DB43_T 2885-2023党政机关会议服务规范.docx
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1、ICS 03.080.30CCS A 12湖南省地方标准DB43/T 28852023党政机关会议服务规范Specification for conference service of Party andgovernment organizations2023- 12 - 20 发布2024- 03 - 20 实施湖南省市场监督管理局发 布前言1 范围 12 规范性引用文件 13 术语和定义 14 服务保障要求 14.1服务人员 14.2食宿与交通 24.3通信与医疗 24.4设施设备运行 24.5安全与应急 35通用服务要求 35.1会议预订 35.2会议需求确认 35.3会前准备 35.4
2、会中服务 45.5会后服务 45.6节约与环保 56个性服务要求 56.1视频会议 56.2仪式 66.3新闻发布会 76.4会见 77服务评价与改进 8附录 A(资料性) 服务人员仪态仪表 9附录 B(资料性) 突发事件现场处理方法 13附录 C(资料性) 会议预订表 15附录 D(规范性) 会场清洁卫生要求 18附录 E(资料性) 常用会场座次安排 19附录 F(资料性) 会场布置 23附录 G(资料性) 设施设备布置和调试 26附录 H(资料性) 续茶服务 28附录 I(资料性) 满意度评价指标 29参考文献30IDB43/T 28852023目次DB43/T 28852023IIDB4
3、3/T 28852023前言本文件按照 GB/T 1.12020标准化工作导则 第 1 部分:标准化文件的结构和起草规则的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由湖南省机关事务管理局提出并归口。本文件起草单位:长沙市机关事务管理局、湖南经纬标准化事务所(有限合伙)、长沙市直属机关后勤服务中心。本文件主要起草人:姜开顺、邓亮波、刘正乾、李逸杰、肖学锋、江建红、吴劲松、林克勤、曾洁、王寒彬。IIIDB43/T 28852023IVDB43/T 28852023党政机关会议服务规范1 范围本文件规定了党政机关会议服务的服务保障要求、通用服务要求、个
4、性服务要求、服务评价与改进。本文件适用于使用财政资金的各级党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、监察机关、审判机关、检察机关、各民主党派机关、工商联,以及工会、共青团、妇联等人民团体和参照公务员法管理的事业单位的会议服务,其他会议服务可参照使用。2 规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件, 仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T 30520 会议分类和术语3 术语和定义GB/T 30520 界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1党政机关会议服务 confere
5、nce service of Party and government organizations为党政机关各类会议提供的接待服务保障等活动。注 1:会议服务包括食宿安排、交通保障、接送站、会场服务、通信保障、医疗保障、设施设备运行保障等。注 2:会场服务包括会场布置、现场引导、茶水供应、卫生保洁、设备运行保障等。来源:GB/T 415682022,6.2,有修改3.2主办方 organizer独立或联合发起、举办会议并承担主要法律责任的组织。来源:GB/T 305202014,3.2.1,有修改3.3服务方 host具有一定资质,接受主办方的委托,具体负责所有或部分会务事宜的组织。注:服务方
