卷根据档案管理的相关要求设定保存期限。3 预案类资料(分3卷)3.1资料内容预案类资料包括收费站各类预案、省、市、处预案、预案演练。3.2整理规范卷1 收费站各类预案包括承唐处应急预案启动机制、加强管理确保收费站口畅通应急预案、突发公共
5、事件应急救援预案、重特大交通事故应急处置预案、恶劣天气条件下高速公路保障安全畅通的应急预案、食品中毒应急预案、防盗抢应急预案、扰乱收费秩序应急预案、防火应急预案、消防逃生应急预案、机电设备被撞处置应急预案、暑期保畅预案、防汛抢险应急预案、冬季除雪保畅预案、甲型H1N1流感防控应急预案。预案由内业办事员负责整理,内容应包括应急机构和队伍、处理流程、事故描述、事故处理有关信息、现场施救及处理措施、相关部门的联系方式等要件,机打存档。卷2 包括处下发的应急预案合定本。卷3 预案演练后应及时填写预案演练记录,遇有预案启动时,应填写预案启动记录,由预案演练和启动的组织人负责填写,内业办事员负责整理照片和
6、资料,照片下部附简短说明,及时机打进行存档3.3归档要求此卷资料年末装订归档。3.4保存期限此卷保存期限为一年。4 通行费征收资料(分2卷)4.1资料内容通行费征收资料包括收费站通行费征收任务目标计划、收费站通行费征收任务目标分解、每月通行费收入情况分析、鲜活农产品流通“绿色通道”车辆统计表、调整收费标准文件、计重标定文件4.2整理规范卷1 *年承唐处通行费征收计划下发后,收费站根据通行费征收计划,将本站通行费征收任务目标按月份、班组、人员逐级进行分解,报运营科审核后及时存档。影响收费任务情况分析,每月由收费站长召集业务人员及副站长对本月通行费征收情况进行专题研究,汇总收费站收费任务的完成情况
7、,分析影响收费任务的原因,提出解决办法,业务主任在召开分析会议后三日内形成文字材料(机打),交站长审核后月底报运营科,并由办公室存档。绿通车管理,由分中心统计员负责收集监控员填写的绿色通道车辆登记表(手写),汇总填报“绿色通道”车辆免费情况统计表(机打),每月初将绿色通道车辆登记表和“绿色通道”车辆免费情况统计表交内业办事员存档。卷2 存在调整收费标准文件、计重标定文件4.3归档要求此卷按月度整理,根据资料多少归档。4.4保存期限此卷保存期限为一年。5 会议记录资料(1卷)5.1资料内容会议记录资料包括站务会记录本、站务会会议纪要。5.2填写、存档要求站务会会议记录本由内业办事员负责记录、整理
8、。会议纪要由内业办事员根据会议记录本内容进行摘录,每月至少1篇,机打成文字材料存档。5.3归档要求此卷资料月末归档。5.4保存期限此卷保存期限为一年。6 检查及整改资料(分2卷)6.1资料内容检查及整改资料包括稽查通报、稽查简报、内部稽查计划、内部稽查记录、三个体系认证年度目标、三个体系认证文件6.2整理规范卷1 稽查通报、稽查简报按处下发文号、期数进行排列;内部稽查计划由内业办事人员每周末进行制定,每周至少稽查3次(包括1次夜查),由内部稽查人员进行记录,交内业办事员存档。卷2 根据*年度承唐处三个体系认证质量、环境、安全目标,由内审员制定本单位的总体目标机打,并与处下发的三个体系认证文件一
9、并存档。6.3归档要求此卷内部稽查记录按周整理,其他文件按月存档。6.4保存期限此卷保存期限为一年。7 星级及绩效考核资料(分1卷)7.1资料内容星级及绩效考核资料包括收费员星级考评。7.2整理规范收费员星级考评包括收费员星级考评日工作评价表、评星挂牌考评申报表、评星挂牌评比结果和收费站季度星级收费员考评情况说明。收费员星级考评日工作评价表(机打)是收费站根据处收费人员星级考评办法制定的,由内业办事员负责填写、存档,每月末内业办事员根据各班组考评情况汇总填写评星挂牌考评申报表(机打),经站领导审核上报后存档。处接到评星挂牌考评申报表(机打)后,经过核实、修改,下发评星挂牌评比结果(红头机打)到