6、可以是党政机关成立的专门机构或内设部门,也可以是采用政府购买服务形式确定的第三方机构。来源:GB/T 305202014,3.2.2,有修改4服务保障要求4.1 服务人员4.1.1 应按主办方要求通过政治审查、进行健康体检。1DB43/T 288520234.1.2 应具备良好的个人素质、服务技能和良好的仪态仪表,仪态仪表见附录 A。4.1.3 应接受岗前培训,并定期接受技能和保密等培训。4.1.4 应严格遵守保密规定,不应泄露会议内容,不应翻录和私留会议材料。涉密会议服务人员还应签订保密承诺书或保密责任状,必要时联合保密行政管理部门开展保密宣传教育及保密检查,履行的保密职责包括但不限于:a)
7、 对可能接触的会议内容、文件等资料保密;b) 不私发会议视频、音频,不议论和散播会议内容和参会人员讲话内容; c) 不私自收集、保管和发布会议资料。4.1.5 服务方应按表 1 配备服务人员数量。表 1 服务人员数量会议类型会议类型说明服务人员数量一类会议党代会、人代会、政协全会等按照会议批准文件配备服务人员数量二类会议省、市、县(市)区委全会,人大常委会会议、政府全会、政协常委会会议、纪委全会,省、市、县(市)区委工作会,政府工作会;各民主党派、工商联和人民团体代表大会;以省、市、县(市)区委和政府名义召开的其他会议服务人员控制在参会人数的15以内三类会议部门会议(包括部门工作会议、专业性会
8、议)及其他不属于一、二类的会议服务人员控制在参会人数的10以内4.2 食宿与交通4.2.1 会前应做好参会人员车辆通行、停放等安排。4.2.2 协助有需要的参会人员预订食宿时,应了解食宿人数、食宿时间、食宿定额、用餐习俗和禁忌、用餐形式和房间类型等信息。4.2.3 协助有需要的参会人员预订车票或机票时,应了解人数、时间、车次或航班号等相关信息。4.2.4 为有需要的参会人员提供接送站协助服务时,应确认接送时间、地点、接送人员名单、接送车辆等信息,为接送车辆预留停车位,并做好停车引导工作。4.3 通信与医疗4.3.1 主办方有通信保障服务需求时应按要求提供服务,包括但不限于: a) 协助主办方与
9、通信运营商及相关部门做好通信保障的协调工作; b) 为通信保障车预留停车位,并做好停车引导工作。4.3.2 主办方有医疗保障服务需求时应按要求提供服务,包括但不限于: a) 协助主办方与医疗保障机构做好医疗保障的协调工作;b) 准备常用医疗应急器材和药品;c) 为医疗专用车预留停车位,并做好停车引导工作; d) 为医护人员提供休息室。4.4 设施设备运行4.4.1 对供电、供暖(制冷)、电梯、音视频等设施设备进行日常巡查。4.4.2 设施设备出现故障时,应能立即启动应急预案,并切换至备用设备。2DB43/T 288520234.5 安全与应急4.5.1 应建立健全突发事件应急预案,按应急预案制
10、定相关处置措施,必要时配合相关部门处理。突发事件现场处理方法见附录 B。4.5.2 应按消防要求配备消防设施设备和器材,定期巡查和维护,保持会场消防通道畅通。4.5.3 应根据会议需求做好安全培训和疏散演练。4.5.4 会前应做好会场设施设备安全隐患排查工作。4.5.5 应做好信息安全工作。提供涉密会议服务时,应按主办方的保密要求提供服务。5 通用服务要求5.1 会议预订5.1.1 网络预订时,应合理设置会议需求的备选项目。5.1.2 电话预订时,应及时接听电话,主动热情问候并使用规范用语;如未及时接听电话时应向对方致歉;结束通话时应等对方先挂断电话;宜将信息完整填写至会议预订表(见附录 C)
11、。5.1.3 现场预订时,应热情接待,主动介绍情况,陪同主办方联系人到现场进行考察,协助主办方策划具体细节,宜将信息完整填写至会议预订表。5.2 会议需求确认5.2.1 应安排服务人员提前 1 天与主办方进行对接,确认会议需求。5.2.2 应确定 1 名会议负责人,全程跟进会议服务工作;主办方的会议需求发生变更时,会议负责人应做好记录并第一时间通知相关会议服务人员。5.3 会前准备5.3.1 会场布置5.3.1.1 应对会场区域进行清洁,清洁卫生要求应符合附录 D 的规定。5.3.1.2 应按主办方要求进行会议室布局,对于桌、椅摆放有特殊要求的,在确认需求后,应制定专属方案,于会前安排妥当,并
12、协助主办方安排座位。常用会场座次安排见附录 E,会场布置见附录 F, 设施设备布置和调试见附录 G。5.3.1.3 会场明显位置应有“禁止吸烟”等相关标识。5.3.1.4 布置涉密会议会场时,应根据主办方的自助茶水服务要求摆放水壶或包装饮用水等用品。5.3.1.5 会议需要表决时,应配合主办方配备表决器等设备。5.3.1.6 雨雪天应铺设防滑毯、设立防滑牌。5.3.1.7 如遇下雨,宜配备雨具,宜提供存放雨具的场所。5.3.2 检查验收5.3.2.1 服务方应建立检查验收工作制度,按第 4 章检查服务保障措施,按 5.3.1 检查会场布置,对发现的问题及时整改。5.3.2.2 主办方有验收要求
13、时,服务方应在完成会场布置后,及时通知主办方验收。5.4 会中服务5.4.1 引导服务3DB43/T 288520235.4.1.1 服务人员应提前 30 min 在会场门口迎候。5.4.1.2 引导参会人员时,服务人员应走在侧前方并与参会人员保持 1 m 距离,做到“三步一回头”。站定后不随意变更站位;参会人员在与他人交谈时,服务人员应走在参会人员前方 2 m 左右位置,适时回头确认参会人员是否跟上、有无其他需求。5.4.1.3 服务人员应指引参会人员签到,并协助参会人员找到相应座位;有候会室时可引导参会人员至候会室。5.4.1.4 雨雪天服务人员应提醒参会人员小心滑倒,有积水时应及时清除。
14、5.4.2 茶水服务5.4.2.1 茶水应斟 7 分满;夏季或参会人数较多时宜在临会前 30 min 斟倒第 1 次茶水,冬季或参会人数较少时宜在临会前 15 min 斟倒第 1 次茶水。5.4.2.2 会议开始后,宜每间隔 20 min30 min 续 1 次茶水,续茶服务见附录 H。5.4.2.3 会议过程中有参会人员迟到或者更换人员情况,应在 5 min 内更换相应的茶水。5.4.2.4 续茶服务结束后,服务人员应整齐有序退出会场,并关好会场大门。5.4.3 休会服务5.4.3.1 应按主办方要求提供休会服务。5.4.3.2 应按需要做好引导服务。5.4.3.3 应及时检查会场内是否存在
15、安全隐患,并对会议室进行整理,整理内容包括但不限于: a) 将使用过的杯具、小毛巾、水壶等撤掉,茶具内茶根倒掉,使用过的用品送往消毒间; b) 擦拭桌面、垫碟,清理地面的垃圾,调整桌椅摆放整齐;c) 摆放新的杯具、小毛巾、水壶,将桌面上的文件、用具摆放整齐。5.4.4 会场巡查5.4.4.1 应配备专人加强会场周边的安全巡查,维护会场内外秩序,如遇突发事件应按 4.5.1 的要求处置。5.4.4.2 会议开始后,服务人员应婉拒任何与会议无关的来访行为,特殊情况与主办方联系;应根据会议的要求,在会议室门口设置相关提示。5.4.4.3 应按主办方要求安排服务人员在会场内外值守、关注会场动态,参会人
16、员提出合理需求时应第一时间处理,若暂时无法处理,应向参会人员解释,必要时应及时告知会议主办方协调处理。会场值守时提供的服务包括但不限于:a) 按需要打开、关闭或传递话筒;b) 为临时参会人员提供座椅、饮水及其他与会议有关的服务; c) 为进出会场人员开门或引路。5.4.4.4 应保持通道、洗手间等公共场所清洁。5.4.4.5 应有设备调试员现场值守,根据会议情况及时调节音频、视频等设备。5.4.4.6 中途如更换服务人员,应做好交接工作。5.5 会后服务5.5.1 送宾5.5.1.1 会议结束时,服务人员应到达会议室门口,为参会人员开门,并立于门口两侧,保持标准站立姿势,面带微笑。4DB43/
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