10、各站,内业办事员存档。7.3 归档要求此卷按季度整理,根据资料多少归档。7.4保存期限此卷保存期限为一年。8 延伸服务资料(分2卷)8.1资料内容延伸服务资料包括顾客满意度调查表、统计结果、便民服务台物品更换填充表8.2整理规范卷1 顾客满意度调查是根据处文件规定,按指定季度月份由收费站组织对司乘人员进行的一项调查活动,顾客满意度调查表由司机填写,内业办事员负责将统计结果机打存档。卷2 便民服务台物品更换填充表由内业办事人员按照每半年进行一定统计,根据日常巡查情况,及时填写便民服务台物品更换填充表(手写)。8.3归档要求此卷资料年末归档。8.4保存期限此卷保存期限一年。9 专项活动资料(分1卷
11、)9.1资料内容专项活动资料包括职工技术比武活动记录、技术比武实施方案、技术比武通知、技术比武照片9.2整理规范按照处下发的职工技术比武实施方案、技术比武通知要求,组织人员按照类别进行报名,并机打记录。活动结束后,及时收集比武照片。9.3 归档要求此卷按各专项活动的完成情况整理。9.4 保存期限此卷保存期限一年。10 设备管理资料(分4卷)10.1资料内容设备管理资料包括收费站机电设备台账、车道维护日志、机电设备维护记录(日、周、月)、机电设备故障报修维修等。10.2整理规范卷1 车道维护日志,由值班站长每日交接班前,对车道亭内、亭外设备进行除尘维护,并填写车道维护日志,由维护员负责督导检查,
12、并由维护员手写存档。卷2 机电设备日维护记录,由收费站维护员定期进行维护并做好记录,填写机电设备日维护记录,由站维护员手写存档。卷3 机电设备维护记录(周、月),根据机电设备的运行特点,确定设备维护周期,由收费站维护员定期进行维护并做好记录,填写机电设备周维护记录、机电设备月维护记录,由站维护员手写存档。卷4 机电设备故障报修,当收费站出现设备故障,站维护员不能维修时,填写机电设备故障报修维修单,以传真形式报机电科,原件收费站维修员留存,待修复后,及时将维修情况进行填。每月5日前,将站本月设备维修情况汇总,并手写填写机电设备维修(月汇总),上报机电科,原件由站维护员存档。收费站机电设备台账,由
13、收费站维护员根据实际使用的机电设备填写,机电科分管科员进行核查,由收费站负责人、机电科分管科员、站级维护员签字确认,每年1月10日前进行核定,由站维护员手写存档,同时报机电科留存。10.3归档要求 此卷资料年末归档。10.4保存期限此卷保存期限一年。11 汇报总结资料(分1卷)11.1资料内容汇报总结资料包括收费站工作月报、收费站半年总结、收费站全年总结、站长述职报告、副站长述职报告.11.2整理规范收费站工作月报由处统一下发表格,内业办事员每月25日前将内容机打完毕后,经站领导签字后上报处办公室。收费站半年总结、收费站全年总结、站长述职报告、副站长述职报告按照要求及时上报。11.3归档要求此
14、卷资料年末归档。11.4保存期限此卷保存期限一年。12工作日志资料(分1卷)12.1资料内容工作日志资料包括值班站长交接班记录表、收费员非正常情况记录表12.2整理规范值班站长交接班记录表由值班站长在每天交接班时进行手写填写。收费员非正常工作记录本分班组用尼龙绳打十字包封存。每包封面,粘贴口取纸,写明班组和日期(*年*月),存入档案室,保存期限为一年。12.3归档要求此卷资料年末归档。12.4保存期限此卷保存期限一年。13 后勤管理资料(分8卷)13.1资料内容后勤管理资料包括员工证件复印件、人员介绍信(转入)、人员介绍信(转出)、考勤表、年休假计划表、年休假申请表、服装台账、年度服装发放明细
15、表(男)、年度服装发放明细表(女)、年度电工防护服发放登记表、年度厨师服装发放登记表、办公固定资产台账、办公生产(低值易耗品)台账、办公设施设备维修请示、办公用品采购计划表、办公用品入库登记表、办公用品领用登记表、食堂满意度调查汇总表、食品采购与进货验收台账、出库单、食堂餐厅、后厨消毒工作登记表、食品库存盘点表、图书总目录、图书借阅登记表、锅炉交接班记录表、锅炉日用能登记表、锅炉月用能登记表、锅炉运行登记表、锅炉状况登记表。13.2整理规范卷1 包括员工证件复印件、人员介绍信(转入)、人员介绍信(转出)a.员工证件复印件包括身份证、职称证、司机驾驶证、健康证、电工证等证件,作为资料存档,人员变
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